Приложение к Постановлению от 30.05.2011 г № 701 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации белокалитвинского района и муниципальным архивом документов по личному составу белокалитвинского района ростовской области муниципальной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций
1.Общие положения
1.1.Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению архивным отделом Администрации Белокалитвинского района (далее - архивный отдел) и муниципальным архивом документов по личному составу Белокалитвинского района (далее - архив документов по личному составу) муниципальной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций (далее - услуга по исполнению запросов) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела и архива документов по личному составу при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2.Наименование учреждений, предоставляющих муниципальную услугу:
1.2.1.Архивный отдел Администрации Белокалитвинского района.
1.2.2.Муниципальный архив документов по личному составу Белокалитвинского района Ростовской области.
1.3.Почтовый адрес архивного отдела: 347040, г. Белая Калитва, ул. Большая, 28.
1.4.Почтовый адрес архива документов по личному составу: 347040, Ростовская область, г. Белая Калитва, ул. Большая, 28.
1.5.Телефон: (8 863 83) 25-656.
1.6.Электронный адрес архивного отдела: bkarhiv@yandex.ru.
1.7.График работы архивного отдела и архива документов по личному составу: понедельник, вторник, среда, четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 17-00, перерыв с 13-00 до 13-48. Приемные дни: понедельник, вторник, среда с 9-00 до 18-00. В предпраздничные дни продолжительность рабочего дня сокращается на один час.
1.8.Перечень нормативно-правовых актов, в соответствии с которыми осуществляется предоставление муниципальной услуги:
1.8.1.Конституция Российской Федерации.
1.8.2.Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
1.8.3.Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
1.8.4.Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
1.8.5.Федеральный закон от 27.07.2010 N 210 "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.8.6.Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.8.7.Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
1.8.8.Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет".
1.8.9.Постановление Правительства РФ от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)".
1.8.10.Распоряжение Правительства РФ от 17.12.2009 N 1993-р.
1.8.11.Областной закон Ростовской области от 22.10.2005 N 375-ЗС "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений".
1.8.12.Областной закон Ростовской области от 18.09.2006 N 540-ЗС "Об обращениях граждан".
1.8.13.Областной закон Ростовской области от 12.03.2007 N 638-ЗС "Об архивном деле в Ростовской области".
1.8.14.Постановление Администрации Ростовской области от 10.08.2010 N 102 "О государственных информационных системах "Региональный реестр государственных услуг (функций) Ростовской области" и "Региональный портал государственных услуг (функций) Ростовской области".
1.8.15.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19".
1.8.16.Устав муниципального образования "Белокалитвинский район".
1.8.17.Положение об архивном отделе Администрации Белокалитвинского района, утвержденные постановлением Администрации Белокалитвинского района от 30.07.2010 N 648.
1.8.18.Положение о муниципальном архиве документов по личному составу Белокалитвинского района, утвержденное распоряжением Администрации Белокалитвинского района от 30.07.2010 N 50.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Требования к стандарту предоставления муниципальной услуги определяются разделами настоящего Регламента.
2.1.Результаты предоставления муниципальной услуги:
2.1.1.Информационные письма с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов.
2.1.2.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии как самостоятельные документы.
2.1.3.Информационные письма о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в архивы, органы и организации, расположенные на территории Российской Федерации.
2.1.4.Информационные письма об отсутствии сведений по запросу заявителей.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и другие информационные продукты в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
2.2.Порядок информирования о муниципальной услуге.
2.2.1.Информация по процедуре выполнения услуги может предоставляться:
по письменным обращениям;
по телефону;
на личном приеме заявителей в архивном отделе и архиве документов по личному составу;
по электронной почте.
2.2.3.По письменным обращениям ответ направляется заявителю в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя.
2.2.4.По телефону и на личном приеме должностные лица архивного отдела и архива документов по личному составу обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения муниципальной услуги непосредственно в момент обращения.
2.2.5.При поступлении интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
2.2.6.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) физических и юридических лиц в адрес архивного отдела или архива документов по личному составу о выявлении (наличии) информации по профилю деятельности органов местного самоуправления и других организаций, представляющей современный интерес и имеющей потенциальное практическое значение.
2.2.7.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.
2.3.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.3.1.Необходимыми документами для предоставления муниципальной услуги являются:
письменный запрос (заявление) (приложение N 1);
документ, удостоверяющий личность;
доверенность для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах.
2.3.2.Письменный запрос (заявление) составляется на русском языке.
2.3.3.В заявлении должны быть указаны:
наименование юридического лица на бланке организации и Ф.И.О. должностного лица; для физического лица - фамилия, имя, отчество;
почтовый и (или) электронный адрес;
интересующие тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематическая подборка копий архивных документов, тематический обзор архивных документов);
личная подпись или подпись должностного лица;
дата отправления.
Образец заполнения заявления (приложение N 2).
2.3.4.Юридические и физические лица, обратившиеся с запросами для установления периодов работы, начислений заработной платы, факта награждения, наряду с заявлением предоставляют копию трудовой книжки (титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения и страницы, где отражен запрашиваемый период работы, сведения о награждениях). При отсутствии трудовой книжки в заявлении необходимо указать дату рождения, место работы, должность и период работы.
2.3.5.Юридические и физические лица, обратившиеся с запросами от имени третьих лиц для установления периодов работы, начислений заработной платы, факта награждения, наряду с личным заявлением и копией трудовой книжки объекта поиска архивной информации предоставляют доверенность от лица, от имени которого составлен запрос, оформленную в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. При истребовании архивных сведений на умершего родственника заявитель предъявляет документы, подтверждающие степень родства.
2.3.6.Помимо заявления и копии трудовой книжки все остальные виды документов предоставляются лично или посредством почтовой связи в виде копий, оформленных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2.4.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.
2.4.1.Запросы юридических и физических лиц исполняются в 30-дневный срок с момента регистрации. С разрешения начальника архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя.
2.4.2.Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе или архиве документов по личному составу архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 рабочих дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где хранятся необходимые документы. Заявителю об этом сообщается письменно.
2.5.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.5.1.Запрос пользователя не принимается к рассмотрению в случаях:
заявление не содержит фамилии, имени, отчества заявителя (для юридических лиц - наименования организации и Ф.И.О. должностного лица), почтового и (или) электронного адреса;
отсутствия у физического лица, обратившегося в архивный отдел и (или) архив документов по личному составу от имени третьих лиц доверенности от лица, от имени которого составлен запрос, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо документов, подтверждающих степень родства с умершим родственником, который является объектом поиска архивной информации;
запрашиваемая информация не относится к содержанию фондов архивного отдела и (или) архива документов по личному составу;
характер и объемы заданий выходят за рамки должностных обязанностей работников архивного отдела и (или) архива документов по личному составу (интерпретация событий, проведение анализа или иных изысканий) или не связаны с непосредственно исполняемыми функциями органами местного самоуправления.
2.6.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1.Помещение оборудуется информационным стендом с текущей информацией о деятельности архивного отдела и архива документов по личному составу, которая должна содержать:
порядок работы, включая порядок приема граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления;
условия и порядок получения информации;
иные сведения, необходимые для оперативного информирования пользователей информацией.
2.6.2.Места ожидания в очереди оборудуются стульями, скамьями (банкетками).
2.6.3.Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием:
фамилии, имени, отчества сотрудника, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;
графика приема заявителей (при необходимости).
2.6.4.Каждое рабочее место сотрудника должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода сотрудников из помещения при необходимости.
2.7.Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
Показателем доступности и качества предоставляемой муниципальной услуги является отношение количества исполненных в срок запросов к общему количеству поступивших запросов за определенный промежуток времени.
2.8.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.
2.8.1.Муниципальная услуга по исполнению запросов физических и юридических лиц оказывается на безвозмездной основе.
Пересылка ответов по почте осуществляется за счет средств местного бюджета.
2.8.2.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - 30 мин.
2.8.3.Информационный продукт, созданный в результате исполнения муниципальной услуги, охраняется законом.
3.Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (блок-схема, приложение N 3).
3.1.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
3.1.1.Рассмотрение запросов заявителя; регистрация запросов.
3.1.2.Направление запросов на исполнение.
3.1.3.Анализ тематики обращения. Принятие решения о возможности исполнения обращения.
3.1.4.Отказ в исполнении обращения или направление обращения на исполнение по принадлежности.
3.1.5.Уведомление заявителя о направлении обращения на исполнение.
3.1.6.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.
3.1.7.Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий, направление ответов заявителям.
3.2.Регистрация запросов и передача их на исполнение.
3.2.1.Все заявления, адресованные в адрес архивного отдела и (или) архив документов по личному составу, полученные посредством почтовой связи или по электронной почте, доставленные напрямую представителями организаций и гражданами или иным способом, подлежат обязательной регистрации в день их поступления. В случае одновременного поступления большого количества письменных запросов допускается осуществлять их регистрацию в течение трех последующих дней с момента поступления.
3.2.2.Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3.Анализ тематики поступивших запросов.
3.3.1.Должностные лица архивного отдела или архива документов по личному составу осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяются:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
3.3.2.В результате анализа определяются:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
3.3.3.Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.
Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации.
3.3.4.При необходимости архивный отдел или архив документов по личному составу направляет запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы, уведомляя при этом Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области (по запросам иностранных граждан).
3.3.5.Подготовку ответов заявителям осуществляют должностные лица архивного отдела или архива документов по личному составу. Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления, уведомления по электронной почте заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию, при наличии адреса электронной почты и (или) почтового адреса;
письменного уведомления, уведомления по электронной почте заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса, при наличии адреса электронной почты и (или) почтового адреса;
письма с иными сведениями, направленного заявителю;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
3.3.6.При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке архивного отдела и (или) архива документов по личному составу. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
3.4.Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
3.4.1.Должностные лица, исполняющие полученные запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
3.4.2.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
3.4.3.Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала").
3.4.4.Сведения о работе включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах, имеющихся на муниципальном хранении.
3.4.5.В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").
3.4.6.В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
3.4.7.После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
3.4.8.В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
3.4.9.Архивная справка оформляется на бланке архивного отдела или архива документов по личному составу и адресуется непосредственно заявителю.
3.4.10.Архивная справка подписывается начальником, заверяется печатью, проставляется регистрационный номер и дата документа.
3.4.11.В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
3.4.12.В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "так в тексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
3.4.13.Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника и печатью.
3.4.14.При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.
3.4.15.На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью.
4.Порядок и формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения исполнения положений настоящего Регламента.
4.2.Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.3.Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела или архива документов по личному составу.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента по предоставлению муниципальной услуги
5.1.Заявитель может обратиться с жалобой устно или письменно на действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела или архива документов по личному составу, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.2.Действия (бездействие) и решения могут быть обжалованы:
5.2.1.Начальнику архивного отдела.
5.2.2.Управляющему делами Администрации Белокалитвинского района.
5.2.3.Главе Белокалитвинского района.
5.2.4.В Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области.
5.2.5.В судебном порядке.
5.3.При обращении заявителя в письменной форме в адрес главы Белокалитвинского района, управляющего делами Администрации Белокалитвинского района, начальника архивного отдела срок рассмотрения обращения не может превышать 30 дней с момента его регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем уведомляется заявитель.
5.4.Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливается законодательством Российской Федерации и Ростовской области.
5.5.Заявитель в письменном обращении в обязательном порядке указывает:
5.5.1.Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии).
5.5.2.Полное наименование для юридического лица, почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ.
5.5.3.Изложение сути заявления или жалобы.
5.5.4.Личную подпись и дату.
При необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
5.6.Если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчество и адрес заявителя, ответ на обращение не дается.
5.7.Обращение не рассматривается и ответ на него не дается, если текст обращения не поддается прочтению; если обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения и угрозы.
5.8.Если в письменном обращении содержится вопрос, по которому заявителю ранее многократно давались письменные ответы, и при этом в обращении не приводятся новые доводы, начальник архивного отдела вправе принять решение о прекращении переписки и уведомить об этом заявителя.
5.9.По результатам рассмотрения обращения начальником архивного отдела принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения, о чем заявитель информируется письменно.
6.Ответственность
Должностные лица архивного отдела и архива документов по личному составу несут ответственность за соблюдение ими требований Административного регламента при выполнении административных процедур или административных действий.
Управляющий делами
А.С.САЛЮК