Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону от 20.10.2011 № 750
Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными в Администрации города в новой редакции
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РОСТОВА-НА-ДОНУ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 20.10.2011 N 750 Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными в Администрации города (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) На основании главы 14 Трудового кодекса РФ, Федерального законаот 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (в ред. от 25.07.2011),статей 29, 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "Омуниципальной службе в Российской Федерации", статьи 14 Областногозакона Ростовской области от 31.07.2012 г. N 615) ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение об организации работы с персональнымиданными в Администрации города согласно приложению к постановлению. 2. Постановление Администрации города Ростова-на-Дону от31.12.2009 N 1181 "Об утверждении Положения об организации работы сперсональными данными работников в Администрации города" признатьутратившим силу. 3. Руководителям отраслевых (функциональных) и территориальныхорганов Администрации города привести нормативно-правовые иорганизационно-распорядительные документы, регламентирующие работуорганов Администрации города в части обработки персональных данныхработников, а также лиц, претендующих на замещение вакантныхдолжностей, и лиц, претендующих на включение в кадровый резерв, всоответствие с настоящим постановлением. 4. Настоящее постановление вступает в силу со дня егоофициального опубликования в городской газете "Ростов официальный". 5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы Администрации города (по организационно-правовым икадровым вопросам) Шамановского А.Н. И. о. главы Администрации города В.В. КиргинцевПостановление вноситуправление по вопросаммуниципальной службы и кадров Приложение к постановлению Администрации города от 20.10.2011 N 750 Положение об организации работы с персональными данными в Администрации города (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) 1. Общие положения 1.1. Положение об организации работы с персональными данными вАдминистрации города (далее - Положение) устанавливает порядок сбора,записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления,изменения), извлечения, использования, передачи (распространения,предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, удаления,уничтожения персональных данных следующих лиц, именуемых далеесубъектами персональных данных: - работников аппарата Администрации города, руководителейотраслевых (функциональных), территориальных органов Администрациигорода, муниципальных учреждений и предприятий, работодателем которыхявляется Мэр (глава Администрации) города, а также работниковотраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрациигорода при прохождении процедуры согласования с Администрацией городаперевода на вакантные должности в установленном порядке (далее -работники); - лиц, претендующих на замещение вакантных должностей в аппаратеАдминистрации города при прохождении процедуры согласования назначенияна должность в установленном порядке, а также претендующих назамещение вакантных должностей в отраслевых (функциональных) итерриториальных органах Администрации города, муниципальныхучреждениях и предприятиях при прохождении процедуры согласования сАдминистрацией города назначения на должность в установленном порядке(далее - лица, претендующие на замещение вакантных должностей); - лиц, претендующих на включение в кадровый резерв. 1.2. Настоящее Положение определяет цели обработки персональныхданных субъектов персональных данных, перечень документов, содержащихперсональные данные, содержание и объем которых, а также характер испособы обработки которых полностью соответствуют целям, установленнымнастоящим Положением, а также перечни должностных лиц и специалистовАдминистрации города, имеющих доступ к персональным данным, и лиц,уполномоченных на обработку персональных данных. 1.3. Порядок организации работы с персональными данными вотраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрациигорода, муниципальных учреждениях и предприятиях устанавливаетсяорганизационно-распорядительными документами данных организаций. 1.4. Оператором, организующим и осуществляющим обработкуперсональных данных субъектов персональных данных, перечень которыхопределен в пункте 1.1 настоящего Положения, является Администрациягорода. 1.5. Контроль за соблюдением требований настоящего Положенияосуществляет заместитель главы Администрации города (поорганизационно-правовым и кадровым вопросам). 2. Цели обработки персональных данных 2.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямоили косвенно определенному или определяемому физическому лицу(субъекту персональных данных), предусмотренная статьей 3 Федеральногозакона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". 2.2. Обработка персональных данных - любое действие (операция)или совокупность действий (операций), совершаемых с использованиемсредств автоматизации или без использования таких средств сперсональными данными, предусмотренных статьей 3 Федерального законаот 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". 2.3. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциальногохарактера" сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизнигражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональныеданные), за исключением сведений, подлежащих распространению всредствах массовой информации в установленных федеральными законамислучаях, относятся к сведениям конфиденциального характера. 2.4. Обработка персональных данных осуществляется в целяхреализации прав и обязанностей Администрации города, установленныхдействующим законодательством, для решения следующих задач: 2.4.1. Организация системы кадрового учета, анализ качественногосостава кадров и мониторинг персонала, формирование резерва кадров; 2.4.2. Осуществление функции учета и отчетности по расходам,связанным с оплатой труда; 2.4.3. Обеспечение воинского учета; 2.4.4. Оформление допуска работников к сведениям, составляющимгосударственную тайну. 2.4.5. Обеспечение проведения мобилизационных мероприятий;(Дополнен - Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону от31.07.2012 г. N 615) 2.4.6. Проверка кадровой работы в рамках проведения внутреннихаудитов системы менеджмента качества в отраслевых (функциональных) итерриториальных органах Администрации города, муниципальныхучреждениях. (Дополнен - Постановление Администрации г.Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) 3. Документы, содержащие персональные данные 3.1. К документам, содержащим персональные данные, относятся: 3.1.1. в подлинниках: - письменное заявление о поступлении на муниципальную службу изамещении должности муниципальной службы, о приеме на работу; - документы о прохождении конкурса на замещение вакантнойдолжности муниципальной службы (если гражданин назначен на должностьпо результатам конкурса); - экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменныхдополнительных соглашений, которыми оформляются изменения идополнения, внесенные в трудовой договор; - аттестационный лист муниципального служащего, прошедшегоаттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей зааттестационный период; - соглашение об оформлении допуска к сведениям, составляющимгосударственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнениеобязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано сиспользованием таких сведений; - сведения о доходах, об имуществе и обязательствахимущественного характера муниципального служащего, гражданина,претендующего на замещение должности муниципальной службы, а также ихсупругов, несовершеннолетних детей (для категорий должностей,определенных соответствующим муниципальным правовым актом); - медицинское заключение установленной формы об отсутствии угражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальнуюслужбу или ее прохождению; - личные карточки формы Т-2; - списки замещения штатных должностей муниципальной службы итехнических работников аппарата Администрации города; - списки работников аппарата Администрации города, подлежащихобязательному медицинскому страхованию; - журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; - журнал учета принятых и уволенных работников аппаратаАдминистрации города; - журнал учета кадровых перемещений по аппарату Администрациигорода; - журнал учета личных дел; - журнал учета трудовых договоров; - журнал учета листков нетрудоспособности; - книга учета и выдачи служебных удостоверений; - табели учета рабочего времени; - документы по индивидуальному (персонифицированному) учету всистеме обязательного пенсионного страхования (в соответствии сПостановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального(персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионногострахования и инструкции по их заполнению"; - расчетно-платежная ведомость (форма по ОКУД 0504401); - платежная ведомость (форма по ОКУД 0504403); - расчетный листок; - карточка-справка (форма по ОКУД 0504417); - налоговая карточка по учету доходов и налога на доходыфизических лиц (форма 1-НДФЛ); - справка о доходах физического лица в инспекцию Федеральнойналоговой службы (форма 2-НДФЛ); - индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленныхстраховых взносах на обязательное пенсионное страхованиезастрахованного лица (форма СЗВ-4-2); - реестр застрахованных лиц, за которых перечисленыдополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсиии уплачены взносы работодателя (форма ДСВ-3); - индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иныхвознаграждений, сумм начисленного единого социального налога,страховых вносов на пенсионное страхование (налогового вычета)(приложение 1 к приказу МНС РФ от 27.07.2004 N САЭ-3-05/443); - справка о размере среднемесячного денежного содержания(приложение 4 к решению Ростовской-на-Дону городской Думы от17.06.2008 N 407 "О принятии Положения "О государственной пенсии завыслугу лет лицам, замещавшим муниципальные должности муниципальнойслужбы города Ростова-на-Дону"); - справка о заработной плате работников, выдаваемая дляпредъявления работником по месту требования; - документы для обеспечения допуска отдельных работников ксведениям, составляющим государственную тайну (карточки (форма 1),анкеты (форма 4), учетные карточки на допуск к государственной тайнепо первой, второй или третьей форме (форма 10), список на оформляемогои его родственников (форма 11)), в соответствии с ПостановлениемПравительства Российской Федерации от 06.02.2010 N 63 "Об утвержденииИнструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан РоссийскойФедерации к государственной тайне"; (В редакции ПостановленияАдминистрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) 3.1.2. в копиях: - паспорт; - свидетельства о государственной регистрации актов гражданскогосостояния; - документы, подтверждающие прохождение военной или иной службы; - документы о профессиональном образовании, профессиональнойпереподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученойстепени, ученого звания (если таковые имеются); - документы воинского учета (для военнообязанных и лиц,подлежащих призыву на военную службу); - страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования; - свидетельства о постановке на учет в налоговом органефизического лица по месту жительства на территории РоссийскойФедерации; - страховые медицинские полисы обязательного медицинскогострахования граждан; - распорядительные документы (или выписки из них) о награждениигосударственными наградами, присвоении почетных званий, присуждениигосударственных премий (если таковые имеются). (Дополнен -Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) 3.1.3. в подлинниках и копиях: - трудовые книжки; - собственноручно заполненные и подписанные анкеты работников, атакже лиц, претендующих на замещение вакантных должностей или навключение в кадровый резерв, установленной формы с фотографией; - распоряжения Администрации города по кадровым вопросам (в томчисле о назначении на должность, переводе на иную должность,освобождении от замещаемой должности), а также проекты указанныхправовых актов; (В редакции Постановления Администрации г.Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) - документы о включении муниципального служащего в кадровыйрезерв, а также об исключении его из кадрового резерва; - решения о поощрении работника, а также о наложении на негодисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; - документы о начале служебной проверки, ее результатах, оботстранении муниципального служащего от замещаемой должностимуниципальной службы; - справки-объективки; - иные документы, установленные федеральными законами, иныминормативными актами Российской Федерации, муниципальными нормативнымиактами, представляемые при поступлении на работу и в процессеосуществления трудовой деятельности. 3.2. Учитывая массовость документов, содержащих персональныеданные субъектов персональных данных, а также регламентированныеподпунктом 5.3.2 настоящего Положения места их обработки,соответствующая отметка о конфиденциальности на данных документах неставится. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Донуот 31.07.2012 г. N 615) 3.3. В случае необходимости передачи документов, содержащихперсональные данные, за пределы рабочих мест лиц, перечень которыхустановлен разделом 4 настоящего Положения, данные документы должныбыть: - помещены в непрозрачную папку с надписью "Для служебногопользования" - при передаче документов непосредственно от одного лицадругому лицу; (В редакции Постановления Администрации г.Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) - помещены в непрозрачный запечатанный конверт с надписью "Дляслужебного пользования" - при передаче документов через курьера отодного лица другому лицу либо в стороннюю организацию в порядке,установленном разделом 5 настоящего Положения. (В редакцииПостановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) 4. Лица, имеющие доступ к персональным данным, и лица,уполномоченные на обработку персональных данных 4.1. В Администрации города право доступа к персональным даннымсубъектов персональных данных, перечень которых определен в пункте 1.1настоящего Положения, имеют следующие лица в пределах установленнойкомпетенции в соответствии с нормативными правовыми актамиАдминистрации города и должностными инструкциями: - Мэр (глава Администрации) города; - заместитель главы Администрации города (поорганизационно-правовым и кадровым вопросам); - заместители главы Администрации города (в части представлениялиц, претендующих на замещение вакантных должностей, согласованияназначения на должности или перевода на другие должности); - начальник управления по вопросам муниципальной службы и кадровАдминистрации города, а также, для решения задач, указанных вподпункте 2.4.6 настоящего Положения, работники управления по вопросаммуниципальной службы и кадров Администрации города; (В редакцииПостановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) - начальник правового управления Администрации города (в частивизирования проектов правовых актов Администрации города по кадровымвопросам, согласования назначения на должности или перевода на другиедолжности); - начальник отдела по мобилизационной работе Администрации города(в части проведения мобилизационных мероприятий, обеспечения воинскогоучета и оформления допуска работников к сведениям, составляющимгосударственную тайну); (В редакции Постановления Администрации г.Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) - начальник отдела бухгалтерского учета, отчетности ипланирования расходов Администрации города (в части персональныхданных, необходимых для реализации функции учета и отчетности порасходам, связанным с оплатой труда работников аппарата Администрациигорода); - начальник отдела электронно-информационных технологийАдминистрации города (в части персональных данных, необходимых дляведения баз данных в автоматизированных информационных системах); (Вредакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012г. N 615) - заведующий сектором нормативных документов Администрации города(в части работы с проектами правовых актов Администрации города покадровым вопросам и хранения их подлинников); - работники управления по вопросам муниципальной службы и кадровАдминистрации города. 4.2. В Администрации города право доступа к справкам-объективкамработников и лиц, претендующих на замещение вакантных должностей,имеют следующие лица: - члены конкурсной комиссии, состав которой утверждается правовымактом Администрации города, при проведении конкурса на замещениевакантной должности муниципальной службы в аппарате Администрациигорода; - члены конкурсной комиссии, состав которой утверждается правовымактом руководителя отраслевого (функционального) органа Администрациигорода или главы администрации района города, при проведении конкурсана замещение вакантной должности муниципальной службы в отраслевых(функциональных) и территориальных органах Администрации города иливакантной должности руководителя муниципального учреждения; - члены аттестационной комиссии, состав которой утверждаетсяправовым актом Администрации города, при проведении аттестациимуниципальных служащих в аппарате Администрации города и заместителейруководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органовАдминистрации города; (В редакции Постановления Администрации г.Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) - члены аттестационной комиссии, состав которой утверждаетсяправовым актом руководителя отраслевого (функционального) органаАдминистрации города или главы администрации района города, припроведении аттестации муниципальных служащих в отраслевых(функциональных) и территориальных органах Администрации города; - члены комиссии по исчислению стажа муниципальной службы иустановлению государственной пенсии за выслугу лет, состав которойутверждается муниципальным правовым актом, при установлении стажамуниципальной службы муниципальных служащих и стажа работы работников,не замещающих должности муниципальной службы и осуществляющихтехническое обеспечение деятельности аппарата Администрации города. Руководители структурных подразделений аппарата Администрациигорода имеют право доступа к справкам-объективкам работников,находящихся в их непосредственном подчинении, а также ксправкам-объективкам и анкетам лиц, претендующих на замещениевакантных должностей, и лиц, претендующих на включение в кадровыйрезерв, при рассмотрении и согласовании их кандидатур. 4.3. В Администрации города уполномоченными на сбор, запись,систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление,изменение), извлечение, использование, передачу (распространение,предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление,уничтожение персональных данных работников, а также лиц, претендующихна замещение вакантных должностей, и лиц, претендующих на включение вкадровый резерв, в пределах, установленных должностными инструкциями,являются следующие лица, именуемые далее работниками, уполномоченнымина обработку персональных данных: - работники управления по вопросам муниципальной службы и кадровАдминистрации города для решения задач, указанных в подпункте 2.4.1настоящего Положения; (В редакции Постановления Администрации г.Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) - работники отдела по мобилизационной работе Администрации городадля решения задач, указанных в подпунктах 2.4.3, 2.4.4, 2.4.5настоящего Положения; (В редакции Постановления Администрации г.Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) - работники отдела бухгалтерского учета, отчетности ипланирования расходов Администрации города для решения задач,указанных в подпункте 2.4.2 настоящего Положения; (В редакцииПостановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) - работники отдела электронно-информационных технологийАдминистрации города для решения задач по ведению баз данных вавтоматизированных информационных системах. (В редакции ПостановленияАдминистрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) 5. Порядок обработки персональных данных в Администрации города 5.1. Порядок получения согласия работника (кандидата) наобработку персональных данных. 5.1.1. Обработка персональных данных работника в Администрациигорода осуществляется с его письменного согласия. 5.1.2. Согласие на обработку персональных данных работникаоформляется согласно приложению N 1 к настоящему Положению. Согласиена обработку персональных данных лица, претендующего на замещениевакантной должности, на включение в кадровый резерв, оформляетсясоответственно согласно приложениям N 2, N 3 к настоящему Положению. 5.1.3. Работник управления по вопросам муниципальной службы икадров Администрации города в соответствии с установленнымидолжностными обязанностями: - обеспечивает получение согласия на обработку персональныхданных лица, претендующего на замещение вакантной должности, на периодоформления приема на работу; - обеспечивает получение согласия на обработку персональныхданных работника на срок действия заключенного с ним трудовогодоговора; - знакомит работника под роспись с содержанием настоящегоПоложения. Согласие на обработку персональных данных и лист ознакомления снастоящим Положением приобщается к личному делу работника. 5.1.4. Получение согласия работников отраслевых (функциональных)и территориальных органов Администрации города, муниципальныхучреждений и предприятий на обработку персональных данных на срокдействия заключенного с ними трудового договора, а также лиц,претендующих на замещение вакантной должности в указанныхорганизациях, на обработку персональных данных при прохождениипроцедуры согласования назначения в установленном порядке, оформляетсяв соответствии с организационно-распорядительными документамиорганизаций. 5.2. Порядок взаимодействия работников, уполномоченных наобработку персональных данных, с субъектами персональных данных впроцессе обработки персональных данных 5.2.1. При приеме на работу в Администрацию города лицо,претендующее на замещение вакантной должности, должно предоставить вкадровую службу достоверные, документально оформленные сведения,перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ, законодательством омуниципальной службе и иными федеральными законами, муниципальнымиправовыми актами. 5.2.2. Работники, уполномоченные на обработку персональныхданных, не вправе требовать от работника или лица, претендующего назамещение вакантной должности, документы, содержащие персональныеданные в большем объеме, чем это установлено законодательством длярешения задач в соответствии с пунктом 2.4 настоящего Положения. 5.2.3. Работники, уполномоченные на обработку персональныхданных, принимают от лица, претендующего на замещение вакантнойдолжности, документы и проверяют полноту их заполнения и достоверностьуказываемых сведений в соответствии с предъявленными подлинникамидокументов. 5.2.4. Работник обязан сообщать в установленном порядке вкадровую службу, об изменении ранее переданных персональных данных всрок не позднее 10 рабочих дней с момента произошедших изменений. 5.2.5. Изменения в документы, содержащие персональные данные,вносятся работниками, уполномоченными на обработку персональныхданных, на основании официальных документов, предоставляемыхсубъектами персональных данных. 5.2.6. Работник имеет право получить копию любой записи,содержащей его персональные данные. Копии данных документовизготавливаются работниками, уполномоченными на обработку персональныхданных, с разрешения их руководителя и выдаются непосредственносубъекту персональных данных. 5.3. Порядок обработки персональных данных на бумажном носителе 5.3.1. Обработку персональных данных в Администрации города набумажном носителе осуществляют работники, указанные в пункте 4.3настоящего Положения, в пределах установленных должностныхобязанностей. 5.3.2. В качестве мест обработки персональных данных определяютсярабочие места, закрепленные за работниками, уполномоченными наобработку персональных данных. 5.3.3. Расположение рабочего места работника, осуществляющегообработку персональных данных, должно препятствовать доступу кперсональным данным третьих лиц. 5.3.4. В отсутствие работника на его рабочем месте не должно бытьоткрытых к доступу третьих лиц документов, содержащих персональныеданные. С этой целью документы помещаются в запирающийся шкаф (ящик),в сейф. 5.3.5. Работник, уполномоченный на обработку персональных данных,в случае его длительного отсутствия (в связи с пребыванием в отпуске,служебной командировке, ввиду продолжительной болезни, отпуска побеременности и родам или по уходу за ребенком), обязан передатьдокументы, содержащие персональные данные субъектов персональныхданных, лицу, на которое распоряжением Администрации города будетвозложено исполнение его функциональных обязанностей. В случае, еслитакое лицо не назначено, то документы, содержащие персональные данные,передаются другому работнику, уполномоченному на обработкуперсональных данных субъектов персональных данных, по указаниюнепосредственного руководителя. 5.3.6. При увольнении работника, уполномоченного на обработкуперсональных данных, документы, содержащие персональные данные,передаются другому сотруднику, уполномоченному на обработкуперсональных данных, по акту приема-передачи, который подписываютработники, передающий и принимающий документы с персональными данными,и утверждает непосредственный руководитель. 5.3.7. Документы, содержащие персональные данные,систематизируются и формируются в дела в установленном порядке. Наобложке дела, к которому приобщаются документы, содержащиеперсональные данные, указывается заголовок, индекс дела и срок егохранения в соответствии с номенклатурой дел подразделения, а такжеставится пометка "Для служебного пользования" в правом верхнем углупапки. (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от31.07.2012 г. N 615) 5.3.8. Личные дела работников аппарата Администрации города,руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органовАдминистрации города, муниципальных учреждений и предприятий,работодателем которых является Мэр (глава Администрации) города, вАдминистрации города ведутся работником управления по вопросаммуниципальной службы и кадров Администрации города в соответствии сустановленными должностными обязанностями. 5.3.9. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются,страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Все личные деларегистрируются в журнале регистрации личных дел, который ведется вуправлении по вопросам муниципальной службы и кадров Администрациигорода. 5.3.10. Документы на бумажных носителях, содержащие персональныеданные, подлежащие защите, должны храниться в металлических запертыхшкафах (сейфах). 5.3.11. Черновики и проекты документов, содержащих персональныеданные субъектов персональных данных, уничтожаются работниками,уполномоченными на обработку персональных данных, путем сожжения илиизмельчения в бумагорезательной машине. 5.3.12. Сроки хранения документов, содержащих персональныеданные, устанавливаются согласно приказу Министерства культурыРоссийской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечнятиповых управленческих архивных документов, образующихся в процесседеятельности государственных органов, органов местного самоуправленияи организаций, с указанием сроков хранения" и иным нормативно-правовымактам. 5.3.13. При работе с документами, содержащими персональныеданные, работникам, уполномоченным на обработку персональных данных,запрещается: - снимать копии с документов, содержащих персональные данные,подлежащие защите, без разрешения непосредственного руководителя; - вносить изменения в документы, содержащие персональные данные,без предъявления субъектом персональных данных документов,подтверждающих данное изменение; в случае невозможности документальноподтвердить изменение, субъект персональных подтверждает правильностьвнесенных изменений своей подписью; - использовать сведения, содержащие персональные данные,подлежащие защите, в неслужебных целях, в разговоре с лицами, неимеющими отношения к этим сведениям. 5.3.14. В рамках реализации задач, определенных пунктом 2.4настоящего Положения, личные дела работников, а также лиц,претендующих на замещение вакантных должностей, и лиц, претендующих навключение в кадровый резерв, передаются работниками управления повопросам муниципальной службы и кадров Администрации города лицам,имеющим доступ к персональным данным в соответствии с пунктом 4.1настоящего Положения, под роспись в журнале регистрации личных дел. При осуществлении процедуры согласования назначения или переводана вакантную должность в отраслевые (функциональные) и территориальныеорганы Администрации города, муниципальные учреждения и предприятияличные дела лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, иработников данных организаций передаются специалистами управления повопросам муниципальной службы и кадров Администрации города кадровымработникам организаций под роспись в журнале учета движения личныхдел. Лицам, претендующим на замещение вакантных должностей, иработникам на период прохождения процедуры согласования назначения илиперевода выдаются на руки специалистами управления по вопросаммуниципальной службы и кадров Администрации города с листком учетасогласований только копии представления и анкеты, справка-объективка идолжностная инструкция. 5.3.15. Временная выдача документов, содержащих персональныеданные, регистрируется в соответствующем журнале учета выдачидокументов. Журнал учета выдачи документов содержит следующие графы: - дата выдачи документа; - фамилию, имя, отчество, подпись работника, получившегодокумент; - дата возврата документа; - фамилия, имя, отчество работника, принявшего документы. 5.3.16. Документы со сведениями, содержащими персональные данныесубъекта персональных данных, пересылаются в сторонние организациизаказными или ценными почтовыми отправлениями с письменнымуведомлением без получения согласия субъекта персональных данных вслучаях, установленных законодательством Российской Федерации,субъекта Российской Федерации, в остальных случаях - только списьменного согласия субъекта персональных данных. 5.3.17. Согласие субъекта персональных данных на передачуперсональных данных в сторонние организации должно включать в себя: - фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных,номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения одате выдачи указанного документа и выдавшем его органе; - наименование работодателя; - наименование и адрес сторонней организации, в которуюперсональные данные передаются; - цель передачи персональных данных; - перечень персональных данных, на передачу которых работник даетсогласие; - срок, в течение которого действует согласие, и порядок егоотзыва. Согласие на передачу персональных данных в стороннюю организациюхранится вместе с копиями сопроводительных писем к документам,содержащим персональные данные, направляемым в сторонние организации. 5.3.18. При назначении муниципального служащего аппаратаАдминистрации города на должность муниципальной службы в другом органеместного самоуправления его личное дело передается по письменномузапросу в этот орган по месту замещения должности. 5.3.19. При отправке документов, содержащих персональные данные,должна быть обеспечена их конфиденциальность, в соответствии сположениями статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "Оперсональных данных". Документы вкладываются в конверт, к немуприлагается сопроводительное письмо. На конверте делается надпись отом, что содержимое конверта является конфиденциальной информацией иза незаконное ее разглашение законодательством предусмотренаответственность. Конверт с сопроводительным письмом вкладывается вконверт, на который наносятся реквизиты, предусмотренные почтовымиправилами для заказных почтовых отправлений. (В редакции ПостановленияАдминистрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615) 5.3.20. Запрещается передавать документы, содержащие персональныеданные, подлежащие защите, по открытым каналам связи (факсимильнаясвязь, электронная почта и т.п.), а также использовать сведения,содержащие персональные данные, подлежащие защите, в открытойпереписке и при ведении переговоров по телефону. 5.3.21. Опубликование или передача для опубликования сведений,содержащих персональные данные, в установленных действующимзаконодательством случаях допускается без согласия субъектаперсональных данных. 5.4. Порядок обработки персональных данных в автоматизированнойсистеме 5.4.1. Ввод персональных данных в автоматизированнуюинформационную систему осуществляется работниками, указанными в пункте4.3 настоящего Положения, в пределах установленных должностныхобязанностей. На бумажном носителе информации, содержащей персональныеданные, работник, осуществляющий ввод данных, оставляет отметку синформацией о должности, фамилии, имени, отчестве лица, осуществившеговвод данных, а также дату ввода информации. 5.4.2. Работники, осуществляющие ввод и обработку данных сиспользованием автоматизированной информационной системы, несутответственность за достоверность и полноту введенной информации. 5.4.3. Работники, осуществляющие ввод и обработку данных сиспользованием автоматизированной информационной системы, всоответствии с должностными обязанностями должны проверять хранящиесяперсональные данные на актуальность и не должны вносить изменения,противоречащие информации, полученной непосредственно от субъектаперсональных данных. 5.4.4. При работе с программными средствами автоматизированнойинформационной системы, реализующими функции просмотра иредактирования персональных данных, запрещается демонстрация экранныхформ, содержащих такие данные, лицам, не имеющим соответствующихдолжностных обязанностей. 5.4.5. Порядок работы с документами и отчетами, содержащимиперсональные данные, подготовленными с использованиемавтоматизированной информационной системы, регламентируется настоящимПоложением. Назначение документа или отчета, содержащего персональныеданные, и его содержание должны соответствовать должностнымобязанностям лица, подготовившего данный документ, а также лица, длякоторого он подготовлен. 5.4.6. Хранение персональных данных автоматизированнойинформационной системы осуществляется в защищенном сегменте локальнойсети Администрации города с использованием специализированногопрограммного обеспечения, отвечающего требованиям информационнойбезопасности. 5.4.7. Хранение резервных и технологических копий баз данныхавтоматизированной информационной системы, содержащих информациюперсонального характера, осуществляется в защищенном сегментелокальной сети Администрации города и прочих носителях, доступ ккоторым ограничен. 5.4.8. Вынос резервных и технологических копий баз данныхавтоматизированной информационной системы, содержащих информациюперсонального характера, за пределы Администрации города запрещен.Передача и копирование резервных и технологических копий баз данныхдопустима только для прямого использования с целью технологическойподдержки автоматизированной информационной системы. 5.4.9. В случае если для научных, прикладных исследований, длярешения задач статистики необходимо сохранить персональные данные,которые больше не используются в тех целях, ради которых они былисобраны, эти данные могут сохраняться в обезличенной форме в видеанонимных сведений. 5.4.10. В целях информационного обеспечения на официальномИнтернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрациигорода с письменного согласия субъекта персональных данных могут бытьразмещены его персональные данные, доступ неограниченного круга лиц ккоторым предоставлен субъектом персональных данных (далее -персональные данные, сделанные субъектом персональных данныхобщедоступными). Содержание персональных данных, сделанных субъектомперсональных данных общедоступными, определяется субъектом такихданных в его письменном согласии. 6. Обязанности должностных лиц и специалистов Администрациигорода по защите персональных данных в Администрации города 6.1. При работе со сведениями, содержащими персональные данные,подлежащие защите, работники, уполномоченные на обработку персональныхданных, обязаны: - соблюдать требования настоящего Положения; - знакомиться только с теми документами, к которым получен доступв соответствии со служебной необходимостью; - соблюдать организационные меры по защите персональных данныхсубъектов персональных данных, предусмотренные федеральными законами,настоящим Положением и иными нормативными актами; - хранить в тайне ставшие известными им сведения, содержащиеперсональные данные, подлежащие защите, информироватьнепосредственного руководителя о фактах нарушения порядка обращения сперсональными данными и о попытках несанкционированного доступа к ним; - представлять непосредственному руководителю письменныеобъяснения о допущенных нарушениях установленного порядка работы,учета и хранения документов, содержащих персональные данные, а также офактах разглашения сведений, содержащих персональные данные,подлежащие защите. 7. Ответственность за разглашение сведений, содержащихперсональные данные, подлежащие защите, утрату документов, содержащихтакую информацию, и нарушение порядка работы с ними. 7.1. Разглашение сведений, содержащих персональные данные,подлежащие защите, или утрата носителей таких сведений влечет за собойпоследствия, установленные действующим законодательством РоссийскойФедерации. 7.2. Ответственность за разглашение сведений, содержащихперсональные данные, подлежащие защите, или утрату носителей такихсведений несут персонально должностные лица и специалистыАдминистрации города, имеющие доступ к этой информации и допустившиеее разглашение или утрату. 7.3. О фактах утраты должностным лицом или специалистомАдминистрации города носителей сведений, содержащих персональныеданные, подлежащие защите, либо разглашения этих сведений ставится визвестность его непосредственный руководитель, Мэром (главойАдминистрации) города назначается комиссия для проведения служебнойпроверки обстоятельств утраты или разглашения. По результатамслужебной проверки составляется акт. 7.4. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение,обработку персональных данных, несут ответственность в соответствии сдействующим законодательством. Заведующий сектором нормативных документов Администрации города Т.Н. Тареева Приложение 1 к Положению об организации работы с персональными данными в Администрации города Мэру (главе Администрации) города Ростова-на-Дону _________________________________ (И.О. Фамилия) от_______________________________ (И.О. Фамилия) место жительства_______________________ _________________________________ паспорт__________________________ выдан____________________________ _________________________________ Настоящим даю свое ____________________ Администрации города (согласие/несогласие)Ростова-на-Дону (адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, 47), влице работников, уполномоченных на обработку персональных данных: 1) на обработку моих персональных данных, указанных в анкете идругих документах, предоставляемых мною в установленном порядке всоответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральнымзаконом "О муниципальной службе в Российской Федерации", а именносовершение действий (операций), предусмотренных пунктом 3 части 1статьи 3 Федерального закона "О персональных данных", в том числепутем осуществления автоматизированной обработки персональных данных; 2) на передачу моих персональных данных в сторонние организации вслучаях, установленных законодательством Российской Федерации; 3) на перевод в категорию общедоступных (для размещения наофициальном Интернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы иАдминистрации города, в средствах массовой информации, информационныхстендах и идентификационных карточках в целях информационногообеспечения) следующих моих персональных данных: фамилия, имя,отчество, должность. Обработка моих персональных данных разрешается на срок действиязаключенного со мной трудового договора в целях соблюдения трудовогозаконодательства в процессе осуществления трудовой деятельности вАдминистрации города Ростова-на-Дону. За мной остается право отозвать данное мной согласие на обработкуперсональных данных путем направления письма на имя Мэра (главыАдминистрации) города Ростова-на-Дону. ___________________ (подпись, дата) Заведующий сектором нормативных документов Администрации города Т.Н. Тареева Приложение 2 к Положению об организации работы с персональными данными в Администрации города Мэру (главе Администрации) города Ростова-на-Дону _________________________________ (И.О. Фамилия) от_______________________________ (И.О. Фамилия) место жительства_______________________ _________________________________ паспорт__________________________ выдан____________________________ _________________________________ Настоящим даю свое ____________________ Администрации города (согласие/несогласие)Ростова-на-Дону (адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, 47), влице работников, уполномоченных на обработку персональных данных: 1) на обработку моих персональных данных, указанных в анкете идругих документах, предоставляемых мною в установленном порядке всоответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральнымзаконом "О муниципальной службе в Российской Федерации", а именносовершение действий (операций), предусмотренных пунктом 3 части 1статьи 3 Федерального закона "О персональных данных", в том числепутем осуществления автоматизированной обработки персональных данных; 2) на передачу моих персональных данных в сторонние организации вслучаях, установленных законодательством Российской Федерации. Обработка моих персональных данных разрешается на периодоформления приема на работу в целях соблюдения трудовогозаконодательства при поступлении на работу в Администрацию городаРостова-на-Дону. За мной остается право отозвать данное мной согласие на обработкуперсональных данных путем направления письма на имя Мэра (главыАдминистрации) города Ростова-на-Дону. ___________________ (подпись, дата) Заведующий сектором нормативных документов Администрации города Т.Н. Тареева Приложение 3 к Положению об организации работы с персональными данными в Администрации города Мэру (главе Администрации) города Ростова-на-Дону _________________________________ (И.О. Фамилия) от_______________________________ (И.О. Фамилия) место жительства_______________________ _________________________________ паспорт__________________________ выдан____________________________ _________________________________ Настоящим даю свое ____________________ Администрации города (согласие/несогласие)Ростова-на-Дону (адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, 47), влице работников, уполномоченных на обработку персональных данных: 1) на обработку моих персональных данных, указанных в анкетеустановленной формы, а именно совершение действий (операций),предусмотренных пунктом 3 части 1 статьи 3 Федерального закона"О персональных данных", в том числе путем осуществленияавтоматизированной обработки персональных данных; 2) на передачу моих персональных данных в сторонние организации вслучаях, установленных законодательством Российской Федерации. Обработка моих персональных данных разрешается на периодзачисления и последующего нахождения в резерве кадров Администрациигорода Ростова-на-Дону в целях реализации задач по подбору персонала вАдминистрации города. За мной остается право отозвать данное мной согласие на обработкуперсональных данных путем направления письма на имя Мэра (главыАдминистрации) города Ростова-на-Дону. ___________________ (подпись, дата) Заведующий сектором нормативных документов Администрации города Т.Н. Тареева