Приложение к Постановлению от 02.09.2016 г № 4326 Порядок
Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в администрации города Шахты
1.1.Настоящий Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в Администрации города Шахты (далее - Порядок) устанавливает требования к организации работы в Администрации города Шахты по своевременному и полному рассмотрению устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов заявителям в срок, установленный законодательством Российской Федерации.
1.2.Организация работы по рассмотрению обращений граждан в Администрации города Шахты осуществляется в соответствии со следующими правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- Областным законом от 25.10.2002 N 273-ЗС "Об административных правонарушениях";
- Областным законом от 18.09.2006 N 540-ЗС "Об обращениях граждан";
- Положением о подразделении Администрации города Шахты (отдел обращения граждан);
- распоряжением Администрации города Шахты от 28.12.2014 N 333 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте "Дело";
- распоряжением Администрации города Шахты от 08.02.2014 N 365 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Шахты".
1.3.Положения Порядка распространяются на все устные обращения, обращения в письменной форме, обращения в форме электронного документа, индивидуальные и коллективные обращения граждан, кроме обращений, рассмотрение которых регулируется соответствующими законодательными и иными нормативными правовыми актами.
Положения, установленные настоящим Порядком, применяются к правоотношениям, связанным с организацией работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющих публично значимые функции государственных и муниципальных учреждений, иных организаций и должностных лиц, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации (далее - граждане).
1.4.Должностные лица и специалисты Администрации города Шахты несут ответственность за нарушение настоящего Порядка в соответствии с действующим законодательством.
1.5.При рассмотрении обращений граждан в Администрации города Шахты его должностные лица:
- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
- запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 3.3 - 3.8 раздела 3 настоящего Порядка;
- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
1.6.При рассмотрении обращения, поступившего в Администрацию города Шахты, гражданин имеет право:
- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании. К обращениям, поступившим в форме электронного документа, гражданин вправе приложить необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме;
- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 3.3 - 3.8 раздела 3 настоящего Порядка, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
1.7.Результатом рассмотрения обращений граждан является:
- письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов либо перенаправление обращения в другой государственный орган или соответствующему должностному лицу с уведомлением заявителя о переадресации обращения либо уведомление заявителя о невозможности рассмотрения обращения по существу поднимаемых вопросов;
- устный ответ на все поставленные вопросы с согласия гражданина, если указанные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, в остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответ на обращение не дается в случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ.
2.Требования к организации рассмотрения обращений граждан
2.1.Почтовым адресом Администрации города Шахты для доставки письменных обращений является: 346500, г. Шахты, ул. Советская, 158.
Гражданин может лично передать письменное обращение в отдел обращения граждан Администрации города Шахты (далее - отдел обращений) по адресу: 346500, г. Шахты, ул. Советская, 187/189.
2.2.График (режим) работы Администрации города Шахты:
понедельник - четверг - 09:00 - 18:00;
пятница - 09:00 - 16:45;
предпраздничные дни - 09:00 - 17:00;
суббота и воскресенье - выходные дни;
перерыв - 13:00 - 13:45.
2.3.Обращения в Администрацию города Шахты в форме электронного сообщения направляются путем заполнения специальной формы, размещенной в информационно-коммуникационной сети "Интернет" (далее - в сети "Интернет") на официальном сайте Администрации города Шахты www.shakhty-gorod.ru или по адресу электронной почты Администрации города Шахты: info@shakhty-gorod.ru.
Электронные сообщения, направленные на иные электронные адреса, к рассмотрению не принимаются.
2.4.Прием обращений в телефонном режиме в Администрации города Шахты не осуществляется.
Телефон для справок отдела обращений: (8636) 26-24-26.
2.5.Сведения о месте нахождения и телефонных номерах структурных подразделений Администрации города Шахты, почтовом адресе и адресах электронной почты для направления обращений граждан размещены на официальном сайте Администрации города Шахты в сети "Интернет": www.shakhty-gorod.ru.
2.6.Информация о регистрации, исполнении обращений граждан и о ходе рассмотрения поступивших письменных обращений граждан предоставляется работником отдела обращений по телефону: (8636) 26-25-83; 26-24-26.
2.7.Визуальная и текстовая информация о порядке рассмотрения обращений граждан размещается на информационном стенде, а также на официальном сайте Администрации города Шахты в сети "Интернет": www.shakhty-gorod.ru.
На информационном стенде в отделе обращений размещается следующая обязательная информация:
- режим работы отдела обращений;
- требования к письменным обращениям граждан;
- график личного приема граждан уполномоченными должностными лицами;
- график личного приема граждан в приемной Губернатора Ростовской области в городе Шахты;
- почтовый адрес Администрации города Шахты;
- выписки из нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;
- разъяснительная информация по текущим и наиболее актуальным вопросам граждан.
2.8.Информирование граждан по устным обращениям осуществляется специалистами отдела обращений: о местонахождении и графике работы Администрации города Шахты; о справочных телефонах и почтовых адресах; об адресе официального сайта в сети "Интернет", адресе электронной почты Администрации города Шахты; о порядке получения информации по вопросам организации рассмотрения обращений, в том числе с использованием информационных систем.
Информация не предоставляется в случае, если:
- содержание обращения не позволяет установить суть запрашиваемой информации;
- текст обращения написан по-русски с использованием латиницы;
- при обращении в устной форме:
- не сообщается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
- не сообщается номер телефона, по которому можно связаться с заявителем;
- не сообщается наименование государственного органа либо фамилия или должность лица, которое, по мнению заявителя, имеет отношение к рассмотрению его обращения в устной форме;
- высказываются нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- запрашиваемая информация:
- относится к информации ограниченного доступа;
- неоднократно предоставлялась заявителю;
- не относится к деятельности органа местного самоуправления;
- требует правовой оценки актов, принятых государственным органом, органом местного самоуправления, анализа деятельности государственного органа, его территориальных органов, органа местного самоуправления либо подведомственных организаций или проведения иной аналитической работы;
- опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети "Интернет";
- касается деятельности судов и не предоставляется в соответствии с Федеральным законом от 22.12.2008 N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации";
- требует осуществления мероприятий по ее сбору, обобщению или анализу.
2.9.Обращение гражданина рассматривается в течение тридцати дней со дня регистрации в Администрации города Шахты, если главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты, лицами, их замещающими, не установлен более короткий срок его рассмотрения.
Глава Администрации города Шахты, первый заместитель главы Администрации города Шахты, заместители главы Администрации города Шахты, в соответствии с распределением обязанностей, направляют обращения граждан для рассмотрения по существу в курируемые подразделения, отраслевые (функциональные) органы, муниципальные предприятия и учреждения и иные органы в соответствии с их компетенцией.
Направление главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты обращения на рассмотрение в другой государственный орган осуществляется на основании поручения должностного лица с указанием наименования органа местного самоуправления Администрации города Шахты и его должностного лица, куда направляется обращение, при этом заявителю направляется уведомление о переадресации обращения по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку.
Если в обращении, поступившем в Администрацию города Шахты, не были установлены контрольные сроки исполнения, и обращение перенаправлено из Администрации города Шахты для рассмотрения в иной орган исполнительной власти Ростовской области с одновременным уведомлением заявителя о переадресации его обращения, то сроки исполнения обращения исчисляются со дня регистрации обращения в органе местного самоуправления Администрации города Шахты, в который оно направлено для рассмотрения по существу.
2.10.Срок регистрации обращения - в течение трех дней с момента поступления.
В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока рассмотрения обращения считается ближайший, следующий за ним, рабочий день.
2.11.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления, организацию или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты или начальником отдела обращений, но не более чем на тридцать дней, при этом исполнителем направляется соответствующее уведомление гражданину и в отдел обращений.
2.11.1.По направленному в установленном порядке запросу государственным органом или должностным лицом срок подготовки информации исполнителем не должен превышать пятнадцать дней.
2.11.2.Ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений несут исполнители.
2.12.Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города Шахты, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации.
2.13.В случае, если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня его регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
2.14.Обращения, направленные федеральными государственными органами власти в Администрацию города Шахты с просьбой об информировании по результатам рассмотрения, рассматриваются в сроки, установленные ими, или в сроки, установленные главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты. Если вышеуказанные сроки установлены не были, то обращения рассматриваются в течение тридцати дней со дня их регистрации в Администрации города Шахты.
3.Организация работы по рассмотрению обращений граждан
3.1.Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие процедуры:
- прием и регистрацию обращений;
- рассмотрение обращений;
- направление ответа на обращение;
- личный прием граждан.
3.2.Обращение, поступившее в Администрацию города Шахты, подлежит обязательному рассмотрению.
3.3.В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в соответствующий орган в соответствии с его компетенцией.
3.4.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3.5.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
3.6.В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.7.В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направлявшимися обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, а также при условии, что указанное обращение и ранее направлявшиеся обращения поступали в Администрацию города Шахты или одному и тому же должностному лицу, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Решение о прекращении переписки ввиду безосновательности рассмотрения очередного обращения принимается главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты, начальником правового управления Администрации города Шахты на основании предложения начальника отдела обращений граждан Администрации города Шахты или ответственного исполнителя.
В случае, если обращение, поступившее в Администрацию города Шахты, было переадресовано для рассмотрения по компетенции в курируемые подразделения, отраслевые (функциональные) органы, муниципальные предприятия и учреждения и иные органы, решение о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки принимается соответствующим руководителем по компетенции вопроса.
3.8.В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.9.В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Администрацию города Шахты или должностному лицу Администрации города Шахты.
3.10.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистами отдела обращений граждан Администрации города Шахты.
3.11.По просьбе гражданина специалистами отдела обращений граждан выдается расписка о принятии заявления в Администрации города Шахты, содержащая дату поступления обращения и фамилию.
3.12.Обращения, поступившие в Администрацию города Шахты, после первичной обработки в отделе делопроизводства в тот же день в 14 часов передаются под роспись в отдел обращений граждан Администрации города Шахты.
Обращения, поступившие в Администрацию города Шахты после 15 часов, регистрируются следующим днем.
3.13.Электронные обращения граждан, поступающие на официальный сайт Администрации города Шахты и по адресу электронной почты Администрации города Шахты, регистрируются в отделе обращения граждан.
3.14.Поступившие в адрес должностных лиц Администрации города Шахты письма с пометкой "Лично", с правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются и передаются отделом обращений граждан или общим отделом Администрации города Шахты в приемную должностного лица, которому они адресованы.
В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения граждан, корреспонденция в течение одного дня передается в отдел обращения граждан для регистрации и направления по принадлежности для рассмотрения.
3.15.Поступившие в отдел обращения граждан письма граждан сортируются на коллективные, поступившие из вышестоящих федеральных органов власти, отдельно поставленные ими на контроль, а также по территориям адресата для дальнейшей обработки.
3.16.Регистрация обращений граждан, поступивших в Администрацию города Шахты, независимо от способов их доставки, производится специалистами отдела обращения граждан в соответствии с пунктом 2.10 раздела 2 настоящего Порядка.
3.17.Учет, систематизация и анализ обращений граждан осуществляются с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело").
3.18.Специалисты отдела обращения граждан обязаны сверить указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, прочитать обращение, определить его тематику и выявить поставленные заявителем вопросы, проверить обращение на повторность, зарегистрировать в регистрационной форме системы "Дело".
3.19.На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с датой регистрации письма и регистрационным номером, который автоматически присваивается в системе "Дело".
В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Конверты сохраняются вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения и хранения.
3.20.Информация о поступившем обращении вносится в регистрационную карточку системы "Дело". В обязательном порядке вносится следующая информация:
- дата поступления обращения;
- фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии);
- почтовый адрес заявителя и (или) адрес электронной почты;
- канал поступления обращения (почта, e-mail, принято в отделе, курьер и тому подобное);
- сведения об адресате (Администрация города Шахты, глава Администрации города Шахты, первый заместитель главы Администрации города Шахты, заместители главы Администрации города Шахты либо иные адресаты);
- состав документа (количество страниц);
- реквизиты сопроводительного письма (при наличии);
- краткое содержание обращения;
- рубрика (в соответствии с Типовым общероссийским классификатором);
- вид обращения (заявление, предложение или жалоба);
- кратность обращения (повторное, многократное);
- гражданство заявителя (при наличии информации);
- форма обращения (письменное, в форме электронного документа, устное);
- тип предложения, заявления или жалобы (в соответствии с предлагаемыми списками);
- предмет ведения (местные органы власти, Ростовская область как субъект Российской Федерации, Российская Федерация или совместное ведение).
3.21.Ответственность за полноту сведений, вносимых в регистрационные карточки системы "Дело", несут специалисты отдела обращения граждан, а также должностные лица, ответственные за организацию работы с обращениями граждан в соответствующих органах.
3.22.Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Отметка о коллективности обращения вносится в регистрационную карточку системы "Дело".
3.23.По содержанию каждого обращения специалисты отдела обращения граждан определяют ответственного исполнителя, при необходимости - соисполнителей, и направляют обращение по принадлежности.
Информация об исполнителях и текст поручения вносятся в систему "Дело", подготавливают уведомление заявителю о направлении его обращения для рассмотрения или переадресации в подразделения Администрации города Шахты, отраслевые (функциональные) органы, муниципальные предприятия и учреждения и иные органы, в соответствии с их компетенцией.
Сопроводительные письма к обращениям, направляемым в курируемые подразделения, отраслевые (функциональные) органы, муниципальные предприятия и учреждения и иные органы по компетенции вопроса, с просьбой информировать о рассмотрении вопросов по существу, подписываются начальником отдела обращений или замещающим его лицом.
Уведомление заявителям о рассмотрении обращения подписывается начальником отдела обращения граждан.
3.24.Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из его содержания, независимо от того, кому оно адресовано, за исключением писем, адресованных вышестоящими органами конкретным должностным лицам.
3.25.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в подразделения Администрации города Шахты, отраслевые (функциональные) органы, муниципальные предприятия и учреждения и иные органы по компетенции вопроса или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
3.26.В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Администрации города Шахты, такие обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращении, с уведомлением об этом заявителя.
3.27.Если заявитель ранее обращался в Администрацию города Шахты и не удовлетворен принятым решением, обращение передается для рассмотрения главой Администрации города Шахты, первым заместителям главы Администрации города Шахты, заместителям главы Администрации города Шахты в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.
3.28.Обращения граждан, поступившие в Администрацию города Шахты из федеральных органов государственной власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются главе Администрации города Шахты, первому заместителю главы Администрации города Шахты, заместителям главы Администрации города Шахты, которые определяют порядок работы по рассмотрению обращения.
3.29.В ответе в федеральные органы государственной власти должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.
3.30.Подлинники обращений граждан возвращаются в федеральные органы государственной власти только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме о возврате обращения.
3.31.Ежедневно, до 17:00 часов, помощники руководителей или уполномоченные на это лица получают письменные обращения граждан по курируемым вопросам в отделе обращений под роспись, при этом проверяются установленные реквизиты письменного обращения, наличие указанных автором вложений и приложений.
3.32.При необходимости срочной передачи обращения главе Администрации города Шахты, первому заместителю главы Администрации города Шахты, заместителям главы Администрации города Шахты в течение дня сотрудник отдела обращений передает его в соответствующую приемную исполнителя и передает по назначению под роспись.
3.33.Ответы, подготовленные в адрес заявителей, поступившие для рассмотрения в Администрацию города Шахты, а также в адрес федеральных и иных органов власти, ежедневно, до 14 часов, сотрудниками отдела обращений передаются по реестру в общий отдел Администрации города Шахты для их рассылки.
3.34.Не допускается передача обращения, состоящего на контроле в отделе обращений, от одного исполнителя другому, минуя отдел обращений, а также изъятие прилагаемых материалов. О такой передаче сотрудником отдела обращений делается отметка в системе "Дело" и обращение передается другому исполнителю в соответствии с настоящим Порядком.
3.35.Должностные лица, которым поручено рассмотрение обращения, обеспечивают полное и объективное рассмотрение обращений в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, областными законами и настоящим Порядком.
3.36.В случае, если рассмотрение обращения поручено одновременно первому заместителю главы Администрации города Шахты, заместителям главы Администрации города Шахты, структурным подразделениям Администрации города Шахты, отраслевым (функциональным) органам, муниципальным предприятиям и учреждениям по компетенции вопроса ответственным за организацию рассмотрения обращения и подготовку обобщенного ответа считается исполнитель, указанный в поручении первым. При этом соисполнители, указанные в поручении, предоставляют информацию в адрес ответственного исполнителя для обобщения.
В случае, если обращение переадресовано для рассмотрения по компетенции одновременно нескольким структурным подразделениям Администрации города Шахты, отраслевым (функциональным) органам, муниципальным предприятиям и учреждениям, рассмотрение обращения и подготовка ответа каждым органом осуществляется самостоятельно в пределах вопросов, отнесенных к их компетенции.
В случае, если рассмотрение обращения поручено совместно первому заместителю главы Администрации города Шахты, заместителям главы Администрации города Шахты, структурным подразделениям Администрации города Шахты, отраслевым (функциональным) органам, муниципальным предприятиям и учреждениям, ответственным за организацию рассмотрения обращения и подготовку обобщенного ответа считается первый заместитель главы Администрации города Шахты или заместитель главы Администрации города Шахты, указанный в поручении первым. При этом соисполнители, указанные в поручении, предоставляют информацию в адрес ответственного исполнителя для обобщения.
3.37.Депутатский запрос, направленный в Администрацию города Шахты депутатом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по обращениям граждан, направляется на рассмотрение тому должностному лицу, которому он адресован.
Должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через тридцать дней со дня регистрации в отделе обращений.
Ответ на депутатский запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
3.38.При обращении в Администрацию города Шахты депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его деятельностью, должностные лица Администрации города Шахты дают ответ на это обращение и представляют запрашиваемые документы или сведения не позднее тридцати дней со дня регистрации в отделе обращений.
Ответ на обращение депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации подписывается должностным лицом, которому дано поручение в соответствии с компетенцией.
3.39.Запросы или обращения депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, поступившие в Администрацию города Шахты по вопросам, входящим в компетенцию Администрации города Шахты и его должностных лиц, направляются на рассмотрение тому должностному лицу, которому они адресованы.
Должностное лицо, которому направлен запрос или обращение, обязано дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через четырнадцать дней со дня его регистрации в отделе обращений.
Ответ на запрос или обращение должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос или обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
3.40.В случае если при рассмотрении обращения в Администрации города Шахты возникают разногласия между исполнителями о компетенции, данное обращение направляется первому заместителю главы Администрации города Шахты или заместителям главы Администрации города Шахты для принятия решения о дальнейшем рассмотрении обращения.
3.41.В случае, если обращение направлено не по принадлежности, то оно подлежит возврату не позднее двух дней со дня получения обращения с сопроводительным письмом за подписью руководителя (или лица, его замещающего), помощника руководителя или руководителя структурного подразделения со ссылкой на правовой акт.
При отсутствии объективного обоснования обращение к возврату не принимается.
3.42.При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.
Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, иную организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
3.43.В случае получения в установленном порядке запроса органа государственной власти или должностного лица, рассматривающих обращения граждан, должностные лица Администрации города Шахты обязаны в течение пятнадцати дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращений, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
3.44.Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах.
В ответе должны быть определены конкретные сроки или условия решения поднятого вопроса. Если решить вопрос не представляется возможным, ответ заявителю должен содержать четкие разъяснения со ссылкой на действующее законодательство и, при возможности, предложения других вариантов решения проблемы.
3.45.В случае направления на рассмотрение первому заместителю главы Администрации города Шахты, заместителям главы Администрации города Шахты обращений, содержащих вопросы, входящие в компетенцию федеральных органов власти, взаимодействие с которыми осуществляет Администрация города Шахты, ответственный исполнитель в установленном порядке запрашивает необходимую информацию и готовит ответ за подписью первого заместителя главы Администрации города Шахты, заместителя главы Администрации города Шахты или уполномоченными ими должностными лицами.
3.46.Ответ на обращение, поступившее в Администрацию города Шахты в форме электронного документа, направляется заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
3.47.Ответ на обращение граждан подписывается первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителем главы Администрации города Шахты либо иным должностным лицом по его поручению.
3.48.К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к своему обращению. Если в письме не содержатся просьбы об их возврате, они остаются в деле по обращению заявителя, которое хранится в архиве. Копии отправленных гражданину документов хранятся в архиве.
3.49.Ответы заявителям и в федеральные органы государственной власти печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Шахты. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.
3.50.Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения в соответствии с пунктом 2.11 раздела 2 настоящего Порядка непосредственный исполнитель не позднее чем за пять дней готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения гражданина.
Должностное лицо на основании служебной записки непосредственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.
Копию служебной записки с решением о продлении срока рассмотрения и копию уведомления заявителю о продлении срока рассмотрения ответственный исполнитель представляет в отдел обращений для изменения контрольных сроков.
При принятии решения о продлении срока рассмотрения обращения в регистрационной карточке системы "Дело" в разделе "Поручение" сотрудником отдела обращений проставляется новый срок рассмотрения обращения.
3.51.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте ответа указывается срок окончательного разрешения вопроса.
3.52.В случае, если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом государственной власти, то ответственный исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения, сообщив письменно о результатах согласования в отдел обращений для внесения новых сроков в регистрационную карточку системы "Дело".
3.53.Контроль за сроками исполнения поручений по рассмотрению обращений осуществляется первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты, давшими поручение по рассмотрению обращений.
3.54.После завершения рассмотрения письменного обращения, подлежащего возврату в отдел обращений, подлинник обращения, копия ответа и все материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются в отдел обращений, где проверяется правильность их оформления.
Если ответ заявителю не содержит полной информации о решении поднятых в письме вопросов, а также для устранения допущенных нарушений делопроизводства и порядка рассмотрения обращений, отделом обращений ответ вместе с обращением возвращается исполнителю для доработки и подготовки дополнительного письма гражданину.
3.55.При поступлении отработанных обращений граждан в отдел обращений специалист отдела снимает обращение с контроля. При этом проверяется полнота представленного пакета документов, соблюдение сроков рассмотрения обращения, в систему "Дело" вносится краткое содержание ответа, реквизиты ответа, отметка о результате рассмотрения обращений граждан: "Меры приняты", "Поддержано", "Разъяснено", "Не поддержано". На бумажной копии ответа проставляется дата снятия с контроля и подпись главы Администрации города Шахты, первого заместителя главы Администрации города Шахты, заместителей главы Администрации города Шахты.
3.56.Итоговое оформление дел по обращению заявителя для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
3.57.Должностные лица, ответственные за рассмотрение обращений, несут установленную законодательством ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов.
3.58.Обращения граждан, поступившие в Администрацию города Шахты из общественной приемной Губернатора Ростовской области, регистрируются и рассматриваются в соответствии с требованиями, установленными настоящим Порядком.
При регистрации таких обращений в дополнительные реквизиты регистрационной карточки системы "Дело" вносится наименование общественной приемной, из которой поступило обращение.
Копии ответов, направленных по обращениям, поступившим из общественной приемной Губернатора Ростовской области, направляются для сведения руководителю соответствующей общественной приемной (по почте или по системе "Дело").
4.Рассмотрение обращений по поручению
главы Администрации города Шахты
4.1.На резолюцию главе Администрации города Шахты передаются коллективные обращения, обращения, носящие социально и общественно значимый характер, обращения по вопросам, указывающим на совершение коррупционных правонарушений должностными лицами и сотрудниками Администрации города Шахты, структурных подразделений Администрации города Шахты, отраслевых (функциональных) органов, муниципальных предприятий и учреждений, а также запросы депутатов, адресованные главе Администрации города Шахты.
4.2.Обращения, передаваемые на резолюцию главе Администрации города Шахты, непосредственно определяются начальником отдела обращения граждан Администрации города Шахты.
4.3.После получения поручения главы Администрации города Шахты обращения передаются в отдел обращений для внесения резолюции и направления на рассмотрение по компетенции. Внесение резолюции осуществляется ответственным сотрудником отдела обращения граждан Администрации города Шахты в течение одного дня с момента поступления поручения в отдел обращений.
4.4.Срок рассмотрения обращений по поручению главы Администрации города Шахты - тридцать дней со дня регистрации обращения в отделе обращения граждан, если глава Администрации города Шахты не установлен более короткий срок рассмотрения.
4.5.Срок исполнения поручения главы Администрации города Шахты может быть продлен главой Администрации города Шахты.
Письмо с просьбой о продлении срока исполнения поручения направляется в адрес главы Администрации города Шахты ответственным исполнителем не позже чем за три дня до истечения срока исполнения поручения.
После согласования главой Администрации города Шахты продления срока исполнения поручения ответственным исполнителем направляется промежуточный ответ в адрес заявителя.
4.6.Обращения граждан, по которым имеется резолюция "Контроль", равно как и штамп "Контроль", рассматриваются в течение четырнадцати календарных дней, исчисляемых от даты поручения главы Администрации города Шахты.
4.7.При рассмотрении обращений граждан, по которым имеется поручение главы Администрации города Шахты, необходимо:
- провести встречу (либо связаться в телефонном режиме) с гражданином, направившим обращение, для разъяснения хода рассмотрения и сроков исполнения обращения, при этом, если в резолюции главы Администрации города Шахты содержится личное поручение должностному лицу, прием гражданина (телефонный разговор) должен быть проведен именно тем должностным лицом, которому дано поручение;
- обеспечить всестороннее и объективное рассмотрение обращения, направить заявителю письменный ответ по существу вопроса;
4.8.Ответ на обращение, рассмотренное по поручению главы Администрации города Шахты, подписывается тем должностным лицом, которому дано поручение.
4.9.Ответ на обращение граждан, рассмотренное по поручению главы Администрации города Шахты, до отправки заявителю направляется в отдел обращения граждан Администрации города Шахты.
Специалисты отдела обращения граждан Администрации города Шахты вправе вернуть на доработку ответ заявителю или информацию, подготовленную для подготовки ответа в вышестоящие органы власти, в случае их несоответствия требованиям, установленным настоящим Порядком.
4.10.Письменные обращения граждан, по которым даны поручения главы Администрации города Шахты, находятся на контроле в отделе обращения граждан Администрации города Шахты.
6.Личный прием граждан в Администрации города Шахты
6.1.Личный прием граждан осуществляется главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты или уполномоченными ими должностными лицами Администрации города Шахты по вопросам, отнесенным к их компетенции.
В случае необходимости на личный прием приглашаются руководители структурных подразделений Администрации города Шахты, отраслевых (функциональных) органов, муниципальных предприятий и учреждений, иные должностные лица.
6.2.Прием граждан главой Администрации города Шахты проводится в форме личного приема в приемной граждан Администрации города Шахты с применением в постоянном режиме системы сетевого справочного телефонного узла (ССТУ) для личного приема граждан в органах местного самоуправления.
Информация о месте приема, а также об установленных днях и часах размещается в разделе "Отложенный прием" на закрытом информационном ресурсе ССТУ.РФ.
6.3.Личный прием граждан в Администрации города Шахты осуществляется первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты и уполномоченными ими лицами, руководителями структурных подразделений Администрации города Шахты и временно замещающими их лицами в соответствии с графиками приема граждан в установленных для приема местах.
График приема граждан главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты формируется отделом обращения граждан ежемесячно, по согласованию руководителей, составляется и утверждается главой Администрации города Шахты.
График приема граждан ежемесячно публикуется в газете "Шахтинские известия", размещается на официальном сайте Администрации города Шахты в сети "Интернет": www.shakhty-gorod.ru и вывешивается на информационном стенде в приемной граждан Администрации города Шахты.
6.4.Личный прием граждан проводится начальником отдела обращения граждан Администрации города Шахты с 09:00 до 18:00 ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.
6.5.Личный прием граждан должностными лицами Администрации города Шахты проводится в приемной граждан Администрации города Шахты или других установленных местах.
6.6.В случае если гражданин обратился в отдел обращения граждан с просьбой о записи на личный прием к главе Администрации города Шахты, первому заместителю главы Администрации города Шахты, предварительная беседа с гражданами, предварительная запись на личный прием возлагается на начальника отдела обращения граждан Администрации города Шахты или специалиста отдела обращения граждан Администрации города Шахты.
6.7.Запись на личный прием в телефонном режиме не осуществляется.
6.8.Организация проведения личного приема граждан главы Администрации города Шахты, первого заместителя главы Администрации города Шахты возлагается на начальника отдела обращения граждан Администрации города Шахты.
Информация о месте, днях и часах приема, а также о мотивированном отказе в записи на прием доводится до сведения граждан начальником отдела обращения граждан Администрации города Шахты.
6.9.В случае отсутствия в день приема руководителя по его поручению прием может осуществлять уполномоченное должностное лицо по курируемым вопросам, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина.
В случае несогласия гражданина, записавшегося на личный прием к руководителю, с проведением личного приема уполномоченным должностным лицом прием проводится по решению руководителя в другой день, по предварительному согласованию с гражданином.
6.10.Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности записи на личный прием по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.
6.11.Во время проведения личного приема граждане имеют возможность изложить свое обращение устно либо представить в письменной форме.
6.12.В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.
Согласие на получение гражданином устного ответа подтверждается его подписью, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, подписанный руководителем, проводившим личный прием.
6.13.По окончании личного приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
6.14.По итогам личного приема поручения, зафиксированные в карточке личного приема, проводившего личный прием граждан, вводится текст поручения в регистрационную карточку системы "Дело".
6.15.Контроль за исполнением поручения по рассмотрению обращения гражданина возлагается на руководителя, проводившего личный прием.
6.16.Повторный прием по одному и тому же вопросу к руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
6.17.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
6.18.Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.
7.Контроль за исполнением рассмотрения обращений
7.1.Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного рассмотрения обращений граждан, принятия мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, мониторинга поступающих обращений граждан.
7.2.Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляется главой Администрации города Шахты, первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты, начальником отдела обращения граждан Администрации города Шахты, а также руководителями структурных подразделений Администрации города Шахты, отраслевых (функциональных) органов, муниципальных предприятий и учреждений, на рассмотрении которых находятся обращения граждан.
7.3.Отделом обращения граждан на контроль ставятся обращения, в которых сообщается о нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое социальное и общественное значение. Постановка обращений на контроль производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений заявителей.
7.4.В обязательном порядке отделом обращения граждан Администрации города Шахты на контроль ставится рассмотрение обращений граждан, поступивших:
- из федеральных органов государственной власти и поставленных ими на контроль;
- из общественной приемной Губернатора Ростовской области в городе Шахты;
7.5.Контроль за рассмотрением обращений включает:
- постановку на контроль поручений (резолюций) главы Администрации города Шахты по рассмотрению обращений;
- контроль исполнения поручений по рассмотрению обращений граждан первым заместителем главы Администрации города Шахты, заместителями главы Администрации города Шахты, должностными лицами;
- сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений граждан;
- подготовку запросов о ходе исполнения поручений по обращениям граждан;
- снятие с контроля поручений по рассмотрению обращений граждан.
Обращения снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны письменные ответы.
8.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений или
действий (бездействия) Администрации города Шахты, а также
его должностных лиц
8.1.Решения или действия (бездействие) должностного лица Администрации города Шахты, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения настоящего Порядка, могут быть обжалованы вышестоящему должностному лицу Администрации города Шахты.
8.2.Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действия (бездействие) должностного лица Администрации города Шахты, принятое или осуществленное им в ходе исполнения настоящего Порядка.
8.3.Жалоба гражданина на решение или действия (бездействие) должностного лица Администрации города Шахты подается в письменной или в электронной форме и рассматривается в соответствии с настоящим Порядком.
В подтверждение своих доводов к жалобе гражданин может прилагать сведения и материалы либо их копии.
8.4.Рассмотрение жалобы на действия (бездействие) первого заместителя главы Администрации города Шахты, заместителей главы Администрации города Шахты, подготовка и подписание ответа возлагается на начальника правового управления Администрации города Шахты.
Для объективного рассмотрения жалобы правовое управление Администрации города Шахты вправе запрашивать информацию и привлекать к рассмотрению структурные поздравления Администрации города Шахты в соответствии с их компетенцией.
8.5.По результатам рассмотрения жалобы на решение или действия (бездействие), осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения настоящего Порядка, начальник правового управления Администрации города Шахты:
- отказывает в удовлетворении жалобы;
- удовлетворяет жалобу, признает решение или действия (бездействие) неправомерными и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения установленных (выявленных) нарушений.
8.6.Ответ на жалобу направляется гражданину в течение тридцати дней со дня регистрации жалобы в Администрации города Шахты.
Руководитель аппарата
Администрации
В.А.ИВАНОВ