Приложение к Постановлению от 06.04.2012 г № 230 Административный регламент
Административный регламент №ар-157-24 муниципальной услуги «Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления»
1.Общие положения
1.1.Настоящий административный регламент муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (далее - регламент и муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и устанавливает последовательность выполнения действий муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" по предоставлению муниципальной услуги.
1.2.Цель предоставления муниципальной услуги - упорядочение и сохранность документов по личному составу организаций города Ростова-на-Дону, не входящих в структуру органов местного самоуправления.
1.3.Предоставление услуги организациям, не входящим в структуру органов местного самоуправления, по обработке, приему и хранению документов по личному составу осуществляет МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" на основании договора на обработку документов по личному составу, прием и хранение упорядоченных документов в течение 75 лет в соответствии со стандартом N СТ-157-24-3.2 "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (приложение 1 к настоящему регламенту).
1.4.Ответственность за исполнение и актуализацию настоящего регламента несет директор МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону".
1.5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ;
- Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
- основными правилами работы архивов организаций, утвержденными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Уставом города Ростова-на-Дону, принятым решением Ростовской-на-Дону городской Думы от 09.04.1996 N 211.
1.6.Сокращения, используемые в настоящем регламенте:
МКУ Архив - муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону".
1.7.Информацию о порядке предоставления услуги можно получить:
- по телефонам МКУ Архив;
- при личном приеме в МКУ Архив;
- в ходе интернет-консультации по электронной почте МКУ Архив;
- на официальном портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону: http://www.rostov-gorod.ru/Портал услуг/Услуги Администрации города Ростова-на-Дону, осуществляемые в рамках местных и переданных государственных полномочий/Сфера "Архивное дело"/Услуги сторонним организациям, не входящим в структуру органов местного самоуправления, по обработке, приему и хранению документов по личному составу;
- на региональном портале государственных услуг (функций) Ростовской области: http://www.pgu.donland.ru/Направления деятельности/Архивы/Услуги сторонним организациям, не входящим в структуру органов местного самоуправления, по обработке (упорядочению), приему и хранению документов по личному составу;
- на информационных стендах, размещенных в помещении МКУ Архив.
Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, графике приема граждан МКУ Архив приведены в приложении 4 к стандарту N СТ-157-24-3.2.
1.8.Предоставление муниципальной услуги осуществляется на платной основе.
1.9.Основанием для предоставления муниципальной услуги является договор на обработку, прием и хранение документов по личному составу.
1.10.От имени юридического лица договоры на услугу заключают:
- представители, действующие в силу полномочий, вытекающих из учредительных документов либо основанных на доверенности или договоре;
- руководители ликвидируемых организаций;
- конкурсные управляющие.
1.11.Результатом предоставления муниципальной услуги является упорядочение архивных документов, хранение обработанных документов по личному составу в течение 75 лет согласно описи дел и акту приема-передачи документов.
1.12.В случаях, предусмотренных федеральными законами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим личность гражданина, права застрахованного лица в системах обязательного страхования, иные права гражданина. В случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлением Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственных и муниципальных услуг.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Порядок предоставления муниципальной услуги, перечень необходимых документов, формы заявлений и образцы их заполнения, сроки предоставления муниципальной услуги указаны в стандарте N СТ-157-24-3.2 "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (приложение 1 к настоящему регламенту).
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя последовательность административных процедур, осуществляемых специалистами МКУ Архив.
3.2.Муниципальная услуга "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" включает в себя следующие административные процедуры:
- информирование организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления, о предоставлении муниципальной услуги;
- консультирование организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления, по вопросам предоставления муниципальной услуги;
- прием заявления от заявителя (представителя юридического лица);
- проверку предоставленных документов для обработки (упорядочения);
- установление сроков предоставления муниципальной услуги и включение организации в график проведения работ МКУ Архив;
- заключение договора с юридическим лицом на обработку, прием и хранение документов по личному составу;
- выдачу счета заявителю на оплату услуги;
- проведение работ по обработке документов по личному составу;
- оформление описи дел и акта приема-передачи документов;
- выдачу 1 экз. описи и акта приема-передачи заявителю.
3.3.Перечень документов, относящихся к личному составу, которые сдаются в МКУ Архив на 75 лет хранения:
- учредительные документы (когда образовано, на основании какого документа ликвидировано);
- подлинники приказов о зачислении, увольнении, переводе, декрете;
- карточки Т-2;
- личные дела сотрудников;
- подлинники ведомостей по заработной плате, лицевые счета;
- налоговые карточки;
- историческая справка организации. В случае отсутствия исторической справки данная справка составляется МКУ Архив.
3.4.Обработка документов по личному составу осуществляется архивистами I-II категорий при методической помощи главного хранителя фондов. При формировании дел из россыпи соблюдаются следующие основные правила:
- если на обработку заявлено менее 10 дел, то обработка дел по личному составу производится непосредственно в МКУ Архив после подписания договора на предоставление услуги и оплаты за исполнение услуги на расчетный счет МКУ Архив;
- если на обработку заявлено свыше 10 дел, то специалист МКУ Архив выезжает на место нахождения документов для уточнения объема работ. В МКУ Архив заключается договор на предоставление данной муниципальной услуги с оплатой услуги на расчетный счет МКУ Архив. Обработка документов производится на месте нахождения документов заявителя с предоставлением необходимых условий для обработки документов (помещение и пр.). После обработки документов составляется их опись, документы складываются в архивные коробки и транспортируются заявителем в хранилище МКУ Архив.
3.5.При обработке (упорядочении) производятся следующие виды работ:
- отбор документов на хранение;
- формирование дел из россыпи;
- группировка документов постоянного и временного хранения в отдельные дела;
- полистный просмотр документов;
- проверка перечня документов, относящихся к документам по личному составу: карточки Т-2, приказы по личному составу, ведомости по начислению заработной платы, платежные ведомости, книги по з/плате, лицевые счета, налоговые карточки;
- сортировка приказов по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу;
- группировка приказов по личному составу в отдельные дела в хронологическом порядке;
- сортировка лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела по алфавиту фамилий;
- описание обрабатываемых документов (оформление карточки учета, присвоение рабочего номера);
- систематизация карточек по хронологическому или алфавитному признаку;
- составление и редактирование заголовков дел;
- подбор карточек по степени важности;
- шифровка карточек;
- присвоение архивных шифров;
- прикрепление в конце каждого дела чистого бланка листа-заверителя;
- оформление обложек или титульных листов;
- в целях обеспечения сохранности документов - нумерация в правом верхнем углу листа простым карандашом;
- группировка в одно дело документов одного календарного года (не более 250 листов при толщине не более 4 см);
- подшивка обработанных дел на 4 прокола в твердую обложку из картона;
- составление описи дел;
- сверка после печатания дел;
- печатание описи дел;
- наклейка обложек на каждое дело с указанием наименования организации, номера фонда, индекса дела, присвоения архивного шифра дела, номера дела из сводной описи дел;
- укладка обработанных дел в архивные коробки (4 дела на 1 коробку);
- подписание ярлыков на архивные коробки и укладка их на стеллажи в архивохранилищах;
- формирование организационных документов - составление контрольного и рабочего экземпляров описей;
- составление исторической справки на основании учредительных документов и других материалов;
- составление договора и спецификации в 2 экземплярах с заявителем на обработанное (упорядоченное) количество документов по личному составу;
- выписка акта выполненных работ заявителю;
- выписка счета заявителю на обработанные документы.
3.6.Блок-схема оказания муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" приведена в приложении 2 к настоящему регламенту.
3.7.Описание административных процедур изложено в схеме N СХ-157-24-3.2 "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (приложение 3 к настоящему регламенту).
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1.Текущий контроль за порядком предоставления муниципальной услуги осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, назначенным приказом директора МКУ Архив, проверок соблюдения и исполнения работниками МКУ Архив положений нормативных правовых актов, методических рекомендаций, содержащих порядок предоставления муниципальной услуги. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором МКУ Архив.
4.2.Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита, в порядке, установленном стандартом СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества".
В случае если в результате контроля обнаружены несоответствия в документах, в действиях должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, директор МКУ Архив обеспечивает разработку и выполнение действий по устранению выявленных несоответствий и их причин согласно стандарту СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций".
4.3.Персональная ответственность директора и специалистов МКУ Архив, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также директора и специалистов
5.1.Информация о праве граждан на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, размещается на информационных стендах МКУ Архив, а также сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций). Сведения о контактных телефонах МКУ Архив приведены в приложении 4 к стандарту N СТ-157-24-3.2.
На информационных стендах МКУ Архив размещается информация о порядке рассмотрения обращений граждан, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Областным законом Ростовской области от 18.09.2006 N 540-ЗС "Об обращениях граждан".
5.2.Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных для предоставления настоящей муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов у заявителя, предоставление которых предусмотрено для предоставления настоящей муниципальной услуги;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3.Перечень вышестоящих должностных лиц, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке, размещается:
- на официальном портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону: http://www.rostov-gorod.ru/Портал услуг/Услуги Администрации города Ростова-на-Дону, осуществляемые в рамках местных и переданных государственных полномочий/Сфера "Архивное дело";
- на региональном портале государственных услуг (функций) Ростовской области: http://www.pgu.donland.ru/Каталог организаций/Муниципальные/Муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону"/"Организация работы по исполнению запросов юридических и физических лиц архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение";
- на информационных стендах, размещенных в помещении МКУ Архив.
5.4.Жалоба, поступившая в МКУ Архив, подлежит рассмотрению директором МКУ Архив в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа МКУ Архив в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Заведующий сектором
нормативных документов
Администрации города
Т.Н.ТАРЕЕВА