Распоряжение Администрации Ростовской области от 05.06.2007 № 148
Об утверждении Порядка обработки и хранения персональных данных работников аппарата Администрации Ростовской области
АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 05.06.2007 N 148 г. Ростов-на-Дону Утратилo силу - Распоряжение Правительства Ростовской области от 30.08.2012 г. N 372 Об утверждении Порядка обработки и хранения персональных данных работников аппарата Администрации Ростовской области В соответствии с Федеральными законами от 27.07.2004 N 79-ФЗ "Огосударственной гражданской службе Российской Федерации", от27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения оперсональных данных государственного гражданского служащего РоссийскойФедерации и ведении его личного дела" и распоряжением АдминистрацииРостовской области от 14.03.2007 N 54 "О мерах по реализации УказаПрезидента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609": 1. Утвердить Порядок обработки и хранения персональных данныхработников аппарата Администрации Ростовской области согласноприложению. 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителяГлавы Администрации (Губернатора) области по организационной, кадровойработе и вопросам местного самоуправления Кузнецова С.Г. Глава Администрации (Губернатор) области В.Ф. ЧубРаспоряжение вноситуправление по кадровой иорганизационной работеАдминистрации области Приложение к распоряжению Администрации Ростовской области от 05.06.2007 N 148 ПОРЯДОК обработки и хранения персональных данных работников аппарата Администрации Ростовской области I. Общие положения 1.1. Порядок обработки и хранения персональных данных работниковаппарата Администрации Ростовской области (далее - Порядок) разработанв соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "Оперсональных данных", указами Президента Российской Федерации от30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данныхгосударственного гражданского служащего Российской Федерации и веденииего личного дела", от 06.03.97 N 188 "Об утверждении перечня сведенийконфиденциального характера". 1.2. Настоящий Порядок устанавливает процедуру обработки ихранения персональных данных работников аппарата АдминистрацииРостовской области. 1.3. Сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление,изменение, передачу, уничтожение и другое использование документов сперсональными данными работников аппарата Администрации Ростовскойобласти (далее - обработка) осуществляют работники управления покадровой и организационной работе Администрации Ростовской области.Ответственность за обеспечение защиты персональных данных возложена наначальника службы по работе с персоналом управления по кадровой иорганизационной работе Администрации Ростовской области и начальникауправления по кадровой и организационной работе АдминистрацииРостовской области. 1.4. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизниработника аппарата Администрации Ростовской области, содержащиеся вдокументах, указанных в настоящем Порядке, а также персональныеданные, содержащиеся в личных делах государственных гражданскихслужащих Ростовской области, замещающих должности государственнойгражданской службы Ростовской области в Администрации Ростовскойобласти (адрес места жительства, номер домашнего телефона, предыдущееместо работы (службы), биометрические персональные данные, данные облизких родственниках (родителях, супруге, детях), относятся ксведениям конфиденциального характера. II. Документы, содержащие персональные данные работников аппарата Администрации Ростовской области, подлежащие защите 2.1. К документам, содержащим персональные данные работниковаппарата Администрации Ростовской области, подлежащие защите,относятся: трудовые книжки; личные дела; личные карточки (унифицированные формы N Т-2ГС(МС) и N Т-2); справки-объективки; штатная книга аппарата Администрации Ростовской области; книга учета выдачи трудовых книжек; трудовые договоры работников, осуществляющих техническоеобеспечение деятельности Администрации Ростовской области; табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда(унифицированная форма N Т-12); расчетно-платежная ведомость; карточка-справка (расчет заработной платы); налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физическихлиц (форма 1-НДФЛ); справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховыхвзносах; индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иныхвознаграждений, сумм начисленного единого социального налога,страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налоговоговычета); индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иныхвознаграждений, страховых взносов на обязательное пенсионноестрахование; свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физическоголица по месту жительства на территории Российской Федерации. III. Ведение личных дел 3.1. К личному делу государственного гражданского служащегоРостовской области, замещающего должность государственной гражданскойслужбы Ростовской области в Администрации Ростовской области (далее -гражданский служащий), приобщаются следующие документы: а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскуюслужбу и замещении должности государственной гражданской службыРостовской области (далее - должность гражданской службы); б) собственноручно заполненная и подписанная гражданиномРоссийской Федерации анкета установленной формы с приложениемфотографии; в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантнойдолжности гражданской службы (если гражданин назначен на должность порезультатам конкурса); г) копия паспорта и копии свидетельств о государственнойрегистрации актов гражданского состояния; д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающегопрохождение военной или иной службы; е) копии документов о профессиональном образовании,профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке,присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются); ж) копии решений о награждении государственными наградами,присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждениигосударственных премий (если таковые имеются); з) копия акта государственного органа о назначении на должностьгражданской службы; и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменныхдополнительных соглашений, которыми оформляются изменения идополнения, внесенные в служебный контракт; к) копии актов государственного органа о переводе гражданскогослужащего на иную должность гражданской службы, о временном замещенииим иной должности гражданской службы; л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц,подлежащих призыву на военную службу); м) копия акта государственного органа об освобождениигражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, опрекращении служебного контракта или его приостановлении; н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшегоаттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей зааттестационный период; о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровнеего знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможностиприсвоения ему классного чина государственной гражданской службыРостовской области; п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классногочина государственной гражданской службы Ростовской области (иногоклассного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровыйрезерв, а также об исключении его из кадрового резерва; с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также оналожении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах,об отстранении гражданского служащего от замещаемой должностигражданской службы; у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, еслиисполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службысвязано с использованием таких сведений; ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественногохарактера гражданского служащего; х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионногострахования; ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органефизического лица по месту жительства на территории РоссийскойФедерации; ч) копия страхового медицинского полиса обязательногомедицинского страхования граждан; ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии угражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскуюслужбу или ее прохождению; щ) справка о результатах проверки достоверности и полнотыпредставленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе иобязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдениигражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. 3.2. В личное дело гражданского служащего вносятся такжеписьменные объяснения гражданского служащего, если такие объясненияданы им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы,предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовымиактами Российской Федерации. 3.3. Документы, приобщенные к личному делу гражданскогослужащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делуприлагается опись. IV. Порядок обращения с документами и другими носителями информации, содержащими персональные данные, подлежащие защите 4.1. Прием и учет документов и других носителей информации,содержащих персональные данные, подлежащие защите, осуществляютсяработниками отдела отбора и аттестации кадров и службы по работе сперсоналом управления по кадровой и организационной работеАдминистрации Ростовской области. 4.2. Черновики и проекты документов уничтожаются путем сожженияили измельчения в бумагорезательной машине. 4.3. Личные дела гражданских служащих и другие документы,содержащие персональные данные, подлежащие защите, выдаютсяработниками службы по работе с персоналом управления по кадровой иорганизационной работе Администрации Ростовской области по карточкевыдачи с распиской пользователей о получении и с распиской работниковслужбы по работе с персоналом в обратном приеме документов. 4.4. Сведения, содержащиеся в документах, указанных в разделе IIнастоящего Порядка, пересылаются сторонним организациям фельдъегерскойсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным списьменным уведомлением. 4.5. При смене работника, ответственного за учет документов идругих носителей информации, содержащих персональные данные,подлежащие защите, составляется акт приема-сдачи этих материалов,который утверждается начальником управления по кадровой иорганизационной работе Администрации Ростовской области. 4.6. Опубликование или передача для опубликования сведений,содержащих персональные данные, подлежащие защите, в необходимыхслучаях допускается с согласия субъекта этих данных либо без егосогласия в случаях, предусмотренных частью 2 статьи 6 Федеральногозакона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". V. Обязанности должностных лиц по сохранению персональных данных, подлежащих защите 5.1. При работе со сведениями, содержащими персональные данные,подлежащие защите, работники аппарата Администрации Ростовской областиобязаны: знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ всоответствии со служебной необходимостью; хранить в тайне ставшие известными им сведения, содержащиеперсональные данные, подлежащие защите, информироватьнепосредственного руководителя о фактах нарушения порядка обращения сперсональными данными и о попытках несанкционированного доступа к ним; о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета ихранения документов, а также о фактах разглашения сведений, содержащихперсональные данные, подлежащие защите, представлять непосредственнымруководителям письменные объяснения. 5.2. При работе со сведениями, содержащими персональные данные,подлежащие защите, запрещается: работать на персональных компьютерах, не предназначенных дляобработки конфиденциальной информации; передавать документы, содержащие персональные данные, подлежащиезащите, по открытым каналам связи (факсимильная связь, электроннаяпочта и т.п.), а также использовать сведения, содержащие персональныеданные, подлежащие защите, в открытой переписке и при ведениипереговоров по телефону; снимать копии с документов, содержащих персональные данные,подлежащие защите, без разрешения начальника управления по кадровой иорганизационной работе Администрации Ростовской области; использовать сведения, содержащие персональные данные, подлежащиезащите, в неслужебных целях, в разговоре с лицами, не имеющимиотношения к этим сведениям. 5.3. Лица, командированные в Администрацию Ростовской области,допускаются к сведениям, содержащим персональные данные, решениемруководителя структурного подразделения в объеме выполнениякомандировочного задания и с соблюдением требований настоящегоПорядка. 5.4. Документы, содержащие персональные данные, подлежащиезащите, хранятся в металлических постоянно запертых шкафах в службе поработе с персоналом управления по кадровой и организационной работеАдминистрации Ростовской области. VI. Доступ к персональным данным 6.1. Правом доступа к персональным данным работников аппаратаАдминистрации Ростовской области, подлежащим защите, имеют следующиедолжностные лица: Глава Администрации (Губернатор) области; первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области -Bице-губернатор; первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области; заместитель Главы Администрации (Губернатора) области поорганизационной, кадровой работе и вопросам местного самоуправления; заместитель Главы Администрации (Губернатора) области -управляющий делами; руководитель секретариата Главы Администрации (Губернатора)области; помощник - главный специалист секретариата Главы Администрации(Губернатора) области (сотрудник действующего резерва); начальник управления по кадровой и организационной работеАдминистрации Ростовской области; начальник отдела безопасности Администрации Ростовской области; работники отдела отбора и аттестации кадров, службы по работе сперсоналом и службы по государственным наградам управления по кадровойи организационной работе Администрации Ростовской области. 6.2. Правом доступа к справкам-объективкам работников аппаратаАдминистрации Ростовской области имеют следующие должностные лица: заместители Главы Администрации (Губернатора) области; руководитель секретариата первого заместителя Главы Администрации(Губернатора) области - Вице-губернатора; руководитель секретариата первого заместителя Главы Администрации(Губернатора) области; помощники - главные специалисты заместителей Главы Администрации(Губернатора) области; начальник управления по работе с административными имобилизационными органами Администрации Ростовской области; руководители структурных подразделений аппарата Администрацииобласти имеют право доступа к справкам-объективкам непосредственноподчиненных им работников; члены конкурсной комиссии во время проведения конкурса назамещение вакантной должности государственной гражданской службыРостовской области в Администрации Ростовской области и конкурса навключение в кадровый резерв Администрации Ростовской области; члены аттестационной комиссии во время проведения аттестации иквалификационного экзамена государственных гражданских служащихРостовской области, замещающих должности государственной гражданскойслужбы Ростовской области в аппарате Администрации Ростовской области,а также должности руководителей областных органов исполнительнойвласти и их заместителей. 6.3. Правом доступа к персональным данным работников аппаратаАдминистрации Ростовской области, подлежащим защите, в соответствии сдолжностным регламентом имеют следующие должностные лица: работники бухгалтерии Администрации Ростовской области; работники управления по работе с административными имобилизационными органами Администрации Ростовской области; работники отдела безопасности Администрации Ростовской области; работники социально-хозяйственного отдела АдминистрацииРостовской области; работники отдела электронно-информационного обеспеченияАдминистрации Ростовской области. VII. Ответственность за разглашение сведений, содержащих персональные данные, подлежащие защите, утрату документов, содержащих такую информацию, и нарушение порядка работы с ней 7.1. Разглашение сведений, содержащих персональные данные,подлежащие защите, или утрата носителей таких сведений влечет за собойпоследствия, предусмотренные действующим законодательством. 7.2. Персональную ответственность за разглашение сведений,содержащих персональные данные, подлежащие защите, или утратуносителей таких сведений несет работник аппарата АдминистрацииРостовской области, имеющий доступ к этой информации и допустивший ееразглашение или утрату. 7.3. О фактах утраты работниками аппарата АдминистрацииРостовской области носителей сведений, содержащих персональные данные,подлежащие защите, либо разглашения этих сведений ставится визвестность его непосредственный руководитель, и Главой Администрации(Губернатором) области назначается комиссия для проведения служебнойпроверки. По результатам служебной проверки составляется акт. Акты наутраченные дела постоянного хранения передаются в архив. 7.4. Лица, виновные в разглашении или утрате сведений, содержащихперсональные данные, подлежащие защите, несут ответственность всоответствии с законодательством Российской Федерации. 7.5. Контроль за исполнением работниками аппарата АдминистрацииРостовской области требований настоящего Порядка возлагается наруководителей структурных подразделений Администрации области. Начальник общего отдела Администрации области Г.В. Павлятенко