Решение от 25.08.2016 г № 180
Об исполнении Администрацией города переданных государственных полномочий Ростовской области по содержанию архивных учреждений в городе Ростове-на-Дону
В соответствии с Областным законом Ростовской области от 22.10.2005 N 375-ЗС "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений" Администрации города Ростова-на-Дону переданы государственные полномочия Ростовской области по содержанию архивных учреждений.
МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" на плановой основе проводит следующие работы:
- по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Ростовской области;
- по учету архивных документов;
- по формированию Архивного фонда Ростовской области;
- по упорядочению (обработке) документов в организациях города;
- по ведению списка источников комплектования муниципального архива;
- по созданию учетных баз данных, автоматизированного научно-справочного аппарата, информационно-поисковых систем;
- по предоставлению информационных услуг и использованию архивных документов.
В настоящее время количество архивных фондов МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" составляет 394, из них 5 объединенных фондов. На хранении находятся документы 1520 организаций и предприятий города Ростова-на-Дону в количестве 91406 дел, из них 3946 дел постоянного срока хранения, 82397 дел по личному составу организаций и предприятий города Ростова-на-Дону, 5063 дела временного срока хранения.
Из них документы государственной формы собственности (документы Горисполкома по личному составу, государственных предприятий и организаций) составляют 51,2%% (46832 дела).
Документы муниципальной формы собственности (документы Администрации города Ростова-на-Дону, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Ростова-на-Дону) составляют 21,5%% (19652 дела).
Документы частной формы собственности - 27,3%% (24954 дела).
МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" оказывает три муниципальные услуги:
1.Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления. Услуга предоставляется на основании договора, на платной основе.
2.Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение. Услуга предоставляется бесплатно.
3.Выдача копий архивных документов. Услуга предоставляется на платной основе.
Доходы в бюджет города от оказания платных услуг МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" составили: в 2013 году - 798,4 тыс. рублей, в 2014 году - 1339,092 тыс. рублей, в 2015 году - 1779,357 тыс. рублей, в текущем году на 1 августа - 834,622 тыс. рублей.
Финансовые средства на содержание архива формируются за счет бюджета города Ростова-на-Дону на основании сметы доходов и расходов, субвенций из бюджета Ростовской области. С 2013 года значительно улучшилась материально-техническая база архива: приобретены поточные сканеры в количестве 3 штук, приобретен визуализатор для сканирования ветхих документов, книг, разноформатных документов. В 2015 году приобретено серверное оборудование и выполнены работы по его установке и подключению. Также выполнены работы по настройке локальной вычислительной сети архива. В текущем году приобретен станок для переплета документов. Приобретено 980 архивных коробов и 23 архивных стеллажа.
Ежегодно выполняются работы по усовершенствованию программных средств единой электронной системы учета архивных фондов на базе программы ВИС "Архив", разработанной и установленной в 2013 году, для создания системы учета документов, позволяющей хранить документы в электронном виде с текстовыми основными реквизитами, оптимизации и упрощения хранения документов, многофункционального поиска документов по основным реквизитам.
Установлена программа "Архивный фонд" и ведется работа по внесению информации об архивных фондах МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону". В 2015 году в муниципальном архиве установлена автоматизированная информационная система предоставления архивных услуг, разработанная Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области для всех архивных учреждений Ростовской области, которая позволяет взаимодействовать со всеми отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Ростовской области, архивными учреждениями Ростовской области по исполнению запросов физических и юридических лиц, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. С января 2016 года в данной системе работают все архивисты МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону". В 2016 году Комитетом по управлению архивным делом разработан второй блок данной программы, позволяющий предоставлять архивные услуги через многофункциональные центры Ростовской области и Единый портал государственных услуг, который планируется ввести в эксплуатацию с октября 2016 года.
В августе 2015 года заключено Соглашение о взаимодействии между МКУ "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Ростова-на-Дону" и МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" при предоставлении муниципальных услуг по принципу "одного окна" по муниципальным услугам: "Выдача архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации" и "Выдача копий архивных документов". В 2015 году через МФЦ поступило 84 запроса (1,3%% от общего количества запросов), в 2016 году 104 запроса (3,4%% от общего количества запросов).
В последние годы в ходе модернизации инфраструктуры архивной отрасли внедряются современные информационные технологии. Это дает возможность архиву в целом стабильно выполнять основные функции по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов.
Вместе с тем существует ряд проблем при реализации деятельности МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону".
Регулярно требуется текущий ремонт здания архива. В настоящее время остро стоит проблема ремонта кровли и замены системы пожаротушения на соответствующую установленным нормативам.
Сегодня перед архивом ставятся новые задачи по внедрению современных информационных технологий и приему на хранение электронных документов, объем которых постоянно возрастает. Способность их принять, сохранить и использовать требует наличия в штатном расписании специалиста по информационным технологиям.
Штатная численность МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" составляет 10 единиц, из них 5 архивистов. Численность архивистов не менялась с 1998 года, в то время как в соответствии с "Методикой расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду", утвержденной Приказом Росархива от 14.01.2004 N 9, необходимая штатная численность только архивистов по предварительным расчетам должна составлять 12 человек.
Нормативное заполнение архивохранилищ с учетом необходимости наличия резерва площадей хранения предусматривает 80 - 90%%, однако в настоящее время заполнение составляет 100%%. В 2012 году МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" передано в безвозмездное пользование нежилое помещение по адресу: г. Ростов-на-Дону, ул. 2-я линия, 2/55, лит. А, общей площадью 69,2 кв. м, находящееся в оперативном управлении МКУ "Городское хозяйственное управление", которое требует ремонта в соответствии с нормами, установленными для помещений архивохранилищ.
В 2016 году получена сметная документация на сумму 3229930 рублей на ремонт данного помещения, который планируется в текущем году, что позволит на 2 года решить вопрос с дефицитом свободных площадей. Это обеспечит соблюдение нормативов, установленных Приказом Минкультуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" для действующих архивохранилищ, в условиях постоянного увеличения объемов приема документов в архив. В дальнейшем необходимо выделение дополнительных помещений, которые будут соответствовать нормам, установленным для архивохранилищ.
На основании вышеизложенного, руководствуясь статьями 39 и 41 Устава города Ростова-на-Дону, городская Дума решила:
1.Информацию "Об исполнении Администрацией города переданных государственных полномочий Ростовской области по содержанию архивных учреждений в городе Ростове-на-Дону" принять к сведению.
2.Администрации города Ростова-на-Дону:
1) обеспечить исполнение переданных государственных полномочий Ростовской области по содержанию архивных учреждений в части расходов на хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, относящихся к государственной собственности;
2) в срок до 31.12.2016 выполнить ремонт помещений архивохранилища в соответствии с утвержденной сметной документацией;
3) обратиться в Правительство Ростовской области о рассмотрении возможности увеличения штатной численности МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" на 5 штатных единиц в соответствии с "Методикой расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду", утвержденной Приказом Росархива от 14.01.2004 N 9;
4) обеспечить целевое расходование финансовых средств и надлежащее использование материальных ресурсов, предоставляемых из бюджета Ростовской области для осуществления государственных полномочий;
5) рассмотреть возможность выделения дополнительных помещений МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" в соответствии с нормами, установленными для помещений архивохранилищ;
6) при формировании бюджета города на 2017 год рассмотреть возможность выделения дополнительных денежных средств на выполнение работ по ремонту кровли здания архива и замены системы пожаротушения в архивохранилищах на соответствующую установленным нормативам.
3.Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
4.Контроль за исполнением настоящего решения возложить на постоянную комиссию по местному самоуправлению, информационной политике и связям с общественностью (В.Ю. Лазарев).
Председатель городской Думы -
глава города Ростова-на-Дону
З.В.НЕЯРОХИНА