Постановление Администрации г. Таганрога от 29.07.2010 № 3312
Об утверждении Административных регламентов по предоставлению Муниципальным учреждением "Муниципальный архив документов по личному составу" муниципальных услуг
МЕСТНОЕ САМОУПРАВЛЕНИЕ Г. ТАГАНРОГ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАГАНРОГА ПОСТАНОВЛЕНИЕ 29.07.2010 N 3312 Об утверждении Административных регламентов по предоставлению Муниципальным учреждением "Муниципальный архив документов по личному составу" муниципальных услуг В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ"Об архивном деле в Российской Федерации", Областным законом от 16.12.2010 N 6186"О порядке организации работы по формированию и финансовомуобеспечению муниципального задания, муниципальным учреждениям городаТаганрога", а также в целях обеспечения качества исполнениямуниципальных услуг Муниципальным учреждением "Муниципальный архивдокументов по личному составу", Администрация города Таганрога ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить "Административный регламент по предоставлениюМуниципальным учреждением "Муниципальный архив документов по личномусоставу" муниципальной услуги по хранению, комплектованию и учетудокументов по личному составу, согласно приложению 1. 2. Утвердить "Административный регламент по предоставлениюМуниципальным учреждением "Муниципальный архив документов по личномусоставу" муниципальной услуги по организации работы по исполнениюзапросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок,архивных выписок, архивных копий и архивных документов, связанных ссоциальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионноеобеспечение, а также получения льгот и компенсаций", согласноприложению 2. 3. Утвердить "Административный регламент по предоставлениюМуниципальным учреждением "Муниципальный архив документов по личномусоставу" муниципальной услуги по организационно-методическомуруководству работы с документами по личному составу", согласноприложению 3. 4. Главному распорядителю - Администрации г. Таганрога (ДробныйС.В.) довести до сведения Муниципального учреждения "Муниципальныйархив документов по личному составу" настоящее постановление. 5. Директору Муниципального учреждения "Муниципальный архивдокументов по личному составу" (В.С. Желевский) обеспечить: 5.1. Выполнение утвержденных Административных регламентов дляобеспечения качества исполнения муниципальных услуг. 5.2. Внутренний контроль соблюдения требований и условий,установленных в Административных регламентах. 6. Комитету социального анализа, прогнозирования и информацииАдминистрации города Таганрога (Титаренко И.Н.) обеспечить официальноеопубликование настоящего постановления и предоставить информацию о егоофициальном опубликовании в общий отдел Администрации городаТаганрога. 7. Общему отделу Администрации города Таганрога (Дьяченко Т.Д.)обеспечить представление копии настоящего постановления и информацииего официального опубликовании в Администрацию Ростовской области вустановленные сроки. 8. Постановление вступает в силу со дня его официальногоопубликования. 9. Контроль исполнения настоящего постановления возложить назаместителя Главы Администрации - управляющего делами С.В. Дробного. Мэр города Таганрога Н.Д. Федянин Приложение 1 к постановлению Администрации г. Таганрога от 29.07.2010 N 3312 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению Муниципальным учреждением "Муниципальный архив документов по личному составу" муниципальной услуги по хранению, комплектованию и учету документов по личному составу 1. Общие положения 1.1. Административный регламент (далее - Регламент) попредоставлению Муниципальным учреждением "Муниципальный архивдокументов по личному составу" (далее - Архив) муниципальной услуги похранению, комплектованию и учету документов по личному составу (далее- муниципальная услуга), образовавшихся в процессе деятельностиреорганизуемых или ликвидируемых предприятий и организаций,расположенных на территории г. Таганрога (далее - организации)определяет порядок взаимодействия, сроки и последовательность действийАрхива при осуществлении данной услуги. 1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется всоответствии с: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации"; Областным законом от 12.03.2007 N 638-ЗС "Об архивном деле вРостовской области"; Правилами организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеяхи библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденнымиприказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19; Уставом Муниципального учреждения "Муниципальный архив документовпо личному составу", утвержденным Постановлением Главы Администрацииг. Таганрога от 09.10.1998 N 3531. 1.3. Предоставление и исполнение муниципальной услугиосуществляет Архив. 1.4 Непосредственное исполнение муниципальной услуги осуществляютсоответствующие специалисты Архива. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Муниципальная услуга предоставляется в виде оформленияразрешения на организацию работы по хранению, комплектованию и учетудокументов. 2.2. Почтовый адрес Архива: 347900, г. Таганрог, ул. Фрунзе, 55а. 2.3 Электронный адрес Архива: archive@admin.taganrog.ru 2.4. Телефон: 88634 391-824, факс 88634-312-702 2.5. Информация по вопросам хранения, комплектования и учетадокументов может предоставляться: - по письменным обращениям (в срок, не превышающий 30 дней со дняпоступления обращения, по почте в адрес заявителя); - по электронной почте (в срок, не превышающий 15 дней со дняпоступления обращения, на электронный адрес заявителя); - по телефону (непосредственно в момент обращения); -на личном приеме представителей организаций (далее -пользователей) в Архиве (непосредственно в момент обращения). Специалисты Архива, принимающие телефонные звонки иосуществляющие личный прием пользователей, обязаны дать исчерпывающуюинформацию по вопросам оказания муниципальной услуги. 2.6. Консультации предоставляются по следующим вопросам: правовая база, на основании которой ведется прием и хранениеархивных документов; требования к оформлению документов, передаваемых нагосударственное хранение; требования к подготовке дел по личному составу и долговременногосроков хранения; требования к составлению и рассмотрению описей дел по личномусоставу и долговременного сроков хранения; порядок приема на государственное хранение. 2.7. Личный прием пользователей осуществляется с понедельника попятницу с 8.00 до 17.00 часов работы Архива, кроме перерыва на обед с12.00 до 13.00. В предпраздничные рабочие дни время работы Архивасокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации. На личном приеме пользователь обязан предъявить паспорт или инойдокумент, удостоверяющий личность. 2.8. Основанием для предоставления муниципальной услуги являетсяписьменный запрос в адрес Архива. Заявления пользователей по телефону не принимаются. Запрос должен быть оформлен на фирменном бланке с указаниемадреса, телефона организации, ФИО руководителя и исполнителя запроса иподписан руководителем. Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробноуказываются сведения, необходимые для оказания муниципальной услуги. 3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги 3.1 Пользователь осуществляет отбор, подготовку и передачу вупорядоченном состоянии документов по личному составу идолговременного срока хранения, образовавшихся в процессе деятельностиорганизации. 3.2 Решение об организации работы по предоставлению муниципальнойуслуги принимается директором Архива в течение трех рабочих дней содня регистрации письменного запроса. Информация о принятом решении по оказанию муниципальной услугинаправляется пользователю в течение семи дней после даты регистрациизапроса.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги Муниципальная услуга не предоставляется в случаях, если: - не обеспечена работа по отбору, подготовке и упорядочениюдокументов; - отсутствуют утвержденные описи дел по личному составу идолговременного сроков хранения, при необходимости - договор передачидокументов на государственное хранение; - наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, вслучае ее ликвидации. 5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги. 5.1. Муниципальная услуга по хранению документов исполняетсябесплатно. 5.2 Отбор, подготовка и передача документов в неупорядоченномсостоянии осуществляется на основании двустороннего договора наплатной основе. 6. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги 6.1 Юридическим фактом, являющимся основанием для началадействия: - письменный запрос юридического лица непосредственно в Архив, попочтовой или электронной связи; - решение арбитражного суда о введении конкурсного производстваили приказ вышестоящей организации о ликвидации предприятия. 6.2 Максимальный срок выполнения муниципальной услуги: - по приему и комплектованию документов - до 30 дней; - по хранению документов по личному составу - 75 лет; - временные - согласно договору или сроку хранения документов; 7. Административные процедуры 7.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает всебя следующие административные процедуры Архива:- регистрация запроса пользователя;- экспертиза и прием документов;- заполнение учетных документов и составление акта приема-передачи 7.2 Поступивший в Архив письменный запрос пользователярегистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день вустановленном порядке; После регистрации запрос пользователя передается директоруАрхива, после чего с резолюцией направляется исполнителям -специалистам Архива, осуществляющим предоставление данной услуги. 7.3. Юридическим фактом для начала действий по предоставлениюмуниципальной услуги по приему на хранение документов, образовавшихсяв процессе деятельности организаций, являются регистрация запроса ивынесение письменной резолюции директора Архива по существу обращения. 7.4. После вынесения резолюции запрос передается на исполнениедолжностным лицам, ответственным за организацию работы по приемудокументов на хранение в архив, которые информируют пользователя(письменно, по электронной почте или устно по контактным телефонам) втечение пяти рабочих дней о сроках, этапах и результатах выполнениямуниципальной услуги. 7.5 Архив обеспечивает: - работу по решению научно-методических вопросов, связанных сэкспертизой ценности документов, образующихся в процессе деятельностиорганизаций, для включения в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации; - организацию работы по проведению экспертизы ценностидокументов, образующихся в процессе деятельности организаций 7.6 Способ фиксации результата выполнения действия по оказаниюмуниципальной услуги - заполненные учетные документы по приемудокументов и составление акта приема-передачи. 8. Порядок и формы контроля над совершением действий и принятием решений 8.1. Текущий контроль последовательности действий и выполненияадминистративных процедур по предоставлению муниципальной услуги,принятие решений осуществляется должностными лицами Архива,ответственными за организацию работ по предоставлению муниципальнойуслуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работникамиположений настоящего Регламента, анализа выполненной работы. 8.2. Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль,устанавливается локальными правовыми актами Муниципального архива. 8.3. Периодичность осуществления текущего контроляустанавливается директором Архива. 8.4. Проверки могут быть плановыми (на основании планов работыАрхива) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретномуобращению заявителя. 8.5 Результаты проверки оформляются в виде справки, в которойотмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. 8.6. Результаты работы по предоставлению муниципальной услугиотражаются в ежегодных отчетах Архива в целом. 9. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента по предоставлению муниципальной услуги 9.1. Заявитель может обратиться с жалобой устно или письменно надействия (бездействие) и решения специалистов Архива, предпринятые приоказании муниципальной услуги. Действия (бездействие) и решения могут быть обжалованы: - директору Архива; - Администрации города Таганрога; - в судебном порядке. 9.2. При обращении заявителя в письменной форме в адрес директораАрхива, срок рассмотрения обращения не может превышать 30 дней смомента его регистрации. 9.3. В обращении должно быть указано ФИО, почтовый адресзаявителя(для юридического лица - полное наименование и реквизиты), сутьобжалуемого действия (бездействия), предложения по обеспечению прав изаконных интересов заявителя, его личная подпись и дата. 9.4. Ответы на обращения пользователя без указания изложенных вп.9.3 настоящего Регламента данных не даются. 9.5. По результатам рассмотрения обращения директором Архивапринимается решение об удовлетворении требований заявителя либо оботказе в удовлетворении обращения.Ответ направляется в виде письма на почтовый адрес, указанный вобращении. 9.6 Вслучае установления ошибки специалистами Архива директорАрхива организует повторное предоставление данной муниципальной услугив кратчайшие сроки (не более 10 дней с момента принятия решения) иприносит письменное извинение заявителю. Заместитель Главы Администрации - управляющий делами С.В. Дробный Приложение 2 к постановлению Администрации г. Таганрога от 29.07.2010 N 3312 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТпо предоставлению Муниципальным учреждением "Архив документов поличному составу" (МУ "МАД") муниципальной услуги по организации работыпо исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивныхсправок, архивных выписок, архивных копий и архивных документов,связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей ихпенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций 1. Общие положения 1.1. Административный регламент (далее - Регламент) попредоставлению Муниципальным учреждением "Архив документов по личномусоставу" (МУ "МАД") (далее - Архив) муниципальной услуги поорганизации работы по исполнению запросов социально-правовогохарактера юридических и физических лиц (далее - Пользователей) ивыдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий и архивныхдокументов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающейих пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций(далее - муниципальная услуга), определяет порядок взаимодействия сПользователями, сроки и последовательность действий Архива приосуществлении данной услуги. 1.2. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросовПользователей осуществляется в соответствии с: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации"; Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; Областным законом от 18.09.2006 г. N 540-ЗС "О порядкерассмотрения обращений граждан; Областным законом от 12.03.2007 г. N 638-ЗС "Об архивном деле вРостовской области"; Уставом Муниципального учреждения "Архив документов по личномусоставу", утвержденным Постановлением Главы Администрации г. Таганрогаот 9.10.1998г. N 3531; "Правилами организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеяхи библиотеках, организациях Российской академии наук" (утвержденыприказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18 января 2007 г. N 19); 1.3. Предоставление и исполнение муниципальной услуги поисполнению запросов Пользователей осуществляет Архив 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге. 2.1.1. Муниципальная услуга по исполнению запросов Пользователей,поступивших в Архив, предоставляется в виде архивных справок, архивныхвыписок, архивных копий и официальных писем Архива. 2.1.2. Адрес Архива: - почтовый адрес Архива: 347900, г. Таганрог, ул. Фрунзе, 55А. - электронный адрес Архива: arhiv@admin.taganrog.ru - телефоны Архива, предоставляющего муниципальную услугу:(8 8634)39-18-24, факс 312 702. 2.1.3. Информация по вопросам организации и процедуры исполнениязапросов может предоставляться: - по письменным обращениям - запросам (в срок, не превышающий 30дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя); - по электронной почте (в срок, не превышающий 15 дней со дняпоступления обращения, на электронный адрес заявителя); - по телефону (непосредственно в момент обращения); - на личном приеме Пользователей в Архиве (непосредственно вмомент обращения). Должностные лица или специалисты Архива, принимающие телефонныезвонки и осуществляющие личный прием Пользователей, обязаны датьисчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов. 2.1.4. Личный прием Пользователей и заявлений от них наисполнение социально-правовых и тематических запросов осуществляетсяпо понедельникам и четвергам с 8-00 до 17-00 часов работы Архива,кроме перерыва на обед с 12-00 до 13-00 часов. В предпраздничныерабочие дни время работы Архива сокращается в соответствии сзаконодательством Российской Федерации. На личном приеме Пользовательобязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. 2.1.5. Основанием для предоставления муниципальной услугиявляется письменный запрос Пользователя в адрес Архива. ЗаявленияПользователей по телефону не принимаются. 2.2. В запросе - заявлении-анкете (образец заявления на выдачуархивной справки приведен в приложении) по запросу социально-правовогохарактерауказываются: - фамилия, имя, отчество Пользователя, день, месяц, год егорождения, адрес регистрации (фактическое проживание), гражданство,контактный телефон, подпись; - граждане иностранных государств (за исключением граждан СНГ) -анкету по форме, утвержденной Федеральным архивным агентством и копиютрудовой книжки. - для юридического лица - реквизиты фирменного бланка, адрес,телефоны организации, ФИО руководителя и исполнителя запроса, подпись. 2.3. Далее в запросе излагается суть запроса, четко и подробноуказываются сведения, необходимые для исполнения запроса: - о трудовом стаже - название организации, место, должность и периоды работы; фамилия в период работы (для женщин); - о заработной плате - название организации, место, должность, фамилия в период работы (для женщин), за какие годы требуется подтвердить заработок; - о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, вкакое время; - о выдаче копии документов - наименование документа, даты, (точные или ориентировочные), название организации, административная или отраслевая ее принадлежность; - иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. 2.4. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащимсведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, атакже сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливаетсяна срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменногоразрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешениянаследников данного гражданина ограничение на доступ к архивнымдокументам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина,его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для егобезопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со днясоздания указанных документов. 3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги 3.1. Запросы Пользователей исполняются в 30-дневный срок смомента их регистрации. С разрешения директора Архива этот срок принеобходимости может быть продлен, но не боле чем на 30 дней, собязательным уведомлением об этом заявителя. 3.2. Запросы депутатов представительных органов, связанные собращениями граждан и не требующие дополнительной проверки,исполняются не позднее 14 дней со дня его регистрации. 3.3. Запросы государственных органов и органов местногосамоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, исполняютсяв срок, установленный законодательством либо согласованный с нимисрок. 3.4. В первоочередном порядке исполняются запросы инвалидов иучастников Великой Отечественной войны. 3.5. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивахдокументов (непрофильные запросы), направляются по принадлежности всоответствующую организацию, либо Пользователю дается исчерпывающийответ с рекомендациями и адресами организаций, куда ему следуетобратиться, в течение 5 дней с момента регистрации запроса. Если окончание срока рассмотрения запроса приходится на нерабочийдень, днем окончания срока считается предшествующий ему рабочий день. 3.6. Выдача архивных справок (архивная копия, архивная выписка) иписем-ответов на запросы может производиться Пользователю лично, безпересылки почтой, в приемные дни и часы работы Архива. Об исполнениизапроса Пользователь может быть проинформирован по телефонудолжностным лицом, или специалистом, ответственным за выдачу справок.Если проинформированный Пользователь не явился за получением архивнойсправки (архивной копии, архивной выписки, письма) в течение 10 днейдокументы направляются почтой на указанный в запросе почтовый адрес.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги 4.1. Запросы, поступившие в Архив, которые не могут бытьисполнены без дополнительных сведений, поясняющих содержание запроса,возвращаются Пользователям течение 5 дней с момента регистрации, суказанием данных, которые требуется уточнить или представить. 4.2 Социально-правовые запросы, относящиеся к тематическимзапросам, требующие длительного, объемного поиска и (или) научно-исследовательской работы к исполнению не принимаются. В таких случаяхдолжностное лицо или специалист, осуществляющее предоставление услуги,информирует Пользователя письменно о наличии и составе документов позаявленным темам и вопросам и рекомендует проводить самостоятельныйпоиск интересующей информации. 4.3. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие ФИО,почтового и/или электронного адреса заявителя; с неразборчивымитекстами, не поддающимися прочтению; содержащие ненормативную лексикуи оскорбительные высказывания в адрес учреждения или должностноголица. 5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги. 5.1. Поступившие запросы социально-правового характера, т.е.связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие ихпенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций,исполняются бесплатно. 5.2. Социально-правовые запросы, относящиеся к тематическимзапросам, требующие длительного, объемного поиска и (или) научно-исследовательские работы могут исполняться на основе договора (впорядке оказания платных услуг). 5.3. Отправка архивных справок (архивных выписок и архивныхкопий) Пользователям, проживающим за рубежом, за исключениемгосударств-участников СНГ, осуществляется централизованно черезКонсульский департамент МИД России. 5.4. Архивная справка (архивная выписка и архивная копия),предназначенные для направления в государства, не являющиесяучастниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений,вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляютсяв МИД России. 5.5. Архивная справка (архивная выписка и архивная копия),предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включаяответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почтепростыми письмами непосредственно в адреса заявителей. 5.6. Пересылка ответов по почте осуществляется за счет средствАрхива. 6. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги 6.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает всебя следующие административные процедуры Архива: - регистрация запросов и передача их на исполнение; - поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов; - оформление архивных справок (архивных копий, архивных выписок) и писем; - отправка архивных справок (архивных копий, архивных выписок) иписем. 6.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение. 6.2.1. Поступившие в Архив письменные запросы регистрируются вдень их поступления или на следующий рабочий день в установленномпорядке. 6.2.2. Регистрация запроса считается юридическим фактом,являющимся основанием для начала действий по предоставлениюмуниципальной услуги. 6.2.3. После регистрации запросы передаются директору Архива,после чего с резолюцией, направляются исполнителям (специалистам),осуществляющим предоставление данной услуги. 6.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнениязапросов. 6.3.1. Специалисты Архива осуществляют анализ тематикипоступивших запросов, имеющегося в Архиве научно-справочного аппаратаи информационных материалов, при этом определяется: - степень полноты информации, содержащейся в запросе инеобходимой для его исполнения; - место нахождения архивных документов, необходимых дляисполнения запроса; - место нахождения, адрес конкретной организации, куда следуетнаправить запрос по принадлежности на исполнение. 6.3.2. По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течение7 дней после регистрации, Архив направляет их со своим официальнымписьмом по принадлежности в другие органы и организации при наличии уних документов, необходимых для исполнения запросов. 6.3.3. В случае, если запрос требует исполнения несколькиморганизациями Архив, направляет в соответствующие организации копиизапроса, с указанием о направлении ответа в адрес Архив. 6.4. Оформление архивных справок (архивных копий, архивныхвыписок) и писем (форма архивной справки приведена в приложении N 1). 6.4.1. Специалист Архива, ответственный за выполнение даннойуслуги, осуществляет поиск документов и подготовку ответов на запросыв установленные сроки, в зависимости о категории запроса, но не более30 дней с момента регистрации. 6.4.2. Ответы и запросы оформляются только на основании архивныхдокументов, находящихся на хранении в фондах Архива. 6.4.3. В компетенцию Архива не входит оценка свидетельскихпоказаний, а также выдача каких-либо справок со слов заявителей или наосновании имеющихся в личном распоряжении заявителей документов. 6.4.4. Ответ на запрос дается на государственном языке РоссийскойФедерации. 6.4.5. В архивной справке (архивная копия, архивная выписка),объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты,пронумерованы и скреплены печатью Архив. 6.4.6. Архивная справка (архивная копия, архивная выписка) -предназначенные для использования на территории Российской Федерации,подписываются директором Архива, исполнителем и заверяются печатьюАрхива (Приложение N 2). 6.4.7. При отсутствии в Архиве запрашиваемых документов илисведений, на бланке Архива составляется письмо, которое подписываетсядиректором Архива. При необходимости оно может быть заверено печатью. 6.4.8. Подлинники приложенных к запросу документов (справки,свидетельства, трудовая книжка и т.п.) при ответе на запросвозвращаются заявителю с указанием об этом в письме. При пересылкезапроса на исполнение в другую организацию в адрес заявителянаправляется копия сопроводительного письма или отдельный ответ собоснованием пересылки и указанием всех прилагаемых к запросудокументов. 6.5. Отправка архивных справок (архивных копий, архивных выписок)и писем. 6.5.1. Архив письменно уведомляет Пользователей о направлении ихзапросов на исполнение в соответствующие организации. 6.5.2. В случае исполнения запроса несколькими организациями всеполученные от организаций архивные справки (архивные выписки иархивные копии), либо отрицательные ответы, Архив направляетнепосредственно Пользователям. 6.5.3. Архивная справка (архивная копия, архивная выписка) вслучае личного обращения Пользователя или его доверенного лица в Архиввыдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иногоудостоверяющего личность документа; доверенному лицу - припредъявлении доверенности, оформленной в установленном закономпорядке. Пользователь расписывается на их копиях или на оборотесопроводительного письма, если таковое имеется, указывая дату ихполучения. 6.5.4. Архивные справки (архивные выписки и архивные копии),включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются попочте простыми письмами непосредственно в адрес Пользователей, Письма,не заверенные печатью, могут быть отправлены получателям на ихэлектронный адрес в тот же срок. 7. Порядок и формы контроля над совершением действий и принятием решений 7.1. Текущий контроль последовательности действий и выполненияадминистративных процедур по предоставлению муниципальной услуги,принятие решений осуществляется должностными лицами Архиваответственными за организацию работ по предоставлению муниципальнойуслуги, путем проведения проверок соблюдения и исполненияспециалистами положений настоящего Регламента, анализа выполненнойработы. 7.2. Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль,устанавливается локальными правовыми актами Архива. 7.3. Периодичность осуществления текущего контроляустанавливается директором Архива. 7.4. Проверки могут быть плановыми (на основании планов работыАрхива) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретномуобращению заявителя. 7.5. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которойотмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. 7.6. Результаты работы по предоставлению муниципальной услугиотражаются в ежегодных отчетах Архива в целом. 8. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента по предоставлению муниципальной услуги 8.1. Пользователь может обратиться с жалобой устно или письменнона действия (бездействие) и решения специалистов Архива, предпринятыепри оказании муниципальной услуги. Действия (бездействие) и решениямогут быть обжалованы: - директору Архива; - Администрации города Таганрога; - в судебном порядке. 8.2. При обращении Пользователя в письменной форме в адресдиректора Архива, срок рассмотрения обращения не может превышать 30дней с момента его регистрации. 8.3. В обращении должно быть указано ФИО, почтовый адресПользователя(для юридического лица - полное наименование и реквизиты), сутьобжалуемого действия (бездействия), предложения по обеспечению прав изаконных интересов Пользователя, его личная подпись и дата. 8.4. Ответы на обращения без указания ФИО и адреса Пользователя,а также содержащие не поддающийся прочтению текст, либо оскорбительныевысказывания и угрозы, не даются. 8.5. Если в письменном обращении содержится вопрос, на которыйПользователю многократно давались письменные ответы по существу, всвязи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении неприводятся новые доводы или обстоятельства, директор Архива, иноеуполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение обезосновательности очередного обращения и прекращении переписки сПользователем по данному вопросу. О данном решении Пользовательуведомляется письменно. 8.6. По результатам рассмотрения обращения директором Архивапринимается решение об удовлетворении требований Пользователя, либо оботказе в удовлетворении обращения. Ответ направляется в виде письма напочтовый адрес, указанный в обращении. 8.7. В случае установления ошибки специалистов Архива, (понеполному или неточному исполнению запроса, справки, пересылки ее не втот адрес, что был указан в запросе и т.п.), директор Архиваорганизует повторное предоставление данной муниципальной услуги вкратчайшие сроки (не более 10 дней с момента принятия решения) иприносит письменное извинение заявителю. 8.8. Решение о повторном исполнении запроса оформляется в видерезолюции на обращение, дата которой является юридическим фактом дляначала повторного действия. Заместитель Главы Администрации - управляющий делами С.В. Дробный Приложение 1 к Административному Регламенту по предоставлению Муниципальным учреждением "Архив документов по личному составу" (МУ "МАД") муниципальной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий и архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций Форма архивной справки________________________Название архивного учреждения________________________ Адресат Почтовый адрес________________________Телефон, факс архива____________ N _________На N _______ от _________ Архивная справка (текст архивной справки)Основание:Директор Подпись РасшифровкаИсполнитель Подпись РасшифровкаПечатьТелефон исполнителя Приложение 2 к Административному Регламенту по предоставлению Муниципальным учреждением "Архив документов по личному составу" (МУ "МАД") муниципальной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий и архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций Образец заявления на выдачу архивной справки по запросу социально-правового характера Директору МУ "МАД" ____________________ Фамилия, Имя, Отчество Заявление-анкетаЗаявитель:_______________________________________________________________________ Фамилия, Имя, ОтчествоАдрес заявителя:_______________________________________________________________________ Место, регион регистрации проживания, индекс,________________________________________________________________________________ телефон, эл почтаПрошу выдать архивную справку на:________________________________________________________________________________ Фамилия, Имя Отчество,_______________________________________________________________________________________________ День, месяц, год рождения_______________________________________________________________________________________________ Период и место работы, должность,_______________________________________________________________________________________________ структурное подразделение, наименование организацииТемазапроса____________________________________________________________________ Стаж, работа, заработная плата,_______________________________________________________________________________ история переименования предприятия Подпись заявителя_______________________________________Удостоверениеличности__________________________________________________________ Паспорт, доверенность, документ на льготыДополнительная информация по темезапроса_______________________________________________________________________________________________________________________Отметка о регистрации запроса:Номер запроса: __________________Дата регистрации: _______________Дата поступления: _______________Срок исполнения: _______________Запрос принял (зарегистрировал):____________________________________________________________Исполнитель запроса:_________________________________________________________Служебная информация:_______________________________________________________ Приложение 3 к постановлению Администрации г. Таганрога от 29.07.2010 N 3312 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению Муниципальным учреждением "Муниципальный архивдокументов по личному составу" муниципальной услуги по организационно- методическому руководству работы с документами по личному составу 1. Общие положения. 1.1. Административный регламент (далее - Регламент) попредоставлению муниципальным учреждением "Муниципальный архивдокументов по личному составу" (далее - Архив) муниципальной услуги поорганизационно-методическому руководству работой с документами поличному составу (далее - муниципальная услуга) определяет сроки ипоследовательность действий (административных процедур) Архива пооказанию учреждениям, предприятиям и организациям (далее -Организации) методической помощи в проведении экспертизы, описанияархивных документов и разработке научно-справочного аппарата. 1.2. Выполнение муниципальной услуги осуществляется всоответствии с: - Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном делев Российской Федерации; - Областным законом от 12.03.2007 г. N 638-ЗС "Об архивном деле вРостовской области"; - "Правилами организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеяхи библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденныхприказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 г. N 19; - "Основными правилами работы архивов организаций", одобреннымирешением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.; - Уставом Муниципального учреждения "Муниципальный архивдокументов по личному составу", утвержденным Постановлением Главыадминистрации г. Таганрога от 09.10.1998 г. N 3531. 1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляет Архив. 1.4 Непосредственное исполнение муниципальной услуги осуществляютсоответствующие специалисты Архива. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Муниципальная услуга по организационно-методическомуруководству работой с документами по личному составу предоставляется ввиде разрешения на организацию работ по проведению экспертизы,описанию архивных документов и разработке научно-справочного аппарата. 2.2. Адрес Архива: - почтовый адрес Архива: 347900, г. Таганрог, ул. Фрунзе, 55а.; - электронный адрес Архива: archive@admin.taganrog.ru; - телефон: 88634 391-824, факс 88634-312-702. 2.3. Информация по вопросам проведения экспертизы, описанияархивных документов и разработке научно-справочного аппарата можетпредоставляться: - по письменным обращениям - запросам (в срок, не превышающий 30дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя); - по электронной почте (в срок, не превышающий 15 дней со дняпоступления обращения, на электронный адрес заявителя); - по телефону (непосредственно в момент обращения); - на личном приеме представителей Организаций (далее -Пользователей) в Архиве (непосредственно в момент обращения). 2.4. Специалисты Архива, принимающие телефонные звонки иосуществляющие личный прием Пользователей, обязаны дать консультациюпо вопросам оказания муниципальной услуги. 2.5. Консультации предоставляются по следующим вопросам: - требования к отбору на хранение документов; - требования к проведению экспертизы, оформления, описаниядокументов; - требования к разработке научно-справочного аппарата. 2.6. Личный прием Пользователей осуществляется с понедельника попятницу с 8.00 до 17.00. часов работы Архива, кроме перерыва на обед с12.00 до 13.00 часов. В предпраздничные рабочие дни время работыАрхива сокращается в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации. На личном приеме Пользователь обязан предъявить паспорт или инойдокумент, удостоверяющий личность. 2.7. Основанием для предоставления муниципальной услуги являетсязапрос в адрес Архива. 2.8. Запросы Пользователей по телефону не принимаются. 2.9. Запрос должен быть оформлен на фирменном бланке Организациис указанием адреса, телефона, ФИО руководителя и исполнителя запроса иподписан руководителем Организации. 2.10. Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробноуказываются сведения, необходимые для оказания муниципальной услуги. 3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги 3.1. Срок предоставления муниципальной услуги определяется взависимости от объема документов по личному составу, созданных впроцессе деятельности Организаций за описываемый период. 3.2. Описание документов осуществляется специалистами Архива вархиве или ином отведенном помещении Организации при содействииэкспертной комиссии Организации и лица, ответственного за работуархива Организации. Описание дел по личному составу осуществляется на основеэкспертизы ценности документов Организации в соответствии сдействующей номенклатурой дел, при помощи системы перечней документовс указанием сроков хранения и методических разработок по проведениюэкспертизы ценности документов. 4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги 4.1. Описание документов специалистами Архива осуществляется надоговорной основе. 4.2. Описание документов специалистами Архива осуществляется натерритории Организации в помещении, предоставленном специально дляпроведения работ по описанию и техническому оформлению документов. 4.3. Описание проводится при условии предоставления Организациейполного объема дел по личному составу, включенных в номенклатуру делза период, указанный в договоре. 4.4. В процессе проведения описания Организация обеспечиваетпредоставление необходимых консультаций членам экспертной комиссии,специалистов по составу и содержанию дел, по истории Организации -фондообразователя и др. 5. Административные процедуры. Описание последовательности действий при предоставлениимуниципальной услуги 5.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает всебя следующие административные процедуры: - оповещение Организации о сроке и хронологических рамках описания документов, предоставление расчета стоимости работ по экспертизе ценности документов; - заключение договора на проведение экспертизы ценности и описания архивных документов; - проведение комплекса работ по экспертизе ценности, описанию итехническому оформлению документов; - прием - передача дел после завершения описания документов в архив Организации; - предоставление акта приема и счета для оплаты Организацией работ, выполненных Архивом; - предоставление описей для утверждения руководителем Организации. 6. Порядок и формы контроля над совершением действий и принятием решений 6.1. Текущий контроль последовательности действий и выполненияадминистративных процедур по предоставлению муниципальной услуги,принятием решений осуществляется должностными лицами Архива,ответственными за организацию работ по предоставлению муниципальнойуслуги, путем проведения проверок соблюдения и исполненияспециалистами положений настоящего Регламента, анализа выполненнойработы. Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль,устанавливается локальными правовыми актами Архива. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливаетсядиректором Архива. Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы Архива)и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращениюзаявителя. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которойотмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Результаты работы по предоставлению муниципальной услугиотражаются в ежегодных отчетах Архива в целом. 7. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента по предоставлению муниципальной услуги 7.1. Пользователь может обратиться с жалобой устно или письменнона действия (бездействие) и решения работников Архива, предпринятыепри оказании муниципальной услуги. Действия (бездействие) и решения могут быть обжалованы: - директору Архива; - Администрации города Таганрога; - в судебном порядке. 7.2. При обращении заявителя в письменной форме в адрес директораАрхива, срок рассмотрения обращения не может превышать 30 дней смомента его регистрации. 7.3. В обращении должно быть указано ФИО, почтовый адресзаявителя (для юридического лица - полное наименование и реквизиты),суть обжалуемого действия (бездействия), предложения по обеспечениюправ и законных интересов заявителя, его личная подпись и дата. 7.4. Ответы на обращения Пользователя без указания изложенных вп. 7.3 настоящего Регламента данных не даются. 7.5. По результатам рассмотрения обращения директором Архивапринимается решение об удовлетворении требований заявителя либо оботказе в удовлетворении обращения.Ответ направляется в виде письма на почтовый адрес, указанный вобращении. 7.6 Вслучае установления ошибки работников Архива, директорАрхива организует повторное предоставление данной муниципальной услугив кратчайшие сроки (не более 10 дней с момента принятия решения) иприносит письменное извинение заявителю. Заместитель Главы Администрации - управляющий делами С.В. Дробный