Постановление Администрации Ростовской области от 09.02.2011 № 52
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области
АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 09.02.2011 N 52 г. Ростов-на-Дону Утратилo силу - Распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 г. N 7 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области В целях дальнейшего совершенствования системы документационногообеспечения управленческой деятельности Администрации области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в АдминистрацииРостовской области согласно приложению. 2. Руководителям структурных подразделений АдминистрацииРостовской области обеспечить соблюдение настоящего постановления. 3. Руководителям областных органов исполнительной власти привестиинструкции по делопроизводству в соответствие с настоящимпостановлением. 4. Признать утратившим силу постановление АдминистрацииРостовской области от 12.12.2006 N 480 "Об утверждении Инструкции поделопроизводству в Администрации Ростовской области". 5. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителяГлавы Администрации (Губернатора) области - управляющего деламиАртемова В.В. Глава Администрации (Губернатор) области В.Ю. ГолубевПостановление вноситобщий отделАдминистрации области Приложение к постановлению Администрации Ростовской области от 09.02.2011 N 52 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Администрации Ростовской области 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в АдминистрацииРостовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую системуделопроизводства и рационального документооборота, создания иоформления документов, порядок работы с документами в АдминистрацииРостовской области (далее - Администрация области). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральнымизаконами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительнойвласти, утвержденными постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями поразработке инструкций по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивногоагентства от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 6.30 - 2003 "Унифицированныесистемы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов", Регламентом Администрации Ростовской области. 1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрацииобласти применяется система электронного документооборота иделопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"). Порядок работы ссистемой "Дело" определяется соответствующей инструкцией для работыпользователей. 1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя, в томчисле с электронными документами, включая подготовку, обработку,хранение и использование документов с помощью информационныхтехнологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработкиинформации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиямнастоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационныхтехнологий производятся во взаимодействии с министерствоминформационных технологий и связи Ростовской области. 1.5. Положения Инструкции не распространяются на организациюработы с документами, содержащими сведения, составляющиегосударственную тайну. Работа с секретными документамирегламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности вРоссийской Федерации и проводится в помещениях, оборудованныхсоответствующим образом. 1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования"(ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебнойинформацией ограниченного распространения в Администрации области. 1.7. Методическое руководство организацией, ведением исовершенствованием делопроизводства в Администрации области, областныхорганах исполнительной власти, а также контроль за соблюдениемтребований настоящей Инструкции осуществляются общим отделомАдминистрации области (далее - общий отдел). Инструктивные материалыобщего отдела по вопросам организации и совершенствования работы сдокументами, устранения выявленных недостатков и нарушений вделопроизводстве обязательны для исполнения во всех подразделенияхАдминистрации области. 1.8. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатациитехнико-технологической инфраструктуры, информационной безопасностиэлектронного документооборота Администрации области возлагается наминистерство информационных технологий и связи Ростовской области.Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связипо вопросам совершенствования электронного документооборотаобязательны для исполнения во всех подразделениях Администрацииобласти. 1.9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работыс документами в структурных подразделениях Администрации областивозлагается на их руководителей. 1.10. Выполнение требований Инструкции обязательно для всехработников Администрации области. Ответственный за делопроизводство вструктурном подразделении Администрации области обеспечивает егоорганизацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всехработников подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиямиИнструкции. 1.11. Работники Администрации области несут установленнуюзаконодательством Российской Федерации ответственность за соблюдениетребований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебныхдокументов и содержащейся в них информации. 1.12. В целях сохранности и своевременного исполнения документовпри освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, втом числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по инымуважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебныедокументы по указанию соответствующего руководителя передаются другомуработнику. 1.13. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебногопользования" (ДСП), проектов указов, распоряжений Главы Администрации(Губернатора) Ростовской области, постановлений, распоряженийАдминистрации Ростовской области, распоряжений АдминистрацииРостовской области (по аппарату), служебной корреспонденции сообщаетсяруководителю соответствующего подразделения, который организуетпроведение служебного расследования. Результаты служебногорасследования представляются заместителю Главы Администрации(Губернатора) области - управляющему делами. 2. Состав управленческих документов Администрации области 2.1. Деятельность Администрации области обеспечивается системойвзаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяетсякомпетенцией Администрации области, порядком разрешения вопросов(единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязимежду Администрацией области, другими государственными органами иорганизациями. Функции управления в Администрации области реализуются с помощьюорганизационно-распорядительной документации, которая включает в себяправовые акты, распорядительные, организационные иинформационно-справочные документы. 2.2. Правовой акт Ростовской области - официальный документ,фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполненияполномочий Ростовской области, принятый государственным органомРостовской области или должностным лицом в пределах их компетенции,документально оформленный, обязательный для исполнения на территорииРостовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер. 2.2.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый(изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы(правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц,рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимоот того, возникли или прекратились конкретные правоотношения,предусмотренные актом. 2.2.2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте2.2.1, являются ненормативными. 2.2.3. Правовыми актами Ростовской области являются: областные законы; постановления Законодательного Собрания Ростовской области; указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области; распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовскойобласти; постановления Администрации Ростовской области; распоряжения Администрации Ростовской области; распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату); акты областных органов исполнительной власти. 2.3. Распорядительные документы. Распорядительный документ - вид письменного документа, в которомфиксируются решения административных и организационных вопросов,вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулированиядеятельности Администрации области, не утвержденные правовыми актами. К распорядительным документам относятся: решения коллегии Администрации Ростовской области; решения других совещательных, консультативных и координационныхорганов; поручения должностных лиц и др. 2.4. Организационные документы. Организационные документы - это инструктивные, методические, иныедокументы, не утвержденные правовыми актами. К организационным документам относятся: положения о подразделениях, входящих в структурные подразделенияаппарата Администрации области; правила; инструкции (методические рекомендации); планы. 2.4.1. Положение, правила, инструкция. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаютсясистемно связанные между собой правила, регулирующие какие-либоправоотношения. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные длявыполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных правовых актов. 2.4.2. План. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнениюработ или мероприятий, их последовательность, объем, а такжеопределяющий конкретных исполнителей. 2.5. Информационно-справочные документы. Информационно-справочные документы - документы, констатирующиефакты, являющиеся основанием для принятия решений и изданияраспорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол; служебное письмо; акт; докладная, объяснительная и служебная записки; стенограмма; отчет и др. 2.5.1. Протокол. Протокол - документ информационного характера, предназначенныйдля фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений назаседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных идругих органов, совещаний. Протокол составляется на основании записей, произведенных вовремя совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов,представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектоврешений. 2.5.2. Служебные письма. Служебные письма в Администрации области готовятся как: ответы о выполнении поручений Главы Администрации (Губернатора)области и его заместителей; исполнение поручений Главы Администрации (Губернатора) области иего заместителей в связи с обращениями граждан; сопроводительные письма к проектам правовых актов ГлавыАдминистрации (Губернатора) области, Администрации области; ответы на запросы юридических и физических лиц; инициативные письма. 2.5.3. Акт. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающийустановленные ими факты или события. 2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки. Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложениекакого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либодействие, факт или событие. Служебная записка (разновидность письма) - форма внутреннейпереписки. 2.5.5. Стенограмма. Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений наконференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальныхорганов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи. 2.5.6. Отчет. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении иитогах выполнения планов, заседаний, командировок и другихмероприятий. 3. Документация Администрации области. Общие правила оформления управленческой документации 3.1. Документация Администрации области. Деятельность Администрации области обеспечивается системойвзаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяетсяОбщероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)ОК 011-93, Регламентом Администрации Ростовской области, а такжеположениями о структурных подразделениях Администрации области. 3.2. Общие правила оформления документов. 3.2.1. Основным рекомендательным документом, устанавливающимтребования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30 - 2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов" (утвержден постановлением Госстандарта России от03.03.2003 N 65). 3.2.2. При подготовке организационно-распорядительных документовприменяется программа Microsoft Office Word. В документах используетсяшрифт Times New Roman, начертание - обычный, размер шрифта - 14 пт(при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный - полуторныймеждустрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступомпервой строки 1,27 см. Для оформления заголовков допускаетсяиспользование шрифта размером 14 - 16 пт в зависимости от размеровосновного текста. В документах кавычки оформляются следующимобразом:"...". Требования к оформлению документов, представляемых на докладГлаве Администрации (Губернатору) области, содержатся в РегламентеАдминистрации Ростовской области. 3.2.3. При оформлении официальных документов устанавливаютсяследующие размеры полей: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм. 3.2.4. При оформлении документа на двух и более страницах втораяи последующие страницы нумеруются арабскими цифрами внизу страницысправа. 3.2.5. Идентификатором электронной копии документа являетсяотметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждойстраницы документа и содержащая наименование файла на машинномносителе, дату и другие поисковые данные, установленные вАдминистрации области. 3.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа. 3.3.1. В соответствии с ГОСТом 6.30-2003 при подготовке иоформлении соответствующих документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужива- ния); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации, подготовившей документ; 09 - справочные данные об организации, подготовившей документ; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. 3.3.2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов набланках - угловой и продольный (приложения N 1, N 2). Для изготовления бланков документов используют следующиереквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки длярасположения реквизитов: 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможноиспользование реквизита 19 при применении трафаретных текстовдокументов. 3.3.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты:09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26,27, 28, 29, 30. Схемы расположения реквизитов документов приведены вприложениях N 1, N 2. 3.3.4. Государственный герб Российской Федерации помещают набланках документов в соответствии с Федеральным конституционнымзаконом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе РоссийскойФедерации". 3.3.5. Герб Ростовской области помещают на бланках документов всоответствии с Областным законом от 28.10.96 N 32-ЗС "О ГербеРостовской области". 3.3.6. Бланк письма Администрации области включает в себяреквизиты: Герб Ростовской области (02); наименование организации, подготовившей документ (08); справочные данные об организации, подготовившей документ (09). При необходимости включаются: код организации (04); основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица (05); идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановкина учет (ИНН/КПП) (06); ограничительные отметки для верхних границ расположенияреквизитов: дата документа (11); регистрационный номер документа (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа (13); место составления или издания документа (14); адресат (15); резолюция (17); заголовок к тексту (18); отметка о контроле (19); текст документа (20); отметка об исполнителе (27). 3.3.7. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает всебя реквизиты: Герб Ростовской области (02) (эмблема организации (03) илитоварный знак (знак обслуживания); наименование организации, подготовившей документ (08); наименование вида документа (10); место составления или издания документа (14) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов(при необходимости): дата документа (11); регистрационный номер документа (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа (13); заголовок к тексту (18); отметка о контроле (19). 3.3.8. Эмблема организации помещается на бланках организаций всоответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещенГосударственный герб Российской Федерации или Герб Ростовской области. 3.3.9. Код организации проставляется по Общероссийскомуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО). 3.3.10. Код формы документа проставляется по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД). 3.3.11. Наименование организации, являющейся автором документа,должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительныхдокументах. Наименование областного органа исполнительной власти должносоответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе.При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительнойвласти его помещают в скобках ниже полного. Над наименованием областного органа исполнительной властиуказывается наименование высшего исполнительного органагосударственной власти Ростовской области - Администрации Ростовскойобласти. Наименование филиала, территориального отделения,представительства, структурного подразделения организации указываетсяв случае авторства документа и располагается ниже наименованияорганизации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющееорганизацию. 3.3.12. Справочные данные об организации включают: почтовыйадрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации(номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты идр.). 3.3.13. Наименование вида документа, составленного или изданногоорганизацией, регламентируется уставом (положением об организации) идолжно соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом 6.30-2003. В письме наименование вида документа не указывают. 3.3.14. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты,содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы датыприводятся арабскими цифрами в одной строке в следующейпоследовательности: число месяца, месяц, год, например: 17.01.2011. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:17 января 2011 года. Обязательным является требование единообразия написания дат водном конкретном документе. В международной переписке применяется обратная последовательностьв написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17. Датой документа является день его подписания или утверждения: дляуказа, постановления, распоряжения - день подписания; для документа,принимаемого коллегиальным органом, - день его принятия; дляутвержденного документа - день его утверждения. Дата документапроставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающимдокумент. Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения),если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательноуказываются его вид, дата, номер. Цифровой способ проставления дат используется, как правило, приоформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений,визировании документов. Датой документа для протокола является день заседания (принятиярешения), для акта - день, в котором происходит событие,зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или болееорганизациями, должны иметь одну (единую) дату. 3.3.15. Регистрационный номер документа состоит из егопорядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуредел с использованием системы "Дело". Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе, и одной общей даты. 3.3.16. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включаетрегистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 3.3.17. Место составления или издания документа указывается в томслучае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименованиеорганизации" (08) и "Справочные данные об организации" (09). Место составления или издания указывается с учетом принятогоадминистративно-территориального деления, оно может включатьобщепринятые сокращения. 3.3.18. В качестве адресата могут быть организации, ихструктурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываютсяперед фамилией. Наименования организации и ее структурногоподразделения указываются в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, ихсправочные данные и др. являются условными): Минюст России Управление систематизации законодательства или ЗАО "Торговый мир" Бухгалтерия Главному экономисту А.С. Петровуили Президенту ЗАО "Факел" Г.П. Ивановой Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" поотношению к самой длинной строке. Например: Председателю садового товарищества "Аэро" И.А. Исаеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или внесколько структурных подразделений одной организации, то их следуетуказывать обобщенно. Например: Главам администраций муниципальных образований Ростовской области Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово "Копия"перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большемколичестве адресатов составляется список рассылки документа. Списокрассылки определяется исполнителем документа. Документы направляются только тем адресатам, которые имеютотношение к исполнению документа. Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование,затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются впоследовательности, установленной почтовыми правилами. Например: Всероссийский научно- исследовательский институт документирования и архивного дела Милютинский пер., д. 7а, 101000, г. Москваили Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И. Петрову Краснопресненская наб., 2, г. Москва, 103274 При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутсяв следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы,номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области,почтовый индекс. Например: Кирееву И.П. ул. Садовая, д. 5, г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018 3.3.19. Гриф утверждения документа - особый способ введениядокумента в действие, санкционирующий распространение его наопределенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документыутверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем,в компетенцию которых входит решение вопросов. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) илиспециально издаваемым документом. При утверждении документадолжностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из словаУТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должностилица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и датыутверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ генеральный директор закрытого акционерного общества "Фея" _____________ И.В. Сергеев (личная подпись) Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением,распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из словаУТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименованияутверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания акционеров гипсового завода от 14.01.2006 N 11 или УТВЕРЖДЕНО распоряжением Администрации Ростовской области от 04.03.2006 N 18 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углудокумента. 3.3.20. В резолюции дается указание по исполнению документа. В случае, если в резолюции поручение дано нескольким должностнымлицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручениипервым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координации их работы. Резолюции проставляются между реквизитами адресата и текстомдокумента. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. Вэтом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемойчастью основного документа и скрепляется с ним. В Администрации области для руководителей изготавливаютсяспециальные бланки с указанием должности руководителя,регистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится (приложение N 3). Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицоми включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения(в том числе отметку "срочно" или "весьма срочно"), подпись, дату и, вслучае необходимости, отметку о контроле. Например: Петровой А.Н. Седову И.П. Прошу подготовить проект генерального соглашения с ЗАО "Крок" к 15.01.2011 Личная подпись Дата 3.3.21. Отметка о контроле за исполнением документа обозначаетсябуквой "К", словом или штампом "Контроль" в правом верхнем углудокумента. 3.3.22. Заголовок к тексту может составляться ко всем документам,за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5строк). Заголовок должен точно передавать содержание документа исогласовываться с наименованием вида документа. Заголовок отвечает на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:"распоряжение... о создании аттестационной комиссии". Точка в конце заголовка не ставится. 3.3.23. Текст документа составляется на русском языке. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственнотекста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаковхарактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным вименительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лицамножественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете","владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики,выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиямипризнаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знакипрепинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятсятолько внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны бытьсогласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся сострочной буквы. В таблице после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечисленииразделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3). Если таблица печатается более чем на одной странице, графытаблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаютсятолько номера граф. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой частиуказываются причины, основания, цели составления документа, во второй(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения,рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов,выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указываются ихреквизиты: наименование документа; наименование организации - авторадокумента; дата документа; регистрационный номер документа; заголовокк тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. В документах, адресованных руководству, изложение текста должноидти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текстизлагается от третьего лица единственного числа ("постановляет","решил"). В совместных распорядительных документах текст излагается отпервого лица множественного числа ("решили"). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа("слушали", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности областныхорганов исполнительной власти, структурных подразделений Администрацииобласти (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценкуфактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текстаот третьего лица единственного или множественного числа ("отделосуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссияустановила"). 3.3.24. Сведения о наличии приложений в указах, постановлениях,распоряжениях, решениях указываются в тексте, например: согласноприложению N 2 или: (приложение N 2). При наличии одного приложенияпорядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на нихпроставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениямиставится знак "N ". Например: Приложение N 3 к постановлению Администрации Ростовской области от 17.01.2011 N 19 Если документ (письмо, приказ) имеет приложения, не названные втексте, то их наименования необходимо перечислить после текста суказанием количества листов и количества экземпляров каждогоприложения. Например: Приложения: 1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. 2. Список школ на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, полное наименование котороговоспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляетсяследующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметка о наличии приложения оформляется следующимобразом: Приложение: заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается. Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. 3.3.25. Подписание служебных писем и другой корреспонденции вАдминистрации области осуществляется лицами, на то уполномоченными. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланкедокумента, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:Исполнительный директорООО "Аквитал" Личная подпись Н.И. КиреевилиИсполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывается. Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемым должностям. Например:Генеральный директор Личная подпись А.Б. ТкаченкоГлавный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагаются на одном уровне. Например: Заместитель Заместитель Министра юстиции Министра финансов Российской Федерации Российской Федерации Личная подпись И.П. Васильев Личная подпись Г.Э. Гришик При подписании совместного документа первый лист оформляется нена бланке. В документах, составленных комиссией, указываются не должностилиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением. Например: Председатель комиссии Личная подпись Н.И. Свистунов Члены комиссии: Личная подпись К.П. Федорин Личная подпись И.Г. Василенко Личная подпись Г.И. Фролов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Приэтом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." иликосую черту перед наименованием должности. Все экземпляры документов, остающиеся в делах подразделенийАдминистрации области, в том числе и приложения, должны содержатьподлинные подписи должностных лиц и визы согласования. 3.3.26. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО(прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации), личнойподписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись И.С. Новикова Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом и т.п., грифсогласования оформляется по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании "Прогресс" от 26.06.2006 N 12 Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" или наотдельном листе согласования. Лист согласования составляется вслучаях, когда содержание документа затрагивает интересы несколькихорганизаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается Начальник юридического отдела Личная подпись В.И. Самойлов Дата Лист согласования оформляется по следующей форме: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Заместитель Заместитель председателя Ространснадзора председателя Росжелдора Личная подпись К.А. Коротков Личная подпись И.С. Белова Дата Дата 3.3.27. Согласование документа с должностными лицами оформляетсявизой, которая включает подпись и должность визирующего документ,расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: Начальник юридического отдела Личная подпись С.А. Сурков Дата При наличии замечаний по документу визу оформляют следующимобразом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись С.А. Сурков Дата Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются иприлагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в Администрацииобласти, визы проставляются в нижней части последнего листа проектадокумента. Возможно оформление виз документа на отдельном листесогласования. Допускается постраничное визирование документа и его приложений. 3.3.28. Документы заверяются печатью Администрации области всоответствии с настоящей Инструкцией. При заверении соответствия копии документа подлиннику нижереквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении документа,включающая в себя: заверительную надпись: "Верно" или "Копия верна"; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения. Например:Верно.Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. ПетренкоДата При заверении копий правовых актов возможно использованиеспециальных штампов начальника общего отдела и начальника службынормативных документов общего отдела (далее - служба нормативныхдокументов) (приложение N 4). Администрация области выдает копии только тех документов, которыесоздаются в Администрации области. Копия документа воспроизводитсямашинным способом или ксерокопируется. Текст документаперепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка. При пересылке копии документа Администрации области в другиеорганизации или выдаче ее на руки представителю организации она должнабыть заверена должностным лицом. Копии документов рассылаются в подразделения Администрацииобласти по системе "Дело" в соответствии с листом рассылки. Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностноголица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документапредставителям средств массовой информации осуществляетсяуполномоченными на это должностными лицами. При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересовграждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том,кому и когда выдана, а на самой копии - отметку, что подлинникхранится в Администрации области или ее структурном подразделении. Если копия документа содержит более одного листа, то листыпрошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваютсялистом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать должны заходитьна приклеенный лист. 3.3.29. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилиюисполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются налицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левомнижнем углу. Например: И.В. Петров 249 54 67 3.3.30. Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такогодокумента - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номердела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должнабыть подписана и датирована исполнителем документа или руководителемструктурного подразделения, в котором исполнен документ. 3.3.31. Отметка о поступлении документа в Администрацию областиоформляется с использованием системы "Дело", содержит порядковый номери дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допустимо проставлять отметку о поступлении документа в видештампа. 4. Подготовка и оформление правовых актов 4.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актамиГлавы Администрации (Губернатора) Ростовской области и АдминистрацииРостовской области (далее - правовой акт) определен РегламентомАдминистрации Ростовской области. 4.2. Требования к оформлению проектов правовых актов. 4.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующимтребованиям: быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкоеизложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого еготолкования, с четко сформулированными и обоснованными целями изадачами; содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимойматериально-технической базой, финансированием и исключающиенеобходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного; содержать указания конкретным исполнителям, реальные срокиисполнения. Проект правового акта должен содержать также пункт о возложенииконтроля за исполнением документа на заместителей Главы Администрации(Губернатора) области, руководителей структурных подразделенийаппарата Администрации области, министерств, комитетов, департаментов,управлений, глав муниципальных образований, других должностных лиц.Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общегоконтроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение,отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоениепочетного звания и т.п. Тексты правовых актов, как правило, состоят из двух частей:констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания документа. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.Если документ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указываются: наименование вида документа всоответствующем падеже, его дата, номер и заголовок. Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ иликакие-то его положения, то один из пунктов распорядительной частитекста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пунктдокумента) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пунктадолжен начинаться словами "Признать утратившим силу...". 4.2.2. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.),которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, прилагаютсяк данному проекту. Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетныхассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущийгод расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащейнеобходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических ииных последствий их реализации. 4.2.3. Проект правового акта по исполнению федерального закона,правового акта Президента Российской Федерации, постановленияПравительства Российской Федерации или правового акта Ростовскойобласти должен содержать ссылку на них. При первом упоминанииправового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. Приповторном упоминании допускается не указывать название правового акта. Например: полное наименование - указ Главы Администрации (Губернатора)Ростовской области от 17.01.2011 N 114 "Об объявлении БлагодарностиГлавы Администрации (Губернатора) Ростовской области"; сокращенное наименование - указ Главы Администрации (Губернатора)Ростовской области от 17.01.2011 N 114. Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одномдокументе оформляются единообразно. 4.2.4. В проектах правовых актов употребляются официальныенаименования органов и организаций. При первом упоминании по текстуиспользуется полное наименование, в последующих - допускаетсясокращенное. 4.2.5. При подготовке проектов правовых актов применяетсяпрограмма Microsoft Office Word. В документах используется шрифт TimesNew Roman, начертание - обычный, размером 14 пт (при оформлении таблицдопускается 12 пт); одинарный междустрочный интервал; выравниваниеабзаца - по ширине с отступом первой строки 1,27 см. Устанавливаются следующие поля документа: Для книжных параметров страницы: верхнее - 1,25 см; левое - 2,3 см; правое - 1,5 см; нижнее - 2 см. Для альбомных параметров страницы: верхнее - 2,3 см; левое - 2 см; правое - 1,5 см; нижнее - 1,5 см. 4.2.6. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:наименование вида акта, заголовок, подпись. После реквизита "подпись"указывается наименование органа, структурного подразделения,должностного лица, вносящего проект. Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начинаяс первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа. 4.2.7. Заголовок в краткой форме отражает содержание правовогоакта. Заголовок печатается от левой границы текстового поля документабез отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка неставится. Допускается не более 6 строк в заголовке, длина строки недолжна превышать 30 знаков. 4.2.8. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 - 2междустрочными интервалами. Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть -преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении - распорядительную)часть. Преамбула в постановлениях Администрации Ростовской областизавершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", напечатанным прописными буквами вотдельной строке по центру. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могутподразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрамичерез точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой. Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом3.3.24 настоящей Инструкции. 4.2.9. Подпись отделяется от текста тремя междустрочнымиинтервалами. Слова "Глава Администрации (Губернатор) области"печатаются с отступом 1,27 см от левой границы текстового поля: Глава Администрации (Губернатор) области Инициалы, фамилия Реквизиты "инициалы, фамилия" располагаются на расстоянии 13 смот левого текстового поля. 4.2.10. В приложениях к правовым актам помещаются положения,регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов идр. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурногоподразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписываетсяначальником общего отдела. Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичныразмерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах исхемах допускается использование шрифта меньшего размера. Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы. На первой странице приложения печатается слово "Приложение", нижедается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизитапечатаются через 1 междустрочный интервал, располагаются с отступом отлевой границы текстового поля (11 см - при книжных параметрахстраницы, 19 см - при альбомных) и выравниваются по центру. Приналичии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами сиспользованием знака "N ". Например: Приложение N 1 к постановлению Администрации Ростовской области от 17.03.2006 N 315 Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первоеслово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы,пункты и подпункты - арабскими цифрами с добавочным номером черезточку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая вномере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названияразделов располагаются по центру, точка в конце не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В концезаголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматическисогласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения взаголовках и подзаголовках не допускаются. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графытаблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, взаголовках печатаются только номера этих граф. Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинанияставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего"двоеточие не ставится. 4.2.11. Согласование проекта правового акта оформляется визой,включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписии дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первогоэкземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и налисте согласования. Порядок визирования проектов утвержден Регламентом АдминистрацииРостовской области. Все действия по визированию и согласованию проекта выполняются набумажном носителе и в системе "Дело" с использованием электронныхцифровых подписей. На приложениях к проектам визы проставляются на последнем листеприложения. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично. При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особогомнения) он делает об этом соответствующую запись на листесогласования. Например, "с замечаниями". Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагаетсяотдельно и прилагается к проекту правового акта. 4.2.12. Тексты указов Главы Администрации (Губернатора)Ростовской области, распоряжений Главы Администрации (Губернатора)Ростовской области, постановлений Администрации Ростовской области,распоряжений Администрации Ростовской области печатаются на бланкахустановленного образца в службе нормативных документов. Текстыраспоряжений Администрации Ростовской области (по аппарату) печатаютсяна бланках установленного образца в структурных подразделенияхАдминистрации области. 4.2.13. Регистрация подписанных правовых актов производится всоответствии с Регламентом Администрации Ростовской области сиспользованием системы "Дело" и регистрационных форм (карточек) накаждый вид документа (приложение N 5). 4.2.14. Тиражирование правовых актов обеспечивает службанормативных документов совместно с бюро машинописных икопировально-множительных работ общего отдела (далее - бюро). 4.2.15. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, при тиражировании правовых актовбольшого объема, по согласованию с начальником общего отдела, - в 5-дневный срок, в федеральные органы - еженедельно. Рассылка правовых актов по выделению средств из областногобюджета, включая резервный фонд Администрации Ростовской области нафинансирование непредвиденных расходов областного бюджета,осуществляется в течение рабочего дня после подписания - министерствуфинансов области, областным органам исполнительной власти,инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документепредусматривается выделение средств. Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты,обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которымрассылались эти документы. Правовые акты направляются адресатам в соответствии с листомрассылки в электронном виде службой нормативных документов по системе"Дело", на бумажных носителях - канцелярией общего отдела (далее -канцелярия). Служба нормативных документов направляет бумажные копии правовыхактов в Донскую государственную публичную библиотеку, а также наосновании договоров представляет бумажные и электронные копиидокументов в информационные агентства. Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, неявляющимся пользователями системы "Дело", служба нормативныхдокументов представляет копии документов вместе с копиями листоврассылки в канцелярию. В необходимых случаях работники, готовившиепроект документа, представляют полные почтовые адреса получателей. 4.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектовобластных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовскойобласти, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области поинициативе Главы Администрации (Губернатора) области и Администрацииобласти. 4.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесенияобластных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовскойобласти на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской областипо инициативе Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области иАдминистрации Ростовской области определен Регламентом АдминистрацииРостовской области. 4.3.2. Для регистрации проекта областного закона и постановленияЗаконодательного Собрания Ростовской области (далее - законопроект) всектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовскойобласти общего отдела (далее - сектор) должны быть представлены набумажном носителе и в электронном виде: основание для подготовки законопроекта; текст законопроекта с указанием на титульном листе в правомверхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права законодательной инициативы вЗаконодательном Собрании Ростовской области (Глава Администрации(Губернатор) Ростовской области или Администрация Ростовской области),например: "ПРОЕКТ внесен Главой Администрации (Губернатором) области,подготовлен ___________________ (указать наименование областногооргана исполнительной власти или структурного подразделенияАдминистрации области, ответственного за разработку законопроекта)"; пояснительная записка к законопроекту, содержащая предметзаконодательного регулирования, изложение концепции, а такжеобоснование необходимости его принятия; перечень актов областного законодательства, подлежащих признаниюутратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятиюв связи с принятием данного областного закона; финансово-экономическое обоснование (в случае внесениязаконопроекта, реализация которого потребует материальных затрат). 4.3.3. Регистрация законопроекта в секторе осуществляется сиспользованием системы "Дело" и включает: присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрациизаконопроектов (приложение N 6), внесение информации о названиизаконопроекта, дате регистрации, основании для его подготовки,сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактныйтелефон); выдачу бланков, необходимых для осуществления согласованиязаконопроекта в Администрации области (обложка для законопроекта, листсогласования); проставление на выданных бланках штампа сектора (приложение N 4)с указанием регистрационного номера законопроекта и даты регистрации; определение в листе согласования должностных лиц, с которымизаконопроект должен быть согласован в обязательном порядке. 4.3.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы,подлежащие одновременному представлению в Законодательное СобраниеРостовской области, должны быть подготовлены с помощью программыMicrosoft Office Word, шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарныммеждустрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступомпервой строки 1,27 см. Допускается представление на бумажном носителе и в электронномвиде текстов приложений к проектам областных законов об областномбюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете,подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel. 4.3.5. Законопроект, приложения к нему и другие документы,подлежащие одновременному представлению в Законодательное СобраниеРостовской области, должны быть завизированы руководителем областногооргана исполнительной власти (структурного подразделения Администрацииобласти) и заместителем Главы Администрации (Губернатора) области,ответственными за подготовку законопроекта. Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта,приложений к нему и материалов, подлежащих одновременномупредставлению в Законодательное Собрание Ростовской области. 4.3.6. Все действия по визированию и согласованию законопроектавыполняются на бумажном носителе и в системе "Дело" с использованиемэлектронных цифровых подписей. 5. Бланки документов 5.1. Глава Администрации (Губернатор) области, первый заместительГлавы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатор, первыйзаместитель Главы Администрации (Губернатора) области, заместителиГлавы Администрации (Губернатора) области используют соответствующиебланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации. 5.2. Документы в Администрации области оформляются на бланках,изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А6 (105 х148 мм). 5.3. В Администрации области применяются следующие бланки: бланк указа Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области(приложение N 7); бланк распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовскойобласти (приложение N 8); бланк постановления Администрации Ростовской области (приложениеN 9); бланк распоряжения Администрации Ростовской области (приложениеN 10); бланк распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату)(приложение N 11); бланк "Администрация Ростовской области" с русскими и английскимиреквизитами (приложение N 12) для иностранной переписки; бланк должностного лица Администрации Ростовской области(приложение N 13), в том числе: бланк Главы Администрации (Губернатора) области; бланк первого заместителя Главы Администрации (Губернатора)области - Вице-губернатора; бланк первого заместителя Главы Администрации (Губернатора)области; бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области повзаимодействию с административными органами - руководителя аппаратаГлавы Администрации (Губернатора) области; бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -управляющего делами; бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -министра финансов; бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -министра транспорта; бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -министра сельского хозяйства и продовольствия; бланк заместителя Главы Администрации (Губернатора) области; бланк "Администрация Ростовской области" (бланк письма)(приложение N 14); бланк конкретного вида документа, кроме письма; бланк структурного подразделения или должностного лица(приложение N 15); бланк поручения заместителя Главы Администрации (Губернатора)области по подготовке проекта правового акта, оформляемый принеобходимости назначения исполнителей, установления сроков исполненияи списка визирующих (приложение N 16). 5.4. В переписке между структурными подразделениями Администрацииобласти, как правило, бланк не используется. 5.5. Бланки документов, применяемые в Администрации области,должны использоваться строго по назначению и без соответствующегоразрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 5.6. Бланки разрабатываются общим отделом, согласовываются попринадлежности с секретариатом, приемными Главы Администрации(Губернатора) области и его заместителей и утверждаются заместителемГлавы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами. 5.7. Структурные подразделения аппарата Администрации области принаправлении писем, как правило, пользуются бланками "АдминистрацияРостовской области". Заявки на выдачу бланков подаются в общий отдел не позднее чем за2 недели до расхода ранее полученных. 5.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланковдокументов осуществляется по разрешению (поручению) ГлавыАдминистрации (Губернатора) области. Соответствующие предложениявносятся заместителем Главы Администрации (Губернатора) области -управляющим делами по представлению заместителя Главы Администрации(Губернатора) области, инициировавшего предложение. 5.9. Изготовление, использование, учет и хранение бланковс изображением Герба Ростовской области. 5.9.1. Правила применения изображения Герба Ростовской области набланках определены Областным законом от 28.10.96 N 32-ЗС "О ГербеРостовской области". 5.9.2. Гербовые бланки Администрации области являютсяполиграфической продукцией, изготавливаются в типографиях по заявкамобщего отдела и подлежат учету. 5.9.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковыйномер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет ивыдача бланков ведется в общем отделе раздельно по видам бланков вжурналах (приложение N 17). 5.9.4. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственностьза обеспечение сохранности бланков и правильность их использованиянесут руководители подразделений. 5.9.5. Органы исполнительной власти Ростовской области в пределахосуществления возложенных функций и задач используют свои гербовыебланки, изготовленные полиграфическим способом. При этом текст"Администрация Ростовской области" печатается шрифтом размера 16 пт,название областного органа исполнительной власти располагается подтекстом "Администрация Ростовской области" и печатается шрифтомразмера 15 пт. 5.9.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных вустановленном порядке бланков запрещается. 5.9.7. Испорченные в структурных подразделениях бланкиАдминистрации области передаются по акту в архив, где уничтожаютсяв установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме. 5.9.8. Регистрационно-учетные формы учета бланков включаютсяв номенклатуру дел Администрации области. 5.9.9. Проверка наличия, использования и хранения бланковпроводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемойраспорядительным документом Администрации области. О проведенныхпроверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах послепоследней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении,учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебноерасследование, результаты которого оформляются актом. 6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 6.1. Протокол. 6.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенныхво время совещания (заседания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждениюпредставляются структурными подразделениями органа исполнительнойвласти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, непозднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работыколлегиального органа. Справки подписываются руководителямиподразделений исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текставозлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудниковподразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проектысоответствующих пунктов протокола визируются подразделением,ответственным за подготовку. 6.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным назаседании, направляются для подшивки в дело вподразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятыхрешениях. На протоколе, содержащем информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". 6.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали - список присутствовавших или отсылка кприлагаемому списку присутствовавших; повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делаетсясноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) втексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятсяитоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,записывается в тексте протокола после соответствующего постановления(решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируютсятолько принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. 6.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколызаседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертныхсоветов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавшихучастие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоятиз номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня ипорядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавлятьсябуквенные коды в соответствии с поисковой системой. 6.1.5. Копии решений при необходимости рассылаются, в том числепо системе "Дело", заинтересованным организациям и должностным лицам всоответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписываетответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрениевопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписокиз протоколов. 6.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги форматаА4, имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописнымибуквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля; дата и номер протокола печатаются через два междустрочныхинтервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым илисловесно-цифровым способом; место проведения заседания, совещания указывается при оформлениипротоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычномместе; печатается через два междустрочных интервала после предыдущегореквизита по центру текстового поля; заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумямеждустрочными интервалами, печатается через один интервал ивыравнивается по центру текстового поля. В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и егонаименование начинается с предлога "О" ("Об"). Далее в скобкахуказываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших назаседании (совещании) по этому вопросу. Основная часть протокола печатается через полтора междустрочныхинтервала. Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение(постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются напункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая частьрешений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной исодержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем исекретарем. Подпись отделяется от текста тремя междустрочнымиинтервалами и включает наименование должности лица,председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись,расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателярасполагается подпись секретаря (приложение N 18). Возможно подписаниепротокола председателем с использованием грифа утверждения. 6.2. Служебные письма. 6.2.1. Служебное письмо - официальный документинформационно-справочного характера, используемый для обменаинформацией в деятельности органов власти, организаций и граждан. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциейруководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений,запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениямграждан - действующим законодательством. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя. 6.2.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланкахАдминистрации Ростовской области, бланках должностного лица форматаА4. При подготовке проектов представлений Главы Администрации(Губернатора) области на имя Президента Российской Федерации онаграждении государственными наградами, присвоении почетных, воинскихи специальных званий Российской Федерации (в других случаях нерекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделятьшрифтом другой насыщенности фамилии. 6.2.3. Текст письма излагается от третьего лица единственногочисла, например: "Администрация Пролетарского района считает...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текстизлагается от первого лица единственного числа: "прошу...","направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой частиизлагаются причина, основание или обоснование составления письма,приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовкиписьма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,предложения, просьбы, решения и т.д. 6.2.4. Датой письма является дата его регистрации в системе"Дело". 6.2.5. Право подписи устанавливается в Регламенте АдминистрацииРостовской области и в положениях об органах исполнительной властиобласти. В названных документах должен быть предусмотрен порядокподписания при отсутствии руководящих должностных лиц. 6.2.6. Особенности оформления служебных писем, направляемыхза рубеж. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствамии представительствами иностранных государств) оформление служебных иличных писем имеет одинаковый характер. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка(при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (приоформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адресполучателя письма, вступительное обращение, основной текст, указаниена приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости. При переписке без применения бланков оформление писемосуществляется следующим образом: в правом верхнем углу письма печатаются название города и датаотправления, например: г. Москва, 12 января 2011 года; г.Ростов-на-Дону, 17 января 2011 года. Длина максимальной строки недолжна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма,остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресованоминистру, то в зависимости от конкретного случая и местной практикиследует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". Вобращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно впорядке взаимности, например: "Уважаемый господин Министр"). Взависимости от местной практики и в порядке взаимности слово"господин" на иностранных языках может писаться полностью илисокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийсясловами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения.Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу илиМинистру иностранных дел: "Прошу Вас, господин Президент (господинПосол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом)высоком уважении"; "Генеральному директору Германского фондамеждународного развития господину Хайнцу Бюлеру "Прошу Вас, господинХайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении(или почтении)". Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется впорядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются суверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечатьрекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно:"С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш","С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразноупотребить такой же комплимент. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которогопосылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы(программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указываетсяприложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных странстандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, какправило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количествастраниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию,полное наименование официальной должности лица, которому направляетсяписьмо, и название города. На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писемосуществляется следующим образом: адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнемуглу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита недолжна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Например: Господину ____________ Председателю Правления фонда ________________ г. Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основевзаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо,указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину ____________ Чрезвычайному и Полномочному Послу Официальное название страны г. Москва Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составныечасти: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например: "Его (Ее)Превосходительству"), имя и фамилия адресата, наименованиеорганизации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервалаот должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом. Обращение и первая строка текста письма начинаются с краснойстроки. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомымофициальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личногоодолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либопо вопросам, являющимся предметом официальной переписки илипереговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данномделе или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использованиявлияния лица, которому направляется письмо. Переписка можетосуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальномпорядке нежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычнойпочтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная стороналиста не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр! Уважаемый господин Директор! Уважаемый господин Сенатор! Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависитот служебного или общественного положения адресата и характераотношений автора с адресатом. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся толькона конверте. К каждому письму зарубежному адресату прилагаетсясопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерстваиностранных дел Российской Федерации. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма,исходя при этом из содержания. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагаютответ со стороны того, кому они направлены. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи,производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текстпечатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата. Заголовок к тексту не составляется. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера,целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "НаВаше письмо от... числа". При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действуетобщепринятый порядок работы с корреспонденцией. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт дляотправки данного документа с указанием данных адресата и адресаотправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так ина языке страны-адресата. Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) иликратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзявместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать"Германия"). 6.3. Телеграмма. 6.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные; срочные; обыкновенные. 6.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками канцелярииобщего отдела правильно оформленными, подписанными, с отметкой об ихкатегории, с указанием номера (индекса) отделения связи,обслуживающего адресата (приложения N 19, N 20). Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов ипредлогов (если при этом не искажается его содержание). Знакипрепинания следует писать только словами, полностью. 6.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых(после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы(с визами) остается в деле. При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем вчетыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двухэкземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложениеN 21). При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем безисключения главам муниципальных образований указатель рассылки (списокадресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема 63"(приложение N 22). 6.4. Телефонограмма. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(передается по телефону и записывается получателем). Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленномпорядке в том структурном подразделении, руководителем которого онаподписана. 6.5. Положение, правила, инструкция. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельныедокументы, которые подписываются руководителем или утверждаются вформе грифа утверждения. Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лицаединственного или множественного числа. В тексте используются слова"должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает навопрос "о чем?". Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел"Общие положения", в котором указываются основания разработкидокумента, основное назначение и сфера его распространения. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться наразделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия,нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктовпроизводится арабскими цифрами через точку. 6.6. План. Составляющими пунктами планов являются: наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами,ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы,как правило, подлежат утверждению. 6.7. Акт. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительногодокумента, на основании которого актируются факт, событие или действие(в соответствующем падеже), его номер и дату. Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должнысоответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок акта начинается с предлога "О" и формулируется спомощью отглагольного существительного, например: "О приеме-передачематериальных ценностей". Если акт составлен комиссией, то первым указывается председателькомиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали"пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования,существо и характер проведенной комиссией работы, установленные фактыи события, а также выводы и замечания. Констатирующая частьзаканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте ихнахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованныхв нем сторон или нормативными документами, регламентирующимисоставление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости актыподлежат утверждению. 6.8. Докладная, объяснительная и служебная записки. Докладная записка составляется при необходимости уведомленияруководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событияхи может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебныезаписки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметьинициативный характер. Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившиеповодом к написанию докладной записки, во второй - выводы ипредложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя,необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи сизложенными фактами. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения,проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформленырукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. 6.9. Стенограмма (звукозапись). 6.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседанияколлегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждениевыносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения.Окончательный текст стенограммы составляется на основаниипроизведенных на конференции, совещании, собрании или заседанииколлегиального органа стенографических или звуковых записей ипредставленных материалов (докладов, справок, проектов решений ит.п.). 6.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов,соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскимицифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительномпадеже. 6.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствоватьдню проведения совещания, собрания или заседания коллегиальногооргана. 6.9.4. Звукозапись мероприятий в Администрации областиобеспечивают социально-хозяйственный и общий отделы. Необходимостьзвукозаписи совещания определяет ответственный за организациюсовещания по согласованию с начальником общего отдела. 6.9.5. Расшифровку звукозаписи мероприятий, проводимых ГлавойАдминистрации (Губернатором) области и его заместителями, осуществляетбюро. После совещания аудиозапись передается должностным лицом,ответственным за подготовку совещания, по согласованию с начальникомобщего отдела для расшифровки в бюро. После расшифровки аудиозапись передается должностному лицу,ответственному за подготовку совещания, для составления протокола. 6.9.6. При расшифровке стенографической звукозаписи на лицевойстороне последнего листа стенограммы указываются фамилия должностноголица, ответственного за расшифровку записи, дата. 6.9.7. Выдача электронных копий расшифрованных стенографическихзвукозаписей и ознакомление с ними осуществляется с разрешенияначальника общего отдела. Подлинник расшифрованных стенографических звукозаписей хранится втечение одного года у начальника общего отдела, после чего подлинникиформируются в дела и передаются на архивное хранение. Расшифрованные звукозаписи уничтожаются по акту по истеченииодного года. 6.10. Отчет. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов иподпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленномпорядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием датывизирования. 6.11. Материалы к выступлению Главы Администрации (Губернатора)области. Текст выступления Главы Администрации (Губернатора) областиоформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), смеждустрочным интервалом "точно 20", на бумаге формата А5. Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов,информационной справки, приветственного и вступительного слова. Тезисы выступления Главы Администрации (Губернатора) областидолжны содержать: вступительную часть (важность и актуальность темы, целивыступления, задачи совещания); основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективностипринятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации;выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные наулучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата ихреализации); заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользупринесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которыенеобходимо выполнить). Информационные справки для подготовки выступления ГлавыАдминистрации (Губернатора) области должны содержать: точное наименование темы совещания, его цели и задачи; фактологическая (справочная, статистическая, графическая)информация по существу вопроса, намеченного к рассмотрению; сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному крассмотрению; перечень проблемных вопросов, негативные примеры; существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивныепримеры; предлагаемые варианты решения проблемных вопросов. Текст приветственного слова для подготовки выступления ГлавыАдминистрации (Губернатора) области должен содержать: вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, егополное название, актуальность); основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию потеме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры); заключительную часть (обращение к участникам мероприятия,указание значимости мероприятия для его участников, пожелания). Текст вступительного слова для подготовки выступления ГлавыАдминистрации (Губернатора) области должен содержать: важность и актуальность темы; краткую характеристику проблем (достижений); краткий перечень задач, которые будут поставлены; обращение к участникам совещания о необходимости реализациипервоочередных задач. 7. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов 7.1. Порядок применения печатей и штампов. 7.1.1. На документах, требующих особого удостоверенияподлинности, ставится печать. 7.1.2. Применение гербовых печатей. В аппарате Администрации Ростовской области имеются следующиегербовые печати: "Глава Администрации (Губернатор) Ростовской области" - ставитсяна документах, подписанных Главой Администрации (Губернатором)области, хранится у начальника службы нормативных документов; "Администрация Ростовской области" - ставится на банковскихдокументах, договорах, соглашениях и других документах, подписанныхзаместителями Главы Администрации (Губернатора) области, хранится уначальника службы нормативных документов; "Администрация Ростовской области. Для финансовых документов" -ставится на финансовых и банковских документах, подписанныхдолжностными лицами Администрации области, имеющими право подписи нафинансовых и банковских документах, хранится у начальника управлениябухгалтерского учета и отчетности Администрации области; гербовые печати ставятся: "Глава Администрации (Губернатор)Ростовской области" (размер 30 мм) - на служебных удостоверениях,подписываемых Главой Администрации (Губернатором) области;"Администрация Ростовской области" (размер 30 мм) - на иных служебныхудостоверениях Администрации области, хранятся у начальника управленияпо кадровой работе Администрации области; гербовая печать Администрации области ставится на копияхдоговоров, соглашений, доверенностей и иных актов Администрацииобласти, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствованияверности копий документов для представления в судебные и иные органы. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенномместе. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должностилица, подписавшего документ. 7.1.3. Применение негербовых печатей. Негербовые печати Администрации Ростовской области ставятся: "Отдел по работе с персоналом" - на справках и в трудовыхкнижках; "Общий отдел" - на документах, подписываемых начальником общегоотдела; "Отдел по мобилизационной работе" - на документах,регламентирующих работу отдела; "Социально-хозяйственный отдел" - на командировочныхудостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемыхначальником социально-хозяйственного отдела; "Служба нормативных документов" - на указах и распоряжениях ГлавыАдминистрации (Губернатора) Ростовской области, постановлениях ираспоряжениях Администрации Ростовской области; "Канцелярия" - на телеграммах, описях отправляемых телеграмм,описях писем, отправляемых за рубеж; "Сектор организации пропускного режима отдела безопасности" - напостоянных, временных и разовых пропусках; "Отдел безопасности" - на документах, регламентирующих работуотдела; "Отдел безопасности. Для пакетов N 1" - на пакетах, реестрах,описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной иправительственной корреспонденции; "Отдел безопасности. Для пакетов N 2" - на реестрах, описях накорреспонденцию, получаемую дежурным Администрации области; "Администрация Ростовской области. Для документов IV" - длязаверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм,обрабатываемых службой специальной документальной связи Администрацииобласти. "Администрация Ростовской области. Для пакетов IV" - дляопечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальнойдокументальной связи Администрации области. 7.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи ГлавыАдминистрации (Губернатора) области, первого заместителя ГлавыАдминистрации (Губернатора) области - Вице-губернатора, первогозаместителя Главы Администрации (Губернатора) области разрешаетсяиспользовать на копиях подписанных в установленном порядке документов,поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использованиештампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинниковвсех документов запрещается. 7.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие штампы. 7.2. Изготовление печатей и штампов. 7.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности Администрации области, производится поразрешению заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -управляющего делами. 7.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с общим отделом. 7.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов срезолюцией заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -управляющего делами направляются через канцелярию всоциально-хозяйственный отдел для исполнения заказа. 7.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле,учитываются в общем отделе в специальном журнале (приложение N 23). Изготовленные печати и штампы выдаются в общем отделе под росписьсотрудникам подразделения, отвечающим за их использование исохранность. 7.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписиизготавливаются для Главы Администрации (Губернатора) области, первогозаместителя Главы Администрации (Губернатора) области -Вице-губернатора и первого заместителя Главы Администрации(Губернатора) области. 7.2.6. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся внесгораемых шкафах или сейфах. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования ихранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются наих руководителей. Руководитель, которому были выданы печать или штамп, приоставлении должности обязан сдать их в общий отдел. 7.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампывозвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту. В журнале учетапроставляются соответствующие отметки. Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей иштампов в Администрации области создается комиссия. 7.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительноставится в известность общий отдел, который, в свою очередь,информирует об этом заместителя Главы Администрации (Губернатора)области - управляющего делами. 8. Организация документооборота и исполнения документов 8.1. Общие правила организации документооборота. 8.1.1. Движение документов в Администрации области с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи вархив образует документооборот. 8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые сними в Администрации области, регламентируются настоящей Инструкцией иРегламентом Администрации Ростовской области. 8.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы"Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесениерезолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля,передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив),в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы"Дело". При этом к регистрационной карточке должен быть прикрепленфайл электронного документа (для графических документов - формата IPGили TIF; для текстовых документов - DOC, PDF). 8.2. Прием, регистрация, отправка документов. 8.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация ираспределение поступающей корреспонденции производятся канцелярией. 8.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в канцеляриипринимаются документы, адресованные Главе Администрации (Губернатору)области, первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области- Вице-губернатору, первому заместителю Главы Администрации(Губернатора) области, заместителям Главы Администрации (Губернатора)области. 8.2.3. Документы, адресованные руководителям структурныхподразделений аппарата Администрации области, должностным лицаморганов исполнительной власти области, регистрируются в системе "Дело"соответственно в этих подразделениях и органах. 8.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге(реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документаставятся дата и подпись работника, принявшего документ. Документы, поступающие на бумажных носителях, проходятрегистрацию в системе "Дело", сканируются и в электронном видеприкрепляются к регистрационной карточке, затем направляются посистеме "Дело" на рассмотрение адресату. Документ с резолюцией и егоэлектронный аналог направляются исполнителям. При приеме корреспонденции проверяются правильность ееадресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия,наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличиерегистрационных номеров, подписи, печати, приложений). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или поназначению. При этом на конверте в графе "номер" проставляетсябуквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная". Входящие документы безрегистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на ихналичие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые,подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе"Дело", но при этом не имеющие файла электронного документа,прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются ивозвращаются исполнителю. 8.2.5. Проект областного закона, поступивший из ЗаконодательногоСобрания Ростовской области на заключение Главе Администрации(Губернатору) области, регистрируется в канцелярии и в тот же деньпередается по системе "Дело" заместителю Главы Администрации(Губернатора) области - управляющему делами, уполномоченномуосуществлять взаимодействие с Законодательным Собранием Ростовскойобласти. 8.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующиереквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации сюридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе"Дело". 8.2.7. Работники отделов Администрации области, ответственные заведение делопроизводства, доставляют документы в канцелярию и получаютдокументы из этого подразделения два раза в день (в 10 и 15 часов). На документах, поступивших до 15 часов текущего дня,проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, напоступивших после 15 часов - регистрационный номер с датой следующегорабочего дня. 8.2.8. Регистрация служебных документов - это фиксация фактовпоступления документов или отправки их путем проставления на документерегистрационного номера и даты с последующей записью необходимыхсведений о документе в регистрационных карточках системы "Дело"(приложение N 24). 8.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключениемимеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектностиили повреждении документа на последнем листе или на обороте последнеголиста документа проставляется соответствующая отметка, а такжесоставляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателякорреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третийнаправляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда толькопо ним можно установить адрес отправителя или даты отправки иполучения документов. Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетови передаются по назначению. Остальные документы передаются нарегистрацию и предварительное рассмотрение. Письменные обращения граждан, письма Совета Федерации и депутатовГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатовпредставительных органов муниципальных образований Ростовской области,письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан,учитываются канцелярией количественно и передаются для регистрации вотдел по работе с обращениями граждан Администрации области. 8.2.10. Документы, поступившие в Администрацию области,канцелярия сортирует по адресатам, руководствуясь распределениемобязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области и егозаместителями, классификатором структурных подразделений аппаратаАдминистрации области, и определяет документы, подлежащие регистрации. 8.2.11. Регистрация документов производится в системе "Дело".Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов икорреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 25),регистрируются в канцелярии. В правом нижнем углу первого листаосновного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты,входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляетсядокумент. При регистрации ответа на поручение по ранеезарегистрированному в канцелярии документу делается ссылка на входящийрегистрационный номер этого документа. Регистрационный номер такихдокументов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя,разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера. 8.2.12. При повторном поступлении документа по одному и тому жевопросу в пределах одного календарного года ему присваиваетсяпервоначальный регистрационный номер и новая дата поступления. 8.2.13. При регистрации документов одинакового содержания, нонаправленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, ноиспользуются разные цифровые индексы с учетом классификатора. 8.2.14. Документы, адресованные министерствам, комитетам,департаментам, управлениям, отделам, не входящим в состав структурыаппарата Администрации области, не регистрируются и передаются поназначению. 8.2.15. После регистрации документы 2 раза в день, с 11 часов 30минут до 12 часов и с 15 часов 30 минут до 16 часов, доставляются ваппарат Главы Администрации (Губернатора) области, секретариат иприемные заместителей Главы Администрации (Губернатора) области.Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно. Изприемных работник канцелярии получает документы с резолюциямируководителей для передачи исполнителям. Документ с поручением Главы Администрации (Губернатора) областидоставляется по системе "Дело" (в исключительных случаях - пофаксимильной связи) исполнителю (исполнителям) канцелярией сразу припоступлении его из аппарата Главы Администрации (Губернатора) области. Работник Администрации области, областного органа исполнительнойвласти при получении документа обязан незамедлительно представить егона доклад указанному в резолюции лицу или лицу, исполняющему егообязанности. Подлинник контрольного поручения передается в контрольноеуправление Администрации области. Подлинник документа без грифа"Контроль" остается в канцелярии. 8.2.16. Контроль исполнения документов организуется всоответствии с Регламентом Администрации области. 8.2.17. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с моментаих регистрации до передачи на исполнение установлены РегламентомАдминистрации области, во всех остальных случаях не должны превышатьтрех рабочих дней. 8.2.18. Тиражирование документов с резолюцией в 2 и более адресовобеспечивается с использованием системы "Дело" работниками аппаратаГлавы Администрации (Губернатора) области, секретариата, приемныхруководителей, внесших эту резолюцию. 8.2.19. Корреспонденция, полученная из аппаратов АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов СоветаФедерации и депутатов Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тотже день передается для рассмотрения Главе Администрации (Губернатору)области, а в его отсутствие - первому заместителю Главы Администрации(Губернатора) области - Вице-губернатору. 8.2.20. Федеральные законы, указы и распоряжения ПрезидентаРоссийской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральныхорганов государственной власти после регистрации в канцеляриипередаются в юридический комитет. 8.2.21. Исходящие документы, документы внутренней перепискипечатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания ирегистрации хранится в структурном подразделении (приемной) в папкеисходящей корреспонденции. Приложения к документам должны быть завизированы заместителемГлавы Администрации (Губернатора) области (руководителем областногооргана исполнительной власти или структурного подразделенияАдминистрации области), подготовившим документ. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе"Дело", подписанные электронно-цифровой подписью, являютсяэлектронными документами и хранятся в системе "Дело" в соответствующихструктурных подразделениях. При необходимости может быть создана копияэлектронного документа на бумажном носителе. Исходящие документы министерств, комитетов, департаментов,управлений, отделов, не входящих в состав структуры аппаратаАдминистрации области, отправляются ими самостоятельно. Копии писем, направляемых в адрес федеральных органовгосударственной власти, подписанные Главой Администрации(Губернатором) области или его заместителями, передаются исполнителемв канцелярию в 2 экземплярах. Один - для передачи в ПредставительствоАдминистрации Ростовской области при Правительстве РоссийскойФедерации с целью контроля за их реализацией. Второй - хранится вканцелярии. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем вканцелярию для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаютсяполный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответена входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция,поступившая в канцелярию для отправки после 14 часов, кроме телеграмми срочной корреспонденции, отправляется следующим днем. Письма и телеграммы в Администрацию Президента РоссийскойФедерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации,Правительство Российской Федерации, министерства и ведомстваРоссийской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаватьсяпо системе связи службы специальной документальной связи Администрацииобласти. Письма, адресованные органам исполнительной власти области иадминистрациям муниципальных образований области, отправляются посистеме "Дело". 8.2.22. Передача документов, их копий в органы и организации,не указанные в реестре рассылки, осуществляется общим отделом сразрешения начальника общего отдела. 8.2.23. Канцелярия осуществляет контроль за установленнымпорядком оформления и прохождения служебных документов, составляетсводку об их прохождении по приемным Главы Администрации (Губернатора)области и его заместителей, анализирует состояние работы подокументообороту в структурных подразделениях аппарата. 8.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурныхподразделениях аппарата Администрации области для справочной работы, азатем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленномИнструкцией по делопроизводству, сдаются в архив, при этом ихэлектронные аналоги выгружаются из системы "Дело" и в дальнейшемхранятся с использованием системы "Архивное дело". 8.4. Архивом осуществляются: сохранность документов, справочная работа по переданнымдокументам, выдача документов во временное пользование сотрудникамструктурных подразделений аппарата Администрации области; выдача архивных справок, копий, выписок из документоворганизациям и гражданам в соответствии с законодательством обархивном деле. 8.5. Информация о зарегистрированных документах и путях ихпрохождения хранится в электронной базе системы "Дело" и доступнаработникам Администрации области в соответствии с заданными правамидоступа. 9. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи 9.1. Электронная почта и факсимильная связь - один из способовдоставки, отправки информации и передачи ее между пользователями каквнутри Администрации области, так и между организациями, имеющимисоответствующие технические средства. Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованиемэлектронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне спечатными документами. 9.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильнойсвязи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой"Для служебного пользования". 9.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте ифаксимильной связи дает руководитель структурного подразделенияАдминистрации области. 9.4. Ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, ируководителя структурного подразделения. 9.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведомалица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер,имеющий выход на средства электронной почты. Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи иликомпьютеров, имеющих выход на средства электронной почты,установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями. 9.6. При передаче и приеме текстов служебных документов сиспользованием электронной почты и факсимильной связи необходиморуководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическоеизображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, недолжен превышать 5 листов; исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим документ; входящие документы на иностранных языках доставляются адресатубез перевода. 9.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почтыобеспечивает министерство информационных технологий и связи. 9.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальныйпочтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется черезэти почтовые ящики. 10. Учет объема документооборота 10.1. Учет объема документооборота за определенный период времениведется в канцелярии с указанием сведений по отправке заказнойкорреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящейкорреспонденции. 10.2. За единицу учета объема документов принимается сам документбез учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Учет объема документов может проводиться по Администрации областив целом или по отдельным подразделениям. Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются(нарастающим итогом) по установленной форме (приложение N 26). 11. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление делв делопроизводстве и их передачу в Государственный архив Ростовскойобласти в соответствии с требованиями, установленными государственнымистандартами на документы, методическими документами Федеральногоархивного агентства, а также соответствующими методическимидокументами по архивному делу и делопроизводству Администрацииобласти. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организациюдокументов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел иформирование дел. 11.1. Составление номенклатуры дел. 11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводствеАдминистрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определениясроков их хранения и является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно) хранения. 11.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурныхподразделениях Администрации области, штатным расписанием, планами иотчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков иххранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этомизучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрацииобласти, их виды, состав и содержание. 11.1.3. В Администрации области составляются номенклатуры делструктурных подразделений (приложение N 27) и сводная номенклатура делАдминистрации области (приложение N 28). 11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляетсялицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работникаГосударственного архива Ростовской области и архива Администрацииобласти, согласовывается с общим отделом, подписывается руководителемподразделения и представляется в общий отдел. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел. 11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом наоснове номенклатур дел структурных подразделений. 11.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации областиподписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертнойпроверочной комиссией комитета по управлению архивным деломАдминистрации области и утверждается заместителем Главы Администрации(Губернатора) области - управляющим делами. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертной проверочнойкомиссией комитета по управлению архивным делом Администрации областине реже одного раза в 5 лет, если в Администрации области не былоструктурных изменений. 11.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится вэлектронном виде в систему "Дело". Структурные подразделения получаютвыписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры делявляется документом постоянного срока хранения и включается вноменклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используетсяв качестве рабочего. Третий применяется в архиве Администрацииобласти. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области. 11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. 11.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названияструктурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделырасполагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрацииобласти. 11.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел,отражающие все документируемые участки работы Администрации области. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 11.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного вАдминистрации области цифрового обозначения структурного подразделенияи порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределахструктурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскимицифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурногоподразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений, дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) илиразновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); названиеАдминистрации области или структурного подразделения (автордокумента); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондентдокумента); краткое содержание документов дела; название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: Переписка с руководителями промышленных предприятий области по выполнению госзаказа В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: Переписка с министерством образования по вопросам учебно-методической работы При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке делане указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: Переписка с главами администраций муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с Областным музеем краеведения (г. Ростов-на-Дону) об использовании архивных документов В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы(отчеты). Например: Годовой отчет ЗАО "Книга" об исполнении сметы по бюджету Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуредел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дела, опереходящем деле (например, переходящее с 2000 года). 11.1.13. Если в течение года в Администрации области возникаютновые документированные участки работы, непредусмотренные дела, онидополнительно вносятся в номенклатуру дел. 11.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 11.2. Формирование и оформление дел. 11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. 11.2.2. Дела формируются в Администрации области, как правило,в структурных подразделениях. 11.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаватьсяисполнителем, в зависимости от принятой системы веденияделопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства вструктурных подразделениях, для формирования их в дела. При этомисполнителем делается отметка о списании документа в системе "Дело".Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяетруководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствиис номенклатурой дел. Единицей учета электронного документа является электронныйдокумент, зарегистрированный в системе "Дело". Исполненные электронные документы группируются в дела всоответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры делструктурного подразделения указывается, что дело ведется в электронномвиде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению вустановленном порядке в течение сроков, предусмотренных дляаналогичных документов на бумажном носителе. 11.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсялицом, ответственным за делопроизводство. 11.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одногокалендарного года, за исключением переходящих дел; раздельногруппировать в дела документы постоянного и временного сроковхранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм наобщих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащиевозврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должнопревышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей)индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т. 2" и т.д. 11.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,формируются копии принятых федеральных законов, актов ПрезидентаРоссийской Федерации, актов Правительства Российской Федерации ивыписки из соответствующих протоколов заседаний ПравительстваРоссийской Федерации или его Президиума, правовые документыАдминистрации области и Законодательного Собрания Ростовской области. Все документы отчетного и информационного характера по исполнениюакта Президента Российской Федерации или Правительства РоссийскойФедерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этотакт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документыподшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущийгод. Документы коллегии Администрации Ростовской области группируютсяв два дела: решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области,распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области,постановления Администрации Ростовской области, распоряженияАдминистрации Ростовской области и распоряжения АдминистрацииРостовской области (по аппарату) группируются отдельно по каждому видуправовых актов. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется всоответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственногогражданского служащего Российской Федерации и ведении его личногодела". Переписка группируется, как правило, за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 11.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлениюв дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплексработ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов исоставлению заверительной надписи. Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правомверхнем углу. Оформление документов в дела проводится ответственными заделопроизводство в структурных подразделениях работниками приметодической помощи общего отдела. 11.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложкидела по установленной форме (приложение N 29); нумерацию листов вделе; составление листа-заверителя дела (приложение N 30); составлениев необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложениеN 31); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений вреквизиты обложки дела. 11.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: "Администрация Ростовской области" - указывается полностьюв именительном падеже; "наименование структурного подразделения" -записывается название структурного подразделения в соответствиис утвержденной структурой; "индекс дела" - проставляется цифровоеобозначение дела по номенклатуре дел Администрации области; "заголовокдела" переносится из номенклатуры дел Администрации области,согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета поуправлению архивным делом Администрации области; "дата дела" -указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также длядел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние датыдокументов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенныхв дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, названиемесяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листазаверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простымкарандашом в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому (части) отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листовв данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов вделе проставляется на обложке дела в соответствии с заверительнойнадписью. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в перечне типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органовместного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках делпостоянного хранения проставляется в ведомственном архиве черниламитолько после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого онпроставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место длянаименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документовв заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 11.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянногои временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызываетсяспецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которыхрасположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговаязапись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенныхв нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителемвнутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край квнутренней стороне лицевой обложки дела. 11.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки,скобы) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документовв деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 11.3. Организация оперативного хранения документов. 11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятсяпо месту их формирования. 11.3.2. Руководители структурных подразделений и работники,ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранностьдокументов и дел. 11.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специальноотведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальномположении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих ихполную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействиясолнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел иливыписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 12. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы Администрации области являются ее собственностью ипосле проведения экспертизы их ценности в порядке, установленномФедеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации", подлежат обязательной передаче нагосударственное хранение в Государственный архив Ростовской областикак государственная часть архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов государственной части архивного фондаРоссийской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срокахранения, имеющих практическое значение, а также документов по личномусоставу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче нагосударственное хранение образован архив Администрации области. 12.1. Экспертиза ценности документов. 12.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав Архивного фондаРоссийской Федерации. В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения иуничтожения. 12.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: присоставлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и приподготовке дел для передачи в архив. 12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов, отбора их на государственное хранение в Администрацииобласти создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированныхработников в количестве не менее 5 человек. Председателя комиссии назначает заместитель Главы Администрации(Губернатора) области - управляющий делами. 12.1.4. Функции и права экспертной комиссии Администрации областиопределяются положением об экспертной комиссии, котороесогласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета поуправлению архивным делом Администрации области и утверждаетсяраспоряжением Администрации Ростовской области. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции: рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации области; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передачев Государственный архив Ростовской области; определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены вперечне; выносит решение о представлении их на утверждение экспертнойпроверочной комиссии комитета по управлению архивным деломАдминистрации области; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащихдальнейшему хранению. 12.1.5. Экспертиза ценности документов должна осуществляться позавершении делопроизводственного года. 12.1.6. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного хранения и по личномусоставу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли,при этом одновременно проверяются качество и полнота действующейноменклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформлениядокументов и формирования дел. 12.1.7. Отбор документов проводится на основании перечнядокументов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложениеN 32). Не допускается отбор документов для хранения и выделения куничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копиидокументов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкойЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистномупросмотру с целью определения исторической ценности и выделения их изсостава документов, подлежащих временному хранению. 12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов вструктурных подразделениях Администрации области составляются описи надокументы постоянного хранения и по личному составу. По этим описямдокументы сдаются в архив Администрации области. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служатосновой для подготовки сводной описи. 12.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вноситсяв опись под самостоятельным номером); в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию; порядок присвоения номеров описям структурных подразделенийустанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовскойобласти; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а все остальные однородные делаобозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовоквоспроизводится полностью). 12.1.10. Описи дел постоянного хранения составляются поустановленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личномусоставу составляются в двух экземплярах и представляются наутверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлениюархивным делом Администрации области (приложения N 33 - N 35). 12.1.11. Отбор документов к уничтожению с истекшими срокамихранения проводится после составления описи дел постоянного хранения. 12.1.12. Акт о выделении к уничтожению документов составляется,как правило, на все дела Администрации области (приложение N 36). После истечения сроков, установленных для хранения электронныхдокументов, на основании акта к уничтожению документов электронныедокументы подлежат уничтожению. Уничтожение электронных документов производится министерствоминформационных технологий и связи области. 12.1.13. При первичном представлении описей в комитетпо управлению архивным делом Администрации области, а также в связи сизменением структуры и наименования подразделений составляютсяисторическая справка к архивному фонду Администрации области ипредисловия к ним. 12.2. Подготовка и передача документов в архив Администрации области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации области 12.2.1. В архив Администрации области передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел. 12.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив сотрудником архива предварительно проверяютсяправильность их формирования, оформления и соответствие количествадел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел Администрации области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить. 12.2.3. Прием каждого дела производится работником архива вприсутствии работника структурного подразделения. При этом на обоихэкземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываютсяцифрами и прописью количество фактически принятых дел, датаприема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица,передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки надокументы или программные средства и базы данных, содержащиеинформацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 12.3. Архив Администрации области. 12.3.1. В Администрации области для хранения документовпостоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу создан архив, функциональную деятельность которогоосуществляет заведующий, являющийся специалистом общего отдела. Вцелях автоматизации архивного хранения документов применяется система"Архивное дело". Порядок работы в системе "Архивное дело" определяетсясоответствующей инструкцией для работы пользователей. 12.3.2. В своей практической деятельности работник архива вработе с документами руководствуется методическими указаниямиФедерального архивного агентства России, комитета по управлениюархивным делом Администрации области и Государственного архиваРостовской области, Положением об архиве Администрации Ростовскойобласти, Регламентом Администрации Ростовской области, номенклатуройдел, классификатором структурных подразделений АдминистрацииРостовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми дляего деятельности документами. 12.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архивАдминистрации области после истечения двухлетнего срока их хранения ииспользования в структурном подразделении. 12.3.4. Дела временного хранения (до 3 лет) передаче в архивАдминистрации области не подлежат. 12.3.5. В исключительных случаях в архив Администрации областипередаются на временное хранение документы бухгалтерии, канцелярии,отдела по работе с обращениями граждан, контрольного управления,аппарата Главы Администрации (Губернатора) области. 12.3.6. Передача дел в архив Администрации области осуществляетсяежегодно структурными подразделениями по графику, утвержденномузаместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющимделами. 12.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрацииобласти независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется поописям дел и номенклатуре дел. 12.3.8. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временноепользование работникам структурных подразделений с разрешенияначальника общего отдела под расписку в журнале. В нем указываютсянаименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи,кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы длярасписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанногосрока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения начальника общего отдела. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения начальника общегоотдела с заменой в деле заверенной копией документа и приложением актао причинах выдачи подлинника. 13. Машинописные, копировально-множительные, типографские работы 13.1. Машинописные работы. 13.1.1. Централизованное выполнение машинописных работосуществляется в бюро. Печатание документов осуществляется с использованием компьютернойтехники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров всоответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции. 13.1.2. В печать принимаются только служебные документы иматериалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрацииобласти. Документы и материалы неслужебного, личного характера печатаниюне подлежат. 13.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написанразборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполненчернилами или шариковой ручкой. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовкеособое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий,специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранныхслов и географических названий. Допускаются только общепринятыесокращения слов. Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные иливыполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии впечать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. 13.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке),на которой должны быть указаны наименование структурногоподразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя. Основанием для выполнения машинописных работ является заполненныйбланк заказа (приложение N 37), подписанный руководителем структурногоподразделения и согласованный с начальником общего отдела или егозаместителем. Заказы хранятся в бюро в течение года. Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там жеделается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдаетсяисполнителю под роспись вместе с рукописью. 13.1.5. Объем выполненных машинописных работ подлежит учету вбюро. Использованные при печатании номерные бланки учитываются вжурнале с указанием номера бланка. 13.1.6. Печатание документов и материалов производится в порядкеих поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы иматериалы. Срочные документы печатаются в очередности, определяемойначальником общего отдела, по согласованию с исполнителями,передавшими материал для печатания, или руководителями структурныхподразделений. Машинописные работы выполняются: срочные - в течение 3 часов; менее срочные - в течение одних суток; несрочные - в течение 3 дней. Перепечатывание исправленных документов производится с учетомсрочности. 13.1.7. Прием документов для печатания прекращается за 1 час доокончания рабочего дня. 13.1.8. При необходимости дальнейшего редактирования и правкидокумента в структурном подразделении заказчику передается электроннаякопия документа. Повторная печать документа и его редактирование выполняются приналичии ссылки на идентификатор электронной копии документа. 13.1.9. Бюро выполняет машинописные работы объемом более 2печатных страниц. Материалы до 2 страниц машинописного текста и письмапечатаются в соответствующих структурных подразделениях Администрацииобласти. 13.2. Копировально-множительные работы. 13.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производитсяв бюро. Размножению подлежат документы и материалы только служебногохарактера, непосредственно связанные с деятельностью Администрацииобласти. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся кдеятельности Администрации области ксерокопированию не подлежат. Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 - 15страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях ссоблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией. 13.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работявляется заполненный бланк заказа установленной формы (приложениеN 37). Недописанный или незавизированный материал к размножению непринимается. Решение о необходимости размножения документов и обоснованностиколичества производимых с них копий принимается руководителямиструктурных подразделений Администрации области. Подписанный ими бланкзаказа на производство множительных работ согласовывается сначальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюров течение одного года. 13.2.3. Копирование документов производится в порядке ихпоступления. В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие отГлавы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, исрочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемойначальником общего отдела по согласованию с исполнителями, передавшимиматериал, или руководителями структурных подразделений. 13.2.4. Документы информационного, справочного и методическогохарактера, значительные по объему, массового тиража размножаются, какправило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в видеброшюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшениятекста осуществляется в случаях действительной служебнойнеобходимости. 13.2.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко иразборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры искрепленные материалы предварительно разброшюровываются ираскрепляются. 13.2.6. Техническое обслуживание и ремонткопировально-множительной техники организует социально-хозяйственныйотдел Администрации области. 13.3. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумагиили тиражом более 100 экземпляров производится в типографии всоответствии с порядком, установленным самой типографией. 13.4. Типографские работы выполняются в строгом соответствии сзаключенным контрактом, техническим заданием, составленным общимотделом на основе заявок руководителей структурных подразделенийАдминистрации области на очередной квартал. Каждый заказ регистрируется в общем отделе, согласовывается сначальником общего отдела или его заместителем. Основанием длявыполнения типографских работ является заполненный бланк заказаустановленной формы (приложение N 38). Заказчик самостоятельнопередает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ,материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает подроспись выполненный заказ. Начальник общего отдела Администрации области М.В. Фишкин Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области СХЕМА расположения реквизитов и границ зон углового бланка Формат А4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ 73 ¦ ¦ 88 ¦10 ¦-------+----+---------------+---+-----------------+----+---- 3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+---------------+---+-----------------+ ¦ ¦ ¦01 02 ¦ ¦ 16 19 ¦ ¦ ¦17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 03 ¦ ¦ ¦ ¦ 51 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+---------------+---+-----------------+ ¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 22 ¦ ¦13 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦14 ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦18 ¦ ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+---------------- L-----------------+ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+-------------------------------------+ ¦ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+-------------------------------------+ ¦ 40 ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ---+----+-------------------------------------+ ¦ ¦ ¦28 30 29 ¦ ¦ 16¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+-------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+------------------------------------------+----+---- ¦ 210 ¦ ¦ ¦ Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области СХЕМА расположения реквизитов и границ зон продольного бланка Формат А4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦10 ¦ -------+----+----------------------------------+----+---- 3 ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦01 02 03 16 19¦ ¦ ¦17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 73 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦11 12 15 ¦ ¦ ¦10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦13 14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦18 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+----------------------------------+ ¦ 40 ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ---+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦28 30 29 ¦ ¦ 16¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+---------------------------------------+----+---- ¦ 210 ¦ ¦ ¦ Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЦЫ бланков резолюций Формат А6-------------------------------¬ -------------------------------¬¦ Изображение Герба ¦ ¦ Изображение Герба ¦¦ Ростовской области ¦ ¦ Ростовской области ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ Глава Администрации ¦ ¦Первый заместитель Главы Адми-¦¦ (Губернатор) ¦ ¦ нистрации (Губернатора) ¦¦ Ростовской области ¦ ¦ Ростовской области - Вице- ¦¦ ¦ ¦ губернатор ¦+------------------------------+ +------------------------------+¦N _______ от " " _______ 201__¦ ¦N _______ от " " _______ 201__¦¦г. ¦ ¦г. ¦¦к вх. N ___ от " " _______ ¦ ¦к вх. N ___ от " " _______ ¦¦201__ г. ¦ ¦201__ г. ¦+------------------------------+ +------------------------------+¦ ¦ ¦ ¦L------------------------------- L------------------------------- -------------------------------¬ ----------------------------¬¦ Первый заместитель ¦ ¦ Заместитель Главы ¦¦ Главы Администрации ¦ ¦ Администрации ¦¦ (Губернатора) ¦ ¦ (Губернатора) Ростовской ¦¦ Ростовской области ¦ ¦ области ¦¦ ¦ ¦ по взаимодействию с ¦¦ ¦ ¦ административными ¦¦ ¦ ¦ органами - руководитель ¦¦ ¦ ¦ аппарата ¦+------------------------------+ +---------------------------+¦N _______ от " " _______ 201__¦ ¦к вх. N ______ от _________¦¦г. ¦ ¦201__ г. ¦¦к вх. N ___ от " " _______ ¦ ¦N __________ от _________ ¦¦201__ г. ¦ ¦201__ г. ¦+------------------------------+ +---------------------------+¦ ¦ ¦ ¦L------------------------------- L---------------------------- ---------------------------------¬ -------------------------------¬¦ Заместитель ¦ ¦ Заместитель ¦¦ Главы Администрации ¦ ¦ Главы Администрации ¦¦ (Губернатора) ¦ ¦ (Губернатора) ¦¦Ростовской области - управляющий¦ ¦ Ростовской области ¦¦ делами ¦ ¦ ¦+--------------------------------+ +------------------------------+¦N _______ от " " _______ 201__ ¦ ¦N _______ от " " _______ 201__¦¦г. ¦ ¦г. ¦¦к вх. N ___ от " " _______ ¦ ¦к вх. N ___ от " " _______ ¦¦201__ г. ¦ ¦201__ г. ¦+--------------------------------+ +------------------------------+¦ ¦ ¦ ¦L--------------------------------- L------------------------------- Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ, применяемых в делопроизводстве Администрации области и ее подразделениях Регистрационный штамп Размер в пределах 70 х 20 мм Регистрационный штамп Размер в пределах 60 х 40 мм Штамп службы нормативных документов для проектов правовых актов Размер в пределах 55 х 20 мм Штамп службы нормативных документов для заверения копий правовых актов Размер в пределах 60 х 40 мм Штамп начальника общего отдела для заверения копий документов Размер в пределах 65 х 40 мм Штамп сектора Проект зарегистрирован по взаимодействию в секторе по с Законодательным Собранием взаимодействию с области для законопроектов Законодательным Собранием области N "___" _______ 201_ г. Размер в пределах 65 х 20 мм Штамп для документов, подлежащих возврату Размер в пределах 42 х 19 мм Контрольный штамп Размер в пределах 30 х 18 мм Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА регистрации актов -----------------------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ У К А З ¦ ¦Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Указ вносит ¦ ¦______________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦Указ подписал ¦ ¦______________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ (Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------------------- -----------------------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ РАСПОРЯЖЕНИЕ ¦ ¦Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Распоряжение вносит ¦ ¦________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦Распоряжение подписал ¦ ¦______________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------------------- ----------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ¦ ¦ Администрации Ростовской области ¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Постановление вносит ¦ ¦_______________________________________¦ ¦ ¦ ¦Постановление подписал ¦ ¦_____________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---------------------------------------- -----------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ РАСПОРЯЖЕНИЕ ¦ ¦ Администрации Ростовской области ¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Распоряжение вносит ¦ ¦________________________________________¦ ¦ ¦ ¦Распоряжение подписал ¦ ¦______________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------- -----------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ РАСПОРЯЖЕНИЕ ¦ ¦ Администрации Ростовской области ¦ ¦ (по аппарату) ¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Распоряжение вносит ¦ ¦________________________________________¦ ¦ ¦ ¦Распоряжение подписал ¦ ¦_____________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------- Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА журнала регистрации законопроектов ЖУРНАЛ регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области----T-----T------------T----------T-------------T----------T---------¬¦ N ¦Дата ¦ Наименова- ¦Инициатор ¦Ответственный¦Основание ¦ Дата ¦¦п/п¦реги-¦ ние ¦подготовки¦ ис- ¦для подго-¦внесения ¦¦ ¦стра-¦законопроек-¦законопро-¦ полнитель ¦ товки ¦ в Зако- ¦¦ ¦ ции ¦ та ¦ екта ¦ (Ф.И. О., ¦законопро-¦ нода- ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ должность, ¦ екта ¦ тельное ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ контактный ¦ ¦Собрание ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ телефон) ¦ ¦ Ростов- ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ской об- ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ласти ¦+---+-----+------------+----------+-------------+----------+---------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+---+-----+------------+----------+-------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+-----+------------+----------+-------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+-----+------------+----------+-------------+----------+---------- Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ указа Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области Цветное изображение Герба Ростовской области УКАЗ Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области N г. Ростов-на-Дону----------------- ---------------- (заголовок (о чем?)____________________________________________________________ (преамбула) ______________________________________________________________________________________________________________________________________: (постановляющая часть) 1. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилияУказ вносит__________________________________________ Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области Изображение Герба Ростовской области Глава Администрации (Губернатор) Ростовской области РАСПОРЯЖЕНИЕ N г. Ростов-на-Дону----------------- ---------------- (заголовок (о чем?)______________________________________________________ (преамбула) ______________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилияРаспоряжение вносит__________________________________________ Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ постановления Администрации Ростовской области Изображение Герба Ростовской области АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ N г. Ростов-на-Дону----------------- ---------------- (заголовок (о чем?)______________________________________________________ (преамбула) _______________________________________________________________________________________________________________________________________ ПОСТАНОВЛЯЮ: (постановляющая часть) 1. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилияПостановление вносит__________________________________________ Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Администрации Ростовской области Изображение Герба Ростовской области АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ N г. Ростов-на-Дону----------------- ---------------- (заголовок (о чем?)________________________________________________________ (преамбула) ______________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилияРаспоряжение вносит__________________________________________ Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату) Изображение Герба Ростовской области АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ (ПО АППАРАТУ) N г. Ростов-на-Дону----------------- ---------------- (заголовок (о чем?)________________________________________________________ (преамбула) ______________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами Личная подпись Инициалы, фамилияРаспоряжение вносит------------------------------------------------------ Примечание. Подписывают распоряжения Администрации Ростовской области (поаппарату): первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области -Вице-губернатор; первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области; заместитель Главы Администрации (Губернатора) области -управляющий делами. Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ бланка письма на иностранном языке Формат А4 Изображение Герба Ростовской области АДМИНИСТРАЦИЯ ADMINISTRATION РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ OF THE ROSTOV REGION ул. Социалистическая, д. 112, Socialisticheskaya st., 112, г. Ростов-на-Дону, 344050, Rostov-on-Don, 344050, Russia Российская Федерация Тел.: ____________________ Tel.: ____________________ ____________________ ____________________ Факс: ____________________ Fax: ____________________ ____________________ ____________________ ______________ N ________ ______________ N ________ На N ____________________ Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ бланка должностного лица Изображение Герба Ростовской области Заместитель Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области - управляющий делами ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 E-mail: rra@donpac.ru http://www.donland.ru ________________N ____ Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления письма на бланке Изображение Герба Ростовской области Администрация Председателю Правитель- Ростовской области ства Российской Федера- ции ул. Социалистическая, д. 112, ------------------------ г. Ростов-на-Дону, (инициалы, фамилия) 344050 E-mail: rra@donpac.ru http://www.donland.ru ------------------------ ________________N ___ (почтовый адрес) (заголовок (о чем?) __________________________ __________________________ Уважаемый _______________________________! (имя, отчество) (текст письма) _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение: расчет затрат на 2 л. в 3 экз. Начальник общего отдела Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение N 15 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ углового бланка структурного подразделения или должностного лица Изображение Герба Ростовской области Администрация Ростовской области Аппарат Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 тел./факс (8632)___________ ОГРН___________________ ИНН/КПП 000000000/000000000 (для подразделения при наличии) _______________ N __________ На N ______ от ______________ Приложение N 16 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области Бланк выдается вместе с листом согласования Администрация Ростовской области ПОРУЧЕНИЕ по подготовке проекта указа, распоряжения Главы Администрации(Губернатора) области, постановления, распоряжения Администрацииобласти по вопросу _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Назначить ответственным за исполнение ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Ф.И. О., должность) Проект правового акта визируют________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Ф.И. О.) Установить срок передачи материалов в службу нормативныхдокументов для оформления на подпись Главе Администрации (Губернатору)области ______________ (дата) Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области ________________________________ (подпись, дата) Приложение N 17 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМЫ журналов учета поступления и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области ЖУРНАЛ учета поступления бланков с изображением Герба Ростовской области----T---------T--------T------------T----------T-------T-----¬¦ N ¦Наимено- ¦Дата по-¦Номер сопро-¦Наименова-¦Количе-¦Серия¦¦п/п¦вание ви-¦ сту- ¦водительного¦ние орга- ¦ ство ¦и но-¦¦ ¦да бланка¦ пления ¦ документа ¦низации - ¦экземп-¦ ме𠦦 ¦ ¦ ¦ ¦поставщика¦ ляров ¦блан-¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ бланков ¦ ¦ ков ¦+---+---------+--------+------------+----------+-------+-----+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+---+---------+--------+------------+----------+-------+-----+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+---------+--------+------------+----------+-------+------ ЖУРНАЛ учета выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области----T----------T---------T-----T----------------T---------T---------¬¦ N ¦Наименова-¦Количест-¦Серия¦ Наименование ¦Расписка ¦Примеча- ¦¦п/п¦ ние вида ¦во экзем-¦и но-¦ структурного ¦в получе-¦ние (от- ¦¦ ¦ бланка ¦ пляров ¦ мер ¦ подразделения, ¦ нии ¦метка об ¦¦ ¦ ¦ ¦блан-¦ фамилия и ¦ ¦уничтоже-¦¦ ¦ ¦ ¦ ков ¦ инициалы ¦ ¦ нии ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦получателя блан-¦ ¦ и т.д.) ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ков ¦ ¦ ¦+---+----------+---------+-----+----------------+---------+---------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+---+----------+---------+-----+----------------+---------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+----------+---------+-----+----------------+---------+---------- Приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления протокола ПРОТОКОЛ________________________ N _____ (дата заседания) ___________________________________ (место издания) заседания комиссии по... __________________________________ Председатель - Смирнов С.С. Секретарь - Антонова М.И. Присутствовали: 30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О порядке подготовки к конференции (фамилии, инициалы выступавших). 2. О... 1. СЛУШАЛИ: Соколову А.И. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица). ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить... 1.2.... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Председатель Личная подпись Инициалы, фамилия Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (1) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА Кому (должность, инициалы, фамилия) Адрес (с указанием почтового индекса) (текст телеграммы)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия----------------------------------------------------------------------ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050"______" _______________ 201__ г.Исп.: ___________________ Приложение N 20 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (2) Место авансовой печати ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА Кому (должность, инициалы, фамилия) Адрес (с указанием почтового индекса) (текст телеграммы)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия----------------------------------------------------------------------ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050"______" _______________ 201__ г.Инициалы, фамилия исполнителяТелефон исполнителя Приложение N 21 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (3) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА По списку (текст телеграммы)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия----------------------------------------------------------------------ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050Инициалы, фамилия исполнителяТелефон исполнителяРасчет рассылки к исх. _______ от _____________ ----T-----------------------------------T---------------------¬¦ N ¦ Кому ¦ Адрес ¦¦п/п¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦+---+-----------------------------------+---------------------+¦ 1.¦Президенту Республики ___________ ¦ин- ¦¦ ¦(фамилия, имя, отчество) ¦декс_________________¦¦ ¦ ¦город ¦¦ ¦ ¦_________________ ¦¦ ¦ ¦адрес ¦¦ ¦ ¦_________________ ¦+---+-----------------------------------+---------------------+¦ 2.¦Губернатору ______________ области ¦ин- ¦¦ ¦(фамилия, имя, отчество) ¦декс_________________¦¦ ¦ ¦город ¦¦ ¦ ¦_________________ ¦¦ ¦ ¦адрес ¦¦ ¦ ¦_________________ ¦+---+-----------------------------------+---------------------+¦ 3.¦Главе Администрации _______________¦ин- ¦¦ ¦края ¦декс_________________¦¦ ¦(фамилия, имя, отчество) ¦город ¦¦ ¦ ¦_________________ ¦¦ ¦ ¦адрес ¦¦ ¦ ¦_________________ ¦L---+-----------------------------------+----------------------Наименование должности исполнителя Личная подпись Инициалы, фамилия"______" _______________ 201__ г. Приложение N 22 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (4) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА "СХЕМА 63" Главе муниципального образования области (текст телеграммы)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия----------------------------------------------------------------------ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050"______" _______________ 201__ г. Приложение N 23 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА журнала учета выдачи печатей и штампов ЖУРНАЛ учета выдачи печатей и штампов----T-------T-----------------------------------T---------T---------¬¦ N ¦Оттиски¦ Кому выдано ¦Дата воз-¦Примеча- ¦¦п/п¦печатей+-------------T------------T--------+ врата и ¦ ние ¦¦ ¦и штам-¦наименование ¦ фамилия, ¦ дата и ¦расписка ¦ ¦¦ ¦ пов ¦ подразделе- ¦инициалы от-¦расписка¦в приемке¦ ¦¦ ¦ ¦ ния, где ¦ветственного¦ в по- ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ хранятся ¦ лица ¦лучении ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ печати и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ штампы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+-------+-------------+------------+--------+---------+---------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+---+-------+-------------+------------+--------+---------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+-------+-------------+------------+--------+---------+---------- Приложение N 24 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА регистрационной карточки Приложение N 25 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации канцелярией общего отдела Администрации области 1. Документы комиссий Администрации области (справки, извещения,акты и др.). 2. Информационные материалы, присланные для сведения. 3. Статистические сведения. 4. Бухгалтерские документы. 5. Нормы расхода материалов. 6. Прейскуранты, копии. 7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 8. Повестки дня совещаний. Извещения. 9. Графики, наряды, разнарядки. 10. Печатные и периодические издания (книги, журналы, бюллетени). 11. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 12. Рекламная продукция. Приложение N 26 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА учета объема документооборота ПРИМЕРНАЯ ФОРМА сводки учета объема документооборота--------------T----------T-------------T----------¬¦Наименование ¦ Входящие ¦ Исходящие ¦Внутренни妦структурного ¦ ¦ ¦ ¦¦подразделения¦ ¦ ¦ ¦+-------------+----------+-------------+----------+¦ ¦по группам¦по корреспон-¦ по ¦¦ ¦документов¦ дентам ¦ группам ¦¦ ¦ ¦ ¦документо⦦ ¦ ¦ ¦ ¦L-------------+----------+-------------+----------- ИТОГО Специалист по делопроизводству Личная подпись Инициалы, фамилия Подписи_________________________________________________________ Приложение N 27 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА номенклатуры дел структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ структурного подразделения ___________ N __________ ________________________ ________________________ (место составления) ______ на ________год____-------T-----------T-----------T------------------T----------¬¦Индекс¦ Заголовки ¦Количество ¦Срок хранения дела¦Примечани妦 дела ¦дела (тома,¦дел (томов,¦ (тома, части) и ¦ ¦¦ ¦ части) ¦ частей) ¦ номера статей ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦+------+-----------+-----------+------------------+----------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+------+-----------+-----------+------------------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L------+-----------+-----------+------------------+----------- Руководитель канцелярии Личная подпись Инициалы, фамилия Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК комитета Администрации области по управлению архивным делом Администрации области от "_______" ___________ от "_______" ___________ N ______ N ______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 201__ году в организации ------------------------------T----T----------------------¬¦По срокам хранения ¦Все-¦ В том числе ¦¦ ¦ го +-----------T----------+¦ ¦ ¦переходящих¦с отметко馦 ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦+-----------------------------+----+-----------+----------+¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------------------+----+-----------+----------+¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------------------+----+-----------+----------+¦Временного (до 10 лет включи-¦ ¦ ¦ ¦¦тельно) ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------------------+----+-----------+----------+¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦L-----------------------------+----+-----------+----------- Руководитель канцелярии Личная подпись Инициалы, фамилия Форма сводной номенклатуры дел Руководитель канцелярии Личная подпись Инициалы, фамилия Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Заместитель Главы Администра- Администрации области ции (Губернатора) области - управляющий делами от "_______" ___________ от "_______" ___________ N ______ N ______ Приложение N 28 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами _________ __________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 201___ г.НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ N __________________________________________________________ (место составления)______ на _______год____-------T--------------T----------T------------------T---------¬¦Индекс¦Заголовок дела¦Количество¦Срок хранения дела¦ Примеча-¦¦ дела ¦(тома, части) ¦ дел ¦ (тома, части) ¦ ние ¦¦ ¦ ¦ (томов, ¦ и номера статей ¦ ¦¦ ¦ ¦ частей) ¦ по перечню ¦ ¦+------+--------------+----------+------------------+---------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+------+--------------+----------+------------------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L------+--------------+----------+------------------+---------- Приложение N 29 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения____________________________________________________________________ ---------------------¬ ¦Фонд N ____________¦ ¦Опись ¦ ¦N ____________ ¦ ¦Дело N ____________ ¦ L--------------------- ______________________________________________________________________ (наименование государственного архива)____________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО N _________ Том N ______________________________________________________________________________ (заголовок дела)______________________________________________________________________ (дата)---------------------¬ ¦Фонд N ____________¦ _________на _______ листах ¦Опись ¦ _______ ¦N ____________ ¦ хранить ¦Дело N ____________ ¦ ____________________________ ¦ ¦ L--------------------- Приложение N 30 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА листа-заверителя дела ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ дела N _________ В дело подшито и пронумеровано __________________________ листов. (цифрами и прописью) В том числе: литерные листы __________________________________________ пропущенные номера ________________________ + листов внутренней описи. Наименование должности лица, составляющего заверительную надпись Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение N 31 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ________________----T----------T---------T---------T------T--------¬¦ N ¦Индекс до-¦ Дата ¦Заголовок¦Номер ¦Примеча-¦¦п/п¦ кумента ¦документа¦документа¦листов¦ ние ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦+---+----------+---------+---------+------+--------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+---+----------+---------+---------+------+--------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+----------+---------+---------+------+--------- ИТОГО _____________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________________________________________ листов (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись Личная подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение N 32 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ПЕРЕЧЕНЬ нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов 1. Перечень типовых архивных документов, образующихся внаучно-технической и производственной деятельности организаций, суказанием сроков хранения. М., 2009. 2. Перечень типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органовместного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25августа 2010 года N 558. 3. Технический перечень звукозаписей, подлежащих приему нагосударственное хранение. М., 1981. Приложение N 33 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА титульного листа описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ____________________________________________________________________ (название фонда) ФОНД N _________________ ОПИСЬ N ________________ ____________________________________________________________________ (название описи) ____________________________________________________________________ (крайние даты дел) Приложение N 34 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами _________ __________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 201___ г. Фонд N _______________ Опись N _______________ дел постоянного хранения за_________год________ ----T-------T--------------T---------T----------T--------¬¦ N ¦Индекс ¦Заголовок дела¦Дата дела¦Количество¦Примеча-¦¦п/п¦ дела ¦ ¦ (тома, ¦ листов в ¦ ние ¦¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦деле (то- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ме, части)¦ ¦+---+-------+--------------+---------+----------+--------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+---+-------+--------------+---------+----------+--------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+-------+--------------+---------+----------+--------- В данный раздел описи внесено________________________ дел________ (цифрами и прописью) с N __________ по N__________________________________________________, литерные номера:__________________пропущенные номера: _______________.Опись составил _________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Заведующий ведомственным Личная подпись Инициалы, фамилия архивом (лицо, ответственное за архив) Дата УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол комитета Протокол ЭК по управлению архивным делом Администрации области Администрации области от "_______" ___________ от "_______" ___________ N ______ N ______ Приложение N 35 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА описи дел по личному составу УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами _________ __________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 201___ г. Фонд N ________________ Опись N ________________ дел постоянного хранения за___________год_____ ----T-------T---------T----T--------T----------T--------¬¦ N ¦Индекс ¦Заголовок¦Дата¦ Срок ¦Количество¦Примеча-¦¦п/п¦ дела ¦ дела ¦дела¦хранения¦ листов ¦ ние ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ в деле ¦ ¦+---+-------+---------+----+--------+----------+--------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+---+-------+---------+----+--------+----------+--------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+-------+---------+----+--------+----------+--------- В данный раздел описи внесено________________________ дел________ (цифрами и прописью) с N __________ поN __________________________________________________, литерные номера:__________________пропущенные номера: _______________.Опись составил _________________________________________________(должность, фамилия, инициалы) Заведующий ведомственным Личная подпись Инициалы, фамилия архивом (лицо, ответственное за архив) Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК комитета Протокол ЭК по управлению архивным делом Администрации области Администрации области от "_______" ___________ от "_______" ___________ N ______ N ______ Приложение N 36 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА АКТА УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами _________ __________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 201___ г. АКТ ________ N ____________ ____________________ (место составления) о выделении докумен- тов, не подлежащих хранению на основании ________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов)____________________________________________________________________ (с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________ (название фонда)----T----------T-----------T------------T----------------T--------¬¦ N ¦Заголовок ¦ Дата дела ¦ Количество ¦ Срок хранения ¦Примеча-¦¦п/п¦ дела или ¦или крайние¦ дел ¦ дела (тома, ¦ ние ¦¦ ¦группы дел¦ даты дел ¦(томов, час-¦ части) и ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ тей) ¦номера статей по¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦+---+----------+-----------+------------+----------------+--------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+---+----------+-----------+------------+----------------+--------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---+----------+-----------+------------+----------------+--------- Итого _______________________________ дел за____________________. Описи дел постоянного хранения за___________________годы утверждены, а по______________________________________________________________________личному составу согласованы с ЭПК комитета по управлению архивнымделом Администрации области (протокол от "_____" ____________ 201__ г.N ________) __________________. Архивист I категории Госархива Личная подпись Инициалы, фамилия Дата ОДОБРЕНО Протокол ЭК Администрации области от "_______" ___________ N ______ Документы в количестве _________________________________________(цифрами и прописью) весом ________ кг сданы в_____________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемно-сдаточнойнакладной от "__"______201__г. N ___. Ответственный за архив Личная подпись Инициалы, фамилияИзменения в учетные данные внесены Личная подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение N 37 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА бланка заказа на машинописные и множительные работы СОГЛАСОВАНО Начальник общего отдела ___________________________ (подпись, дата) ЗАКАЗ N ___ на машинописные и множительные работыПриемная, отдел ______________________________________________________Наименование документа ______________________________________________Количество листов ____________ Количество экземпляров ________________Способ размножения и масштаб _________________________________________Расход бумаги ___________________ Срочность исполнения _______________Руководитель подразделения _________________________________________________________________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)Дата ________________________Инициалы, фамилия и телефон исполнителя ______________________________ Приложение N 38 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА бланка заказа на типографские работы СОГЛАСОВАНО Начальник общего отдела ___________________________ (подпись, дата) ЗАКАЗ N ___ на работы в типографииПриемная, отдел ______________________________________________________Наименование документа ______________________________________________Количество экземпляров __________Срочность исполнения________________Особые отметки ___________________________________________________________________________________________________________________________Руководитель подразделения _________________________________________________________________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)Дата ________________________Ф.И.О. и телефон заказчика____________________________________________