Распоряжение Губернатора Ростовской области от 29.08.2012 № 189
Об утверждении Правил обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ от 29.08.2012 N 189 г. Ростов-на-Дону Об утверждении Правил обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области В соответствии с федеральными законами от 27.07.2004 N 79-ФЗ"О государственной гражданской службе Российской Федерации", от27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения оперсональных данных государственного гражданского служащего РоссийскойФедерации и ведении его личного дела": 1. Утвердить Правила обработки персональных данных работниковПравительства Ростовской области согласно приложению. 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителяГубернатора Ростовской области Гончарова В.Г., заместителя ГубернатораРостовской области - руководителя аппарата Правительства Ростовскойобласти Артемова В.В. в пределах предоставленных полномочий покурируемым направлениям. Губернатор Ростовской области В.Ю. ГолубевРаспоряжение вноситуправление по кадровой работеПравительства Ростовской области Приложение к распоряжению Губернатора Ростовской области от 29.08.2012 N 189 ПРАВИЛА обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области 1. Общие положения 1.1. Правила обработки персональных данных работниковПравительства Ростовской области (далее - Правила) разработаны всоответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ"О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данныхгосударственного гражданского служащего Российской Федерации и веденииего личного дела". 1.2. Настоящие Правила устанавливают процедуру обработкиперсональных данных работников Правительства Ростовской области. 1.3. Сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление,изменение, передачу, уничтожение и другое использование документов,содержащих персональные данные работников Правительства Ростовскойобласти (далее - обработка), осуществляют работники управления покадровой работе Правительства Ростовской области и управлениябухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области. Ответственность за обеспечение защиты персональных данных,обрабатываемых в указанных структурных подразделениях, возлагается наруководителей соответствующих структурных подразделений. 1.4. Организацию работы по обеспечению безопасности персональныхданных при их обработке в информационных системах персональных данных,представляющих собой совокупность персональных данных, содержащихся вбазах данных, а также информационных технологий и технических средств,позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных сиспользованием средств автоматизации, осуществляет отдел безопасностиПравительства Ростовской области. Ответственность за организацию данной работы возлагается наначальника отдела безопасности Правительства Ростовской области. 1.5. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизниработников Правительства Ростовской области, содержащиеся вдокументах, указанных в настоящих Правилах, а также персональныеданные, внесенные в личные дела государственных гражданских служащихРостовской области, замещающих должности государственной гражданскойслужбы Ростовской области в Правительстве Ростовской области (далее -гражданский служащий), и иные сведения, содержащиеся в личных делахгражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциальногохарактера. 2. Перечень документов, содержащих персональные данные работников Правительства Ростовской области, обрабатываемых в связи с реализацией трудовых отношений К документам, содержащим персональные данные работниковПравительства Ростовской области, подлежащие защите, относятся: трудовые книжки; личные дела; личные карточки (унифицированные формы первичной учетнойдокументации N Т-2ГС (МС) и N Т-2); справки-объективки; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; трудовые договоры работников, осуществляющих техническоеобеспечение деятельности Правительства Ростовской области; табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда(унифицированная форма первичной учетной документации N Т-12); расчетно-платежная ведомость; карточка-справка (расчет заработной платы); налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физическихлиц (форма 1-НДФЛ); справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); формы документов индивидуального (персонифицированного) учета всистеме обязательного пенсионного страхования; индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иныхвознаграждений, сумм начисленного единого социального налога,страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налоговоговычета); индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иныхвознаграждений, страховых взносов на обязательное пенсионноестрахование; свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физическоголица по месту жительства на территории Российской Федерации. 3. Ведение личных дел 3.1. В личное дело гражданского служащего вносятся егоперсональные данные и иные сведения, связанные с поступлением награжданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службыи необходимые для обеспечения деятельности Правительства Ростовскойобласти. 3.2. Ведение личных дел гражданских служащих осуществляютработники отдела по работе с персоналом управления по кадровой работеПравительства Ростовской области. 3.3. К личному делу гражданского служащего приобщаются следующиедокументы: письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскуюслужбу и замещении должности государственной гражданской службыРостовской области (далее - должность гражданской службы); собственноручно заполненная и подписанная гражданином РоссийскойФедерации анкета установленной формы с приложением фотографии; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должностигражданской службы (если гражданин назначен на должность порезультатам конкурса); копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрацииактов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождениевоенной или иной службы; копии документов о профессиональном образовании, профессиональнойпереподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученойстепени, ученого звания (если таковые имеются); копии решений о награждении государственными наградами РоссийскойФедерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, обобъявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоениипочетных, воинских и специальных званий, присуждении государственныхпремий (если таковые имеются); копия акта государственного органа о назначении на должностьгражданской службы; экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменныхдополнительных соглашений, которыми оформляются изменения идополнения, внесенные в служебный контракт; копии актов государственного органа о переводе гражданскогослужащего на иную должность гражданской службы, о временном замещенииим иной должности гражданской службы; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц,подлежащих призыву на военную службу); копия акта государственного органа об освобождении гражданскогослужащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращениислужебного контракта или его приостановлении; аттестационный лист гражданского служащего, прошедшегоаттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей зааттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне егознаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможностиприсвоения ему классного чина государственной гражданской службыРостовской области; копии документов о присвоении гражданскому служащему классногочина государственной гражданской службы Ростовской области (иногоклассного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); копии документов о включении гражданского служащего в кадровыйрезерв, а также об исключении его из кадрового резерва; копии решений о поощрении гражданского служащего, а также оналожении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, оботстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданскойслужбы; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, еслиисполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службысвязано с использованием таких сведений; сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественногохарактера гражданского служащего; копия страхового свидетельства обязательного пенсионногострахования; копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органефизического лица по месту жительства на территории РоссийскойФедерации; копия страхового медицинского полиса обязательного медицинскогострахования граждан; медицинское заключение установленной формы об отсутствии угражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскуюслужбу или ее прохождению; справка о результатах проверки достоверности и полнотыпредставленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе иобязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдениигражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. 3.4. В личное дело гражданского служащего вносятся такжеписьменные объяснения гражданского служащего, если такие объясненияданы им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы,предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовымиактами Российской Федерации. 3.5. Документы, приобщенные к личному делу гражданскогослужащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делуприлагается опись. 4. Порядок обращения с документами и другими носителями информации, содержащими персональные данные, подлежащие защите 4.1. Все персональные данные должны быть получены непосредственноот работников Правительства Ростовской области, при этом их обработкаосуществляется по письменному заявлению-согласию по форме согласноприложению N 1 к настоящим Правилам. В случае отказа работника предоставить свои персональные данныеему даются письменные разъяснения о юридических последствиях такогоотказа по форме согласно приложению N 2 к настоящим Правилам. 4.2. Прием и учет документов и других носителей информации,содержащих персональные данные, подлежащие защите, осуществляютработники отдела отбора и аттестации кадров, отдела по работе сперсоналом управления по кадровой работе Правительства Ростовскойобласти. 4.3. При заключении служебного контракта с работником,непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, онподписывает обязательство о неразглашении персональных данных, ставшихизвестными ему в связи с исполнением должностных обязанностей по формесогласно приложению N 3 к настоящим Правилам. 4.4. Личные дела гражданских служащих и другие документы,содержащие персональные данные, подлежащие защите, выдаютсяработниками отдела по работе с персоналом управления по кадровойработе Правительства Ростовской области по карточке выдачи с распискойпользователей о получении и с распиской работников отдела по работе сперсоналом в обратном приеме документов. 4.5. Сведения, содержащиеся в документах, указанных в разделе 2настоящих Правил, пересылаются сторонним организациям фельдъегерскойсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным списьменным уведомлением. 4.6. Черновики и проекты документов уничтожаются путем сожженияили измельчения в бумагорезательной машине. 4.7. При смене работника, ответственного за учет документов идругих носителей информации, содержащих персональные данные,подлежащие защите, составляется акт приема-сдачи этих материалов,который утверждается руководителем соответствующего структурногоподразделения Правительства Ростовской области. 5. Обязанности должностных лиц по сохранению персональных данных, подлежащих защите 5.1. При работе со сведениями, содержащими персональные данные,подлежащие защите, работники Правительства Ростовской области обязаны: знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ всоответствии со служебной необходимостью; хранить в тайне ставшие известными им сведения, содержащиеперсональные данные, подлежащие защите, информироватьнепосредственного руководителя о фактах нарушения порядка обращения сперсональными данными и о попытках несанкционированного доступа к ним; о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета ихранения документов, а также о фактах разглашения сведений, содержащихперсональные данные, подлежащие защите, представлять непосредственнымруководителям письменные объяснения. 5.2. При работе со сведениями, содержащими персональные данные,подлежащие защите, запрещается: работать на персональных компьютерах, не предназначенных дляобработки конфиденциальной информации; передавать документы, содержащие персональные данные, подлежащиезащите, по открытым каналам связи (факсимильная связь, электроннаяпочта и т.п.), а также использовать сведения, содержащие персональныеданные, подлежащие защите, в открытой переписке и при ведениипереговоров по телефону; снимать копии с документов, содержащих персональные данные,подлежащие защите, без разрешения начальника управления по кадровойработе Правительства Ростовской области; использовать сведения, содержащие персональные данные, подлежащиезащите, в неслужебных целях, в разговоре с лицами, не имеющимиотношения к этим сведениям. 5.3. Лица, командированные в Правительство Ростовской области,допускаются к сведениям, содержащим персональные данные, решениемруководителя структурного подразделения в объеме выполнениякомандировочного задания и с соблюдением требований настоящих Правил. 5.4. Документы, содержащие персональные данные, подлежащиезащите, хранятся в металлических постоянно запертых шкафах. 5.5. Обязанности, предусмотренные пунктом 5.1 настоящего раздела,должны быть включены в соответствующий раздел должностных регламентовгражданских служащих, допущенных к обработке персональных данных. 6. Доступ к персональным данным 6.1. Правом доступа к персональным данным работниковПравительства Ростовской области, подлежащим защите, имеют следующиедолжностные лица Правительства Ростовской области: Губернатор Ростовской области; Вице-губернатор Ростовской области; заместитель Губернатора Ростовской области, ведущий вопросыкадровой работы; заместитель Губернатора Ростовской области - руководительаппарата Правительства Ростовской области; первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовскойобласти - управляющий делами; помощник Губернатора Ростовской области; начальник управления по кадровой работе; начальник управления бухгалтерского учета и отчетности; начальник отдела безопасности. 6.2. Правом доступа к справкам-объективкам работниковПравительства Ростовской области имеют следующие должностные лицаПравительства Ростовской области: заместители Губернатора Ростовской области; заместители руководителя аппарата Правительства Ростовскойобласти; руководитель секретариата Вице-губернатора Ростовской области; помощники заместителей Губернатора Ростовской области - главныеспециалисты; начальник управления по работе с административными органами; начальник организационного отдела; руководители структурных подразделений Правительства Ростовскойобласти имеют право доступа к справкам-объективкам непосредственноподчиненных им работников; члены конкурсной комиссии во время проведения конкурса назамещение вакантной должности государственной гражданской службыРостовской области в Правительстве Ростовской области и конкурса навключение в кадровый резерв Правительства Ростовской области; члены аттестационной комиссии во время проведения аттестации иквалификационного экзамена государственных гражданских служащихРостовской области, замещающих должности государственной гражданскойслужбы Ростовской области в Правительстве Ростовской области, а такжедолжности руководителей областных органов исполнительной власти и ихзаместителей. 6.3. Правом доступа к персональным данным работниковПравительства Ростовской области, подлежащим защите, в соответствии сдолжностным регламентом имеют следующие должностные лица ПравительстваРостовской области: работники управления по кадровой работе; работники управления бухгалтерского учета и отчетности,осуществляющие расчет заработной платы; работники отдела по мобилизационной работе, ответственные заорганизацию воинского учета и бронирования; работники отдела безопасности. Перечень конкретных должностей указанных структурныхподразделений Правительства Ростовской области, замещение которыхпредусматривает осуществление обработки персональных данных либоосуществление доступа к персональным данным, утверждаетсяраспоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату). 7. Ответственность за разглашение сведений, содержащих персональные данные, подлежащие защите, утрату документов, содержащих такую информацию, и нарушение порядка работы с ней 7.1. Разглашение сведений, содержащих персональные данные,подлежащие защите, или утрата носителей таких сведений влечет за собойпоследствия, предусмотренные действующим законодательством. 7.2. Персональную ответственность за разглашение сведений,содержащих персональные данные, подлежащие защите, или утратуносителей таких сведений несет работник Правительства Ростовскойобласти, имеющий доступ к этой информации и допустивший ее разглашениеили утрату. 7.3. О фактах утраты работниками Правительства Ростовской областиносителей сведений, содержащих персональные данные, подлежащие защите,либо разглашения этих сведений ставится в известность егонепосредственный руководитель, и Губернатором Ростовской областиназначается комиссия для проведения служебной проверки. По результатамслужебной проверки составляется акт. Акты на утраченные делапостоянного хранения передаются в архив. 7.4. Лица, виновные в разглашении или утрате сведений, содержащихперсональные данные, подлежащие защите, несут ответственность всоответствии с законодательством Российской Федерации. 7.5. Контроль за исполнением работниками Правительства Ростовскойобласти требований настоящих Правил возлагается на руководителейструктурных подразделений Правительства Ростовской области. Начальник общего отдела Правительства Ростовской области М.В. Фишкин Приложение N 1 к Правилам обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области ФОРМА заявления-согласия на обработку персональных данных В Правительство Ростовской области _______________________________________ (фамилия, имя, отчество работника) _______________________________________ (серия и номер паспорта, кем и когда выдан) _______________________________________ (адрес места жительства) _______________________________________ Я, __________________________________________________________________, (фамилия, имя отчество)в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ"О персональных данных" даю свое согласие на обработку (включая ихсбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение,распространение, использование, блокирование, уничтожение,обезличивание, с использованием средств автоматизации или безиспользования таковых средств) моих персональных данных, а именно:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________,(указать состав персональных данных (Ф.И.О, паспортные данные, адрес, иные данные)для обработки в целях ________________________________________________ (указать цели обработки)_____________________________________________________________________. Обработка персональных данных разрешается на срок действияслужебного контракта. Подтверждаю, что я ознакомлен с Федеральным законом от 27.07.2006N 152-ФЗ "О персональных данных" в части права субъекта персональныхданных, права и обязанности в области защиты персональных данных мнеразъяснены._________________________ ___________________________________ (подпись) (расшифровка подписи)"_____" _____________________ 20 ___ г. Приложение N 2 к Правилам обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области ФОРМА разъяснения работнику юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные ____________________________________________, (фамилия, имя, отчество)___________________________________________________________________________________________________________________________________________, (должность, структурное подразделение Правительства Ростовской области)в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N152-ФЗ "О персональных данных" уведомляем Вас, что обязанностьпредоставления Вами персональных данных установлена ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. (указываются реквизиты и наименования нормативных правовых актов) В случае отказа Вами предоставить свои персональные данныеПравительство Ростовской области не сможет на законных основанияхосуществлять такую обработку, что приведет к следующим для Васюридическим последствиям: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. (перечисляются юридические последствия для работника) В соответствии с действующим законодательством РоссийскойФедерации в области персональных данных Вы имеете право: на получениесведений о Правительстве Ростовской области (в объеме, необходимом длязащиты своих прав и законных интересов по вопросам обработки своихперсональных данных), о месте нахождения Правительства Ростовскойобласти, о наличии у Правительства Ростовской области своихперсональных данных, а также на ознакомление с такими персональнымиданными; подавать запрос на доступ к своим персональным данным;требовать безвозмездного предоставления возможности ознакомления сосвоими персональными данными, а также внесения в них необходимыхизменений, их уничтожения или блокирования при предоставлениисведений, подтверждающих, что такие персональные данные являютсянеполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или неявляются необходимыми для заявленной цели обработки; получатьуведомления по вопросам обработки персональных данных в установленныхдействующим законодательством Российской Федерации случаях и сроки;требовать от Правительства Ростовской области разъяснения порядказащиты своих прав и законных интересов; обжаловать действия илибездействие должностных лиц Правительства Ростовской области вуполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных илив судебном порядке; на защиту своих прав и законных интересов, в томчисле на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда всудебном порядке.Наименование должностиработника управления по кадровойработе, подготовившего разъяснения _______________ ____________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Ознакомлен_____________________ _____________________________ (подпись) (расшифровка подписи)"_____" _____________________ 20 ___ г. Приложение N 3 к Правилам обработки персональных данных работников Правительства Ростовской области ФОРМА обязательства о неразглашении персональных данныхЯ, __________________________________________________________________, (фамилия, имя, отчество) __________________________________________________________________________________________________________________________________________, (должность, структурное подразделение Правительства Ростовской области)предупрежден(а) о том, что на период исполнения должностныхобязанностей мне будет предоставлен доступ к персональным даннымработников Правительства Ростовской области. Я даю обязательство при работе с персональными данными работниковПравительства Ростовской области соблюдать требования к обработкеперсональных данных, установленные федеральным законодательством. Также я обязуюсь в случае расторжения со мной служебногоконтракта прекратить обработку персональных данных работниковПравительства Ростовской области, ставших мне известными в связи сисполнением должностных обязанностей. Я предупрежден(а) о том, что в случае разглашения мной сведений,касающихся персональных данных работников Правительства Ростовскойобласти, или их утраты я несу ответственность в соответствии сфедеральным законодательством.__________________ _________________________________ (подпись) (расшифровка подписи)"_____" _____________________ 20 ___ г.