Распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 30.09.2011 N 7 г. Ростов-на-Дону Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (В редакции Распоряжений Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) В целях установления единых требований к подготовке, обработке,хранению и использованию документов, подготовленных в целяхобеспечения деятельности Правительства Ростовской области,совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в ПравительствеРостовской области согласно приложению. 2. Руководителям структурных подразделений ПравительстваРостовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения. 3. Руководителям областных органов исполнительной власти привестиинструкции по делопроизводству в соответствие с настоящимраспоряжением. 4. Признать утратившим силу постановление АдминистрацииРостовской области от 09.02.2011 N 52 "Об утверждении Инструкции поделопроизводству в Администрации Ростовской области". 5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителяГубернатора Ростовской области - руководителя аппарата ПравительстваРостовской области Артемова В.В. (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) Губернатор Ростовской области В.Ю. ГолубевРаспоряжение вноситобщий отдел ПравительстваРостовской области Приложение к распоряжению Правительства Ростовской области от 30.09.2011 N 7 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (В редакции Распоряжений Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в ПравительствеРостовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую системуделопроизводства и рационального документооборота, создания иоформления документов, порядок работы с документами в ПравительствеРостовской области (далее - Правительство области). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральнымизаконами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительнойвласти, утвержденными постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями поразработке инструкций по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивногоагентства от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов",Регламентом Правительства Ростовской области. 1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительствеобласти применяется система электронного документооборота иделопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"). Порядок работы ссистемой "Дело" определяется соответствующей инструкцией для работыпользователей. 1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя, в томчисле с электронными документами, включая подготовку, обработку,хранение и использование документов с помощью информационныхтехнологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработкиинформации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиямнастоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационныхтехнологий в работе с электронными документами производятся вовзаимодействии с министерством информационных технологий и связиРостовской области. 1.5. Положения Инструкции не распространяются на организациюработы с документами, содержащими сведения, составляющиегосударственную тайну. Работа с секретными документамирегламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности вРоссийской Федерации и проводится в помещениях, оборудованныхсоответствующим образом. 1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования"(ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебнойинформацией ограниченного распространения в Правительстве области. 1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другойспециальной документацией распространяются лишь в части общихпринципов работы с документами, а также подготовки к передачедокументов на архивное хранение. 1.8. Методическое руководство организацией, ведением исовершенствованием делопроизводства на основе единой политики вПравительстве области, областных органах исполнительной власти, атакже контроль за соблюдением требований настоящей Инструкцииосуществляются общим отделом Правительства области (далее - общийотдел). Инструктивные материалы общего отдела по вопросам организациии совершенствования работы с документами, устранения выявленныхнедостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполненияво всех подразделениях Правительства области. 1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатациитехнологической инфраструктуры, информационной безопасностиэлектронного документооборота Правительства области возлагается наминистерство информационных технологий и связи Ростовской области.Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связипо вопросам совершенствования электронного документооборотаобязательны для исполнения во всех подразделениях Правительстваобласти. 1.10. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкциейправил и порядка работы с документами в приемных заместителейГубернатора Ростовской области возлагается на помощников, а вструктурных подразделениях Правительства области - на ихруководителей. 1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всехработников Правительства области. Работники, ответственные заделопроизводство в структурных подразделениях Правительства области,обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией,знакомят работников подразделения, в том числе вновь принятых, стребованиями Инструкции. Должностные обязанности работниковструктурных подразделений Правительства области, совмещающихвыполнение делопроизводственных обязанностей с функциональнымиобязанностями, устанавливаются должностными регламентами. 1.12. Работники аппарата Правительства области несутустановленную законодательством Российской Федерации ответственностьза несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачуслужебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителяструктурного подразделения Правительства области. 1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документовпри освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, втом числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по инымуважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебныедокументы по указанию соответствующего руководителя передаются другомуработнику. 1.14. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебногопользования" (ДСП), проектов указов, распоряжений ГубернатораРостовской области, постановлений, распоряжений ПравительстваРостовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (поаппарату), протоколов заседаний Правительства Ростовской области,служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующегоподразделения, который организует проведение служебного расследования.Результаты служебного расследования представляются заместителюГубернатора Ростовской области - руководителю аппарата ПравительстваРостовской области. (В редакции Распоряжений ПравительстваРостовской области от 27.03.2013 г. N 84) 2. Основные понятия В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: документирование - фиксация информации на материальных носителяхв установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая созданиеофициальных документов и организацию работы с ними в органах власти; документ - официальный документ, созданный государственныморганом, органом местного самоуправления, юридическим или физическимлицом, оформленный в установленном порядке и включенный вдокументооборот органа исполнительной власти; электронный документ - документированная информация,представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном длявосприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин,а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям илиобработки в информационных системах; электронная подпись - информация в электронной форме, котораяприсоединена к другой информации в электронной форме (подписываемойинформации) или иным образом связана с такой информацией и котораяиспользуется для определения лица, подписывающего информацию; (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; подлинник документа - первый или единственный экземплярдокумента; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридическойсилы; документооборот - движение документов с момента их создания илиполучения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; регистрация документа - присвоение документу регистрационногономера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков иххранения; экспертиза ценности документов - изучение документов на основаниикритериев их ценности в целях определения сроков хранения документов иотбора их для включения с состав Архивного фонда Российской Федерации; дело - совокупность документов или отдельный документ,относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органаисполнительной власти. электронный образ документа - электронная копия документа,изготовленного на бумажном носителе; (Дополнен - РаспоряжениеПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) сканирование документа - получение электронного образа документа.(Дополнен - Распоряжение Правительства Ростовской области от23.12.2011 г. N 143) 3. Состав управленческих документов Правительства области 3.1. Деятельность Правительства области обеспечивается системойвзаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяетсякомпетенцией Правительства области, порядком разрешения вопросов(единоначальный или коллегиальный), объемом и характеромвзаимодействия между Правительством области, другими государственнымиорганами и организациями. Функции управления в Правительстве области реализуются с помощьюорганизационно-распорядительной документации, которая включает в себяправовые акты, распорядительные, организационные иинформационно-справочные документы. 3.2. Правовой акт Ростовской области - официальный документ,фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполненияполномочий Ростовской области, принятый государственным органомРостовской области или должностным лицом в пределах их компетенции,документально оформленный, обязательный для исполнения на территорииРостовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер. Правовыми актами Ростовской области являются: областные законы; постановления Законодательного Собрания Ростовской области; постановления Правительства Ростовской области; распоряжения Правительства Ростовской области; распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату); указы Губернатора Ростовской области; распоряжения Губернатора Ростовской области; акты областных органов исполнительной власти. 3.3. Распорядительные документы. Распорядительный документ - вид документа, в котором фиксируютсярешения административных и организационных вопросов, вопросовуправления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельностиПравительства, не утвержденные правовыми актами. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) К распорядительным документам относятся: Абзац. (Утратил силу - Распоряжение Правительства Ростовскойобласти от 27.03.2013 г. N 84) решения совещательных, консультативных и координационныхорганов; (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 27.03.2013 г. N 84) поручения должностных лиц и др. 3.4. Организационные документы. Организационные документы - это инструктивные, методические, иныедокументы, не утвержденные правовыми актами. К организационным документам относятся: положения о подразделениях, входящих в структурные подразделенияПравительства области; правила; инструкции (методические рекомендации); планы. 3.4.1. Положение, правила, инструкция. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаютсясистемно связанные между собой правила, регулирующие какие-либоправоотношения. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные длявыполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных правовых актов. 3.4.2. План. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнениюработ или мероприятий, их последовательность, объем, а такжеопределяющий конкретных исполнителей. 3.5. Информационно-справочные документы. Информационно-справочные документы - документы, констатирующиефакты, являющиеся основанием для принятия решений и изданияраспорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол; служебное письмо; акт; докладная, объяснительная и служебная записки; стенограмма; отчет и др. 3.5.1. Протокол. Протокол - документ информационного характера, предназначенныйдля фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений назаседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных идругих органов, совещаний. Протокол составляется на основании записей, произведенных вовремя совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов,представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектоврешений. 3.5.2. Служебные письма. Служебные письма в Правительстве области готовятся как: ответы о выполнении поручений Губернатора области и егозаместителей; исполнение поручений Губернатора области и его заместителей всвязи с обращениями граждан; сопроводительные письма к проектам правовых актов Правительстваобласти, Губернатора области; ответы на запросы юридических и физических лиц; инициативные письма. 3.5.3. Акт. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающийустановленные ими факты или события. 3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки. Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложениекакого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либодействие, факт или событие. Служебная записка (разновидность письма) - форма внутреннейпереписки. 3.5.5. Стенограмма. Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений наконференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальныхорганов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи. 3.5.6. Отчет. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении иитогах выполнения планов, заседаний, командировок и другихмероприятий. 4. Документация Правительства области. Общие правила оформления управленческой документации 4.1. Документация Правительства области. Деятельность Правительства области обеспечивается системойвзаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяетсяОбщероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а такжеположениями о структурных подразделениях Правительства области. 4.2. Общие правила оформления документов. 4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документовприменяется программа Microsoft Office Word. В документах используетсяшрифт Times New Roman, начертание - обычный, размер шрифта - 14 пт(при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный - полуторныймежстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первойстроки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использованиешрифта размером 14-16 пт в зависимости от размеров основного текста. Вдокументах кавычки оформляются следующим образом:"...". Требования к оформлению документов, представляемых на докладГубернатору области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовскойобласти. 4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаютсяследующие размеры полей: левое - не менее 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм. 4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах втораяи последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посерединеверхнего поля. 4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа. 4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Правительствеобласти и областных органах исполнительной власти используютсяследующие реквизиты: а) Герб Ростовской области; б) наименование органа исполнительной власти; в) должность лица - автора документа; (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) г) справочные данные об органе исполнительной власти; д) подпись должностного лица; е) вид документа; ж) место составления или издания документа; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование либо аннотация документа; (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования документа; р) гриф утверждения документа; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности. щ) отметка о поступлении документа. (Дополнен - РаспоряжениеПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов набланках - угловой и продольный. 4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов всоответствии с Областным законом от 28.10.96 г. N 32-ЗС "О ГербеРостовской области". 4.3.4. Наименование областного органа исполнительной властидолжно соответствовать наименованию, указанному в положении об этоморгане. При наличии сокращенного наименования областного органаисполнительной власти его помещают в скобках ниже полного. Над наименованием областного органа исполнительной властиуказывается наименование высшего органа исполнительной властиРостовской области - Правительства Ростовской области. Автором документа может быть должностное лицо, представляющееорган власти. 4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции вПравительстве области осуществляется лицами, на то уполномоченными. В состав реквизита "Должность лица - автора документа" входитнаименование должности лица, подписавшего документ (полное, еслидокумент оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе,оформленном на бланке). (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 23.12.2011 г. N 143) Например:Исполнительный директор ООО "Аквитал" Личная подпись Н.И. КиреевилиИсполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывается. Должность Губернатора Ростовской области печатается в две строкичерез 1 межстрочный интервал. Слова "Ростовской области" печатаются отлевой границы текстового поля, а слово "Губернатор" выравнивается поцентру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правойграницы текстового поля: Губернатор Ростовской области Инициалы, фамилия (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемым должностям. Например:Генеральный директор Личная подпись А.Б. ТкаченкоГлавный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагаются на одном уровне. Например: Заместитель Заместитель Министра юстиции Министра финансов Российской Федерации Российской Федерации Личная подпись И.П. Васильев Личная подпись Г.Э. Гришик При подписании совместного документа первый лист оформляется нена бланке. В документах, составленных комиссией, указываются не должностилиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением. Например: Председатель комиссии Личная подпись Н.И. Свистунов Члены комиссии: Личная подпись К.П. Федорин Личная подпись И.Г. Василенко Личная подпись Г.И. Фролов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Приэтом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." иликосую черту перед наименованием должности. 4.3.6. Справочные данные об органе исполнительной властивключают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения поусмотрению органа исполнительной власти (номера факсов, адресэлектронной почты, адрес официального сайта и др.). 4.3.7. В состав реквизита "Подпись" входят: личная подпись;расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронныхдокументов используется электронная подпись (далее - ЭП). Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурныхподразделений Правительства области, в том числе и приложения, должнысодержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования илиЭП. 4.3.8. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного илиизданного органом исполнительной власти области, регламентируетсяположением о соответствующем органе и должен соответствовать видамдокументов, предусмотренным ГОСТом 6.30-2003. Наименование видаиздаваемого документа указывается на бланке соответствующего видадокументов или указывается составителем при подготовке документов. В письме наименование вида документа не указывают. 4.3.9. Место составления или издания документа (г. Ростов-на-Дону) указывается в том случае, если затруднено его определение пореквизитам "наименование органа исполнительной власти" и "справочныеданные об органе исполнительной власти". Место составления или издания указывается с учетом принятогоадминистративно-территориального деления, оно может включатьобщепринятые сокращения. 4.3.10. В качестве адресата могут быть органы государственнойвласти области, органы местного самоуправления области, организации;их структурные подразделения; должностные или физические лица. При адресовании документа в орган власти, организацию илиструктурное подразделение (без указания должностного лица) ихнаименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации иее структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, ихсправочные данные и др. являются условными): Минюст России Управление систематизации законодательства При адресовании документа должностному лицу наименованиедолжности указывается в дательном падеже, инициалы указываются передфамилией. Например: ЗАО "Торговый мир" Бухгалтерия Главному экономисту А.С. Петровуили Президенту ЗАО "Факел" Г.П. Ивановой В документах, представляемых на доклад Губернатору Ростовскойобласти, реквизит "Адресат" центрируется по отношению к самой длиннойстроке: Губернатору Ростовской области Инициалы, фамилия(В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) Если документ отправляют в несколько однородных организаций или внесколько структурных подразделений одной организации, то их следуетуказывать обобщенно. Например: Главам администраций муниципальных образований Ростовской области Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово "Копия"перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большемколичестве адресатов составляется список рассылки документа. Списокрассылки определяется исполнителем документа. Документы направляются только тем адресатам, которые имеютотношение к исполнению документа. Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование,затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются впоследовательности, установленной почтовыми правилами. Например: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7а, 101000, г. Москваили Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И. Петрову Краснопресненская наб., 2, г. Москва, 103274 При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся вследующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номердома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовыйиндекс. Например: Кирееву И.П. ул. Садовая, д. 5, г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018 4.3.11. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты,содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы датыприводятся арабскими цифрами в одной строке в следующейпоследовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2011. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:15 сентября 2011 г. Обязательным является требование единообразия написания дат водном конкретном документе. В международной переписке применяется обратная последовательностьв написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17. Датой документа является день его подписания (правовые актыПравительства области и Губернатора области, письма, докладныезаписки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила,план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного вдокументе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения),если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательноуказываются его вид, дата, номер. Цифровой способ проставления дат используется, как правило, приоформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений,визировании документов. Датой документа для протокола является день заседания (принятиярешения), для акта - день, в котором происходит событие,зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или болееорганизациями, должны иметь одну (единую) дату. 4.3.12. Регистрационный номер документа состоит из индекса поклассификатору и его порядкового номера, который автоматическиформируется с использованием системы "Дело". Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе, и одной общей даты. 4.3.13. Наименование либо аннотация документа - краткоесодержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всемдокументам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема(до 5 строк). (В редакции Распоряжения Правительства Ростовскойобласти от 23.12.2011 г. N 143) Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержаниедокумента и согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок отвечает на вопросы: "о чем?", например:"распоряжение... о создании аттестационной комиссии", "чего?",например: "правила... внутреннего трудового распорядка". Точка в конце заголовка не ставится. 4.3.14. Текст документа составляется на русском языке, с учетомособенностей официально-делового стиля, вида документа и егоназначения в управленческой деятельности. Содержание документа должнобыть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа ("прошу рассмотреть вопрос обустановлении льготных тарифов", "предлагаю..."); 3-го лица единственного числа ("юридический комитет Правительстваобласти не считает возможным..."). В совместных документах текст излагают от 1-го лицамножественного числа ("слушали", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности областныхорганов исполнительной власти, структурных подразделений Правительстваобласти (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценкуфактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текстаот 3-го лица единственного или множественного числа ("отделосуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссияустановила"). В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящеговремени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Виза включает в себя наименование должности руководителяминистерства (ведомства) или его заместителя и личную подписьвизирующего, расшифровку подписи и дату"; "Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которыенумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют". В тексте документа, подготовленного на основании законодательных,иных правовых актов, изданных органами власти, автором документауказываются наименование вида документа, наименование органа,издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, егорегистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный вкавычки, например: "В соответствии с постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 13.08.97 N 1009 "Об утверждении Правил подготовкинормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти иих государственной регистрации"; "В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 N 635-ЗС"О Правительстве Ростовской области". Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственнотекста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаковхарактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным вименительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лицамножественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете","владеете", "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженныесловесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знакипрепинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятсятолько внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны бытьсогласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся сострочной буквы. В таблице после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечисленииразделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3). Если таблица печатается более чем на одной странице, графытаблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаютсятолько номера граф. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой частиуказываются причины, основания, цели составления документа, во второй(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения,рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов,выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указываются ихреквизиты: наименование документа; наименование организации - авторадокумента; дата документа; регистрационный номер документа; заголовокк тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. 4.3.15. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресантавключает регистрационный номер и дату документа, на который даетсяответ. 4.3.16. Отметка о наличии приложений используется при оформлениисопроводительных писем и приложений к указам, постановлениям,распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям,правилам, инструкциям и другим документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется подтекстом письма от границы левого поля. Например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении онинумеруются, указываются наименования каждого приложения, количестволистов и количество экземпляров. Например: Приложения: 1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. 2. Список школ на 3 л. в 2 экз. Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается втексте, например: согласно приложению N 2 или: (приложение N 2). Приналичии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличиинескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Передцифровыми обозначениями ставится знак "N ". Например: Приложение N 3 к постановлению Правительства Ростовской области от 15.08.2011 N 1 Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметка о наличии приложения оформляется следующимобразом: Приложение: заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается. Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы,содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебнуютайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. Если приложениями к документу (например, к приказу) являетсяутверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другиедокументы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении,ниже - гриф утверждения документа. Например: Приложение УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива от 12.08.2011 N 123 4.3.17. Согласование проекта документа с другими органами властиили должностными лицами оформляются грифом согласования. Проектдокумента может быть согласован непосредственно должностным лицом,протоколом коллегиального органа или служебным письмом. При согласовании документа должностным лицом гриф согласованиясостоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек),должности лица, с которым согласовывается документ (включаянаименование организации), личной подписи, расшифровки подписи(инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись И.С. Новикова Дата При согласовании документа протоколом коллегиального органа илислужебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 17.08.2011 N 18.04/426 Гриф согласования располагается под реквизитом "подпись" или наотдельном листе согласования. Лист согласования составляется вслучаях, когда содержание документа затрагивает интересы несколькихорганизаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается Начальник юридического отдела Личная подпись В.И. Самойлов Дата Лист согласования оформляется по следующей форме: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Заместитель председателя Ространснадзора Росжелдора Личная подпись К.А. Коротков Личная подпись И.С. Белова Дата Дата При согласовании документа Губернатором Ростовской области грифсогласования центрируется по отношению к самой длинной строке: СОГЛАСОВАНО Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата (Дополнен - Распоряжение Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 4.3.18. Гриф утверждения документа - особый способ введениядокумента в действие, санкционирующий распространение его наопределенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документыутверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем,в компетенцию которых входит решение вопросов. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) илиспециально издаваемым документом. При утверждении документадолжностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из словаУТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должностилица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и датыутверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор закрытого акционерного общества "Фея" _________________ И.В. Сергеев (личная подпись) Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне. При утверждении документа правовым актом, решением или протоколомгриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫили УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительномпадеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО протоколом заседания комиссии по вопросам помилования на территории Ростовской области от 14.01.2006 N 11или УТВЕРЖДЕНО распоряжением Правительства Ростовской области от 23.09.2011 N 12 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углудокумента. При утверждении документа Губернатором Ростовской области грифутверждения центрируется по отношению к самой длинной строке: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата (Дополнен - Распоряжение Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 4.3.19. Согласование документа с должностными лицами оформляетсявизой, которая включает личную подпись (или ЭП), расшифровку подписи(инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименованиедолжности лица, визирующего документ. Например:Начальник юридического отделаЛичная подпись С.А. СурковДата Абзац.(Утратил силу - Распоряжение Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения,договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой сторонепоследнего листа подлинника. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 16.01.2014 г. N 1) Допускается полистное визирование документа и его приложений. Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма,докладные, аналитические записки, справки и другие документы)визируются в системе "Дело" в регистрационной карточке проектадокумента (далее - РКПД) с применением ЭП. (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проектудокумента визу оформляют следующим образом:Замечания прилагаютсяНачальник юридического отделаЛичная подпись С.А. СурковДата Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются сприменением ЭП. (В редакции Распоряжения Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) 4.3.20. Оттиск печати является способом подтверждения подлинностиподписи должностного лица на документе. Печать ставится на документахв случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативнымиправовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, незахватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватыватьчасть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм,печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП". 4.3.21. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листекопии (выписки из документа) под текстом для свидетельствованияверности копии подлиннику документа и включает в себя: заверительную надпись: "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения. Например:Верно.Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. ПетренкоДата Если копия документа содержит более одного листа, то листыпрошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваютсялистом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указаниеколичества страниц: "Всего в копии 5 л." должны заходить наприклеенный лист. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются.Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничнойкопии документа. Документы заверяются печатью Правительства области в соответствиис настоящей Инструкцией. При заверении копий правовых актов возможно использованиеспециальных штампов начальника общего отдела и начальника службынормативных документов общего отдела (далее - служба нормативныхдокументов). Правительство области выдает копии только тех документов, которыесоздаются в Правительстве области. При пересылке копии документа Правительства области в другиеорганизации или выдаче ее на руки представителю организации она должнабыть заверена должностным лицом. Копии документов рассылаются в структурные подразделенияПравительства области, областные органы исполнительной власти и органыместного самоуправления области по системе "Дело" в соответствии слистом рассылки. Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностноголица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документапредставителям средств массовой информации осуществляетсяуполномоченными на это должностными лицами. При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересовграждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том,кому и когда копия выдана, а на самой копии - отметку, что подлинникхранится в аппарате Правительства области или его структурномподразделении. 4.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилиюисполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются налицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левомнижнем углу. Отметка об исполнителе может дополняться указаниемдолжности и структурного подразделения. Например:И.В. Петров 249 54 67 4.3.23. Указания по исполнению документа оформляются в системе"Дело". (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) Например: Морозову Н.В., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора к 01.12.2011 Подпись Дата В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение данонескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо,указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Емупредоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Указания по исполнению документа оформляются в регистрационнойкарточке документа (далее - РК) в системе "Дело". (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) 4.3.24. Отметка о контроле за исполнением документа обозначаетсяв РК буквой "К". (В редакции Распоряжения Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) 4.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в делосостоит из слов "В дело", в которое помещается документ, ЭПисполнителя или руководителя структурного подразделения и даты. (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) Отметка об исполнении может дополняться информацией обособенностях исполнения документа. 4.3.26. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах,содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному видуконфиденциальной информации (виды конфиденциальной информацииустановлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 N 188"Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера").Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию,относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листадокумента и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 4.3.27. Отметка о поступлении документа содержит очереднойпорядковый номер и дату поступления документа (при необходимости -часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в видештампа. (Пункт дополнен - Распоряжение Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) 5. Особенности работы с электронными документами 5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся всистеме "Дело". Документооборот в Правительстве области осуществляется вэлектронном виде по системе "Дело". Передача документов по инымканалам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, заисключением случаев, когда федеральными или областными законами либопринимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актамиустановлено требование о необходимости составления документаисключительно на бумажном носителе. Документы, поступающие от организаций в Правительство области набумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования исоздания электронных образов документов. Включение электронного образадокумента в систему "Дело" возможно после его верификации(подтверждения соответствия электронного образа документа егоподлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлинникудокумента осуществляется работником с помощью ЭП работника,выполняющего данную процедуру. (Пункт в редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 5.2. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронногодокумента подтверждается штампом "Подписано электронной подписью" ивизой работника, создавшего копию электронного документа. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) 5.3. Составление, оформление и согласование проектов электронныхдокументов осуществляются по общим правилам делопроизводства,установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные дляаналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттискапечати. 5.4. Для подтверждения подлинности электронных документов вПравительстве области используются ЭП. 6. Подготовка и оформление правовых актов 6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актамиПравительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области(далее - правовой акт) определен Регламентом Правительства Ростовскойобласти. При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты: Герб Ростовской области; наименование органа исполнительной власти (должностного лица); должность лица, подписавшего документ; подпись должностного лица; вид документа; место составления или издания документа; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа; текст документа; отметка о наличии приложений; оттиск печати; отметка об исполнителе (должностное лицо или структурноеподразделение, внесшее проект). (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 16.01.2014 г. N 1) 6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов. 6.2.1. При создании РКПД правового акта исполнитель заполняетинформационные поля "Исполнитель", "Содержание", "Состав". В поле "Файлы" прикрепляется текст проекта в формате "doc" или"docx", заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта.Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме"00-00-0000_Проект постановления (распоряжения). В поле "Связки" устанавливаются связки с поручением(разрешением), краткой информацией к проекту и карточкой дляознакомления с членами Правительства области, которые не визируютосновную РКПД. В поле "Адресаты" исполнитель указывает дополнительных адресатов,которым необходимо обеспечить рассылку правового акта. (Пункт в редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 6.2.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующимтребованиям: быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкоеизложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого еготолкования, с четко сформулированными и обоснованными целями изадачами; содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимойматериально-технической базой, финансированием и исключающиенеобходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного; содержать указания конкретным исполнителям, реальные срокиисполнения. Проект правового акта должен содержать также пункт о возложенииконтроля за исполнением документа на заместителей Губернатора области,руководителей структурных подразделений Правительства области,министерств, комитетов, департаментов, управлений, инспекций, служб,глав муниципальных образований, других должностных лиц. Исключениясоставляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, вчастности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск,командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетногозвания и т.п. Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей:констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания документа. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.Если документ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указываются: наименование вида документа всоответствующем падеже, его дата, номер и заголовок. Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ иликакие-то его положения, то один из пунктов распорядительной частитекста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пунктдокумента) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пунктадолжен начинаться словами "Признать утратившим силу...". 6.2.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.),которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правовогоакта, прилагаются к данному проекту. Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетныхассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущийгод расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащейнеобходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических ииных последствий их реализации. 6.2.4. Проект правового акта по исполнению федерального закона,правового акта Президента Российской Федерации, постановленияПравительства Российской Федерации или правового акта Ростовскойобласти должен содержать ссылку на них. При первом упоминанииправового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. Приповторном упоминании допускается не указывать название правового акта. Например: полное наименование - указ Губернатора Ростовской областиот 20.09.2011 N 23 "Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовскойобласти"; сокращенное наименование - указ Губернатора Ростовской областиот 20.09.2011 N 23. Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одномдокументе оформляются единообразно. 6.2.5. В проектах правовых актов употребляются официальныенаименования органов и организаций. При первом упоминании по текстуиспользуется полное наименование, в последующих - допускаетсясокращенное. 6.2.6. При подготовке проектов правовых актов применяетсяпрограмма Microsoft Office Word. В документах используется шрифт TimesNew Roman, начертание - обычный, размером 14 пт (при оформлении таблицдопускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравниваниеабзаца - по ширине с отступом первой строки 1,25 см. Устанавливаются следующие поля документа: Для книжных параметров страницы: верхнее - 1,25 см; левое - 2,3 см; правое - 1,5 см; нижнее - 2 см. Для альбомных параметров страницы: верхнее - 2,3 см; левое - 2 см; правое - 1,5 см; нижнее - 1,5 см. 6.2.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общуюнумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются вправом нижнем углу документа. Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, какправило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом,печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом,проставляется после подписания акта при его регистрации. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит иззнака "N " и порядкового номера, присваемого правовому акту прирегистрации. Место издания (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов "Дата"и "Номер" межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированнымспособом, печатается шрифтом 14 пт. 6.2.8. Заголовок в краткой форме отражает содержание правовогоакта. Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочныйинтервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширинестраницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовкане ставится. Заголовок может занимать до 5 строк. 6.2.9. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1-2межстрочными интервалами. Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть -преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении - распорядительную)часть. Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской областизавершается словами "Правительство Ростовской области п о с т а н о вл я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могутподразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрамичерез точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой. Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом4.3.16 настоящей Инструкции. 6.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочнымиинтервалами. Слова "Губернатор Ростовской области" печатаются в двестроки через 1 межстрочный интервал. Слова "Ростовской области"печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Губернатор"выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилияпечатаются от правой границы текстового поля: Губернатор Ростовской области Инициалы, фамилия 6.2.11. В приложениях к правовым актам помещаются положения,регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов идр. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурногоподразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписываетсяначальником общего отдела. Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичныразмерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах исхемах допускается использование шрифта меньшего размера. Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы. На первой странице приложения печатается слово "Приложение", нижедается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизитапечатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом отлевой границы текстового поля (11 см - при книжных параметрахстраницы, 19 см - при альбомных) и выравниваются по центру. Приналичии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами сиспользованием знака "N ". Например: Приложение N 1 к постановлению Правительства Ростовской области от 15.09.2011 N 2 Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первоеслово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы,пункты и подпункты - арабскими цифрами с добавочным номером черезточку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая вномере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названияразделов располагаются по центру, точка в конце не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В концезаголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматическисогласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения взаголовках и подзаголовках не допускаются. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графытаблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах взаголовках печатаются только номера этих граф. Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинанияставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего"двоеточие не ставится. В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствиитекста или цифр в них ставится по центру знак тире "-". Не допускаетсязаменять повторяющийся текст знаком "-//-". (Дополнен - РаспоряжениеПравительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84) 6.2.12. Согласование проекта правового акта осуществляется всистеме "Дело" в РКПД с применением ЭП. Порядок согласования проектов правовых актов утвержденРегламентом Правительства Ростовской области. При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания(особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД. Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта,как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файломпроекта правового акта. Результаты голосования членов Правительства области по вопросампринятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительстваобласти (приложение N 2). (Пункт в редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 6.2.13. Тексты указов и распоряжений Губернатора Ростовскойобласти, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской областипечатаются на бланках установленного образца в службе нормативныхдокументов. Тексты распоряжений Правительства Ростовской области (поаппарату) печатаются на бланках установленного образца в структурныхподразделениях Правительства области. 6.2.14. Регистрация подписанных правовых актов производится какна бумажных носителях с использованием регистрационных карточек накаждый вид акта (приложение N 3), так и в электронном виде сиспользованием системы "Дело". 6.2.15. Тиражирование бумажных копий правовых актовобеспечивается службой нормативных документов совместно с бюромашинописных и копировально-множительных работ общего отдела (далее -бюро). 6.2.16. Рассылка бумажных и электронных копий документовосуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, вотдельных случаях, по согласованию с начальником общего отдела, - в 5-дневный срок, в федеральные органы - еженедельно. Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляетсяданный правовой акт, определяется службой нормативных документов.Дополнительную рассылку определяет исполнитель. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) Рассылка правовых актов по выделению средств из областногобюджета, включая резервный фонд Правительства Ростовской области нафинансирование непредвиденных расходов областного бюджета,осуществляется в течение рабочего дня после подписания - министерствуфинансов области, контрольному управлению области, областным органамисполнительной власти, инициировавшим выделение средств, а также тем,кому в документе предусматривается выделение средств. Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты,обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которымрассылались первоначально эти акты. Электронные копии правовых актов рассылаются службой нормативныхдокументов адресатам в соответствии с листом рассылки в электронномвиде с использованием системы "Дело", бумажные копии - канцеляриейобщего отдела (далее - канцелярия). Служба нормативных документов направляет бумажные копии правовыхактов в федеральные и областные органы власти, Донскую государственнуюпубличную библиотеку, а также на основании соглашений обинформационном обмене - в информационные агентства. Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, неявляющимся пользователями системы "Дело", служба нормативныхдокументов представляет копии документов вместе с копиями листоврассылки в канцелярию. В необходимых случаях работники, готовившиепроект документа, представляют полные почтовые адреса получателей. 6.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектовобластных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовскойобласти, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области поинициативе Правительства области и Губернатора области. 6.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесенияобластных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовскойобласти на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской областипо инициативе Правительства Ростовской области и ГубернатораРостовской области определен Регламентом Правительства Ростовскойобласти. 6.3.2. Для регистрации проекта областного закона и постановленияЗаконодательного Собрания Ростовской области (далее - законопроект) всектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовскойобласти общего отдела (далее - сектор) должны быть представлены: (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) основание для подготовки законопроекта (в системе "Дело"); (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) текст законопроекта с указанием на титульном листе в правомверхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права законодательной инициативы вЗаконодательном Собрании Ростовской области: Правительство Ростовскойобласти или Губернатор Ростовской области, например: "ПРОЕКТ внесенГубернатором Ростовской области, подготовлен ___________________(указать наименование областного органа исполнительной власти илиструктурного подразделения Правительства области, ответственного заразработку законопроекта)"; пояснительная записка к законопроекту, содержащая предметзаконодательного регулирования, изложение концепции, а такжеобоснование необходимости его принятия; перечень актов областного законодательства, подлежащих признаниюутратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятиюв связи с принятием данного областного закона; финансово-экономическое обоснование (в случае внесениязаконопроекта, реализация которого потребует материальных затрат). 6.3.3. Регистрация законопроекта в секторе осуществляется сиспользованием системы "Дело" и включает: присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрациизаконопроектов (приложение N 4), внесение информации о названиизаконопроекта, дате регистрации, основании для его подготовки,сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактныйтелефон); выдачу обложки для законопроекта; (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) проставление на выданных бланках штампа сектора (приложение N 5)с указанием регистрационного номера законопроекта и даты регистрации; абзац.(Утратил силу - Распоряжение Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) 6.3.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы,подлежащие одновременному представлению в Законодательное СобраниеРостовской области, должны быть подготовлены с использованиемпрограммы Microsoft Office Word шрифтом Times New Roman, 14 пт, содинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине сотступом первой строки 1,25 см. Допускается представление на бумажном носителе и в электронномвиде текстов приложений к проектам областных законов об областномбюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете,подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel. 6.3.5. Законопроект, приложения к нему и другие документы,подлежащие одновременному представлению в Законодательное СобраниеРостовской области, должны быть завизированы руководителем областногооргана исполнительной власти (структурного подразделения Правительстваобласти) и заместителем Губернатора области, ответственными заподготовку законопроекта. Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта,приложений к нему и материалов, подлежащих одновременномупредставлению в Законодательное Собрание Ростовской области. 6.3.6. Все действия по согласованию законопроекта выполняются всистеме "Дело" с применением ЭП. (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) 7. Бланки документов 7.1. В Правительстве области используются бланки писем,направляемые в любой адрес Российской Федерации. 7.2. На бланках Правительства области применяются реквизиты всоответствии с подпунктом 4.3.1 Инструкции. 7.3. Документы Правительства области оформляются на бланках,изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А5 (105 х148 мм). 7.4. В целях обеспечения деятельности Правительства областиприменяются следующие бланки: бланк указа Губернатора Ростовской области (приложение N 6); бланк распоряжения Губернатора Ростовской области (приложениеN 7); бланк постановления Правительства Ростовской области (приложениеN 8); бланк распоряжения Правительства Ростовской области (приложениеN 9); бланк распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату)(приложение N 10); бланк Правительства Ростовской области с русскими и английскимиреквизитами (приложение N 11) для иностранной переписки; бланк должностного лица Правительства Ростовской области(приложение N 12), в том числе: бланк Губернатора Ростовской области; бланк Вице-губернатора Ростовской области; бланк заместителя Губернатора Ростовской области - руководителяаппарата Правительства Ростовской области; (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) бланк заместителя Губернатора Ростовской области; бланк заместителя Губернатора Ростовской области - министрафинансов; бланк заместителя Губернатора Ростовской области - министратранспорта; бланк заместителя Губернатора Ростовской области - министрасельского хозяйства и продовольствия; бланк заместителя Губернатора Ростовской области - министрапромышленности и энергетики; бланк Правительства Ростовской области (бланк письма) (приложениеN 13); бланк конкретного вида документа, кроме письма; бланк антитеррористической комиссии Ростовской области(приложение N 14); (В редакции Распоряжения Правительства Ростовскойобласти от 23.12.2011 г. N 143) бланк поручения заместителя Губернатора Ростовской области поподготовке проекта правового акта, оформляемый при необходимостиназначения исполнителей, установления сроков исполнения и спискавизирующих (приложение N 15); Абзац. (Утратил силу - Распоряжение Правительства Ростовскойобласти от 27.03.2013 г. N 84) бланк антинаркотической комиссии (приложение 39). (Дополнен -Распоряжение Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 7.5. В переписке между структурными подразделениями Правительстваобласти, как правило, бланк не используется. 7.6. Бланки документов, применяемые в Правительстве области,должны использоваться строго по назначению и без соответствующегоразрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 7.7. Образцы бланков разрабатываются общим отделом,согласовываются по принадлежности с секретариатом, приемнымиГубернатора Ростовской области и его заместителей. Перечень бланков,применяемых в целях обеспечения деятельности Правительства области,утверждается настоящим распоряжением. (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 7.8. Структурные подразделения Правительства области принаправлении писем, как правило, используют бланк "ПравительствоРостовской области". Заявки на выдачу бланков подаются в общий отдел не позднее чем за2 недели до расхода ранее полученных. 7.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланковдокументов осуществляется по разрешению (поручению) Правительстваобласти и Губернатора области. Соответствующие предложения вносятсязаместителем Губернатора Ростовской области - руководителем аппаратаПравительства Ростовской области по представлению заместителяГубернатора области, инициировавшего предложение. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 7.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков сизображением Герба Ростовской области. 7.10.1. Правила применения изображения Герба Ростовской областина бланках определены Областным законом от 28.10.1996 г. N 32-ЗС. 7.10.2. Гербовые бланки Правительства области являютсяполиграфической продукцией, изготавливаются в типографиях по заявкамобщего отдела и подлежат учету. 7.10.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковыйномер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет ивыдача бланков ведутся в общем отделе раздельно по видам бланков вжурналах (приложение N 17). 7.10.4. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственностьза обеспечение сохранности бланков и правильность их использованиянесут руководители подразделений. Бланки должностных лиц Правительстваобласти выдаются в приемных соответствующих руководителей. 7.10.5. Органы исполнительной власти Ростовской области впределах осуществления возложенных функций и задач используют своигербовые бланки, изготовленные полиграфическим способом. При этомтекст "Правительство Ростовской области" печатается шрифтом размера 17пт, название областного органа исполнительной власти располагается подтекстом "Правительство Ростовской области" и печатается шрифтомразмера 15 пт. 7.10.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенныхв установленном порядке бланков запрещается. 7.10.7. Испорченные в приемных руководителей и в структурныхподразделениях бланки Правительства передаются по акту в архив, гдеуничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме. 7.11.8. Учетно-регистрационные формы бланков включаются вноменклатуру дел Правительства области. 7.12.9. Проверка наличия, использования и хранения бланковпроводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжениемПравительства Ростовской области (по аппарату). О проведенныхпроверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах послепоследней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении,учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебноерасследование, результаты которого оформляются актом и докладываютсязаместителю Губернатора Ростовской области - руководителю аппаратаПравительства Ростовской области. (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 8. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 8.1. Протокол. 8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенныхво время заседания (совещания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждениюпредставляются структурными подразделениями органа исполнительнойвласти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, непозднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работыколлегиального органа. Справки подписываются руководителямиподразделений исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текставозлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудниковподразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проектысоответствующих пунктов протокола визируются подразделением,ответственным за подготовку. 8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным назаседании, направляются для подшивки в дело вподразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятыхрешениях. На протоколе, содержащем информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". 8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали - список присутствовавших или отсылка кприлагаемому списку присутствовавших; повестка дня; перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке ихзначимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пунктуповестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О"("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскимицифрами. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений включается в текстпротокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делаетсясноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) втексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятсяитоги голосования: "За -...", против -..., воздержалось -...". Допускается форма составления протокола, при которой фиксируютсятолько принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. 8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколытехнических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместныхзаседаний имеют составные номера, включающие порядковые номерапротоколов организаций, принимавших участие в заседании. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды. 8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимостирассылаются, в том числе по системе "Дело", заинтересованныморганизациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.Указатель составляет и подписывает ответственный исполнительподразделения, готовивший рассмотрение вопроса. 8.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги форматаА4, имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописнымибуквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля; заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумямежстрочными интервалами, печатается через один интервал ивыравнивается по центру текстового поля; дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интерваланиже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым илисловесно-цифровым способом; место проведения заседания, совещания указывается при оформлениипротоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычномместе; печатается через два межстрочных интервала после предыдущегореквизита по центру текстового поля. В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и егонаименование начинается с предлога "О" ("Об"). Далее указываютсядолжность, фамилия и инициалы докладчика. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала. Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение(постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются напункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая частьрешений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной исодержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какомусроку. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем исекретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяетсяот текста тремя межстрочными интервалами и включает наименованиедолжности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), еголичную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписьюпредседателя располагается подпись секретаря (должностного лица,ведущего протокол) (приложение N 18). Возможно подписание протоколапредседателем с использованием грифа утверждения. 8.1.7. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случаев вводной части протокола указываются инициалы, фамилиипредседательствующего (председателя), секретаря (должностного лица,ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаютсянаименования должностей присутствующих, а справа от наименованиядолжностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могутуказываться обобщенно. Например: Присутствовали: заместитель министра культуры области И.О. Фамилия заместители министра труда и И.О. Фамилия социального развития области И.О. Фамилия Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указываются номер вопроса всоответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается спредлога "О" ("Об"), печатается центрованно и подчеркивается однойчертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Подчертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсужденииданного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 8.2. Служебные письма. 8.2.1. Служебное письмо - официальный документинформационно-справочного характера, используемый для обменаинформацией в деятельности органов власти, организаций и граждан. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциейруководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений,запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениямграждан - действующим законодательством. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя. 8.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в видеэлектронного документа с использованием системы "Дело" или печатаютсяна стандартных бланках Правительства Ростовской области, бланкахдолжностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен вприложении N 13. (В редакции Распоряжений Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) При подготовке проектов представлений Губернатора области на имяПрезидента Российской Федерации о награждении государственныминаградами, присвоении почетных, воинских и специальных званийРоссийской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускаетсяпечатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другойнасыщенности. 8.2.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа,например: "Администрация Пролетарского района считает...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текстизлагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...","направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой частиизлагаются причина, основание или обоснование составления письма,приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовкиписьма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,предложения, просьбы, решения и т.д. 8.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетногохарактера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "Суважением,.." - в заключительной части письма, над подписью. 8.2.5. Датой письма является дата его регистрации в системе"Дело". 8.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте ПравительстваРостовской области и в положениях об органах исполнительной властиобласти. В названных документах должен быть предусмотрен порядокподписания при отсутствии руководящих должностных лиц. 8.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования в системе"Дело" с применением ЭП. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 16.01.2014 г. N 1) Проект служебного письма визируется исполнителем, в случаеподписания письма Вице-губернатором области или заместителямиГубернатора области к визе исполнителя добавляется виза руководителяструктурного подразделения Правительства области, а в случаеподписания письма Губернатором области к вышеперечисленным визамдобавляется виза Вице-губернатора области или курирующего заместителяГубернатора области. Письма финансового характера, а также письма, содержащиеобязательства, визируются в министерстве финансов области или вуправлении бухгалтерского учета и отчетности Правительства области всоответствии с их распределением обязанностей и компетенцией. Письма, содержащие просьбу (ходатайство) о подготовке правовогоакта Ростовской области, визируются в юридическом комитетеПравительства области. 8.2.8. Особенности оформления служебных писем, направляемых зарубеж. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствамии представительствами иностранных государств) оформление служебных иличных писем имеет одинаковый характер. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка(при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (приоформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адресполучателя письма, вступительное обращение, основной текст, указаниена приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости. При переписке без применения бланков оформление писемосуществляется следующим образом: в правом верхнем углу письма печатаются название города и датаотправления, например: г. Москва, 12 января 2011 г.; г.Ростов-на-Дону, 17 января 2011 г. Длина максимальной строки не должнапревышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номерпроставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресованоминистру, то в зависимости от конкретного случая и местной практикиследует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". Вобращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно впорядке взаимности, например: "Уважаемый господин Министр"). Взависимости от местной практики и в порядке взаимности слово"господин" на иностранных языках может писаться полностью илисокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийсясловами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения.Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу илиМинистру иностранных дел: "Прошу Вас, господин Президент (господинПосол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом)высоком уважении"; "Генеральному директору Германского фондамеждународного развития господину Хайнцу Бюлеру "Прошу Вас, господинХайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении(или почтении)". Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется впорядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются суверениями "в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуетсяаналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно:"С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш","С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразноупотребить такой же комплимент. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которогопосылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы(программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указываетсяприложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных странстандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, какправило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количествастраниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию,полное наименование официальной должности лица, которому направляетсяписьмо, и название города. На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писемосуществляется следующим образом: адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнемуглу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита недолжна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Например: Господину _____________________ Председателю Правления фонда __________________ г. Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основевзаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо,указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину ____________ Чрезвычайному и Полномочному Послу Официальное название страны г. Москва Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составныечасти: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например: "Его (Ее)Превосходительству"), имя и фамилия адресата, наименованиеорганизации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала отдолжности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом. Обращение и первая строка текста письма начинаются с краснойстроки. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомымофициальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личногоодолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либопо вопросам, являющимся предметом официальной переписки илипереговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данномделе или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использованиявлияния лица, которому направляется письмо. Переписка можетосуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальномпорядке нежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычнойпочтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная стороналиста не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр! Уважаемый господин Директор! Уважаемый господин Сенатор! Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит отслужебного или общественного положения адресата и характера отношенийавтора с адресатом. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся толькона конверте. К каждому письму зарубежному адресату прилагаетсясопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерстваиностранных дел Российской Федерации. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письмаисходя при этом из содержания. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагаютответ со стороны того, кому они направлены. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи,производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текстпечатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата. Заголовок к тексту не составляется. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера,целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "НаВаше письмо от... числа". При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действуетобщепринятый порядок работы с корреспонденцией. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт дляотправки данного документа с указанием данных адресата и адресаотправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так ина языке страны-адресата. Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) иликратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзявместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать"Германия"). 8.3. Телеграмма. 8.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные; срочные; обыкновенные. 8.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками канцелярииобщего отдела правильно оформленными, подписанными, с отметкой об ихкатегории, с указанием номера (индекса) отделения связи,обслуживающего адресата (приложения N 19, N 20). Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов ипредлогов (если при этом не искажается его содержание). Знакипрепинания следует писать только словами, полностью. 8.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых(после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы(с визами) остается в деле. При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем вчетыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двухэкземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложениеN 21). При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем безисключения главам муниципальных образований указатель рассылки (списокадресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема 63"(приложение N 22). При необходимости отправки телеграммы после 18.00 час. отправкаосуществляется дежурным ситуационно-аналитического центраПравительства области. 8.4. Телефонограмма. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(передается по телефону и записывается получателем). Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленномпорядке в том структурном подразделении, руководителем которого онаподписана. 8.5. Положение, правила, инструкция. Положения, правила и инструкции могут применяться каксамостоятельные документы, которые подписываются руководителем,утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительнымдокументом. Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лицаединственного или множественного числа. В тексте используются слова"должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает навопрос "о чем?". Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел"Общие положения", в котором указываются основания разработкидокумента, основное назначение и сфера его распространения. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться наразделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия,нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктовпроизводится арабскими цифрами через точку. 8.6. План. Составляющими пунктами планов являются: наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами,ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы,как правило, подлежат утверждению. 8.7. Акт. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительногодокумента, на основании которого актируются факт, событие или действие(в соответствующем падеже), его номер и дату. Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должнысоответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок акта начинается с предлога "О" и формулируется спомощью отглагольного существительного, например: "О приеме-передачематериальных ценностей". Если акт составлен комиссией, то первым указывается председателькомиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали"пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования,существо и характер проведенной комиссией работы, установленные фактыи события, а также выводы и замечания. Констатирующая частьзаканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте ихнахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованныхв нем сторон или нормативными документами, регламентирующимисоставление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости актыподлежат утверждению. 8.8. Докладная, объяснительная и служебная записки. Докладная записка составляется при необходимости уведомленияруководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событияхи может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебныезаписки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметьинициативный характер. Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившиеповодом к написанию докладной записки, во второй - выводы ипредложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя,необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи сизложенными фактами. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения,проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформленырукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. 8.9. Стенограмма (звукозапись). 8.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседанияколлегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждениевыносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения.Окончательный текст стенограммы составляется на основаниипроизведенных на конференции, совещании, собрании или заседанииколлегиального органа стенографических или звуковых записей ипредставленных материалов (докладов, справок, проектов решений ит.п.). 8.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов,соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскимицифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительномпадеже. 8.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствоватьдню проведения совещания, собрания или заседания коллегиальногооргана. 8.9.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве областиобеспечивают социально-хозяйственный и общий отделы Правительстваобласти. Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственныйза организацию совещания по согласованию с начальником общего отдела. 8.9.5. Расшифровку звукозаписи мероприятий, проводимыхПравительством области, Губернатором области, Вице-губернаторомобласти и заместителями Губернатора области, осуществляет бюро. После окончания совещания аудиозапись незамедлительно передаетсядолжностным лицом, ответственным за подготовку совещания, посогласованию с начальником общего отдела для расшифровки в бюро. После расшифровки аудиозапись передается должностному лицу,ответственному за подготовку совещания, для составления протокола. 8.9.6. При расшифровке стенографической звукозаписи на лицевойстороне последнего листа стенограммы указываются фамилия должностноголица, ответственного за расшифровку записи, дата. 8.9.7. Выдача электронных копий расшифрованных стенографическихзвукозаписей и ознакомление с ними осуществляются с разрешенияначальника общего отдела. Подлинник расшифрованных стенографических звукозаписей хранится втечение одного года у начальника общего отдела, после чегоуничтожаются по акту. 8.10. Отчет. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов иподпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленномпорядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием датывизирования. 8.11. Материалы к выступлению Губернатора области. Текст выступления Губернатора области оформляется шрифтом 16 пт,обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом "точно 20",на бумаге формата А5. Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов,информационной справки, приветственного и вступительного слова. Тезисы выступления Губернатора области должны содержать: вступительную часть (важность и актуальность темы, целивыступления, задачи совещания); основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективностипринятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации;выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные наулучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата ихреализации); заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользупринесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которыенеобходимо выполнить). Информационные справки для подготовки выступления Губернатораобласти должны содержать: точное наименование темы совещания, его цели и задачи; фактологическую (справочную, статистическую, графическую)информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению; сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному крассмотрению; перечень проблемных вопросов, негативные примеры; существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивныепримеры; предлагаемые варианты решения проблемных вопросов. Текст приветственного слова для подготовки выступленияГубернатора области должен содержать: вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, егополное название, актуальность); основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию потеме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры); заключительную часть (обращение к участникам мероприятия,указание значимости мероприятия для его участников, пожелания). Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатораобласти должен содержать: важность и актуальность темы; краткую характеристику проблем (достижений); краткий перечень задач, которые будут поставлены; обращение к участникам совещания о необходимости реализациипервоочередных задач. 9. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов 9.1. Порядок применения печатей и штампов. 9.1.1. На документах, требующих особого удостоверенияподлинности, ставится печать. 9.1.2. Применение гербовых печатей. В Правительстве области применяются следующие гербовые печати: "Губернатор Ростовской области" - ставится на документах,подписанных Губернатором области, хранится у начальника службынормативных документов; "Правительство Ростовской области" - ставится на банковскихдокументах, договорах, соглашениях и других документах, подписанныхВице-губернатором области, заместителями Губернатора области, хранитсяу начальника службы нормативных документов; "Правительство Ростовской области. Для финансовых документов" -ставится на финансовых и банковских документах, подписанныхдолжностными лицами Правительства области, имеющими право подписи нафинансовых и банковских документах, хранится у начальника управлениябухгалтерского учета и отчетности; гербовые печати ставятся: "Губернатор Ростовской области" (размер30 мм) - на служебных удостоверениях, подписываемых Губернаторомобласти; "Правительство Ростовской области" (размер 30 мм) - на иныхслужебных удостоверениях Правительства области, хранятся у начальникаотдела по работе с персоналом управления по кадровой работе; гербовые печати ставятся: "Губернатор Ростовской области" (размер25 мм) - на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградамГубернатора Ростовской области; "Губернатор Ростовской области"(размер 35 мм) - на наградных листах к государственным наградамРоссийской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности,Благодарственного письма и Приветственного адреса ГубернатораРостовской области, хранятся у начальника службы по государственнымнаградам управления по кадровой работе; гербовая печать Правительства области ставится на копияхдоговоров, соглашений, доверенностей и иных актов Правительстваобласти, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствованияверности копий документов для представления в судебные и иные органы. Оттиск печати проставляется на документах в соответствии сподпунктом 4.3.20 Инструкции. 9.1.3. Применение негербовых печатей. Негербовые печати Правительства области ставятся: "Отдел по работе с персоналом" - на справках и в трудовыхкнижках; "Общий отдел" - на документах, подписываемых начальником общегоотдела; "Отдел по мобилизационной работе" - на документах,регламентирующих работу отдела; "Социально-хозяйственный отдел" - на командировочныхудостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемыхначальником социально-хозяйственного отдела; "Служба нормативных документов" - на указах и распоряженияхГубернатора области, постановлениях и распоряжениях Правительстваобласти; "Секретариат Вице-губернатора Ростовской области" - на копияхпротоколов заседаний Правительства области; (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84) "Служба по государственным наградам" - на справках,подтверждающих факт награждения государственными наградами РоссийскойФедерации, Ростовской области, наградами и поощрениями ГубернатораРостовской области; "Канцелярия" - на телеграммах, описях отправляемых телеграмм,описях писем, отправляемых за рубеж; "Сектор организации пропускного режима отдела безопасности" - напостоянных, временных и разовых пропусках; "Отдел безопасности" - на документах, регламентирующих работуотдела; "Отдел безопасности. Для пакетов N 1" - на пакетах, реестрах,описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной иправительственной корреспонденции; "Отдел безопасности. Для пакетов N 2" - на реестрах, описях накорреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центраПравительства области; "Правительство Ростовской области. Для документов IV" - длязаверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм,обрабатываемых службой специальной документальной связи; "Правительство Ростовской области. Для пакетов IV" - дляопечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальнойдокументальной связи. 9.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатораобласти, Вице-губернатора области разрешается использовать на копияхподписанных в установленном порядке документов, поздравительныхадресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписейпри оформлении подлинников всех документов запрещается. 9.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие штампы. 9.2. Изготовление печатей и штампов. 9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности Правительства области, производится поразрешению заместителя Губернатора Ростовской области - руководителяаппарата Правительства Ростовской области. (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с общим отделом. 9.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов срезолюцией заместителя Губернатора Ростовской области - руководителяаппарата Правительства Ростовской области направляются черезканцелярию в социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа. (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011г. N 143) 9.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле,учитываются в общем отделе в специальном журнале (приложение N 23). Изготовленные печати и штампы выдаются в общем отделе под росписьсотрудникам подразделений, отвечающим за их использование исохранность. 9.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписиизготавливаются для Губернатора области и Вице-губернатора области. 9.2.6. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся внесгораемых шкафах или сейфах. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования ихранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются наих руководителей. Руководитель, которому были выданы печать или штамп, приосвобождении от должности обязан сдать их в общий отдел. 9.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампывозвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту. В журнале учетапроставляются соответствующие отметки. Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей иштампов в аппарате Правительства области создается комиссия. 9.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительноставится в известность общий отдел, который, в свою очередь,информирует об этом заместителя Губернатора Ростовской области -руководителя аппарата Правительства Ростовской области. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 10. Организация документооборота и исполнения документов 10.1. Общие правила организации документооборота. 10.1.1. Движение документов в Правительстве области с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи вархив образует документооборот. 10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые сними в Правительстве области, регламентируются настоящей Инструкцией иРегламентом Правительства Ростовской области. 10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы"Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесениерезолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля,передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив),в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы"Дело". При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикрепленфайл электронного документа (для графических документов - формата Pdfили Tif; для текстовых документов - Doc, Docx, Xls, Xlsx). (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) 10.2. Прием, регистрация, отправка документов. 10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация ираспределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, атакже документов, поступивших из аппаратов Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации, Правительства Российской Федерации, палатФедерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерациии депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации с применением межведомственной системы электронногодокументооборота (МЭДО), производятся канцелярией. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1) 10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в канцеляриипринимаются документы на бумажных носителях, поступающие изорганизаций, не имеющих рабочих мест в системе "Дело", адресованныеГубернатору области, Вице-губернатору области, заместителямГубернатора области. В правом нижнем углу первого листа основного документапроставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящегорегистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ.При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному вканцелярии документу в РК делается связка с этим документом. (Пункт в редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурныхподразделений Правительства области, должностным лицам органовисполнительной власти области, канцелярией не регистрируются ипередаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе "Дело"соответственно в этих подразделениях и органах. 10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге(реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документаставятся дата и подпись работника, принявшего документ. Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются всистеме "Дело", сканируются и направляются по системе "Дело" нарассмотрение адресату. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 16.01.2014 г. N 1) При приеме корреспонденции проверяются правильность ееадресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия,наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличиерегистрационных номеров, подписи, печати, приложений). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или поназначению. При этом на конверте в графе "номер" проставляетсябуквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная". Входящие документы набумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, безприложений, если на их наличие указано в документе, с техническимиповреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), нерегистрируются и возвращаются исполнителю. Документы, направленные по системе "Дело" с нарушениемустановленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточкидокумента, в том числе не имеющие файла электронного документа(электронного образа документа), не рассматриваются до устранениянарушений. (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 10.2.5. Проект областного закона, поступивший из ЗаконодательногоСобрания Ростовской области на заключение Губернатору области,регистрируется в канцелярии и в тот же день передается по системе"Дело" заместителю Губернатора Ростовской области - руководителюаппарата Правительства Ростовской области, уполномоченномуосуществлять взаимодействие с Законодательным Собранием Ростовскойобласти. (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от23.12.2011 г. N 143) 10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующиереквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации сюридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе "Дело".(В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 10.2.7. Работники структурных подразделений Правительстваобласти, ответственные за ведение делопроизводства, доставляютдокументы в канцелярию и получают документы из этого подразделения 2раза в день (в 10.00 и 15.00 час.). На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня,проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, напоступивших после 15.00 час. - регистрационный номер с датойследующего рабочего дня. 10.2.8. Регистрация служебных документов - это фиксация фактовпоступления документов или отправки их путем проставления на документерегистрационного номера и даты с последующей записью необходимыхсведений о документе в регистрационных карточках системы "Дело"(приложение N 24). 10.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключениемимеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектностиили повреждении документа на последнем листе или на обороте последнеголиста документа проставляется соответствующая отметка, а такжесоставляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателякорреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третийнаправляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда толькопо ним можно установить адрес отправителя или даты отправки иполучения документов. Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетови передаются по назначению. Остальные документы передаются нарегистрацию и предварительное рассмотрение. Письменные обращения граждан, письма Совета Федерации и депутатовГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатовпредставительных органов муниципальных образований Ростовской области,письма юридических лиц и письма других организаций, касающиесявопросов обращений граждан, учитываются канцелярией количественно ипередаются для регистрации в отдел по работе с обращениями гражданПравительства области. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 16.01.2014 г. N 1) 10.2.10. Документы, поступившие в Правительство области,канцелярия сортирует по адресатам, руководствуясь распределениемобязанностей между Губернатором области, Вице-губернатором области изаместителями Губернатора области, классификатором структурныхподразделений Правительства области, и определяет документы,подлежащие регистрации. 10.2.11. (Утратил силу - Распоряжение Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) 10.2.12. (Утратил силу - Распоряжение Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) 10.2.13. При регистрации входящих документов одинаковогосодержания, но направленных нескольким адресатам, им присваиваетсяодин номер. На бумажном носителе проставляется штамп с цифровымииндексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера. 10.2.14. После регистрации документов, поступивших на бумажномносителе, они направляются по системе "Дело" в электронные кабинетыГубернатора области, Вице-губернатора области и заместителейГубернатора области. (В редакции Распоряжения Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) Работник Правительства области, областного органа исполнительнойвласти при получении документа обязан незамедлительно представить егона доклад указанному в резолюции лицу или лицу, исполняющему егообязанности. Подлинник контрольного поручения передается в контрольноеуправление Правительства области. Подлинник документа без грифа"Контроль" остается в канцелярии. 10.2.15. Контроль исполнения документов организуется всоответствии с Регламентом Правительства области. 10.2.16. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с моментаих регистрации до передачи на исполнение установлены РегламентомПравительства области, во всех остальных случаях - не должны превышатьтрех рабочих дней. 10.2.17. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается сиспользованием системы "Дело" работниками приемной Губернатораобласти, приемных руководителей, внесших эту резолюцию. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 10.2.18. Корреспонденция, полученная из аппаратов АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов СоветаФедерации и депутатов Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тотже день регистрируется в системе "Дело" и направляется длярассмотрения Губернатору области, а в его отсутствие -Вице-губернатору области. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 16.01.2014 г. N 1) 10.2.19. Федеральные законы, указы и распоряжения ПрезидентаРоссийской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральныхорганов государственной власти после регистрации в канцеляриипередаются в юридический комитет. 10.2.20. Абзац.(Утратил силу - Распоряжение Правительства Ростовскойобласти от 16.01.2014 г. N 1) Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе"Дело", подписанные с применением ЭП, являются электроннымидокументами и хранятся в системе "Дело" в соответствии с номенклатуройдел. При необходимости может быть создана копия электронного документана бумажном носителе. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 16.01.2014 г. N 1) Исходящие документы органов власти, не входящих в составструктуры Правительства области, отправляются ими самостоятельно. Копии писем, направляемых в адрес федеральных органовгосударственной власти, подписанные Губернатором области,Вице-губернатором области или заместителями Губернатора области,передаются исполнителем в канцелярию для передачи в ПредставительствоПравительства Ростовской области при Правительстве РоссийскойФедерации с целью контроля за их реализацией. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем вканцелярию для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаютсяполный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответена входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция,поступившая в канцелярию для отправки после 14.00 час., крометелеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем. Письма и телеграммы в Администрацию Президента РоссийскойФедерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации,Правительство Российской Федерации, министерства и ведомстваРоссийской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаватьсяпо системе связи службы специальной документальной связи Правительстваобласти. Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органамисполнительной власти области и администрациям муниципальныхобразований области, отправляются исполнителями по системе "Дело". (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 16.01.2014 г. N 1) 10.2.21. Передача документов, их копий в органы и организации, неуказанные в реестре рассылки, осуществляется общим отделом сразрешения начальника общего отдела. 10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурныхподразделениях Правительства области для справочной работы, а затем всоответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией,сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные образыдокументов) изымаются из системы "Дело" и в дальнейшем хранятся сиспользованием системы "Архивное дело". 10.4. Архивом осуществляются: сохранность документов, справочная работа по переданным нахранение документам, выдача документов во временное пользованиесотрудникам структурных подразделений Правительства области; организация доступа к электронным документам, хранящимся всистеме "Архивное дело"; выдача архивных справок, копий, выписок из документоворганизациям и гражданам в соответствии с законодательством обархивном деле. 10.5. Информация о зарегистрированных документах и путях ихпрохождения хранится в электронных базах систем "Дело" и "Архивноедело" и доступна работникам Правительства области в соответствии сзаданными правами доступа. 11. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи 11.1. Электронная почта и факсимильная связь - одни из способовдоставки, отправки информации и обмена ею между пользователями каквнутри Правительства области, так и между организациями, имеющимисоответствующие технические средства. 11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильнойсвязи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой"Для служебного пользования". 11.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте ифаксимильной связи дает руководитель структурного подразделенияПравительства области. 11.4. Ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, ируководителя структурного подразделения. 11.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведомалица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер,имеющий выход к электронной почте. Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи иликомпьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный вподразделениях, осуществляется их руководителями. 11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов сиспользованием электронной почты и факсимильной связи необходиморуководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическоеизображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, недолжен превышать 5 листов; исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим документ; входящие документы на иностранных языках доставляются адресатубез перевода. 11.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почтыобеспечивает министерство информационных технологий и связи области. 11.8. Каждому абоненту электронной почты выделяетсяиндивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обменэлектронными сообщениями. 12. Учет объема документооборота 12.1. Учет объема документооборота за определенный период времениведется в канцелярии с указанием сведений об отправке заказной ипростой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции. 12.2. За единицу учета объема документооборота принимается самдокумент без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно. Учет объема документооборота может проводиться по аппаратуПравительства области в целом или по его отдельным подразделениям. Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются(нарастающим итогом) по установленной форме (приложение N 26). 13. Организация документооборота в делопроизводстве Организация документооборота в делопроизводстве представляетсобой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовскойобласти в соответствии с федеральным и областным законодательством,требованиями, установленными государственными стандартами надокументы, методическими документами Федерального архивного агентства,а также соответствующими методическими рекомендациями по архивномуделу и делопроизводству Правительства области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организациюдокументов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел иформирование дел. 13.1. Составление номенклатуры дел. 13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводствеПравительства области, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определениясроков их хранения и является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно) хранения. 13.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурныхподразделениях Правительства области, штатным расписанием, планами иотчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков иххранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этомизучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительствеобласти, их виды, состав и содержание. 13.1.3. В Правительстве области составляются номенклатуры делструктурных подразделений (приложение N 27) и сводная номенклатура делПравительства области (приложение N 28). 13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляетсялицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работникаархива Правительства области, согласовывается с общим отделом,подписывается руководителем подразделения и представляется в общийотдел. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел. 13.1.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом сучастием работника Государственного архива Ростовской области наоснове номенклатур дел структурных подразделений. 13.1.6. Сводная номенклатура дел Правительства областиподписывается начальником общего отдела, согласовывается сэкспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным деломобласти и утверждается первым заместителем руководителя аппаратаПравительства Ростовской области - управляющий делами. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочнойкомиссией комитета по управлению архивным делом области не реже одногораза в 5 лет, если в Правительства области не было структурныхизменений. 13.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится вэлектронном виде в системы "Дело" и "Архивное дело". Структурныеподразделения получают выписки из соответствующих ее разделов дляиспользования в работе. 13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры делявляется документом постоянного срока хранения и включается вноменклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используетсяв качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительстваобласти. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области. 13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. 13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названияструктурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделырасполагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительстваобласти. 13.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел,отражающие все документируемые участки работы Правительства области. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного вПравительстве области цифрового обозначения структурного подразделенияи порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределахструктурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскимицифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурногоподразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений, дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) илиразновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); названиеПравительства области или структурного подразделения (автордокумента); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондентдокумента); краткое содержание документов дела; название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: Переписка с руководителями промышленных предприятий области по выполнению госзаказа В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: Переписка с министерством образования по вопросам учебно-методической работы При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: Переписка с главами администраций муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с Областным музеем краеведения (г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы(отчеты). Например: Годовой отчет ЗАО "Книга" об исполнении сметы по бюджету Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуредел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дела, опереходящем деле (например, переходящее с 2000 года). 13.1.13. Если в течение года в Правительстве области возникаютновые документированные участки работы, непредусмотренные дела, онидополнительно вносятся в номенклатуру дел. 13.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 13.2. Формирование и оформление дел. 13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. 13.2.2. Дела формируются в Правительстве области, как правило,в структурных подразделениях. 13.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаватьсяисполнителем, в зависимости от принятой системы веденияделопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства вструктурных подразделениях, для формирования их в дела. При этомисполнителем делается отметка о списании документа в системе "Дело".Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяетруководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствиис номенклатурой дел. Единицей учета электронного документа является электронныйдокумент, зарегистрированный в системе "Дело". Исполненные электронные документы группируются в дела всоответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры делструктурного подразделения указывается, что дело ведется в электронномвиде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению вустановленном порядке в течение сроков, предусмотренных дляаналогичных документов на бумажном носителе. 13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсялицом, ответственным за делопроизводство. 13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одногокалендарного года, за исключением переходящих дел; раздельногруппировать в дела документы постоянного и временного сроковхранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм наобщих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащиевозврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должнопревышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей)индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т. 2" и т.д. 13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,формируются копии принятых федеральных законов, актов ПрезидентаРоссийской Федерации, актов Правительства Российской Федерации,правовые документы Правительства Ростовской области и ЗаконодательногоСобрания Ростовской области. Все документы отчетного и информационного характера по исполнениюакта Президента Российской Федерации или Правительства РоссийскойФедерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этотакт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документыподшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущийгод. Документы Правительства Ростовской области группируются в двадела: протоколы заседаний Правительства области; документы кзаседаниям Правительства области. (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84) Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Указы Губернатора Ростовской области, распоряжения ГубернатораРостовской области, постановления Правительства Ростовской области,распоряжения Правительства Ростовской области и распоряженияПравительства Ростовской области (по аппарату) группируются отдельнопо каждому виду правовых актов. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Документы к заседаниям Правительства области группируются вотдельное дело, если они содержат более 25 страниц. (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84) Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется всоответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственногогражданского служащего Российской Федерации и ведении его личногодела". Переписка группируется, как правило, за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении перепискипо определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущегогода. Законченные делопроизводством электронные документы формируются вдела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях,на жестком диске специально выделенного компьютера архиваПравительства области. 13.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлениюв дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплексработ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов исоставлению заверительной надписи. Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правомверхнем углу. Оформление документов в дела проводится ответственными заделопроизводство в структурных подразделениях работниками приметодической помощи общего отдела. 13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложкидела по установленной форме (приложение N 29); нумерацию листов вделе; составление листа-заверителя дела (приложение N 30); составлениев необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложениеN 31); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений вреквизиты обложки дела. 13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: "Правительство Ростовской области" - указывается полностью вименительном падеже; "наименование структурного подразделения" -записывается название структурного подразделения в соответствии сутвержденной структурой; "индекс дела" - проставляется цифровоеобозначение дела по номенклатуре дел Правительства области; "заголовокдела" переносится из номенклатуры дел Правительства области,согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета поуправлению архивным делом области; "дата дела" - указывается год(годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также длядел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние датыдокументов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенныхв дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, названиемесяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листазаверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простымкарандашом в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому (части) отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листовв данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов вделе проставляется на обложке дела в соответствии с заверительнойнадписью. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в перечне типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органовместного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках делпостоянного хранения проставляется в ведомственном архиве черниламитолько после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,утвержденных экспертно-проверочной комиссией. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место длянаименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документовв заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянногои временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызываетсяспецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которыхрасположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговаязапись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенныхв нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителемвнутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край квнутренней стороне лицевой обложки дела. 13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки,скобы) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документовв деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 13.3. Организация оперативного хранения документов. 13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятсяпо месту их формирования. 13.3.2. Руководители структурных подразделений и работники,ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранностьдокументов и дел. 13.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специальноотведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальномположении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих ихполную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействиясолнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел иливыписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 14. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы Правительства области являются его собственностью ипосле проведения экспертизы их ценности в порядке, установленномФедеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации", подлежат обязательной передаче нагосударственное хранение в Государственный архив Ростовской областикак государственная часть архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов государственной части архивного фондаРоссийской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срокахранения, имеющих практическое значение, а также документов по личномусоставу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче нагосударственное хранение образован архив Правительства области. 14.1. Экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения иуничтожения. 14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: присоставлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и приподготовке дел для передачи в архив. 14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов, отбора их на государственное хранение в Правительствеобласти создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированныхработников в количестве не менее 5 человек. Абзац.(Исключен - Распоряжение Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) 14.1.3. Функции и права экспертной комиссии Правительства областиопределяются положением об экспертной комиссии, котороесогласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета поуправлению архивным делом области. Положение об экспертной комиссии иее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области(по аппарату). (В редакции Распоряжения Правительства Ростовскойобласти от 23.12.2011 г. N 143) Экспертная комиссия осуществляет следующие функции: рассматривает сводную номенклатуру дел Правительства области; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передачев Государственный архив Ростовской области; рассматривает описи дел по личному составу; определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены вперечне; выносит решение о представлении их на утверждение экспертнойпроверочной комиссии комитета по управлению архивным делом области; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащихдальнейшему хранению. 14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться позавершении делопроизводственного года. 14.1.5. При проведении экспертизы ценности документовосуществляются отбор документов постоянного хранения и по личномусоставу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли,при этом одновременно проверяются качество и полнота действующейноменклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформлениядокументов и формирования дел. 14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечнядокументов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложениеN 32). Не допускается отбор документов для хранения и выделения куничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копиидокументов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК(экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистномупросмотру с целью определения исторической ценности и выделения их изсостава документов, подлежащих постоянному хранению. 14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов вструктурных подразделениях Правительства области составляются описи надокументы постоянного хранения и по личному составу. По этим описямдокументы сдаются в архив Правительства области. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служатосновой для подготовки сводной описи. 14.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вноситсяв опись под самостоятельным номером); в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию; порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованиюс Государственным архивом Ростовской области; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишетсяполностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация взаголовках всех остальных однородных дел заменяется словами "То же".На каждом последующем листе описи первый заголовок воспроизводитсяполностью. 14.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются поустановленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личномусоставу составляются в двух экземплярах и представляются насогласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлениюархивным делом области (приложения N 33 - N 35). (В редакцииРаспоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) 14.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими срокамихранения проводится после составления описи дел постоянного хранения. 14.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется,как правило, на все дела Правительства области (приложение N 36). После истечения сроков, установленных для хранения электронныхдел (электронных документов), на основании акта к уничтожениюдокументов электронные документы подлежат уничтожению. Уничтожение электронных дел (электронных документов) производитсяминистерством информационных технологий и связи области. 14.1.12. При первичном представлении описей в комитет поуправлению архивным делом области, а также в связи с изменениемструктуры и наименования подразделений составляются историческаясправка к архивному фонду Правительства области и предисловия к ним. 14.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства области 14.2.1. В архив Правительства области передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел. 14.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив сотрудником архива предварительно проверяютсяправильность их формирования, оформления и соответствие количествадел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел Правительства области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить. 14.2.3. Прием каждого дела производится работником архива вприсутствии работника структурного подразделения. При этом на обоихэкземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываютсяцифрами и прописью количество фактически принятых дел, датаприема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица,передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки надокументы или программные средства и базы данных, содержащиеинформацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 14.3. Архив Правительства области. 14.3.1. В Правительстве области для хранения документовпостоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу создан архив, функциональную деятельность которогоосуществляет заведующий, являющийся специалистом общего отдела. Вцелях автоматизации архивного хранения документов применяется система"Архивное дело". Порядок работы в системе "Архивное дело" определяетсясоответствующей инструкцией для работы пользователей. 14.3.2. В своей практической деятельности работник архива вработе с документами руководствуется действующим законодательством,методическими указаниями Федерального архивного агентства России,комитета по управлению архивным делом области и Государственногоархива Ростовской области, Положением об архиве ПравительстваРостовской области, Регламентом Правительства Ростовской области,номенклатурой дел, классификатором структурных подразделенийПравительства области, настоящей Инструкцией и другими необходимымидля его деятельности документами. 14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архивПравительства области после истечения 2-летнего срока их хранения ииспользования в структурном подразделении. 14.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архивПравительства области не подлежат. 14.3.5. В исключительных случаях в архив Правительства областипередаются на временное хранение документы бухгалтерии, канцелярии,службы нормативных документов, отдела по работе с обращениями граждан,контрольного управления. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 23.12.2011 г. N 143) 14.3.6. Передача дел в архив Правительства области осуществляетсяежегодно структурными подразделениями по графику, утвержденному первымзаместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области -управляющим делами. (В редакции Распоряжения Правительства Ростовскойобласти от 23.12.2011 г. N 143) 14.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительстваобласти независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется поописям дел и номенклатуре дел. 14.3.8. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временноепользование работникам структурных подразделений с разрешенияначальника общего отдела под расписку в журнале. В нем указываютсянаименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи,кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы длярасписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанногосрока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения начальника общего отдела. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения начальника общегоотдела с заменой в деле заверенной копией документа и приложением актао причинах выдачи подлинника. 15. Машинописные, копировально-множительные, типографские работы 15.1. Машинописные работы. 15.1.1. Централизованное выполнение машинописных работосуществляется в бюро. Печатание документов осуществляется с использованием компьютернойтехники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров всоответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции. 15.1.2. В печать принимаются только служебные документы иматериалы, непосредственно связанные с деятельностью Правительстваобласти. Документы и материалы неслужебного, личного характера печатаниюне подлежат. 15.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написанразборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполненчернилами или шариковой ручкой. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовкеособое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий,специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранныхслов и географических названий. Допускаются только общепринятыесокращения слов. Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные иливыполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии впечать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. 15.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке),на которой должны быть указаны наименование структурногоподразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя. Основанием для выполнения машинописных работ является заполненныйбланк заказа (приложение N 37), подписанный руководителем структурногоподразделения и согласованный с начальником общего отдела или егозаместителем. Заказы хранятся в бюро в течение года. Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там жеделается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдаетсяисполнителю под роспись вместе с рукописью. 15.1.5. Объем выполненных машинописных работ подлежит учету вбюро. Использованные при печатании номерные бланки учитываются вжурнале с указанием номера бланка. 15.1.6. Печатание документов и материалов производится в порядкеих поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы иматериалы. Срочные документы печатаются в очередности, определяемойначальником общего отдела, по согласованию с исполнителями,передавшими материал для печатания, или руководителями структурныхподразделений. Машинописные работы выполняются: срочные - в течение 3 часов; менее срочные - в течение одних суток; несрочные - в течение 3 дней. Перепечатывание исправленных документов производится с учетомсрочности. 15.1.7. Прием документов для печатания прекращается за 1 час доокончания рабочего дня. 15.1.8. При необходимости дальнейшего редактирования и правкидокумента в структурном подразделении заказчику передается электроннаякопия документа. Повторная печать документа и его редактирование выполняются приналичии ссылки на идентификатор электронной копии документа. 15.1.9. Бюро выполняет машинописные работы объемом более 2печатных страниц. Материалы до 2 страниц машинописного текста и письмапечатаются в соответствующих структурных подразделениях Правительстваобласти. 15.2. Копировально-множительные работы. 15.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производитсяв бюро. Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалытолько служебного характера, непосредственно связанные с деятельностьюПравительства области. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся кдеятельности Правительства области ксерокопированию не подлежат. Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10-15страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях ссоблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией. 15.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работявляется заполненный бланк заказа установленной формы (приложениеN 37). Неподписанные или недооформленные материалы к размножению непринимаются. Решение о необходимости размножения документов и обоснованностиколичества производимых с них копий принимается руководителямиструктурных подразделений Правительства области. Подписанный ими бланкзаказа на производство множительных работ согласовывается сначальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюров течение одного года. 15.2.3. Копирование документов производится в порядке ихпоступления. В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие отГубернатора области, Вице-губернатора области, заместителейГубернатора области, и срочные. Срочные документы копируются вочередности, определяемой начальником общего отдела по согласованию сисполнителями, передавшими материал, или руководителями структурныхподразделений. 15.2.4. Документы информационного, справочного и методическогохарактера, значительные по объему, массового тиража размножаются, какправило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в видеброшюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшениятекста осуществляется в случаях действительной служебнойнеобходимости. 15.2.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны бытьчетко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3.Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются ираскрепляются. 15.2.6. Техническое обслуживание и ремонткопировально-множительной техники организует социально-хозяйственныйотдел Правительства области. 15.3. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумагиили тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальникаобщего отдела Правительства области. 15.4. Типографские работы выполняются в строгом соответствии сзаключенным контрактом, техническим заданием, составленным общимотделом на основе заявок руководителей структурных подразделенийПравительства области на очередной квартал. Каждый заказ регистрируется в общем отделе, согласовывается сначальником общего отдела или его заместителем. Основанием длявыполнения типографских работ является заполненный бланк заказаустановленной формы (приложение N 38). Заказчик самостоятельнопередает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ,материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает подроспись выполненный заказ. Начальник общего отдела Правительства Ростовской области М.В. Фишкин Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЦЫ бланков резолюций (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) Формат А6|——————————————————————————————————| |——————————————————————————————————|| Изображение Герба | | Изображение Герба || Ростовской области | | Ростовской области || | | || Губернатор | |Вице-губернатор Ростовской области|| Ростовской области | | ||——————————————————————————————————| |——————————————————————————————————||N _______ от " " _______ 20__ г. | |N _______ от " " _______ 20__ г. ||к вх. N ___ от " " _______ 20__ г.| |к вх. N ___ от " " _______ 20__ г.||——————————————————————————————————| |——————————————————————————————————|| | | ||——————————————————————————————————| |——————————————————————————————————||——————————————————————————————————| |———————————————————————————————————|| Заместитель | | Заместитель || Губернатора Ростовской области | | Губернатора Ростовской || | | области - руководитель аппарата || | | Правительства Ростовской области | (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143)|——————————————————————————————————| |———————————————————————————————————||N _______ от " " _______ 20__ г. | |к вх. N ______ от _________ 20__ г.||к вх. N ___ от " " _______ 20__ г.| |N __________ от _________ 20__ г. ||——————————————————————————————————| |———————————————————————————————————|| | | ||——————————————————————————————————| |———————————————————————————————————| Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ к проекту правового акта, рассмотренного __________ на заседании Правительства (дата) Ростовской областиНаименование проекта постановления (распоряжения) __________________________________________________________________________________________Внесен _____________________________________________________________________________________________________________________________________ (заместителем Губернатора области, структурным подразделением Правительства области, областным органом исполнительной власти, главой органа местного самоуправления области) Присутствовало ____________ членов Правительства области. Отсутствовало _____________ членов Правительства области. Информация о рассмотрении проекта правового акта______________________________________________________________________ (заполняется при наличии возражений)____________________________________________________________________________________________________________________________________________ По результатам рассмотрения на заседании Правительства Ростовскойобласти проекта правового акта члены Правительства Ростовской областипроголосовали: За ___________________ Против _______________ Воздержались _________ Правительство Ростовской области решило: (выделить нужный пункт) 1. Проект принять. 2. Проект отклонить. 3. Проект отправить на доработку в срок до ______________________ (указать дату)Председательствующий __________________ ____________________________ (подпись) (Ф.И.О.)_______________________________ (дата)__________________________________ ___________________________(должность ответственного (подпись) (Ф.И.О.)работника секретариата)________________________________ (дата) Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА регистрации актов |————————————————————————————————————————————————————————————| | Карточка | | У К А З | | Губернатора Ростовской области | | от _________________ N __________ | | | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | | |Указ вносит ________________________________________________| |Указ подписал ______________________________________________| | (Ф.И.О.) | |————————————————————————————————————————————————————————————| |———————————————————————————————————————————————————————————| | Карточка | | ПОСТАНОВЛЕНИЕ | | Правительства Ростовской области | | от _________________ N __________ | | | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | | |Постановление вносит _____________________________________ | | | |Постановление подписал ___________________________________ | | (Ф.И.О.) | |———————————————————————————————————————————————————————————| |———————————————————————————————————————————————————————————| | Карточка | | РАСПОРЯЖЕНИЕ | | Губернатора Ростовской области | | от _________________ N __________ | | | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | | |Распоряжение вносит ______________________________________ | |Распоряжение подписал ____________________________________ | | (Ф.И.О.) | |———————————————————————————————————————————————————————————| |———————————————————————————————————————————————————————————| | Карточка | | РАСПОРЯЖЕНИЕ | | Правительства Ростовской области | | от _________________ N __________ | | | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | | |Распоряжение вносит ______________________________________ | |Распоряжение подписал ____________________________________ | | (Ф.И.О.) | |———————————————————————————————————————————————————————————| |———————————————————————————————————————————————————————————| | Карточка | | РАСПОРЯЖЕНИЕ | | Правительства Ростовской области | | (по аппарату) | | от _________________ N __________ | | | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | ________________________________________________________ | | | |Распоряжение вносит ______________________________________ | |Распоряжение подписал ____________________________________ | | (Ф.И.О.) | |———————————————————————————————————————————————————————————| Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА журнала регистрации законопроектов ЖУРНАЛ регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области|———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|| N | Дата |Наименование |Инициатор |Ответственный|Основание | Дата ||п/п|регист-|законопроекта|подготовки| исполнитель |для подго-|внесения || | рации | | законо- | (Ф.И.О., | товки | в Зако- || | | | проекта | должность, | законо- |нодатель-|| | | | | контактный | проекта | ное || | | | | телефон) | |Собрание || | | | | | | Ростов- || | | | | | | ской || | | | | | | области ||———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|| | | | | | | ||———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|| | | | | | | ||———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————| Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ, применяемых в делопроизводстве Правительства Ростовской области и его подразделениях |———————————————————————————————| |Вх. N ________________________ | |"___" _______________201__г. | Регистрационный штамп | Канцелярия | | Правительства Ростовской | | области | |———————————————————————————————| Размер в пределах 70 х 20 мм |————————————————————————————| | Правительство | | Ростовской области | Регистрационный штамп | | | | | 26 АВГ. 2013 г. | | Канцелярия | | | | | |————————————————————————————| Размер в пределах 50 х 35 мм. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 16.01.2014 г. N 1) |—————————————————————————| | Проект поступил в службу| Штамп службы | нормативных документов | нормативных документов |————————————|————————————| для проектов правовых актов | | | |————————————|————————————| | | | |————————————|————————————| Размер в пределах 55 х 20 мм |—————————————————————————| | ВЕРНО | Штамп службы | Начальник службы | нормативных документов | нормативных документов | для заверения копий правовых актов | общего отдела | |Правительства Ростовской | | области | | ________________ Ф.И.О.| | (подпись) | | ________________ | | (дата) | |—————————————————————————| Размер в пределах 60 х 40 мм|—————————————————————————————————|| ВЕРНО | Штамп начальника общего отдела| | для заверения копий документов| Начальник общего отдела ||Правительства Ростовской области || ______________________ Ф.И.О. || (подпись) || _____________________ || (дата) ||—————————————————————————————————| Размер в пределах 65 х 40 мм|——————————————————————————————————| Штамп сектора| Проект зарегистрирован | по взаимодействию| в секторе по взаимодействию с | с Законодательным Собранием|Законодательным Собранием области | области для законопроектов|————|—————————————————————————————|| N | "___" _______ 20__ г. ||————|—————————————————————————————| Размер в пределах 65 х 20 мм |——————————————————————| | Подлежит возврату | Штамп для документов, | до _______________ | подлежащих возврату |——————————————————————| Размер в пределах 42 х 19 мм |————————————| | Контроль | Контрольный штамп |————————————| Размер в пределах 30 х 18 мм|————————————————————————————————|| ЗАВЕРЕНО | Штамп службы| с применением электронной | нормативных документов| цифровой подписи | для подтверждения соответствия| | распечатанного электронного| Служба нормативных | документа его электронному образу| документов общего отдела ||Правительства Ростовской области|| _____________ __________ || (подпись) (Ф.И.О.) || _________ || (дата) ||————————————————————————————————||————————————————————————————————| Штамп канцелярии| ЗАВЕРЕНО | для подтверждения соответствия| с применением электронной | распечатанного электронного| цифровой подписи | документа его электронному образу| Канцелярия общего отдела ||Правительства Ростовской области||____________ ________________ || (подпись) (Ф.И.О.) ||_________ || (дата) ||————————————————————————————————| Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ указа Губернатора Ростовской области Цветное изображение Герба Ростовской области УКАЗ ГУБЕРНАТОРА РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ от ______________ N _____ г. Ростов-на-Дону (заголовок (о чем?) ________________________________ ________________________________ (преамбула) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________: (постановляющая часть) 1. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилияУказ вносит__________________________________________ Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Губернатора Ростовской области Изображение Герба Ростовской области РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ от ______________ N _____ г. Ростов-на-Дону (заголовок (о чем?) _________________________________ _________________________________ (преамбула) _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилияРаспоряжение вносит__________________________________________ Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ постановления Правительства Ростовской области Изображение Герба Ростовской области ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от ______________ N _____ г. Ростов-на-Дону (заголовок (о чем?) __________________________ __________________________ (преамбула) _________________________________________________________________________________________________________________________ ПравительствоРостовской области п о с т а н о в л я е т: (постановляющая часть) 1. _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилияПостановление вносит__________________________________________ Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Правительства Ростовской области Изображение Герба Ростовской области ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от ______________ N _____ г. Ростов-на-Дону (заголовок (о чем?) __________________________________ __________________________________ (преамбула) _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилияРаспоряжение вносит__________________________________________ Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) Изображение Герба Ростовской области ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ (по аппарату) от ______________ N _____ г. Ростов-на-Дону (заголовок (о чем?) _______________________________ _______________________________ (преамбула) _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Заместитель ГубернатораРостовской области -руководитель аппаратаПравительства Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия(В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143)Распоряжение вносит____________________________________________ Примечание. Подписывают распоряжения Правительства Ростовской области (поаппарату): Вице-губернатор Ростовской области; заместитель Губернатора Ростовской области - руководительаппарата Правительства Ростовской области. (В редакции РаспоряженияПравительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ бланка письма на иностранном языке Формат А4 Изображение Герба Ростовской области ПРАВИТЕЛЬСТВО GOVERNMENT РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ OF THE ROSTOV REGION ул. Социалистическая, д. 112, Socialisticheskaya st., 112, г. Ростов-на-Дону, 344050, Rostov-on-Don, 344050, Russia Российская Федерация Тел.: ______________________ Tel.: __________________________ _________________________ __________________________ Факс: ______________________ Fax: ___________________________ _________________________ _____________________________ ______________ N ___________ ______________ N _____________ На N _______________________ Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ бланка должностного лица (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) Изображение Герба Ростовской области Заместитель Губернатора Ростовской области - руководитель аппарата Правительства Ростовской области ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 E-mail: rra@donpac.ru, http://www.donland.ru тел. (863) 262-75-12, факс (863) 240-76-08 ____________ N __________ (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления письма на бланке Изображение Герба Ростовской области Правительство Председателю Правительства Ростовской области Российской Федерации ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 __________________________ E-mail: rra@donpac.ru (инициалы, фамилия) http://www.donland.ru тел. (863) 240-54-45 факс (863) 244-15-59 __________________________ ________________N ________ (почтовый адрес) (заголовок (о чем?) ____________________________ ____________________________ Уважаемый _______________________________! (имя, отчество) (текст письма) _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение: расчет затрат на 2 л. в 3 экз.Начальник общего отделаПравительства Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилияБ.Л. Проскурин240 13 31 Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ бланка антитеррористической комиссии Ростовской области (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) Изображение Герба Ростовской области Правительство Ростовской области Антитеррористическая комиссия Ростовской области ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 E-mail: antiterror@donland.ru http://www.donland.ru тел./факс (863) 240-53-32 _______________ N __________ (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) Приложение N 15 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Бланк выдается вместе с листом согласования Правительство Ростовской области ПОРУЧЕНИЕ по подготовке проекта указа, распоряжения Губернатора Ростовскойобласти, постановления, распоряжения Правительства Ростовской областипо вопросу _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Назначить ответственным за исполнение ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Ф.И.О., должность) Проект правового акта визируют _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Ф.И.О.) Установить срок передачи материалов в службу нормативныхдокументов для оформления на подпись Губернатору Ростовской области________________ (дата)Заместитель ГубернатораРостовской области ____________________________ (подпись, дата) Приложение N 16 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (Утратило силу - Распоряжение Правительства Ростовской областиот 27.03.2013 г. N 84) Приложение N 17 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМЫ журналов учета поступления и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области ЖУРНАЛ учета поступления бланков с изображением Герба Ростовской области|———|——————————|———————————|————————————|—————————————|——————————|———————|| N |Наименова-| Дата |Номер сопро-| Наимено- |Количество|Серия и||п/п| ние вида |поступления|водительного| вание |экземпля- | номер || | бланка | | документа |организации -| ров |бланков|| | | | | поставщика | | || | | | | бланков | | ||———|——————————|———————————|————————————|—————————————|——————————|———————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||———|——————————|———————————|————————————|—————————————|——————————|———————|| | | | | | | ||———|——————————|———————————|————————————|—————————————|——————————|———————| ЖУРНАЛ учета выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области|———|——————————|——————————|—————|————————————————|——————————|———————————|| N | Наимено- |Количество|Серия| Наименование |Расписка в|Примечание ||п/п|вание вида|экземпля- | и | структурного |получении |(отметка об|| | бланка | ров |номер| подразделения, | | уничтоже- || | | |блан-| фамилия и ини- | |нии и т.д.)|| | | | ков |циалы получателя| | || | | | | бланков | | ||———|——————————|——————————|—————|————————————————|——————————|———————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||———|——————————|——————————|—————|————————————————|——————————|———————————|| | | | | | | ||———|——————————|——————————|—————|————————————————|——————————|———————————| Приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления протокола (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84) УТВЕРЖДАЮ Губернатор Ростовской области ____________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "____"_____________20__г. ПРОТОКОЛ заседания Правительства Ростовской области________________________ N _____ (дата заседания) г. Ростов-на-Дону Председательствующий - ______________________________________________ (указываются фамилия с инициалами, должность) Присутствовали: члены Правительства - Ростовской области ______________________________________________ (указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую) Приглашенные: руководители областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Правительства Ростовской области ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об итогах социально-экономического развития Ростовской областиза 2012 год (фамилия, инициалы выступавших). 2. О внесении изменений в постановление Правительства Ростовскойобласти от ______________ N ________ (фамилия, инициалы выступавших). 3. О ... 1. СЛУШАЛИ: Об итогах социально-экономического развития Ростовской области за2012 год. Докладчики: _____________________ (фамилия, инициалы) РЕШИЛИ: 1.1. Утвердить Перечень поручений Правительства Ростовскойобласти согласно приложению. 2. СЛУШАЛИ: О проектах правовых актов Правительства Ростовской области(вопросы 2 - 17 повестки дня). РЕШИЛИ: 2.1. Принять проекты правовых актов Правительства Ростовскойобласти (вопросы 2-17 повестки дня). 3. СЛУШАЛИ: Разное. РЕШИЛИ: 4. Контроль за исполнением протокола возложить на контрольноеуправление Губернатора Ростовской области. Протокол вел Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение к протоколу заседания Правительства Ростовской области от __________ N _____ ПЕРЕЧЕНЬ поручений Правительства Ростовской области 1. Об итогах социально-экономического развития Ростовской областиза 2012 год. 1.1. Министерству экономического развития Ростовской области(фамилия, инициалы министра) обеспечить... 1.2. Областным органам исполнительной власти, структурнымподразделениям Правительства Ростовской области принять меры по... 1.3. ... Руководитель секретариата Вице-губернатора Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (1) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА Кому (должность, инициалы, фамилия) Адрес (с указанием почтового индекса) (текст телеграммы)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия______________________________________________________________________ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050"______" _______________ 20__ г.Исп.: ___________________ Приложение N 20 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (2) Место авансовой печати ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА Кому (должность, инициалы, фамилия) Адрес (с указанием почтового индекса) (текст телеграммы)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия______________________________________________________________________ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050"______" _______________ 20__ г.Инициалы, фамилия исполнителяТелефон исполнителя Приложение N 21 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (3) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА По списку (текст телеграммы)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия______________________________________________________________________ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050Инициалы, фамилия исполнителяТелефон исполнителяРасчет рассылки к исх. _______ от _____________|———|————————————————————————————————————————|———————————————————————|| N | Кому | Адрес ||п/п| | ||———|————————————————————————————————————————|———————————————————————||1. |Президенту Республики _________________ |индекс_________________|| |_______________________________________ |город _________________|| |(фамилия, имя, отчество) |адрес _________________||———|————————————————————————————————————————|———————————————————————||2. |Губернатору ______________ области |индекс_________________|| |_______________________________________ |город _________________|| |(фамилия, имя, отчество) |адрес _________________||———|————————————————————————————————————————|———————————————————————||3. |Главе Администрации _______________ края|индекс_________________|| |_____________________________________ |город _________________|| |(фамилия, имя, отчество) |адрес _________________||———|————————————————————————————————————————|———————————————————————|Наименование должности Личная подпись Инициалы, фамилияисполнителя"______" _______________ 20__ г. Приложение N 22 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (4) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА "СХЕМА 63" Главе муниципального образования области (текст телеграммы)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия______________________________________________________________________ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050"______" _______________ 20__ г. Приложение N 23 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА журнала учета выдачи печатей и штампов ЖУРНАЛ учета выдачи печатей и штампов|———|———————|————————————————————————————————————————|——————————|——————————|| N |Оттиски| Кому выдано | Дата |Примечание||п/п|печатей|——————————————|——————————————|——————————| возврата | || |и штам-| наименование |фамилия, ини- | дата и |и расписка| || | пов |подразделения,|циалы ответст-|расписка в|в приемке | || | | где хранятся | венного лица |получении | | || | | печати и | | | | || | | штампы | | | | ||———|———————|——————————————|——————————————|——————————|——————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||———|———————|——————————————|——————————————|——————————|——————————|——————————|| | | | | | | ||———|———————|——————————————|——————————————|——————————|——————————|——————————| Приложение N 24 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА регистрационной карточки Приложение N 25 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации канцелярией общего отдела Правительства Ростовской области 1. Документы комиссий Правительства Ростовской области (справки,извещения, акты и др.). 2. Информационные материалы, присланные для сведения. 3. Статистические сведения. 4. Бухгалтерские документы. 5. Нормы расхода материалов. 6. Прейскуранты, копии. 7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 8. Повестки дня совещаний. Извещения. 9. Графики, наряды, разнарядки. 10. Печатные и периодические издания (книги, журналы, бюллетени). 11. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 12. Рекламная продукция. Приложение N 26 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА учета объема документооборота ПРИМЕРНАЯ ФОРМА сводки учета объема документооборота|——————————————————————————|——————————|—————————————|——————————|| Наименование | Входящие | Исходящие |Внутренние||структурного подразделения| | | ||——————————————————————————|——————————|—————————————|——————————|| |по группам|по корреспон-|по группам|| |документов| дентам |документов||——————————————————————————|——————————|—————————————|——————————|ИТОГОСпециалист по делопроизводству Личная подпись Инициалы, фамилияПодписи_____________________________________________________________ Приложение N 27 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА номенклатуры дел структурного подразделения Правительство Ростовской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ структурного подразделения ___________ N __________________________________________________________________ (место составления)______ на __________ год____|——————|——————————————|———————————————|——————————————————|——————————||Индекс|Заголовки дела|Количество дел |Срок хранения дела|Примечание|| дела |(тома, части) |(томов, частей)| (тома, части) и | || | | | номера статей | || | | | по перечню | ||——————|——————————————|———————————————|——————————————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||——————|——————————————|———————————————|——————————————————|——————————||——————|——————————————|———————————————|——————————————————|——————————|Руководитель структурногоподразделения Личная подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 28 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области - управляющий делами (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) __________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 20___ г. Правительство Ростовской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ N ____________________________________________________________ (место составления)_______ на _______год____|——————|——————————————|———————————|——————————————————|——————————||Индекс|Заголовок дела|Количество |Срок хранения дела|Примечание|| дела |(тома, части) |дел (томов,| (тома, части) | || | | частей) | и номера статей | || | | | по перечню | ||——————|——————————————|———————————|——————————————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||——————|——————————————|———————————|——————————————————|——————————||——————|——————————————|———————————|——————————————————|——————————|Начальник общего отделаПравительства Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение N 29 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ____________________________________________________________________ |————————————————————| |Фонд N ____________| |Опись N ____________| |Дело N _____________| |————————————————————|__ ___________________________________________________________________ (наименование государственного архива) _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО N _________ Том N ______________________________________________________________________________ (заголовок дела) _____________________________________________________________________ (дата)|————————————————————||Фонд N ____________| _________на ________ листах _______|Опись N ____________| хранить|Дело N ____________ | ___________________________________| || ||————————————————————| Приложение N 30 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА листа-заверителя дела ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ дела N _________ В дело подшито и пронумеровано __________________________ листов. (цифрами и прописью)В том числе: литерные листы __________________________________________пропущенные номера ________________________ + листов внутренней описи.Наименование должностилица, составляющегозаверительную надпись Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение N 31 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ________________|———|—————————|—————————|—————————|———————————|——————————|| N | Индекс | Дата |Заголовок| Номер |Примечание||п/п|документа|документа|документа|листов дела| ||———|—————————|—————————|—————————|———————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||———|—————————|—————————|—————————|———————————|——————————||———|—————————|—————————|—————————|———————————|——————————| ИТОГО ______________________________________________ документов. (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи ___________________________ листов. (цифрами и прописью)Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись Личнаяподпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 32 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ПЕРЕЧЕНЬ нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов 1. Перечень типовых архивных документов, образующихся внаучно-технической и производственной деятельности организаций, суказанием сроков хранения. М., 2009. 2. Перечень типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органовместного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от25.08. 2010 N 558. 3. Технический перечень звукозаписей, подлежащих приему нагосударственное хранение. М., 1981. Приложение N 33 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА титульного листа описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ____________________________________________________________________ (название фонда) ФОНД N _________________ ОПИСЬ N ________________ ____________________________________________________________________ (название описи) ____________________________________________________________________ (крайние даты дел) Приложение N 34 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области - управляющий делами (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) _________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 20___ г. Фонд N _______________ Опись N _______________ дел постоянного хранения за___________год________|———|——————|——————————————|—————————————|—————————————|——————|| N |Индекс|Заголовок дела| Дата дела | Количество |Приме-||п/п| дела | |(тома, части)|листов в деле|чание || | | | |(томе, части)| ||———|——————|——————————————|—————————————|—————————————|——————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||———|——————|——————————————|—————————————|—————————————|——————||———|——————|——————————————|—————————————|—————————————|——————| В данный раздел описи внесено_____________________ дел __________ (цифрами и прописью)с N __________ по N _________________________________________________,литерные номера: __________________пропущенные номера: ______________.Опись составил _______________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы)Заведующий ведомственным Личная подпись Инициалы, фамилияархивом (лицо,ответственное за архив) Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК комитета Протокол ЭК Правительства по управлению архивным делом Ростовской области Ростовской области от "______" ___________ N ______ от "_____" ___________ N ______ (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) Приложение N 35 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА описи дел по личному составу (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области - управляющий делами (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) _________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 20___ г. Фонд N _______________ Опись N _______________ дел постоянного хранения за___________год________|———|——————|——————————————|————|————————|——————————|——————————|| N |Индекс|Заголовок дела|Дата| Срок |Количество|Примечание||п/п| дела | |дела|хранения| листов | || | | | | дела | в деле | ||———|——————|——————————————|————|————————|——————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||———|——————|——————————————|————|————————|——————————|——————————|| | | | | | | ||———|——————|——————————————|————|————————|——————————|——————————| В данный раздел описи внесено________________________ дел _______ (цифрами и прописью)с N __________ по N _________________________________________________,литерные номера: __________________пропущенные номера: ______________.Опись составил _______________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы)Заведующий ведомственным Личная подпись Инициалы, фамилияархивом (лицо,ответственное за архив)Дата УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК комитета Протокол ЭК Правительства по управлению архивным делом Ростовской области Ростовской области от "_______" ___________ N ______ от "_______" ___________ N ______ Приложение N 36 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА АКТА (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143) УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области - управляющий делами (Вредакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 23.12.2011 г. N 143) __________ ____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 20___ г. АКТ________ N ___________________________________ (место составления)о выделении документов,не подлежащих хранению,на основании _________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов)______________________________________________________________________ (с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы фонда N __________________ (название фонда)|———|——————————|—————————————|———————————————|——————————————————————|——————————|| N |Заголовок |Дата дела или|Количество дел | Срок хранения дела |Примечание||п/п| дела или |крайние даты |(томов, частей)|(тома, части) и номера| || |группы дел| дел | | статей по перечню | ||———|——————————|—————————————|———————————————|——————————————————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||———|——————————|—————————————|———————————————|——————————————————————|——————————||———|——————————|—————————————|———————————————|——————————————————————|——————————| Итого _______________________________ дел за ___________________.Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены,а по _________________________________________________________________личному составу согласованы с ЭПК комитета по управлению архивнымделом области (протокол от "____" _________ 20__ г. N ___) __________.Архивист I категории Госархива Личная подпись Инициалы, фамилияДата ОДОБРЕНО Протокол ЭК Правительства Ростовской области от "_______" ___________ N ______ Документы в количестве __________________________________________ (цифрами и прописью)весом ________ кг сданы в ____________________________________________ (наименование организации)на переработку по приемно-сдаточной накладнойот "__"______20__г. N ___.Ответственный за архив Личная подпись Инициалы, фамилияИзменения в учетные данныевнесены Личная подпись Инициалы, фамилияДата Приложение N 37 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА бланка заказа на машинописные и множительные работы СОГЛАСОВАНО Начальник общего отдела ___________________________ (подпись, дата) ЗАКАЗ N ___ на машинописные и множительные работыПриемная, отдел ______________________________________________________Наименование документа ______________________________________________Количество листов ____________ Количество экземпляров ________________Способ размножения и масштаб _________________________________________Расход бумаги __________________ Срочность исполнения ________________Руководитель подразделения _________________________________________________________________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)Дата ________________________Инициалы, фамилия и телефон исполнителя ______________________________ Приложение N 38 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ФОРМА бланка заказа на типографские работы (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84) СОГЛАСОВАНО Начальник общего отдела Правительства Ростовской области _______________________________ (подпись, инициалы, фамилия) _______________________________ (дата) ЗАКАЗ N _______ на изготовление полиграфического изделияПриемная, отдел ______________________________________________________Наименование полиграфического изделия ________________________________ Количество экземпляров __________ срочность исполнения________________Особые отметки______________________________________________________________________________________________________________________________Руководитель подразделения____________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)Дата _________________________________________________________________Ф.И.О. и телефон заказчика ___________________________________________Сдал _________________________________________________________________ (инициалы, фамилия, подпись руководителя типографии, дата)Принял _______________________________________________________________ (инициалы, фамилия, подпись ответственного работника общего отдела, дата)Получил ______________________________________________________________ (инициалы, фамилия, подпись работника подразделения, получившего заказ, дата) Приложение N 39 к Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области ОБРАЗЕЦ бланка антинаркотической комиссии Ростовской области Изображение Герба Ростовской области Правительство Ростовской области Антинаркотическая комиссия Ростовской области ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 E-mail: ankomro@donland.ru http://www.donland.ru тел. (863) 240-18-40; факс 240-14-38 _______________ N __________ (Приложение дополнено - Распоряжение Правительства Ростовскойобласти от 23.12.2011 г. N 143)