Распоряжение Администрации Ростовской области от 29.04.2009 № 107
Об организации пилотного проекта безбумажного движения документов
АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 29.04.2009 N 107 г. Ростов-на-Дону Утратилo силу - Распоряжение Правительства Ростовской области от 23.08.2012 г. N 365 Об организации пилотного проекта безбумажного движения документов С целью практического изучения эффективности использованиятехнологии безбумажного движения документов между структурнымиподразделениями Администрации области, областными органамиисполнительной власти и администрациями городских округов имуниципальных районов области: 1. Организовать пилотный проект безбумажного движения документов. 2. В целях реализации пилотного проекта безбумажного движениядокументов: 2.1. Утвердить список участников пилотного проекта безбумажногодвижения документов согласно приложению N 1. 2.2. Утвердить Инструкцию по работе с электронными документами всистеме электронного документооборота и делопроизводства "Дело" иИнструкцию по работе в системе корпоративной электронной почтыАдминистрации Ростовской области согласно приложениям NN 2, 3соответственно. 2.3. Отделу электронно-информационного обеспечения Администрацииобласти (Белякова Е.Н.) организовать работу по: разработке технологии безбумажного движения документов; предоставлению электронных адресов участникам пилотного проектабезбумажного движения документов. 2.4. Общему отделу Администрации области (Фишкин М.В.)организовать работу по регистрации и пересылке поступившейкорреспонденции на имя заместителей Главы Администрации (Губернатора)области - участников пилотного проекта безбумажного движениядокументов в электронном виде с использованием системы электронногодокументооборота и делопроизводства "Дело". 2.5. Руководителям структурных подразделений Администрацииобласти, областных органов исполнительной власти и администрацийгородских округов и муниципальных районов области - участниковпилотного проекта безбумажного движения документов назначить лиц,ответственных за использование безбумажной технологии ведениядокументооборота, и представить сведения о них в отдел электронно-информационного обеспечения Администрации области. 2.6. Для организации работы между участниками пилотного проектабезбумажного движения документов определить, что: отправка официальной корреспонденции (кроме финансовыхдокументов) производится с использованием системы электронногодокументооборота и делопроизводства "Дело"; обмен рабочими документами осуществляется с использованиемкорпоративной электронной почты; пересылка информации и требование о представлении информации пофаксу и открытым сетям (Интернет) не допускаются. 3. Установить, что пилотный проект безбумажного движениядокументов вводится на период с 4 мая 2009 года по 31 июля 2009 года. 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителяГлавы Администрации (Губернатора) области Вартаняна Д.Х. Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатор С.М. НазаровРаспоряжение вноситотдел электронно-информационногообеспечения Администрации области Приложение N 1 к распоряжению Администрации Ростовской области от 29.04.2009 N 107 СПИСОК участников пилотного проекта безбумажного движения документов 1. Приемная заместителя Главы Администрации (Губернатора) областиВартаняна Д.Х. 2. Приемная заместителя Главы Администрации (Губернатора) областипо организационной, кадровой работе и вопросам местного самоуправленияКузнецова С.Г. 3. Приемная заместителя Главы Администрации (Губернатора) области- министра финансов Сверчковой Н.И. 4. Общий отдел Администрации области. 5. Отдел электронно-информационного обеспечения Администрацииобласти. 6. Контрольное управление Администрации области. 7. Управление по работе с муниципальными образованиямиАдминистрации области. 8. Управление по кадровой и организационной работе Администрацииобласти. 9. Комитет по связям с политическими партиями, общественнымиобъединениями и национальным отношениям Администрации области. 10. Центр информационно-методической работы и подготовки кадровАдминистрации области. 11. Управление информации и мониторинга Администрации области. 12. Ведомство по управлению государственной гражданской службойобласти. 13. Министерство автомобильных дорог, транспорта и связи области. 14. Министерство экономики, торговли, международных ивнешнеэкономических связей области. 15. Министерство труда и социального развития области. 16. Министерство финансов области. 17. Департамент по делам печати, телерадиовещания и средствмассовых коммуникаций Администрации области. 18. Администрация г. Новочеркасска. 19. Администрация г. Ростова-на-Дону. 20. Администрация г. Таганрога. 21. Администрация Каменского района. 22. Администрация Октябрьского района. Начальник общего отдела Администрации области М.В. Фишкин Приложение N 2 к распоряжению Администрации Ростовской области от 29.04.2009 N 107 ИНСТРУКЦИЯ по работе с электронными документами в системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело" 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядокпрохождения документов в Администрации Ростовской области, областныхорганах исполнительной власти, администрациях городских округов имуниципальных районов области в системе электронного документооборотаи делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"). 1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии сраспоряжением Администрации Ростовской области от 19.02.2007 N 33"О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводстваАдминистрации Ростовской области, областных органов исполнительнойвласти, муниципальных образований области". 1.3. Пользователями системы "Дело" являются работникиАдминистрации Ростовской области, областных органов исполнительнойвласти, администраций городских округов и муниципальных районовобласти, в должностные обязанности которых входят рассмотрение,внесение поручений и резолюций, контроль исполнения, регистрация,подписание, визирование, подготовка документов и проектов документов. 1.4. С целью сокращения непроизводственных затрат передачадокументов между Администрацией Ростовской области, областнымиорганами исполнительной власти и администрациями городских округов имуниципальных районов области осуществляется с использованием системы"Дело" и не требует дублирования передачи документов другимисредствами передачи информации (бумажная рассылка, факс, e-mail ит.п.). 1.5. Контроль исполнения документов осуществляется вАдминистрации Ростовской области, областных органах исполнительнойвласти, администрациях городских округов и муниципальных районовобласти с использованием системы "Дело". 1.6. Электронный документ - это электронная копия бумажногодокумента, полностью воспроизводящая информацию подлинного бумажногодокумента и его графическое изображение, в установленном порядкезарегистрированная в системе "Дело" лицом, которое является автором(составителем) бумажного документа либо обладает полномочиями порегистрации данного документа. Полномочия по регистрации электронныхкопий бумажных документов в системе "Дело" предоставляются в порядке,определяемом отделом электронно-информационного обеспеченияАдминистрации области. Электронные документы создаются в случаях, когда работа сэлектронными документами не противоречит действующему законодательствуи обеспечивает удобную обработку и использование информации,содержащейся в бумажном документе. 1.7. Обмен электронными документами в порядке, установленномнастоящей Инструкцией, рассматривается как обмен документами. 2. Порядок организации сканирования и размещения электронных документов 2.1. Электронный документ создается, хранится и используется сиспользованием средств вычислительной техники. 2.2. Сканированию подлежат все регистрируемые в АдминистрацииРостовской области, областных органах исполнительной власти иадминистрациях городских округов и муниципальных районов областидокументы, если дальнейшая работа с ними предусматривает: 2.2.1. Многократное создание копий (дубликатов). 2.2.2. Необходимость работы с документом одновременно несколькимиисполнителями. 2.2.3. Обмен электронными документами. 2.2.4. Передачу документов в архив. 2.3. Электронные копии бумажных документов, полученные методомсканирования, проходят визуальную проверку на соответствие заданнымтребованиям и размещаются в базе данных системы "Дело". 2.4. Электронный документ должен содержать реквизиты, позволяющиеего идентифицировать. Электронный документ должен содержать номер и дату регистрации,подпись должностного лица, печать организации (при наличии). 2.4.1. При регистрации документа в системе "Дело" заполняютсясоответствующие поля регистрационной карточки (далее - РК). Документырегистрируются в зависимости от того, к какой группе они относятсяпутем выбора из прилагаемого электронного списка. 2.4.2. При регистрации РК в обязательном порядке прикрепляетсяэлектронный документ, максимальный размер которого не должен превышать1 мегабайта. 2.4.3. Реквизиты РК "Номер" и "Дата регистрации" обязательнодолжны совпадать с номером и датой регистрации электронного документа. 2.5. Способы создания электронных документов: 2.5.1. Электронный документ создается методом сканированиябумажного документа и сохранения его в форматах JPG, TIF или RTF. 2.5.2. Ручной ввод текстовых данных - создание электронногодокумента при помощи текстового редактора или специализированнойавтоматизированной информационной системы при непосредственном участииоператора. Результат ручного ввода данных - электронный текстовыйдокумент. 2.6. Рекомендуемые форматы файлов электронного документа: 2.6.1. Электронная копия бумажного документа, предназначенная дляподробного воспроизведения графического образа, создается сиспользованием растровых графических форматов. Рекомендуемыеграфические форматы - JPG, TIF. Использование других форматовсохранения документов не рекомендуется. 2.6.2. В случае, если при использовании электронного документатребуется обеспечить по нему полнотекстовый поиск по ключевым словам,то электронный документ создается в формате с разметкой текста (DOC,RTF, HTML). 2.7. При необходимости использования информации, содержащейся вэлектронном документе, могут быть сделаны бумажная копия электронногодокумента или бумажный дубликат электронного документа. 2.7.1. Бумажная копия электронного документа, используемая длявнутреннего документооборота организации, должна содержать всюинформацию из соответствующего электронного документа, а также: оттиск штампа с текстом или запись, сделанная от руки, с текстом"Копия электронного документа верна"; регистрационный номер электронного документа и наименованиесистемы "Дело", из которой он получен; подпись должностного лица с расшифровкой его должности, Ф.И. О. идата создания бумажного документа - копии электронного документа. Указанная информация размещается на той же стороне листадокумента, на которой началось размещение информации соответствующегоэлектронного документа. Если документ продолжается на другой сторонелиста или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись безрасшифровки инициалов и должности ставится на каждом листе, на однойили на обеих сторонах, на которых размещена информация. Страницымногостраничных документов следует пронумеровать. Допускаетсяброшюрование листов многостраничных документов и заверение первой ипоследней страниц. 2.7.2. Бумажная копия электронного документа, предназначенная длярезервного хранения и архивирования внутри организации - владельцаинформационной системы, заверяется так же, как бумажная копияэлектронного документа для целей внутреннего документооборота. 3. Порядок работы в системе "Дело" с контрольными документами и контроль исполнительской дисциплины 3.1. После принятия решения по документу в структурныхподразделениях Администрации Ростовской области, областных органахисполнительной власти и администрациях городских округов имуниципальных районов области в РК вносятся следующие данные: "Авторрезолюции", "Текст резолюции", "Дата внесения" и "Исполнители". Еслирезолюция является контрольной, устанавливаются плановая датаисполнения документа и лицо, осуществляющее контроль его исполнения.РК документа перемещается в папку "На контроле". Для снятияконтрольной резолюции с контроля пользователь, внесший резолюцию, илилицо, осуществляющее контроль исполнения документа, указываетфактическую дату исполнения и основание снятия документа с контроля.РК документа удаляется из папки "На контроле". 3.2. Непосредственный исполнитель поручения принимает документ кисполнению и готовит ответ, регистрирует его (представляет информациюдля регистрации) как исходящий документ (проект документа), связанныйс входящим документом, и заполняет отчет исполнителя. После завершенияработы с документом РК документа удаляется из папки "На исполнении". 3.3. В системе "Дело" предусмотрены отчетные формы, позволяющиеконтролировать порядок прохождения документов и своевременность ихисполнения. Ответственность должностных лиц за нарушение сроковисполнения документов определяется Регламентом АдминистрацииРостовской области и соответствующими регламентами администрацийгородских округов и муниципальных районов области. 4. Порядок хранения и уничтожения электронных документов 4.1. Документы, созданные в электронном виде, хранятся в системе"Дело" до истечения сроков, установленных действующимзаконодательством для хранения документов в зависимости отсодержащейся в них информации. 4.2. После завершения работы с документом производится списаниеэлектронного документа в опись дел в соответствии с принятой в органеисполнительной власти, администрациях городских округов имуниципальных районов области номенклатурой дел, о чем в обязательномпорядке делается запись в системе "Дело". 4.3. Документы длительного хранения в соответствии с требованиямифедерального законодательства передаются в бумажном и электронномвидах на архивное хранение для их последующей обработки и хранения всистеме электронного документооборота "Архивное дело". 4.4. Уничтожение (удаление) электронных документов, используемыхв системе "Дело", осуществляется по решению системного технолога, еслиуничтожение (удаление) документа не противоречит действующемузаконодательству. 4.5. Уничтожение (удаление) электронных документов, занесенных вэлектронный архив, осуществляется в соответствии с законодательствомоб архивном деле, если более длительный срок не установлен действующимзаконодательством. Начальник общего отдела Администрации области М.В. Фишкин Приложение N 3 к распоряжению Администрации Ростовской области от 29.04.2009 N 107 ИНСТРУКЦИЯ по работе в системе корпоративной электронной почты Администрации Ростовской области 1. Общие положения 1.1. Инструкция по работе в системе корпоративной электроннойпочты Администрации Ростовской области (далее - Инструкция) определяетпорядок предоставления доступа и использования системы корпоративнойэлектронной почты Администрации Ростовской области (далее - КЭП) вАдминистрации Ростовской области, областных органах исполнительнойвласти, администрациях городских округов и муниципальных районовобласти. 1.2. Работники Администрации Ростовской области, областныхорганов исполнительной власти, администраций городских округов имуниципальных районов области, использующие КЭП (далее -пользователи), обязаны соблюдать требования, предъявляемые кпользователям корпоративной сети телекоммуникационной связиАдминистрации Ростовской области (далее - КСТС), установленныепостановлением Администрации Ростовской области от 24.08.2007 N 343"О корпоративной сети телекоммуникационной связи областных органовгосударственной власти и административных центров муниципальныхобразований области". 1.3. В Инструкции используются следующие основные понятия: электронная почта - сетевая служба, позволяющая пользователямобмениваться информацией без применения бумажных носителей с помощьюпрограммно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационныесредства, специализированное программное обеспечение) через локальныесети и телекоммуникационные сети; почтовый сервер - ресурс, включающий в себя почтовые службы ифункции администрирования, а также позволяющий содержать почтовыеящики пользователей, хранить и производить обмен почтовымисообщениями; пользователи - работники Администрации Ростовской области,областных органов исполнительной власти, администраций городскихокругов и муниципальных районов области, использующие КЭП; почтовое сообщение - электронное сообщение, передаваемое черезтелекоммуникационные сети от отправителя к получателю. Состоит изслужебной информации (адрес отправителя, адрес получателя, тема ит.д.), текста сообщения (может отсутствовать) и вложенных файлов(могут отсутствовать); почтовый ящик - располагаемое на почтовом сервере электронноехранилище сообщений, поступающих на ассоциированный с этим ящикомэлектронный почтовый адрес; адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя; вирус - специально созданная программа, рассылаемая с цельюуничтожения, искажения информации или использования (копирования)чужой информации в корыстных целях; администратор КЭП - должностное лицо, ответственное заподключение/отключение пользователей к КЭП, обеспечениеработоспособности КЭП, а также осуществляющее контроль запредоставлением доступа и использованием ресурсов КЭП. 2. Структура КЭП 2.1. КЭП представляет собой комплекс программных и техническихсредств, обеспечивающий передачу сообщений по стандартным протоколампередачи данных, позволяющих отправлять, получать и просматриватьэлектронную почту. 2.2. КЭП используется для обмена почтовыми сообщениями в пределахКСТС. Электронные адреса могут предоставляться пользователям КСТС дляоперативного обмена информацией между собой. 3. Порядок предоставления доступа к КЭП 3.1. Доступ к КЭП предоставляется только в целях выполнениядолжностных обязанностей. 3.2. Подключение пользователей к КЭП осуществляется на основанииписем-заявок руководителей структурных подразделений АдминистрацииРостовской области, областных органов исполнительной власти,администраций городских округов и муниципальных районов области,согласованных с начальником отдела электронно-информационногообеспечения Администрации Ростовской области (далее - отдел). Письмо-заявка должно содержать следующую информацию опользователе: фамилия, имя, отчество, наименование структурногоподразделения Администрации Ростовской области, областного органаисполнительной власти, администрации городского округа имуниципального района области, в котором работает пользователь, егодолжность, рабочий телефон. 3.3. После согласования с начальником отдела администратор КЭПвыделяет пользователю электронный адрес и создает учетную запись напочтовом сервере. 4. Авторизация пользователей КЭП 4.1. Пользователям КЭП предоставляются права доступа ксоответствующим почтовым ящикам на почтовом сервере. 4.2. Для каждого пользователя КЭП на почтовом сервере создаетсяучетная запись, в состав которой входят имя почтового ящика(идентификатор пользователя) и пароль. Соответствующий имени парольпередается лицу, ответственному за эксплуатацию рабочего места КЭП, ихранится у администратора КЭП. 5. Систематизация данных об электронных адресах пользователей КЭП 5.1. Для систематизации данных об электронных адресахпользователей КЭП структурные подразделения Администрации Ростовскойобласти, областные органы исполнительной власти, администрациигородских округов и муниципальных районов области извещают отдел окадровых изменениях, влекущих освобождение от обязанностейпользователей КЭП. 5.2. На основании сообщения о кадровых изменениях администраторКЭП производит изменения учетных записей пользователей. 5.3. На основании писем-заявок на подключение к КЭП и сообщений окадровых изменениях администратор КЭП ведет список электронных адресовпользователей КЭП. 5.4. Для удобства переписки между пользователями в клиентскомпрограммном обеспечении КЭП используется электронная адресная книга,включающая сведения об электронных адресах получателей и отправителейкорреспонденции. Адресная книга электронных адресов пользователей КСТСактуализируется автоматически на почтовом сервере. 6. Порядок эксплуатации КЭП 6.1. Эксплуатация КЭП заключается в приеме и передаче сообщенийэлектронной почты, использовании сервисных возможностей программногообеспечения рабочего места КЭП. Эксплуатацию КЭП осуществляютпользователи КЭП в соответствии с настоящей Инструкцией. 6.2. К почтовым сообщениям, отправляемым с электронных адресовКЭП, предъявляются следующие требования: допускаются следующие форматы вложенных файлов: текстовый,поддерживаемые программным обеспечением MS Word и MS Excel. Посогласованию с получателями информации допускается использованиедругих форматов; присоединенные файлы рекомендуется архивировать в формат rar илиzip. 6.3. Предназначенная для пользователя корреспонденция хранится всоответствующем почтовом ящике на сервере до получения еепользователем. Для почтовых сообщений КЭП устанавливаются следующие ограничения: совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовомящике, не должен превышать 500 Мегабайт; срок хранения сообщений на сервере в почтовых ящиках не долженсоставлять более 180 дней; максимальный размер почтового сообщения - 4 мегабайта. 6.4. При эксплуатации клиентского программного обеспеченияпользователи КЭП обязаны: использовать в качестве клиентского почтового программногообеспечения программу MS Outlook или MS Outlook Express; проверять содержимое почтового ящика не реже двух раз в день; регулярно удалять устаревшие электронные сообщения изсоответствующих папок в клиентском программном обеспечении воизбежание их переполнения. 6.5. При использовании КЭП пользователи обязаны: не допускать пересылки по электронной почте информации, неотносящейся к служебной деятельности; не допускать передачи любого программного обеспечения посредствомэлектронной почты. При его получении необходимо связаться садминистратором КЭП; в случае неполадок, при обнаружении неисправностей или попытокнесанкционированного доступа незамедлительно сообщать администраторуКЭП. 7. Администрирование КЭП 7.1. Администрирование КЭП осуществляется специалистами отдела.Администратор КЭП назначается начальником отдела. 7.2. Под администрированием КЭП понимается: подключение/отключение пользователей КЭП и их регистрация в КЭП; обеспечение работоспособности технических средств и программногообеспечения КЭП; обеспечение сохранности электронной почты путем ежесуточногорезервного копирования и восстановления при сбоях. 7.3. Администратор КЭП имеет право: запретить пользователю доступ к КЭП при нарушении пользователемтребований настоящей Инструкции; уничтожить невостребованную корреспонденцию при превышении срокаее хранения в почтовом ящике или превышении установленного объемасообщений в почтовом ящике. 7.4. Администратор КЭП обязан: организовать подключение пользователей к КЭП в установленномнастоящей Инструкцией порядке; произвести отключение пользователей от КЭП при исключении их изсписка электронных адресов пользователей КЭП в соответствии с разделом5 настоящей Инструкции, а также при неоднократных нарушенияхпользователем требований настоящей Инструкции по решению начальникаотдела; обеспечить работоспособность и правильность эксплуатациитехнических средств и программного обеспечения КЭП; обеспечить сохранность электронной почты путем ежесуточногорезервного копирования и восстановления при сбоях; оказывать пользователям консультационную помощь по техническимвопросам организации доступа к КЭП; информировать начальника отдела, руководителей структурныхподразделений Администрации Ростовской области, областных органовисполнительной власти, администраций городских округов и муниципальныхрайонов области о нарушениях требований настоящей Инструкции и другихситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу,модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе КЭП. 8. Обеспечение безопасности КЭП 8.1. КЭП предназначена для передачи только открытой информации.Использование КЭП для обмена информацией, отнесенной к категорииограниченного доступа, запрещается. 8.2. В КЭП используется специальная система, предназначенная дляобнаружения вирусов и вредоносных программ. 8.3. Все пароли, применяемые в целях защиты КЭП, предоставляютсяпользователям администратором КЭП. 8.4. Все передаваемые по электронной почте файлы пользователь КЭПобязан проверить антивирусными средствами. 9. Контроль и ответственность 9.1. Контроль за предоставлением доступа и использованием КЭПосуществляет отдел. 9.2. В случае нарушений пользователями требований настоящейИнструкции предоставление им доступа к КЭП может быть приостановленоили прекращено. 9.3. Руководители структурных подразделений АдминистрацииРостовской области, областных органов исполнительной власти,администраций городских округов и муниципальных районов области,использующих КЭП, пользователи КЭП и администраторы КЭП несутперсональную ответственность за полноту и своевременность выполнениятребований настоящей Инструкции. Начальник общего отдела Администрации области М.В. Фишкин