АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РОСТОВА-НА-ДОНУ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
19.07.2010 N 379
Утратило силу - Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону
от 21.01.2016 г. № 45
О внесении изменений в постановление
Мэра города от 30.09.2008 N 999
"О новой редакции регламента работы
Администрации города Ростова-на-Дону"
(в ред. от 15.02.2010)
В соответствии со статьей 43 Федерального закона от 06.10.2003
N 131-ФЗ "Об организации местного самоуправления в Российской
Федерации" (в ред. от 27.12.2009), в целях упорядочения процедуры
подготовки и подписания договоров, соглашений с участием Администрации
города, повышения эффективности работы Администрации города:
1. Внести в приложение к постановлению Мэра города
Ростова-на-Дону от 30.09.2008 N 999 "О новой редакции Регламента
работы Администрации города Ростова-на-Дону" (в ред. от 15.02.2010)
следующие изменения:
1.1. Главу 8 изложить в редакции согласно приложению 1 к
настоящему распоряжению.
1.2. Дополнить главой 8.1. согласно приложению 2 к настоящему
распоряжению.
1.3. Главу 9 изложить в редакции согласно приложению 3 к
настоящему распоряжению.
1.4. В главе 13:
1.4.1. Пункт 6 дополнить:
- абзацем пятым следующего содержания: "- сектор нормативных
документов размещает тексты правовых актов Администрации города в
разделе "Правовые акты" в срок не позднее 3-х рабочих дней со дня
подписания правового акта;
- абзацем шестым следующего содержания: "- управление по вопросам
муниципальной службы и кадров размещает информацию в разделе
"Структура органов МСУ и контакты" в части актуализации сведений о
муниципальных служащих и руководителях органов Администрации города,
работодателем которых является Мэр (глава Администрации) города, в
течение пяти рабочих дней со дня подписания документов о назначении.".
1.4.2. Пункт 7 главы изложить в следующей редакции:
"Информация для раздела "Структура органов МСУ и контакты"
предоставляется в отдел информационных технологий для размещения на
портале отраслевыми (функциональными) и территориальными органами
Администрации города ежегодно в первом квартале года.".
1.5. В главе 22:
1.5.1. Наименование изложить в следующей редакции: "ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ С АКТАМИ ПРОКУРОРСКОГО РЕАГИРОВАНИЯ, КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ ИЗ
ОРГАНОВ ПРОКУРАТУРЫ (ПРОТЕСТАМИ, ПРЕДСТАВЛЕНИЯМИ, ТРЕБОВАНИЯМИ,
ВЫЗОВАМИ, ПИСЬМАМИ) И ЧАСТНЫМИ ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ СУДА".
1.5.2. В абзаце первом пункта 1. слова "и корреспонденция из
органов прокуратуры" заменить словами ", корреспонденция из органов
прокуратуры и частные определения суда".
1.5.3. В пункте 4.:
- в абзаце первом после слов "акта прокурорского реагирования"
дополнить словами ", частного определения суда";
- второй абзац изложить в следующей редакции:
"На обсуждение акта прокурорского реагирования, в случае
необходимости, приглашается представитель прокуратуры".
1.5.4. Пункт 9 изложить в следующей редакции:
"С целью анализа практики работы отраслевых и территориальных
органов Администрации города в рамках рассмотрения актов прокурорского
реагирования, частных определений суда отраслевые и территориальные
органы Администрации города не позднее трех дней с момента поступления
актов прокурорского реагирования прокуратуры и частных определений
суда направляют в приемную заместителя главы Администрации города (по
организационно- правовым и кадровым вопросам) копии данных документов
для последующей передачи в Правовое управление Администрации города.".
1.5.5. Пункт 10 после слов "акт прокурорского реагирования"
дополнить словами "и частное определение суда";
1.5.6. В пункте 11. слова "и корреспонденции из органов
прокуратуры" заменить словами ", корреспонденции из органов
прокуратуры и частных определений суда".
1.6. Пункт 2.3.2 главы 4 дополнить абзацем следующего содержания:
"Правовые акты Администрации города, имеющие графические объекты,
оформляются согласно Инструкции по подготовке приложений к правовым
актам Администрации города, имеющим графические объекты" согласно
приложению 4 к настоящему распоряжению.
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на
заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и
кадровым вопросам) А.Н. Шамановского.
Мэр (глава Администрации)
города М.А. Чернышев
Приложение 1
к распоряжению
Администрации города
от 19.07.2010 N 379
ГЛАВА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ
1. Общие положения
1.1 Целью организации работы со служебными документами является
установление единого порядка составления документов и обеспечение
своевременного приема, сортировки, регистрации и передачи по
назначению входящей корреспонденции и отправка исходящей
корреспонденции.
Согласно отраслевому реестру полномочий канцелярией общего отдела
выполняется функция по организации работы со служебными документами,
ведению делопроизводства и документооборота (21.1.05.01).
1.2 Ответственность за актуализацию настоящей главы и координации
деятельности по организации работы со служебными документами несет
начальник общего отдела.
1.3. При подготовке и оформлении документов работники аппарата
Администрации города руководствуются основными требованиями:
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов";
- типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (приказ Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536);
- постановления Главы Администрации (Губернатора) Ростовской
области от 12.12.2006г. N 480 "Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в Администрации Ростовской области";
- распоряжения Мэра города от 29.10.2007 N 268 "О внедрении
системы электронного документооборота и делопроизводства (подсистема
"Канцелярия") в Администрации города Ростова-на-Дону, интегрированной
с областной системой "Дело" и настоящим регламентом;
- постановления Мэра города от 31.12.2008 N 1420 "Об утверждении
регламента работы Администрации города в системе электронного
документооборота и делопроизводства "Дело"";
- распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской
области от 29.04.2009 N 107 "Об организации пилотного проекта
безбумажного движения документов";
- постановления Мэра города от 27.05.2009 N 377 "О распределении
обязанностей между заместителями главы Администрации города
Ростова-на-Дону".
Работа с секретными документами, а также обработка информации
ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными
инструкциями.
2. Административные процедуры
2.1 Процесс работы со служебными документами состоит из следующих
административных процедур:
- оформление документов;
- организация документооборота и исполнение документов;
- контроль за исполнением документов;
- номенклатура дел.
2.2 Оформление документов
2.2.1 Требования к бланкам документов
Документы, подготовленные в аппарате Администрации города,
печатаются на бланке "Мэр города Ростова-на-Дону" и "Администрация
города".
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и
без соответствующего разрешения не могут передаваться другим
организациям и лицам.
Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков
документов осуществляется по разрешению (поручению) заместителя главы
Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).
Соответствующие предложения вносятся начальником общего отдела.
2.2.1.1. Служебные документы: письма-ответы на запросы, исходящие
из аппарата Администрации города, письма о выполнении поручений
(руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов
государственной власти Ростовской области), сопроводительные письма к
документам, направляемым организациям, инициативные письма оформляются
на бланках и имеют установленный ГОСТ Р 6.30-2003 комплекс
обязательных реквизитов.
2.2.1.2. Служебные документы: справки, информации, анализы,
докладные записки, служебные записки, протоколы, акты, заявления,
заключения и письма-ответы на поручения, не выходящие из аппарата
Администрации города, относятся к категории внутренних документов.
Оформляются внутренние документы на стандартных листах формата А4 без
бланка.
2.2.2 Требования к оформлению текста документов
Документы печатаются на компьютере в текстовом редакторе Word for
Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 14
через 1 интервал. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25
см от левой границы текстового поля. Каждый лист документа,
оформленный на бланке и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм -
левое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее, 10 мм - правое.
2.2.3 Требования к оформлению реквизитов документов
2.2.3.1 Реквизит "дата"
Датой документа или письма является дата его подписания или
утверждения. Оформляется дата арабскими цифрами (05.09.2008).
2.2.3.2 Реквизит "регистрационный номер"
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера, который можно дополнить индексом дела (по номенклатуре дел),
информацией о корреспонденте и другим.
В письмах-ответах указывают регистрационный номер и дату
документа, на который дается ответ. Данный номер проставляется в
штампе ниже регистрационного номера исходящего документа. Внутренние и
исходящие служебные документы, подготовленные в аппарате Администрации
города, регистрируются в программе "Дело" по месту их подписания с
указанием вида отправки документа и прикреплением файла ответа в РК.
2.2.3.3 Реквизит "адресат"
При адресации документа или письма должностному лицу наименование
организации и подразделения указываются в именительном падеже, а
должность и фамилия - в дательном, инициалы указывают перед фамилией.
При направлении письма физическому лицу в системе электронного
делопроизводства и документооборота "Дело" указывают фамилию и
инициалы получателя, затем полный почтовый адрес.
При отправке документа или письма в организацию в системе
электронного делопроизводства и документооборота "Дело" в адресате
указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес.
Исходящий документ или письмо не должен содержать более четырех
адресатов, слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами
не указывается.
2.2.3.4 Реквизит "гриф утверждения"
Утверждение документа - особый способ введения документа в
действие, санкционирующий распространение его на определенный круг
организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются
руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию
которых входит решение вопросов.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),
наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель
главы Администрации города
------------------- И.И. Иванов
Дата
При утверждении документа постановлением, решением,
распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу
документа.
2.2.3.5 Реквизит "резолюция"
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
В состав резолюции входят: фамилия исполнителя (соисполнителей),
содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным
лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении
первым. Он несет персональную ответственность за качество и
своевременность представления документа. Ему предоставляется право
созыва соисполнителей и координация их работы.
2.2.3.6 Реквизит "заголовок к тексту"
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос:
"о чем?" или "о ком?"
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.3.7 Реквизит "текст документа"
Текст документа или письма должен быть кратким,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в нем информации.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно
разбить на разделы, которые нумеруют арабскими цифрами.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста
или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени.
Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с
наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем
на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, цели, основания создания документов, во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -
распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во
исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.
2.2.3.8 Реквизит "Отметка о наличии приложения"
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают
его наименование, число листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. только в первый
адрес.
2. Письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172
2.2.3.9 Реквизит "подпись"
Служебные документы подписываются должностными лицами в
соответствии с предоставленными им полномочиями.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Исправления можно внести от руки или машинописным способом "и. о." или
"зам".
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
Письма, адресованные Президенту Российской Федерации,
Председателю Правительства Российской Федерации, Председателю Совета
Федераций Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю
Государственной Думы Федерального Собрания, полномочному представителю
Президента в ЮФО, Главе Администрации Ростовской области, Председателю
Законодательного Собрания Ростовской области направляются только в
первом экземпляре и подписываются Мэром города, а в его отсутствие -
лицом, исполняющим его обязанности. В остальных случаях письма
подписываются заместителями главы Администрации города в зависимости
от характера содержания письма, согласно распределению обязанностей.
2.2.3.10 Реквизит "отметка об исполнителе"
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его
телефона. Размер шрифта N 12.
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
2.2.3.11 Реквизит "гриф согласования документа", "визы
согласования документа"
Согласование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствие его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где
готовился проект документа.
Согласование проекта документа оформляется двумя способами:
- визой на документе;
- грифом согласования.
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотного листа подлинника
нормативно-правового акта, на проекте акта, на внутреннем документе;
на копии отправляемого документа виза проставляется на лицевой стороне
документа. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись
Дата
Согласование проекта документа с внешними органами и
организациями оформляются грифом согласования, который состоит из
слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личную
подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом
нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
2.2.3.12 Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении
его в дело"
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает
следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего
о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие
сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет
храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Исходящие простые и заказные письма сдаются в канцелярию общего
отдела после регистрации их исполнителем в системе электронного
делопроизводства и документооборота "Дело".
2.2.4 Требования к оттиску печати
Оттиск печати с изображением Герба Ростовской области ставится на
документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые
круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их
соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности
лица, подписавшего документ.
В Администрации города имеются следующие печати:
- гербовая печать Мэра города - хранится у помощника Мэра города;
- гербовая печать Администрации города - хранится у заместителя
главы Администрации города (организационно-правовым и кадровым
вопросам) и начальника отдела отчетности и планирования расходов;
Печати с обозначениями:
-общий отдел - хранится у начальника общего отдела;
- сектор нормативных документов - хранится у заведующего сектора
нормативных документов;
- спецчасть Администрации города Ростова-на-Дону, "Для пакетов" -
хранится у ведущего специалиста (по ведению секретного
делопроизводства) отдела по мобилизационной работе и взаимодействию с
органами военного управления;
- канцелярия - хранится у главного специалиста канцелярии общего
отдела;
- отдел внешних связей (для приглашений) - хранится у начальника
отдела внешних связей;
- управление по вопросам муниципальной службы и кадров - хранится
у начальника управления;
- отдел по развитию туризма и защите прав потребителей - хранится
у начальника отдела.
Печатями заверяются:
- гербовыми - подписи Мэра города и заместителей главы
Администрации города; лицензии на право розничной продажи алкогольной
продукции, финансовые документы, договоры.
- сектора нормативных документов - копии постановлений и
распоряжений Мэра города;
- общего отдела - командировочные удостоверения, подписи
заместителя главы Администрации города (по вопросам экономики) и
руководителей курируемых им подразделений;
- спецчасти Администрации города - документы, связанные с
секретным делопроизводством;
- канцелярии - описи по сдаче телеграмм, реестры по отправке
заказной и простой почтовой корреспонденции, квитанции по расчетам за
услуги почтовой связи, акты показаний франкировальной машины;
- управления по вопросам муниципальной службы и кадров -
документы по кадровым вопросам, трудовые книжки, копии дипломов,
справок, анкет, бланки удостоверений Администрации города и т.д.;
- отдела по развитию туризма и защите прав потребителей -
трудовые договоры, заключенные между работодателями- физическими
лицами, не являющиеся индивидуальными предпринимателями с работниками.
Право подразделений Администрации города использовать свою печать
устанавливает заместитель главы Администрации города (организационно-
правовым и кадровым вопросам). Правила хранения печатей определяют
руководители структурных подразделений аппарата Администрации города.
2.3 Организация документооборота и исполнение документов
2.3.1 Требования к документообороту
Движение документов в Администрации города с момента их создания
или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело
образует документооборот. В Администрации города применяется
информационная система делопроизводства и документооборота "Дело". Все
действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций,
визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача,
ознакомление, списание в дело, передача в архив) в обязательном
порядке фиксируется в регистрационной карточке системы "Дело". Порядок
работы с системой электронного делопроизводства и документооборота
"Дело" определятся постановлением Мэра города от 31.12.2008 N 1420
"Об утверждении регламента работы Администрации города в системе
электронного документооборота и делопроизводства "Дело"".
Прием, обработка, распределение и регистрация в системе
электронного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее -
система "Дело") поступающих в Администрацию города документов
обеспечивается канцелярией общего отдела, а в приемных заместителей
главы и в подразделениях - лицами, назначенными ответственными за
ведение делопроизводства.
Прием и регистрацию в системе "Дело" документов, направленных в
адрес Администрации города по вопросам судебного производства,
обеспечивает канцелярия.
Прием и регистрацию в системе "Дело" входящих документов,
поступивших в адрес Мэра города по электронной почте, осуществляет
канцелярия.
Прием и регистрацию в системе "Дело" входящих документов "Для
служебного пользования" осуществляет канцелярия.
Прием и регистрацию в системе "Дело" писем, поступивших от
организаций и подразделений на запрос руководителя Администрации
города, осуществляют приемные.
Прием, регистрацию, учет письменных (устных) личных и
коллективных обращений граждан ведет сектор по работе с обращениями
граждан общего отдела Администрации города в соответствии с
требованиями главы 9 настоящего Регламента.
2.3.2 Требования к приему и передаче документов
Прием и передача информации с помощью телефонограмм
осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается
(печатается) в журнале "Регистрации телефонограмм" получателем и
оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Телеграммы оформляются исполнителем на стандартных листах формата
А 4 и подписываются Мэром города, а в его отсутствие первым
заместителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и
предлогов, если при этом не искажается ее содержание. Подписанные и
заверенные гербовой печатью телеграммы сдаются исполнителем в
канцелярию в 2-х экземплярах. На все отправляемые телеграммы
канцелярией составляется "Опись подаваемых телеграмм в центральный
телеграф". Один экземпляр телеграммы и описи передается в центральный
телеграф, вторые экземпляры (телеграммы и описи), хранятся в
канцелярии в соответствии с номенклатурой дел.
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи
необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата
А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
- поступившие факсограммы регистрируются получателем в системе
"Дело", передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями.
При предоставлении документов (информации, писем, предложений,
ответы о выполнении поручений) на доклад Мэру города текст должен быть
изложен коротко и ясно.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям,
зафиксированным в резолюциях. К ответу прилагается копия первичного
документа с резолюцией. В РК системы "Дело" исполнитель вносит N и
дату ответа и прикрепляет файл ответа.
В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются
инициалы, фамилия и телефон исполнителя.
Документы с нарушением срока исполнения докладываются только с
приложенной объяснительной запиской исполнителя.
Все резолюции Мэра города на служебные документы (входящие,
внутренние, исходящие) в системе "Дело" регистрирует ведущий
специалист приемной и сдает в канцелярию для передачи исполнителям.
Если согласно резолюции Мэра города документ подлежит рассылке
двум и более заместителям, то размножение необходимого количества
экземпляров осуществляет канцелярия. Если в резолюции Мэра города
указан заместитель и руководитель подчиненного ему подразделения, то
при необходимости, копию документа делает специалист или старший
инспектор приемной заместителя главы Администрации города.
В случае утери документа с резолюцией Мэра города ответственность
несет исполнитель.
Письма по вопросам работы подразделений на имя главы Мэра города
предоставляются в приемную с письменным мнением (резолюцией)
заместителя, курирующего эти вопросы.
2.3.3 Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения.
Служебные документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
При передаче документа из одного подразделения в другое новый
регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Специалисты канцелярии проверяют правильность адресования,
оформления, комплектность, целостность документов и приложений к ним.
Неправильно адресованные, оформленные документы возвращаются
отправителю. Определяют документы, подлежащие регистрации и направляют
по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Мэром
города и его заместителями.
Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, а сразу
передается адресатам.
Корреспонденция, полученная из Администрации Президента
Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации,
Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания
Ростовской области, Администрации Ростовской области, аппарата
полномочного представителя Президента в ЮФО, если она не адресована
конкретному лицу, регистрируется и в тот же день передается для
рассмотрения Мэру города.
Документы, полученные на личном приеме Мэра города от
руководителей организаций, передаются в канцелярию на регистрацию с
резолюцией Мэра города. После регистрации документы возвращаются в
приемную для внесения резолюции в программу "Дело", затем передаются
исполнителям.
Входящие документы, адресованные Мэру города, первому заместителю
главы Администрации города и заместителям главы Администрации города
регистрируются канцелярией в системе "Дело". На всех,
зарегистрированных канцелярией письмах, на нижнем поле первой страницы
документа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором
указывается входящий номер (вх. N АГ-4007) и дата.
После регистрации канцелярия осуществляет сканирование бумажного
документа и прикрепление к РК.
После регистрации в канцелярии служебные документы передаются в
соответствующую приемную. Передача зарегистрированных в канцелярии
документов в приемные осуществляется под роспись специалиста приемной
на РК. Доставка в приемные входящей и внутренней служебной
корреспонденции осуществляется канцелярией два раза в день: с 10-00 до
11-00 и с 15-00 до 16-00 часов, поступившей после 16 часов на
следующий день, за исключением срочных.
Передача зарегистрированных в канцелярии документов из одной
приемной в другую, производится только через канцелярию. Справочная
информация о движении документа предоставляется специалистами
канцелярии.
Информация о зарегистрированных в канцелярии документах хранится
в базе данных системы "Дело" Администрации города 5 лет.
Должностные лица Администрации города рассматривают
представленные документы в тот же день или не позднее следующего дня.
После рассмотрения документа специалист приемной вносит в систему
"Дело" резолюцию руководителя (фамилию исполнителя, текст резолюции,
срок исполнения).
Если, согласно резолюции заместителя главы Администрации города,
документ подлежит передаче двум и более исполнителям, то размножение
необходимого количества экземпляров осуществляет специалист приемной.
Рассмотренные документы с резолюцией руководителя направляются
исполнителю не позднее, чем на следующий день. Срочные документы
направляются немедленно. Документы сроком исполнения менее 5 дней
через канцелярию не отправляются. Специалист приемной вызывает
представителя необходимого подразделения и передает документ под
роспись в журнале передачи документов или направляет факсом.
Документы, подлежащие для отправки почтой, сдаются специалистом
приемной в канцелярию, после регистрации в системе "Дело".
Документы, подлежащие для отправки курьером, сдаются специалистом
приемной в канцелярию, после регистрации в системе "Дело".
Передача внутренних документов из одной приемной в другую
осуществляется под роспись в журнале передачи внутренней
корреспонденции.
Передача исходящих документов структурным подразделениям,
отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации
города осуществляется под роспись курьера в журнале передачи
корреспонденции.
2.4. Контроль исполнения документов
2.4.1 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях
с даты их регистрации в системе "Дело" Администрации города.
2.4.2 Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
резолюции пометку "срочно"- исполняются в 3-дневный срок; имеющие
пометку "оперативно"- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более
месяца;
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению в день, предшествующий
нерабочему дню. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего
поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней
до истечения этого срока.
2.4.3 Документ считается исполненным, если решены все
поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
После исполнения документа, в систему "Дело" исполнитель вносит номер,
дату исходящего документа и прикрепляет файл ответа. Копия ответа и
документ (если не требовался его возврат) с пометкой "В дело"
подшиваются исполнителем в папки (согласно номенклатуре дел).
Исполненные документы систематизируются по классификации отделов или
по характеру вопросов и хранятся у исполнителя.
2.4.4 Учет количества документов за определенный период времени
(месяц, год) для подготовки статистических отчетов руководителю
проводится специалистами по месту регистрации документов. За единицу
учета количества документов принимается сам документ.
2.4.5 Все входящие документы, имеющие конкретные задания,
поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих
приемных руководителей. Специалист приемной ведет учет контрольных
документов (входящих, внутренних и исходящих) в системе "Дело".
Информация о несвоевременно исполненных документах представляется
руководителю для принятия административных мер.
Канцелярия общего отдела предоставляет еженедельную информацию о
неисполненных контрольных документах в приемные главы Администрации и
заместителей главы Администрации.
2.4.6 Ответственность за организацию и правильное ведение
делопроизводства в аппарате Администрации города возлагается на
заместителей главы Администрации города. Руководители структурных
подразделений несут ответственность за организацию работы с
поступившими документами, контролируют качество и своевременность
выполнения поручений.
При работе со служебными документами:
- лица, работающие с документами, отвечают за обеспечение
сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся
в них информации;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться
только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у
работника;
- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные
документы какие-либо исправления и делать пометки;
- при увольнении или переходе на работу в другое подразделение
сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы;
- в случае утраты документа об этом немедленно докладывается
руководителю подразделения.
2.4.7. Не подлежат регистрации в канцелярии:
- газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;
- поздравительные письма, открытки и телеграммы;
- извещения о совещаниях, конференциях, семинарах, программы и
повестки дня;
- пригласительные билеты, приглашения;
- рекламные и коммерческие проспекты;
- документы, поступающие в копиях для сведения;
- переписка по административно-хозяйственным вопросам
второстепенного характера, заявки структурных подразделений на
подписку периодических изданий, на оборудование, канцтовары,
оргтехнику и др.;
- документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;
- первичные документы бухгалтерского, материального и
статистического учета и отчетности;
- статистические сводки, справочники и др.
2.5. Номенклатура дел.
2.5.1. Администрация города Ростова-на-Дону формирует свой
документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности
документов.
В процессе документального фонда осуществляется путем составления
номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их
сохранности, учета и передачи дел в архив.
2.5.2. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется
на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом,
ответственным за ведение делопроизводства с участием работника
комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской
области, согласуется с общим отделом и подписывается руководителем
подразделения и предоставляется в общий отдел.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и передать ее в общий отдел.
Сводная номенклатура дел составляется общим отделом,
подписывается начальником общего отдела, согласуется с экспертно -
проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом
Администрации Ростовской области и утверждается заместителем главы
Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).
Сводная номенклатура дел Администрации города согласуется с
экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом
Администрации Ростовской области не реже одного раза в 5 лет.
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают
выписки из соответствующих разделов для исполнения в работе.
2.5.3. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
ответственными должностными лицами в структурных подразделениях и
вводится в действие с 1 января следующего года. Наименование разделов
сводной номенклатуры дел является наименованиями структурных
подразделений Администрации города. Формирование дел - группировка
исполненных документов в дела, в соответствии с номенклатурой дел
Администрации города.
Дела формируются в структурных подразделениях, контроль за
правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за
делопроизводство.
С момента заведения и до передачи дела в архив или на
уничтожение, дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за
делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
3. Порядок контроля за исполнением функций по работе
со служебными документами.
3.1. Текущий контроль за соблюдением процесса делопроизводства
осуществляется заместителем главы Администрации города
(организационно-правовым и кадровым вопросам), начальником общего
отдела, а также руководителями подразделений, в которых оформляются,
регистрируются и выполняются документы.
3.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством
осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних
аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за
проведение внутреннего аудита.
В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в
выполнении функции, начальник отдела по труду выполняет мероприятия,
установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению
несоответствиями (СТО-04) и разработке корректирующих и
предупреждающих действий (СТО-05).
Заведующий сектором
нормативных документов
Администрации города Т.Н. Тареева
Приложение 2
к распоряжению
Администрации города
от 19.07.2010 N 379
Глава 8.1. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ ВЫПОЛНЕНИЯ,
ПРЕКРАЩЕНИЯ ДЕЙСТВИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ И СОГЛАШЕНИЙ С УЧАСТИЕМ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
1. Общие положения
Настоящий Порядок применяется в отношении всех договоров и
соглашений независимо от их вида и наименования (договор, соглашение,
протокол и т.д.), заключаемых с участием Администрации города (далее -
договор), за исключением сделок, связанных с размещением заказов на
поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных
нужд.
2. Порядок подготовки и заключения договоров
2.1. Предложения о заключении договоров с участием Администрации
города в зависимости от характера затрагиваемых вопросов вносятся
через заместителей главы Администрации города на рассмотрение Мэру
города.
2.2. Инициатива заключения договоров может исходить от органов
государственной власти Российской Федерации, органов государственной
власти субъектов Российской Федерации, других государственных органов,
органов местного самоуправления, субъектов иностранных федеративных
государств, административно-территориальных образований иностранных
государств, российских и зарубежных организаций.
2.3. Проекты договоров с участием Администрации города готовятся,
согласовываются на основании письменного поручения Мэра города.
Ответственным за подготовку, согласование проекта договора является
заместитель главы Администрации города, вносящий предложение о
заключении договора.
2.4. Срок подготовки, согласования проекта договора определяется
поручением Мэра города. Если поручением срок не определен, то проект
договора подготавливается, согласовывается в течение 30 дней.
Каждое структурное подразделение Администрации города, ее
отраслевой (функциональный) и территориальный орган согласовывает
проект договора в течение не более одного рабочего дня, а в случаях,
требующих специального согласования, не более трех рабочих дней.
Продление срока согласования проекта договора осуществляется
заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и
кадровым вопросам) на основании служебной записки инициирующего
предложение о заключении договора заместителя главы Администрации
города, обосновывающей необходимость продления.
2.5. Состав лиц, визирующих проект договора, и порядок его
согласования определяет заместитель главы Администрации города,
внесший предложение о заключении договора.
В числе лиц, визирующих проект договора, в обязательном порядке
предусматриваются:
- руководители структурного подразделения и органов Администрации
города, в случае, если инициатива заключения договора исходит от
соответствующего подразделения, органа, а также, если предмет
договора, находится в их компетенции;
- заместитель главы Администрации города, внесший предложение о
заключении договора;
- заместитель главы Администрации города (по вопросам экономики);
- руководитель МУ "Муниципальное казначейство", если в проекте
есть финансовые вопросы;
- заместитель главы Администрации (по организационно-правовым и
кадровым вопросам);
- руководитель правового управления Администрации города.
2.6. Визы располагаются на листе согласования, который
изготавливает исполнитель к каждому конкретному проекту договора.
Возможен также сбор виз на последнем листе текста проекта договора.
2.7. Замечания и предложения к проектам договоров оформляются
должностными лицами на отдельном листе с указанием должности, фамилии,
даты.
Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной
запиской к проекту документа. В случае внесения исправлений
непосредственно в текст проекта договора, каждое из них сопровождается
росписью вносящего их должностного лица.
Если в процессе доработки в проект договора внесены существенные
изменения (кардинально изменяющие его первоначальное значение и т.д.),
проект договора подлежит повторному визированию, которое проводится
аналогично первичному.
2.8. Организационные вопросы по визированию проектов договоров
проводятся исключительно сотрудниками структурных подразделений
аппарата Администрации города, ее отраслевых (функциональных) и
территориальных органов.
Контроль за прохождением проектов договоров, сроками их
оформления возлагается на помощников заместителей главы Администрации
города.
2.9. Завизированный проект договора вместе с поручением Мэра
города, листом согласования и оформленными в установленном порядке
экземплярами договора, передается исполнителем на подпись Мэру города.
Количество экземпляров договоров определяется по числу
подписывающих сторон, один из которых передается на хранение в общий
отдел Администрации города, и один экземпляр, который передается в
отдел учета, отчетности и планирования расходов Администрации города.
2.10. Договор, подписанный Мэром города, заверяется гербовой
печатью Администрации города.
2.11. Структурное подразделение, отраслевой (функциональный) и
территориальный орган Администрации города, ответственный за
подготовку договора в трехдневный срок с момента подписания направляет
документ для подписания другой стороне.
3. Организация выполнения договоров
3.1. Два экземпляра, подписанных всеми сторонами договоров (в том
числе экземпляр с визами), в трехдневный срок с момента подписания
передаются ответственным за их подготовку лицом в общий отдел
Администрации города под роспись. К ним прилагаются:
основание для подготовки договора;
лист согласования к нему;
лист рассылки договора.
3.2. Общий отдел Администрации города:
направляет копии заместителям главы Администрации города, органам
Администрации города на основании листа рассылки, представленного
ответственным за подготовку договора, а также для хранения в правовое
управление Администрации города и один подлинник в отдел учета,
отчетности и планирования расходов Администрации города;
представляет копии текстов договоров по указанию заместителя
главы Администрации (по организационно-правовым и кадровым вопросам)
на основе письменных запросов.
4. Учет, регистрация и хранение договоров
Учет, регистрацию и хранение подлинников договоров, заключенных с
участием Администрации города, осуществляет общий отдел Администрации
города.
Копия договора хранится в правовом управлении Администрации
города, один из подлинников - в отделе учета, отчетности и
планирования расходов Администрации города.
5. Прекращение действия договоров
5.1. Прекращение действия договоров осуществляется на основе норм
действующего законодательства, если иное не предусмотрено условиями
договора.
5.2. Предложения о досрочном прекращении действия договора могут
инициироваться заместителями главы Администрации города, в чьей
компетенции находятся вопросы, регулируемые договором, и
представляются на рассмотрение Мэра города.
5.3. Мэр города в месячный срок принимает решение о необходимости
прекращения действия договора либо отклоняет предложение.
5.4. Тексты договоров по истечении срока действия передаются
общим отделом Администрации города для хранения в архив.
Заведующий сектором
нормативных документов
Администрации города Т.Н. Тареева
Приложение 3
к распоряжению
Администрации города
от 19.07.2010 N 379
ГЛАВА 9. ПОРЯДОК ПРИЕМА И РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
1. Общие положения
1.1. Ответственным за актуализацию главы и координацию работы
является начальник общего отдела.
1.2. Прием и рассмотрение обращений граждан, а также личный прием
граждан организовываются с целью регулирования правоотношения между
гражданами и органами местного самоуправления, должностными лицами в
сфере конституционного права граждан на обращение.
1.3. В рамках процесса рассмотрения обращений граждан выполняются
следующие функции и услуги согласно отраслевому реестру:
- прием и рассмотрение обращений граждан (21.1.04.01);
- предоставление справочно-разъяснительной информации гражданам
(21.1.04.02);
- контроль за соблюдением установленных сроков рассмотрения
обращений граждан, качественных параметров подготовки ответов
(21.1.04.03);
- анализ результатов работы с обращениями граждан и
несоответствий (21.1.04.04);
- архивация дел по рассмотрению обращений граждан, уничтожение их
по истечении установленных сроков (21.1.04.05);
- методическая работа (21.1.04.06).
1.4. Администрация города осуществляет прием и рассмотрение
обращений граждан в соответствии с Федеральным законом "О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006
N 59-ФЗ, Областным законом "Об обращениях граждан" от 18.09.2006
N 540-ЗС.
2. Административные процедуры
Процесс работы с обращениями граждан состоит из следующих
административных процедур:
1) прием обращений и регистрация,
2) переадресация,
3) рассмотрение обращений,
4) подготовка ответов,
5) направление ответов заявителю,
6) организация и проведение личного приема граждан;
7) контроль за исполнением функций и услуги (процесса) по приему
и рассмотрению обращений граждан, организации личного приема.
2.1.1. Все обращения, предложения, заявления и жалобы граждан
(далее - обращения) в письменной форме, в форме электронных сообщений,
в форме обращения (письменного, устного) на личном приеме к
должностному лицу, поступающие в Администрацию города, в структурные
подразделения Администрации города, принимаются в секторе
(направляются в сектор) по работе с обращениями граждан общего отдела
Администрации города (далее - сектор):
- письменные обращения граждан принимаются лично специалистами
сектора (кабинет N 106, 108) - под роспись на копии обращения, при
желании заявителя;
- письменные обращения граждан, полученные по почте, через
систему электронного документооборота и делопроизводства АРО "Дело",
через курьеров, принимаются ведущим специалистом сектора - в
канцелярии Администрации города, 2 раза (в 12.00 и 15.00) в день
поступления;
- устные обращения граждан принимаются на личных приемах в виде
письменного обращения (при предварительной записи) или в виде
"карточки устного приема" (в случае отсутствия у граждан письменного
обращения). Карточка во всех случаях распечатывается на личном приеме
в АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений
граждан" (далее - АС);
- электронные обращения принимаются автоматически - при их
поступлении на Портал Администрации города: в раздел
"Интернет-приемная", "Блог Мэра (главы Администрации) города".
2.1.2. Письменное обращение, в том числе коллективное, должно
содержать наименование органа и (или) должностного лица, которому
направляется обращение, изложение существа вопроса, фамилию, имя,
отчество заявителя (представителя коллектива заявителей), данные о
месте его жительства (месте пребывания), дату и личную подпись
заявителя (представителя коллектива заявителей).
2.1.3. Все обращения граждан, поступающие в Администрацию города,
регистрируются в секторе в АС.
2.1.4. Для регистрации обращений заведующим сектором определяется
принадлежность поднимаемых вопросов, соответствующий куратор
указывается на специальной карточке для сведения специалистов сектора,
выполняющих регистрацию, и сохраняется в "Дело".
Принадлежность вопросов, находящихся в компетенции Администрации
города, определяется Уставом города, постановлением Администрации
города от 27.05.2009 N 377 "О распределении обязанностей между
заместителями главы Администрации города Ростова-на-Дону".
2.1.5. Письменные обращения регистрируются в 3-дневный срок с
момента их поступления в Администрацию города.
Устные обращения регистрируются на следующий рабочий день после
проведения личного приема.
При регистрации обращений на лицевой стороне первого листа
обращения проставляется штамп (на письменных - синего цвета, на устных
- черного), в котором проставляются дата и регистрационный номер,
соответствующий номеру, присваиваемому автоматически при вводе
персональных данных заявителя в АС.
2.1.5. Нумерация обращений ведется с начала каждого календарного
года в АС.
2.1.6. Для регистрации обращений в АС вводятся следующие данные:
- ФИО заявителя (если обращение коллективное, вводятся данные
того заявителя, чьи координаты указаны для направления ответа по почте
или, в случае их отсутствия, данные первого по списку заявителя);
- адрес заявителя, указанный в обращении;
- контактные телефоны, указанные в обращении;
- категория заявителя, указанная в обращении.
2.1.7. Регистрации не подлежат заявления о предоставлении
муниципальных и переданных государственных услуг, входящих в реестр
полномочий, функций и услуг. Такие заявления передаются в канцелярию
для регистрации и направления на исполнение в соответствии с главой 8
настоящего Регламента.
2.1.8. В случае если текст письменного обращения не поддается
прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению
на рассмотрение должностному лицу в соответствии с компетенцией, о чем
сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и
почтовый адрес поддаются прочтению.
2.1.9. При регистрации обращений в окошке "Примечание" АС
вводятся отметки:
- "несоответствие" (в случае, если в обращении содержится
информация о несоответствующей услуге или о бездействии должностных
лиц по их предоставлению);
- другие отметки, обозначающие актуальность или особенность
поднимаемого вопроса (по указанию руководства).
В отраслевых органах Администрации города при отсутствии АС
отметки фиксируются в специальном журнале.
2.1.10. При регистрации обращения граждан проверяются на
повторность поступления. Если обращение является повторным, в
специальном окошке АС ставится соответствующая отметка, материалы по
предыдущему (предыдущим) обращению приобщаются для дальнейшей работы.
2.1.11. Регистрация обращений, поступающих:
- в структурные подразделения Администрации города,
осуществляется в секторе;
- в территориальные органы Администрации города - в АС
территориальных органов;
- в отраслевые (функциональные) органы Администрации города - в
АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан"
или (в случае ее отсутствия) в АС документооборота и делопроизводства
"Дело".
(Регистрация обращений, поступающих в Администрацию города, в АС
документооборота и делопроизводства "Дело" возможна при условии
объединения с АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных
обращений граждан").
2.1.12. Регистрация обращений в Интернет-приемных Администрации
города, администраций районов города осуществляется в соответствующих
"АИСС-Контроль" автоматически, в момент поступления.
2.1.13. С целью своевременного получения информации о поступивших
Интернет-обращениях, специалистами приемных или уполномоченными
должностными лицами в структурных подразделениях и территориальных
органах Администрации города ежедневно осуществляется проверка в
"АИСС-Контроль".
2.1.14. Обращения граждан, поступившие в Администрацию города,
при регистрации ставятся на контроль в АС со сроком исполнения - 30
дней (автоматически) или со сроком, устанавливаемым специалистом
сектора в АС в соответствии с имеющейся резолюцией (поручением)
ответственного должностного лица.
2.1.15. На каждого заявителя в секторе заводится "Дело" для сбора
и хранения всех материалов рассмотрения обращений (письменных, устных,
электронных), поступивших в течение года, которое обозначается буквами
ГП (гражданская переписка).
2.1.16. Санкционированный доступ к обращениям граждан и
материалам "Дело" по их рассмотрению предоставляется:
- самому заявителю по его письменному обращению и при
предъявлении паспорта,
- должностному лицу, включенному в основной список должностных
лиц Администрации города, ведущих работу с обращениями граждан,
утвержденный заместителем главы Администрации города по
организационно-правовым и кадровым вопросам,
- исполнителям, которым кураторами, ответственными должностными
лицами даются поручения по рассмотрению конкретных обращений граждан.
2.1.17. Санкционированный доступ к информационной системе "Учет и
контроль исполнения письменных и устных обращений граждан" для
обработки персональных данных заявителей имеют лица, включенные в
основной список должностных лиц Администрации города, ведущих работу с
обращениями граждан, утвержденный заместителем главы Администрации
города по организационно-правовым и кадровым вопросам.
2.1.18. В день регистрации обращения направляются из сектора на
рассмотрение по принадлежности кураторам: Мэру города, заместителям
главы Администрации города, главам администраций районов города в
соответствии с существующим распределением обязанностей с
соответствующим сопроводительным письмом.
2.1.19. На доклад Мэру города передаются обращения:
- коллективные, имеющие социально значимый характер,
- индивидуальные, имеющие особо острый или критический характер,
- по вопросам деятельности кадров (назначения, злоупотребления,
жалобы на руководящих работников),
- по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных
органов и органов военного управления.
2.1.20. Мэру города, заместителям главы Администрации города
обращения направляются через их помощников, которые несут персональную
ответственность за информирование кураторов о поступающих обращениях.
Помощники расписываются о дате приема обращений в
"карточке-заместителе" (распечатывается из АС при регистрации и
оформлении дел (ГП)).
2.1.21. Главам администраций районов города обращения
направляются через канцелярию Администрации города. На копии
сопроводительного письма работником канцелярии ставится отметка о дате
передачи обращения.
2.1.22. Обращения граждан, поступившие в Администрацию города из
федеральных, областных органов власти, согласно соответствующей
резолюции или сопроводительному письму направляются на рассмотрение
Мэру города или его заместителям, которые определяют порядок их
дальнейшего рассмотрения.
2.1.23. Обращения граждан не направляются на рассмотрение в
органы и должностным лицам, решения и (или) действия (бездействие)
которых обжалуются. В случае если в соответствии с запретом,
невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган,
орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию
которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба
возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать
соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном
порядке в суд.
2.2. Переадресация обращений граждан.
2.2.1. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению иных
органов власти, организаций, учреждений, регистрируются в секторе и
через канцелярию направляются на рассмотрение по принадлежности с
сопроводительным письмом и письменным уведомлением заявителя за
подписью начальника общего отдела в течение 7 календарных дней.
2.2.2. Переадресация обращения, направленного на рассмотрение в
структурное подразделение, территориальный орган, в случае, если
вопрос находится в компетенции другого подразделения или органа,
оформляется через сектор для внесения соответствующих изменений в АС и
направления на дальнейшее рассмотрение.
2.2.3. Для оформления переадресации из структурного
подразделения, территориального органа, в течение 5 дней на имя
начальника общего отдела направляется письмо (обоснование) за подписью
заместителя главы Администрации города, главы администрации района
(уполномоченного лица) с указанием уточненной принадлежности вопроса -
для визирования и передачи специалистам сектора.
2.2.4. После получения обоснования, в течение 2-х дней
специалистами сектора проводится дальнейшая переадресация с
сопроводительным письмом за подписью начальника общего отдела.
2.3. Рассмотрение обращений граждан.
2.3.1. Обращения граждан рассматриваются в Администрации города в
течение 30-ти календарных дней со дня регистрации.
2.3.2. В исключительных случаях, а также в случае направления
запроса документов и материалов в другие государственные органы,
органы местного самоуправления и иным должностным лицам (за
исключением судов, органов дознания и органов предварительного
следствия), должностное лицо (куратор) либо уполномоченное на то лицо
вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней,
уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего
обращение.
2.3.3. Если для решения вопросов не требуется принятие мер,
проведение проверки, выделение финансовых средств, других мероприятий,
срок рассмотрения может быть сокращен до 14 дней.
2.3.4. Рассмотрение обращений граждан, поступивших в
Интернет-приемную, осуществляется в течение 5-ти рабочих дней со дня
регистрации в случае, если в них содержатся вопросы
справочно-информационного характера.
2.3.5. Срок рассмотрения интернет-обращений может быть продлен
должностным лицом, ответственным за исполнение обращения, до 30
календарных дней, в зависимости от сложности и характера вопроса с
обязательным уведомлением заявителя.
2.3.6. При рассмотрении обращения подразделение, орган местного
самоуправления или должностное лицо, в случае, если в нем содержатся
нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и
имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить
обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и
сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости
злоупотребления правом.
2.3.7. Заявители, обращения которых содержат заведомо ложные
сведения, материалы клеветнического характера, несут ответственность в
соответствии с федеральным, областным законодательством.
2.3.8. После подготовки резолюции (поручения) куратора по
рассмотрению обращения, ее содержание вносится помощником
(уполномоченным лицом) в АС.
2.3.9. При последующем направлении обращений ответственными
должностными лицами на каждом этапе рассмотрения оформляется
(письменно) резолюция (поручение) исполнителям по решению поднимаемых
вопросов. Все резолюции хранятся с материалами рассмотрения обращения
в "Дело".
2.3.10. Если в резолюции указаны несколько исполнителей,
ответственным за подготовку ответа заявителю является первый
исполнитель, который организует рассмотрение обращения остальными
исполнителями, определяет сроки предоставления ими информации,
обобщает подготовленную информацию. Первый (головной) исполнитель
готовит обобщенный ответ, визирует его у остальных соисполнителей и
направляет в адрес всех корреспондентов, согласно резолюции или
сопроводительному письму.
2.3.11. Повторные, коллективные обращения граждан в обязательном
порядке рассматриваются комиссионно, с выходом на место, с участием
заявителей, что должно быть подтверждено приложенными актами, списками
членов комиссии.
2.3.12. С целью повышения уровня положительно решенных обращений,
при необходимости дополнительного финансирования, подготовки
специальных регламентов, программ, нормативно-правовых актов
кураторами своевременно направляются в адрес Мэра города
соответствующие предложения о выполнении конкретных мероприятий,
включении социально-значимых вопросов в целевые, ведомственные
программы, или проведении консультаций.
2.3.13. При рассмотрении обращений граждан администрации районов
в лице дирекций муниципального имущества и благоустройства должны
взаимодействовать с управляющими компаниями на основе
"Рекомендательного порядка", утвержденного первым заместителем главы
Администрации города 12.05.2009.
2.3.14. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны
ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры,
указаны конкретные сроки выполнения работ, проведения других
мероприятий и заявитель проинформирован о результатах в письменной
форме.
2.3.15. При необходимости дальнейшего контроля исполнения
резолюции (поручения), данного по решению поднимаемых в обращении
вопросов, куратором устанавливается дополнительный контрольный срок.
"Дело" с отметкой куратора о дополнительном контрольном сроке
передается специалистам сектора для внесения соответствующей даты
контроля в АС.
2.3.16. При рассмотрении обращений граждан не допускается
передача "Дел" от одного исполнителя другому без отметки о передаче в
"карточке-заместителе", хранящейся в секторе.
2.3.17. При необходимости срочной передачи "Дела" на доклад
руководству специалист сектора имеет право взять его из
соответствующей приемной и передать по назначению - под роспись в
"карточке-заместителе".
2.3.18. В случае, если окончание срока рассмотрения обращения
приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший
следующий за ним рабочий день.
2.3.19. Персональную ответственность за сохранность материалов
"Дела" до момента передачи его в сектор граждан несет исполнитель.
2.3.20. В случае утери обращения гражданина или материалов из его
"Дела", на имя заместителя главы Администрации города по
организационно-правовым и кадровым вопросам предоставляется
объяснительная записка за подписью куратора для принятия мер и
оформления дубликата.
2.4. Подготовка ответов на обращения граждан.
2.4.1. Допускается подготовка одного ответа на несколько
обращений, поступивших в течение 30 календарных дней, идентичных по
содержанию, при этом в ответе указывается перечень заявлений, на
которые дается ответ. В исключительных случаях заявителю могут быть
даны ответы в устной форме, о чем составляется справка за подписью
руководителя, рассматривавшего данное обращение, с его отметкой о
списании "В дело", которая вносится в АС специалистами сектора.
2.4.2. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия
гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому
должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2.4.3. В тексте ответа указывается, по поручению какого
должностного лица рассмотрено обращение.
2.4.4. Ответы на обращения граждан подписываются кураторами,
уполномоченными лицами не ниже заместителя главы Администрации города
или руководителя органа Администрации города.
2.4.5. Ответы, подготовленные по резолюциям (поручениям) Мэра
города, списываются "В дело" или ставятся "На контроль" Мэром города
(по согласованию с ним - уполномоченными лицами: заместителем главы
Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам)
или начальником общего отдела).
2.4.6. Остальные ответы списываются "В дело" или ставятся "На
контроль" соответствующими кураторами, руководителями, которые давали
поручения по их рассмотрению.
2.4.7. Ответы на обращения, рассмотрение которых курирует первый
заместитель главы Администрации города, могут, по согласованию с ним,
списываться "В дело" или ставится "На контроль" уполномоченным лицом -
главным специалистом по вопросам жилищно-коммунального хозяйства.
2.4.8. Ответ возвращается на доработку, если при оценке его
содержания кураторами, помощниками главы Администрации города,
заместителей главы Администрации города, руководителями,
ответственными должностными лицами отраслевых, территориальных органов
Администрации города, дававшими поручение по рассмотрению,
специалистами сектора установлено нарушение основных требований к
качеству, предусмотренных в распоряжении Мэра города от 14.10.2008
N 303 " О мерах по повышению качества и результативности работы с
обращениями граждан":
- соответствие содержанию обращений,
- четкое исполнение резолюций,
- достоверность информации, предоставляемой заявителям,
- полнота содержания,
- конкретность содержания,
- указание сроков исполнения работ, принятия мер,
- соблюдение правил оформления ответов в соответствии с Типовой
инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти (Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536).
2.4.9. Нарушение основных требований фиксируется на данном
ненадлежащем ответе в виде конкретных замечаний. При этом в
"Примечаниях" АС специалистами сектора (ответственными специалистами
отраслевых и территориальных органов) вносится отметка -
"недоработка". В отраслевых органах Администрации города при
отсутствии АС нарушения фиксируются в специальном журнале.
2.4.10. На доработку ответ направляется с сопроводительным
письмом за подписью начальника общего отдела (ответственного
должностного лица отраслевого, территориального органа) с указанием
выявленных недостатков и сроков их исправления.
2.5. Направление ответов на обращения граждан.
2.5.1. Ответы заявителям (другим корреспондентам) после списания
"В дело" или постановки на "Контроль" должностными лицами, по
поручению которых они готовились, отправляются исполнителями по почте
- через канцелярию Администрации города. Ответы могут отправляться
непосредственно отраслевыми, территориальными органами Администрации
города, если это предусмотрено в резолюции (поручении).
2.5.2. По просьбе гражданина копия ответа выдается на руки, с
оформлением "расписки" на специальном бланке (приложение 1), которая
вкладывается в "Дело".
2.5.3. При отправке ответов на копии ставится отметка с указанием
даты отправки и роспись ответственного работника канцелярии
Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных
органов Администрации города.
2.5.4. Ответы заявителям на обращения граждан в Интернет-приемную
направляются в сектор в электронном виде: по системе электронного
документооборота "АИСС-Контроль", по электронной почте, на дискете -
для проверки, необходимой корректировки и отправки заявителю по
Интернету.
2.5.5. В тексте ответов на обращения граждан в Интернет-приемную,
исполнители обязательно указывают следующие данные:
- кому: (Ф.И. О. в дательном падеже);
- куда: (Е-mail);
- в тексте: - "По поручению Администрации города Ваше обращение
рассмотрено (указать структурное подразделение, муниципальное
учреждение)".
2.5.6. Помимо подготовки ответа на обращения при выявлении
информации о несоответствующей услуге или на жалобу о бездействии
должностных лиц разрабатываются мероприятия по исправлению
несоответствий и по устранению их причин в соответствии со стандартом
по управлению несоответствиями (СТО-02).
2.5.7. После рассмотрения "Дела" с копией ответа передаются
специалисту сектора по работе с обращениями граждан под роспись в
журнале приемной соответствующего куратора. В "дело" с обращением,
содержащим информацию о несоответствующей услуге или жалобу о
бездействии должностных лиц помещаются мероприятия по исправлению
несоответствий и устранению их причин, разработанные в соответствии с
СТО-02.
2.5.8. В АС "Учет и контроль исполнения письменных и устных
обращений граждан" вносится дата фактического исполнения и результат
рассмотрения. "Дела" со всеми материалами рассмотрения обращений
граждан хранятся в архиве сектора 5 лет.
2.6. Личный прием граждан.
2.6.1. Личный прием граждан проводится Мэром города,
заместителями главы Администрации города, руководителями отраслевых,
территориальных органов Администрации - по вопросам, отнесенным к их
ведению.
2.6.2. Организация личного приема граждан, который проводит Мэр
города, осуществляется заведующим сектором во взаимодействии с
помощниками главы Администрации города, заместителей главы
Администрации города, структурными подразделениями, отраслевыми
территориальными органами Администрации города, их подведомственными
организациями, учреждениями, предприятиями.
Выездные приемы Мэра города, заместителей главы Администрации
города организуются администрациями районов.
2.6.3. Организация личного приема граждан, который проводят
заместители главы Администрации города, осуществляется их помощниками.
2.6.4. Организация личного приема граждан руководителей
отраслевых и территориальных органов Администрации города
осуществляется ответственными должностными лицами этих органов в
соответствии с внутренними регламентами.
2.6.5. Для организации личного приема граждан руководителями
Администрации города ответственный специалист сектора формирует единый
график на год, предусматривающий проведение приемов - не реже 2-х раз
в месяц в Администрации города, а также выездные приемы.
2.6.6. Единый график Администрации города направляется на
согласование заместителю главы Администрации города по
организационно-правовым и кадровым вопросам.
2.6.7. После согласования единый график приемов направляется на
утверждение Мэру города.
2.6.8. Утвержденный график направляется в приемные заместителей
главы Администрации города для внесения личных приемов в план работы,
а также в управление по информационной политике Администрации города
для информирования населения.
2.6.9. График приема размещается на официальном Портале городской
Думы и Администрации города, а также в помещении сектора - в доступном
для обозрения граждан месте.
2.6.10. Изменения в графике проведения личных приемов
незамедлительно передаются из сектора в управление по информационной
политике Администрации города (служебным письмом за подписью
начальника общего отдела). Специалисты сектора корректируют расписание
приемов в АС. Изменения отражаются на главной странице официального
Портала городской Думы и Администрации города.
2.6.11. Для организации личного приема граждан в отраслевых и
территориальных органах Администрации города также составляются,
утверждаются ответственными должностными лицами (на год) и доводятся
до сведения населения аналогичные графики личных приемов граждан.
2.6.12. Беседа с гражданами и предварительная запись на прием к
руководителям Администрации города проводится заведующим сектором в
целях организации проработки и максимально эффективного решения
поднимаемых вопросов.
2.6.13. При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к
ведению Администрации города, заведующий сектором дает необходимые
разъяснения.
2.6.14. В ходе собеседования заведующий сектором при
необходимости приглашает представителей структурных подразделений,
отраслевых, территориальных органов Администрации города или
консультируется с ними в телефонном режиме для возможного решения,
определения принадлежности, степени важности, уровня рассмотрения
поднимаемых вопросов.
2.6.15. При записи на личный прием Мэра города учитывается
следующее:
- поднимаемый гражданами вопрос (вопросы) находится в компетенции
органов местного самоуправления.
- поднимаемый гражданами вопрос (вопросы) рассматривался
компетентными подразделениями, органами, учреждениями, ответственными
должностными лицами Администрации города (руководители подразделений,
органов, учреждений Администрации города) и не решен по объективным
или субъективным причинам.
2.6.16. Данные о гражданах, записанных на прием, вносятся в АС
"Учет и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан".
2.6.17. При записи на личный прием гражданам выдается
приглашение, распечатанное в АС, с указанием даты и времени начала
приема.
2.6.18. Предварительная запись на личный прием Мэра города
прекращается за 1 неделю до даты приема.
2.6.19. Для предварительного рассмотрения, проработки поднимаемых
на личном приеме вопросов и подготовки предложений по их решению,
требуется письменное обращение заявителя.
2.6.20. На основании данного обращения в секторе оформляется
уведомление на имя соответствующего куратора за подписью заместителя
главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым
вопросам). В уведомлении указывается содержание вопроса и порядок
предоставления в сектор необходимой для проведения личного приема
информации (приложение 2).
2.6.21. В соответствии с уведомлением куратор определяет
должностных лиц, участвующих в рассмотрении вопросов на личном приеме
граждан.
2.6.22. В случае, если вопрос не был решен администрацией района,
на личный прием Мэра города приглашается глава (заместитель главы)
администрации района.
2.6.23. На личном приеме Мэра города работает постоянная
комиссия, участвующая в рассмотрении вопросов, в следующем составе:
- заместитель главы администрации города по
организационно-правовым и кадровым вопросам,
- директор (заместитель директора) МУ "Департамент ЖКХ и Э",
- начальник Правового управления Администрации города,
- начальник отдела учета и распределения жилья МУ "Департамент
координации строительства и перспективного развития",
- начальник общего отдела Администрации города.
2.6.24. Предоставленная к личному приему граждан информация о
путях решения вопросов должна содержать:
- четкую формулировку о возможности или невозможности решения
вопроса;
- причины невозможности решения вопроса;
- конкретные условия, необходимые для решения вопроса;
- выводы, предложения.
2.6.25. Персональную ответственность за качество подготовленной
информации о путях решения вопроса несет ответственное должностное
лицо, за подписью которого она представлена.
2.6.26. Полученная информация о путях решения поднимаемых на
личном приеме Мэра города вопросов, передается заместителю главы
Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам)
за 5 дней до приема для изучения и возможной корректировки.
2.6.27. Заместитель главы Администрации города по
организационно-правовым и кадровым вопросам при необходимости
корректирует порядок организации и проведения личного приема Мэра
города.
2.6.28. Ответственное должностное лицо, приглашенное на личный
прием, компетентно и четко докладывает по вопросу, который
рассматривается с его участием, и вносит проработанные предложения по
решению.
2.6.29. Предоставление информации неудовлетворительного
содержания, а также неявка приглашенного ответственного должностного
лица на личный прием Мэра города является нарушением исполнительской
дисциплины, влекущим за собой принятие мер дисциплинарного взыскания.
2.6.30. На личном приеме гражданин предъявляет работнику сектора
документ, удостоверяющий его личность.
2.6.31. Содержание устного обращения заносится в карточку личного
приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты
и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной
проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан
устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного
приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по
существу поставленных в обращении вопросов.
2.6.32. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение
которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или
должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком
порядке следует обратиться.
2.6.33. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в
дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по
существу поставленных в обращении вопросов.
2.6.34. Резолюции (поручения) Мэра города по рассмотрению
обращений граждан на личном приеме оформляются заведующим сектором и
вносятся в АС ответственным специалистом сектора в течение следующего
дня.
2.6.35. Резолюции (поручения) заместителей главы Администрации
города по рассмотрению обращений граждан на личном приеме оформляются
их помощниками и вносятся в АС ответственным специалистом сектора в
течение следующего дня.
2.6.36. После оформления резолюций обращения направляются
исполнителям - по принадлежности. Рассмотрение обращений граждан,
принятых на личном приеме, осуществляется в порядке, определенном
настоящим Регламентом.
2.7. Порядок контроля исполнения функций и услуг (процесса) по
приему и рассмотрению обращений граждан, организации личного приема.
2.7.1. Текущий контроль соблюдения процесса осуществляется
заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и
кадровым вопросам), начальником общего отдела, заведующим сектором по
работе с обращениями граждан.
2.7.2. Соблюдение сроков, порядка рассмотрения обращений граждан
и качества подготовки ответов осуществляется заведующим и
специалистами сектора, помощниками заместителей главы Администрации
города, ответственными должностными лицами (специалистами) отраслевых
и территориальных органов.
2.7.2.1. Специалисты сектора, помощники заместителей главы
Администрации города, ответственные должностные лица (специалисты)
отраслевых и территориальных органов осуществляют предупредительный
контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан,
исполнения соответствующих резолюций (поручений).
2.7.2.2. Помощники заместителей главы Администрации города,
ответственные должностные лица (специалисты) отраслевых и
территориальных органов осуществляют контроль качества ответов на
этапе их подготовки к подписанию руководителем, дававшим поручение.
2.7.2.3. Ответственные должностные лица (руководители, дававшие
поручения по рассмотрению обращений граждан) осуществляют контроль
качества подготовки ответов на обращения граждан при подписании
ответов, при постановке ответов на обращения граждан "На контроль" или
списании "В дело".
2.7.2.4. Специалисты сектора осуществляют контроль качества
подготовки ответов на обращения граждан при внесении в АС отметки о
постановке ответов на обращения граждан "На контроль" или списании "В
дело".
2.7.2. Периодический контроль порядка, полноты и качества
выполнения функции осуществляется посредством проведения внутренних
аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за
проведение внутреннего аудита.
2.7.3. В случае обнаружения в результате контроля несоответствий
в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные
стандартами системы менеджмента качества по управлению
несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих
действий (СТО-02).
2.7.4. Контроль своевременности представления мероприятий по
исправлению несоответствий и устранению их причин и документов,
подтверждающих их выполнение (согласно СТО-02), осуществляется в
секторе.
2.7.5. Контроль исполнения обращений, поручений по их
рассмотрению, а также подготовкой и выполнением мероприятий по
исправлению несоответствий и устранению причин их вызвавших,
осуществляется заместителями главы Администрации города,
руководителями структурных подразделений, отраслевых и территориальных
органов.
2.7.6. В секторе подготавливаются:
- еженедельные сводки о соблюдении исполнителями порядка
рассмотрения обращений граждан - для доклада заместителю главы
Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам)
и последующего принятия мер дисциплинарного воздействия;
- ежемесячные, полугодовые, годовые информационно-аналитические
отчеты для Мэра города, заместителя главы Администрации города (по
организационно-правовым и кадровым вопросам) в форме сравнительных
таблиц, анализа тематики, динамики, характера обращений, результатов
их рассмотрения), а также отчеты по запросам Администрации Ростовской
области.
2.7.7. По каждому факту нарушения срока рассмотрения обращения по
поручению заместителя главы Администрации города (по
организационно-правовым и кадровым вопросам) в секторе готовится
письмо на имя соответствующего куратора (заместителя главы
Администрации города, руководителя отраслевого, территориального
органа Администрации города) о необходимости установления причин
допущенного нарушения и принятия мер дисциплинарного воздействия.
2.7.8. В структурных подразделениях, отраслевых и территориальных
органах подготавливаются отчеты по заданию руководителя, ежемесячные,
полугодовые, годовые информационно-аналитические отчеты по запросам
заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и
кадровым вопросам) в форме сравнительных таблиц, анализа тематики,
динамики, характера обращений, результатов их рассмотрения.
2.7.9. Итоги работы с обращениями граждан ежемесячно
рассматриваются на планерных совещаниях в Администрации города, в
отраслевых и территориальных органах Администрации города.
Заведующий сектором
нормативных документов
Администрации города Т.Н. Тареева
Приложение 1
к главе 9 Регламента
Форма расписки о получении ответа (документов) заявителем
Администрация
города Ростова-на-Дону
Р А С П И С К А
о получении копии
ответа (документов) заявителем
В получении документов на ________ листе (ах)
N ГП_______ (дело) от _______________200 г.
Дата выдачи копии ответа _________________
(документов)
Подпись заявителя ________________________
(Ф.И. О.)
Начальник общего
отдела Администрации
города
Заведующий сектором
нормативных документов
Администрации города Т.Н. Тареева
Приложение 2
к главе 9 Регламента
Кому
У В Е Д О М Л Е Н И Е
Заявитель: ГП -
-------------------------------------------------------------------
Адрес: Телефон -
-------------------------------------------------------------------
Записан на прием граждан Мэром города число/месяц/год по вопросу:
Содержание вопроса
-------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------
В соответствии с указанием Мэра города прошу Вас разобраться в
проблеме, подготовить предложения по ее решению, при необходимости
принять меры. Подготовить информацию на имя Мэра города и сообщить ФИО
и должность компетентного лица для участия в проведении личного приема
по данному вопросу.
Информацию представить в кабинет N 108, до _ часов
число/месяц/год.
Заместитель главы
Администрации города
(по организационно-правовым
и кадровым вопросам) А.Н. Шамановский
Получено_________________20____г.
Фамилия______________________
Подпись______________________
Заведующий сектором
нормативных документов
Администрации города Т.Н. Тареева
Приложение 4
к распоряжению
Администрации города
от 19.07.2010 N 379
Инструкция
по подготовке приложений к правовым актам Администрации города,
имеющим графические объекты.
В соответствии с Регламентом работы Администрации города, для
подготовки правовых актов основным используемым шрифтом является Times
New Roman, размер 14, (при использовании MS Office - 2007, следует
сохранить документ в формате MS Office - 2003), размер бумаги А4.
В приложении справа вверху должен располагаться текст
Приложение 1
к постановлению Администрации города
N от
Далее - заголовок рисунка или схемы.
В центре страницы располагается графический объект (формат Jpg, 1
страница - 1 графический объект), который вставляется:
1. в ячейку таблицы (формат границ таблицы - "нет");
2. в текст (формат рисунка: положение "вокруг рамки", "по центру").
Графический объект должен иметь возможность изменения размеров
рисунка и не выходить за установленные поля.
В случае размещения в проекте правового акта графического объекта
(рисунка, плана, схемы), исходный графический файл должен
соответствовать следующим параметрам: размер изображения не более
15х20 см, формат файла Jpg. При несоответствии данным параметрам
изображение необходимо откорректировать в любом другом графическом
редакторе.
Внизу страницы приложения оставляется промежуток для вставки
подписи (2 см.) заведующего сектором нормативных документов
Администрации города.
Общий размер проекта правового акта не должен превышать 5 Мб.
С примерами оформления приложения, имеющего в своем составе
графический объект, можно ознакомиться на общедоступном сетевом
ресурсе \\Server1\docs\plan\Инструкции\Инструкция по графике.
Заведующий сектором
нормативных документов
Администрации города Т.Н. Тареева