Распоряжение Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365
О межведомственном электронном документообороте
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 23.08.2012 N 365 г. Ростов-на-Дону О межведомственном электронном документообороте (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 05.11.2013 г. N 464) В целях совершенствования документационного обеспеченияуправления, внедрения современных информационно-коммуникационныхтехнологий в Правительстве Ростовской области, органах исполнительнойвласти Ростовской области: 1. Утвердить Положение о межведомственном электронномдокументообороте согласно приложению N 1. 2. Правительству Ростовской области, руководителям органовисполнительной власти Ростовской области организовать работу поведению информационного обмена в соответствии с Положением омежведомственном электронном документообороте, утвержденным настоящимраспоряжением. 3. Рекомендовать главам муниципальных образований Ростовскойобласти организовать работу по ведению информационного обмена всоответствии с Положением о межведомственном электронномдокументообороте, утвержденным настоящим распоряжением. 4. Признать утратившими силу правовые акты Ростовской области поПеречню согласно приложению N 2. 5. Распоряжение вступает в силу с 1 сентября 2012 г. 6. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителяГубернатора Ростовской области Гончарова В.Г. Вице-губернатор Ростовской области С.И. ГорбаньРаспоряжение вноситминистерство информационныхтехнологий и связиРостовской области Приложение N 1 к распоряжению Правительства Ростовской области от 23.08.2012 N 365 ПОЛОЖЕНИЕ о межведомственном электронном документообороте (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от 05.11.2013 г. N 464) 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет организацию межведомственногоэлектронного документооборота с использованием межведомственнойсистемы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее- система "Дело"). 1.2. Для целей настоящего Положения используются следующиепонятия: участники межведомственного электронного документооборота (далее- участник) - органы исполнительной власти Ростовской области, другиегосударственные органы, являющиеся главными распорядителями средствобластного бюджета, а также органы местного самоуправления иучреждения - получатели средств областного бюджета, подключенные ксистеме "Дело"; корпоративная сеть телекоммуникационной связи (далее - КСТС) -территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть,включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего исервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров итерминального оборудования, предназначенных для передачи информации; пользователь - работник участника, наделенный в установленномпорядке правами доступа по работе в системе "Дело". 1.3. Органом исполнительной власти Ростовской области,обеспечивающим взаимодействие участников при межведомственномэлектронном документообороте, является министерство информационныхтехнологий и связи Ростовской области (далее - министерство). 1.4. Межведомственный электронный документооборот сиспользованием системы "Дело" направлен на решение следующих задач: объединение в единый процесс документационного обеспеченияуправления участников; соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа кэлектронным документам и проектов к ним (далее - электронныйдокумент); осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроляхода исполнения электронных документов; получение оперативной аналитической и статистической отчетности; оперативная доставка электронных документов. 1.5. Основными принципами межведомственного электронногодокументооборота являются: обеспечение технологической возможности использования системы"Дело" с переменным числом участников; применение участниками единых технологий, форматов, протоколовинформационного взаимодействия и унифицированныхпрограммно-технических средств; правомерное использование участниками программного обеспечения исертифицированных программно-технических средств; обеспечение целостности и доступности передаваемой информации; минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, приосуществлении информационного взаимодействия; однократный ввод и многократное использование электронныхдокументов (однократная регистрация электронных документов для всехучастников без перерегистрации при передаче между участниками).(Дополнен - Распоряжение Правительства Ростовской областиот 05.11.2013 г. N 464) 1.6. Учет, контроль и анализ обращений граждан осуществляется всистеме "Дело" с учетом требований федерального и областногозаконодательства, а также методических рекомендаций управленияПрезидента Российской Федерации по работе с обращениями граждан иорганизаций, определяющих порядок работы и информационного обмена поработе с обращениями граждан. (В редакции Распоряжения ПравительстваРостовской области от 05.11.2013 г. N 464) 1.7. В системе "Дело" создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме безпредварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результатесканирования документов на бумажном носителе; электронные документы и сообщения, отправляемые и поступающие позащищенной федеральной системе межведомственного электронногодокументооборота (далее - система МЭДО) от федеральных органовисполнительной власти, органов исполнительной власти субъектовРоссийской Федерации и иных государственных органов. 1.8. Электронный документ, подписанный усиленнойквалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица- автора документа, признается равнозначным документу, подписанномусобственноручной подписью и имеющему оттиск печати при выполненииследующих условий: электронный документ соответствует требованиям, установленныминструкциями по делопроизводству участников; электронный документ соответствует требованиям к электронномудокументу в целях признания его равнозначным документу на бумажномносителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттискпечати, установленным разделом 6 настоящего Положения. 1.9. Документооборот между участниками осуществляется вэлектронном виде по системе "Дело". Передача документов по инымканалам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, заисключением случаев, когда федеральными или областными законами либопринимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актамиустановлено требование о необходимости составления документаисключительно на бумажном носителе. При передаче электронных документов между участниками документызаверяются ЭП должностного лица - автора документа. Электронныйдокумент, созданный в виде электронного образа документа, может бытьзаверен ЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в системе"Дело", или ЭП юридического лица - участника. Получение электронного документа, подписанного ЭП или созданногов виде электронного образа документа, в соответствии с требованиями,предусмотренными настоящим Положением, является достаточным условием,позволяющим установить авторство документа и принять электронныйдокумент к рассмотрению и исполнению. (Пункт в редакции Распоряжения Правительства Ростовской областиот 05.11.2013 г. N 464) 1.10. Риск неправомерного подписания электронного документа ЭПнесет участник системы "Дело" в лице владельца ключа ЭП. 1.11. При регистрации, передаче, рассмотрении, согласовании иподписании электронных документов во внутреннем документооборотеучастника могут использоваться способы подтверждения действий сэлектронными документами, при которых ЭП не используется. При этомидентификация пользователя происходит на основании логина и пароля,предоставляемого министерством. Пароль является уникальнымидентификатором (простой электронной подписью) пользователя и неподлежит разглашению. Порядок работы с электронными документами во внутреннемдокументообороте участника определяется правовыми актами участника.(Дополнен - Распоряжение Правительства Ростовской областиот 05.11.2013 г. N 464) 1.12. Участники обеспечивают достоверность и актуальностьинформации, содержащейся в системе "Дело", выполняют всеорганизационные и технические мероприятия по доступу, уничтожению,модифицированию, блокированию, копированию, предоставлению,распространению информации, размещаемой в системе "Дело", всоответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемымиминистерством. 1.13. При осуществлении автоматизированного контроля ходаисполнений документов и поручений участники руководствуютсяИнструкцией по использованию системы электронного документооборота иделопроизводства "Дело" для организации автоматизированного контроляисполнения документов и поручений, утвержденной министерством. 1.14. Деятельность министерства по организации взаимодействиямежду участниками осуществляется министерством в рамках выполнениявозложенных на него полномочий и в пределах установленной компетенции. 2. Функции, права и обязанности министерства и участников 2.1. Основными функциями министерства являются: обеспечение работоспособности и корректности функционированияаппаратных и программных средств системы "Дело", ее развитие имодификация; резервное копирование информации, размещенной в системе "Дело"; организационное, методическое и финансовое обеспечение системы"Дело"; формирование и актуализация справочников системы "Дело"; регистрация и предоставление прав пользователей для размещения,редактирования, просмотра и удаления информации в системе "Дело",прекращение их действия; управление выдачей и отзывом квалифицированных сертификатов ключапроверки ЭП (далее - квалифицированный сертификат) для пользователейсистемы "Дело" в целях обеспечения возможности криптографическойзащиты и формирования ЭП электронных документов. Смена сертификатовключей производится ежегодно, как правило, за 10 дней до истеченияустановленного срока действия; организация защиты информации, размещаемой в системе "Дело", отнеправомерного доступа; мониторинг состояния и управления работой системы "Дело"; исполнение иных функций, связанных с программно-техническимобеспечением системы "Дело". 2.2. Министерство обязано: обеспечивать функционирование системы "Дело" в соответствии стребованиями законодательства Российской Федерации и Ростовскойобласти; регистрировать в системе "Дело" работников участника путемпредоставления простой электронной подписи пользователя при выполненииследующих условий: предоставлять заявку участника на подключение по форме,установленной министерством; обеспечивать выполнение участником технических требований коборудованию автоматизированного рабочего места пользователя,установленных министерством; предоставлять ЭП и квалифицированные сертификаты работникамучастников согласно предоставляемой заявке на изготовлениеквалифицированного сертификата по форме, установленной министерством; обеспечивать координацию деятельности участников при создании,обработке, управлении и хранении электронных документов и организациидоступа к ним с использованием системы "Дело"; обеспечивать соблюдение прав доступа к электронным документамучастников; обеспечивать целостность и неизменность электронных документов,передаваемых между участниками с использованием системы "Дело"; самостоятельно или путем привлечения работников, осуществляющихтехническую поддержку, обеспечивать предоставление информационной иметодической поддержки участнику по вопросам использования системы"Дело"; проводить технические мероприятия по обслуживанию системы "Дело",требующие прекращения доступа к системе "Дело", в нерабочее время иоповещать участников не менее чем за 1 рабочий день до датыпрекращения доступа. 2.3. Участник обязан: определить должностное лицо, ответственное за работупользователей, и направить министерству копию соответствующегодокумента; представить министерству информацию, необходимую дляинформационного сопровождения системы "Дело": заявку на подключение к системе "Дело" своих работников по форме,установленной министерством; заявку на изготовление квалифицированного сертификата длявладельцев ключа ЭП, в случаях и по форме, установленнойминистерством; оперативные сведения о работниках участника с целью поддержания вактуальном состоянии справочников системы "Дело" по форме,установленной министерством; иную информацию, необходимую для функционирования системы "Дело",запрашиваемую министерством; обеспечивать достоверность информации, передаваемой по системе"Дело". Ответственность за неправомерное подписание электронногодокумента ЭП несет участник системы "Дело" в лице руководителя,работником которого является владелец соответствующего ключа ЭП; обеспечивать работоспособность и безопасность всехпрограммно-аппаратных средств, необходимых для функционированиясистемы "Дело", а также иных программно-аппаратных средств,обеспечивающих возможность подписания документов ЭП в соответствии стребованиями законодательства Российской Федерации и настоящегоПоложения; принимать к исполнению электронные документы, зарегистрированныев системе "Дело" и заверенные ЭП или созданные в виде электронногообраза документа, при соблюдении условий равнозначности ЭПсобственноручной подписи, а также дополнительных требований кэлектронному документу в целях признания его равнозначным документу набумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющемуоттиск печати; (В редакции Распоряжения Правительства Ростовскойобласти от 05.11.2013 г. N 464) обеспечивать строгое соблюдение установленного законодательствомРоссийской Федерации порядка ограниченного доступа к отдельным видаминформации и не допускать ее размещения в системе "Дело"; при передаче электронных документов между участникамииспользовать, принимать и признавать квалифицированные сертификаты; проводить установку и настройку программного обеспечения системы"Дело" и средств ЭП на рабочих станциях пользователей; предоставлять, при необходимости, доступ к рабочим станциямпользователей работников министерства и организаций, обеспечивающимтехническое сопровождение. Список указанных работников определяетсяминистерством и предоставляется участникам; ознакомить пользователей с обязанностями, установленныминастоящим Положением; использовать лицензионное программное обеспечение антивируснойзащиты автоматизированных рабочих мест пользователей и поддерживатьактуальность антивирусных баз; обеспечить работу пользователей в системе "Дело" по выделенным изащищенным с использованием средств криптографической защиты каналамсвязи, в случае использования информационно-телекоммуникационных сетейобщего пользования, в том числе сети "Интернет". 2.4. Министерство вправе: осуществлять контроль соблюдения участниками настоящегоПоложения, принимать необходимые меры по предотвращению и устранениювыявленных нарушений, проводить постоянный мониторинг и анализиспользования участником системы "Дело"; ограничивать доступ участников к электронному документооборотуиных участников, подключенных к системе "Дело"; устанавливать требования по защите информации (в том числе отнесанкционированного доступа) в системе "Дело", обязательные дляисполнения участниками; осуществлять уничтожение электронных документов в соответствии спорядком, определенным настоящим Положением; совершать иные действия в рамках организации межведомственногоэлектронного документооборота, не противоречащие законодательствуРоссийской Федерации и Ростовской области. 2.5. Участник вправе: в соответствии с требованиями законодательства РоссийскойФедерации, Ростовской области и настоящего Положения получать отминистерства информацию об участниках межведомственного электронногодокументооборота и направлять (получать) электронные документы всем(от всех) участникам по системе "Дело"; вносить предложения о необходимых улучшениях в частифункционирования системы "Дело". 2.6. Участник и министерство не несут ответственности за: аварии, сбои или перебои в обслуживании системы "Дело", связанныес нарушениями в работе оборудования, систем подачи электроэнергиии/или линий связи или сетей, которые обеспечиваются, подаются,эксплуатируются и/или обслуживаются сторонними лицами. 2.7. Предоставление участникам доступа к межведомственному ивнутреннему электронному документообороту в системе "Дело"осуществляется министерством на безвозмездной основе. При организациидоступа участника с использованием информационно-телекоммуникационныхсетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", сиспользованием защищенных каналов связи, расходы, связанные с оплатойтрафика, возлагаются на участников. 3. Обязанности пользователей 3.1. Пользователи обязаны: соблюдать порядок работы в системе "Дело", установленныйнастоящим Положением; содержать в исправном состоянии программно-технические средства,которые подключены к системе "Дело", принимать организационные мерыдля предотвращения несанкционированного доступа к данным компьютерам иустановленному на них программному обеспечению и средствамкриптографической защиты информации; предотвращать появление в информационном пространстве, в которомфункционирует система "Дело", компьютерных вирусов и программ,направленных на ее разрушение; немедленно сообщать министерству обо всех случаях,свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа ккомпьютерам с установленными средствами криптографической защитыинформации; обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в системе"Дело", а в случае нарушения его конфиденциальности немедленноуведомлять министерство; при возникновении разногласий, споров, связанных с принятием илинепринятием либо с исполнением или неисполнением электронногодокумента с ЭП или простой электронной подписью, представлятьминистерству всю необходимую информацию и документы; пользователи системы "Дело" - владельцы ключей ЭП обязаны: обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности недопускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия всоответствии с действующим законодательством; не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, чтоконфиденциальность данного ключа нарушена; незамедлительно уведомлять министерство о нарушенииконфиденциальности ключа ЭП; незамедлительно сообщать министерству о прекращении полномочийдолжностного лица, владеющего ключом ЭП, и в день окончания полномочийсдать ключ ЭП министерству; в случае самостоятельного изготовления (замены) ключей ЭП втечение 3 календарных дней передать министерству квалифицированныйсертификат. 4. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности ЭП собственноручной подписи в системе "Дело" 4.1. Формирование ЭП электронного документа осуществляется сиспользованием средства ЭП и программного обеспечения системы "Дело". 4.2. Формирование ЭП может быть осуществлено только владельцемключа ЭП, соответствующий квалифицированный сертификат которогодействует на момент подписания электронного документа. 4.3. Подтверждение подлинности ЭП может быть осуществленопользователем системы "Дело". Подтверждение подлинности ЭПэлектронного документа осуществляется с использованием средства ЭП ипрограммного обеспечения системы "Дело". 4.4. Участники используют, принимают и признают квалифицированныесертификаты. 4.5. Идентификационные данные, занесенные в поле "Субъектквалифицированного сертификата", однозначно идентифицируют владельцаквалифицированного сертификата и соответствуют идентификационнымданным владельца квалифицированного сертификата, зарегистрированным вРеестре выданных и аннулированных аккредитованным удостоверяющимцентром (далее - УЦ) квалифицированных сертификатов. 4.6. В качестве средства ЭП, обеспечивающего реализацию функцийсоздания и подтверждения подлинности ЭП, в электронном документеиспользуется средство криптографической защиты информации "КриптоПроCSP", сертифицированное в системе сертификации РОСС RU.0001.030001. Средство ЭП должно использоваться совместно со средствамивычислительной техники, с общесистемным программным обеспечением и егокомпонентами, а также иным программно-аппаратным и информационнымобеспечением, полностью соответствующим и удовлетворяющим требованиямк рабочему месту пользователя, устанавливаемым министерством. 4.7. Для определения действительности квалифицированногосертификата используется Реестр выданных и аннулированныхаккредитованными УЦ квалифицированных сертификатов, издаваемый ипубликуемый УЦ в порядке и с периодичностью, определяемой РегламентомУЦ. 4.8. ЭП в электронном документе, содержащемся в системе "Дело",равнозначна собственноручной подписи владельца ключа ЭП приодновременном соблюдении следующих требований: ключ ЭП и соответствующий квалифицированный сертификат создан ивыдан УЦ; квалифицированный сертификат действителен (не прекратил своедействие, не аннулирован) на момент подписания электронного документа; подтвержден факт целостности и аутентичности подписанногоэлектронного документа после его подписания. 4.9. Квалифицированный сертификат действует на определенныймомент времени (действующий сертификат), если: наступил момент времени начала действия сертификата ключапроверки ЭП; квалифицированный сертификат не аннулирован (отозван) и действиеего не приостановлено. 5. Состав и перечни электронных документов 5.1. Состав документов, создание, хранение, использование которыхв системе "Дело" осуществляется в форме электронных документов: документы, которым установлен, в основном, временный срокхранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных ииных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению;информационные документы; справочные документы; документы пооперативным вопросам, в том числе переписка между участниками системы"Дело"; внутренняя переписка участников системы "Дело"; документы порегистрации, учету и контролю и др.; документы, ведение которых в электронной форме предусмотренофедеральными законами, нормативными правовыми актами ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации,нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительнойвласти, вне зависимости от сроков хранения. 5.2. Перечни электронных документов участников определяютсяучастниками на основании "Перечня типовых управленческих архивныхдокументов, образующихся в процессе деятельности государственныхорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указаниемсроков хранения", утвержденного приказом Министерства культурыРоссийской Федерации от 25.08.2010 N 558, и перечня документов,образующихся в процессе деятельности участника с указанием сроковхранения согласованного экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК)комитета по управлению архивным делом Ростовской области, учитываютсяв номенклатуре дел участников и предоставляются министерству. Перечень документов Правительства Ростовской области, создание,хранение и использование которых осуществляется в форме электронныхдокументов, определяется согласно приложению к настоящему Положению. Перечень документов участников, создание, хранение ииспользование которых осуществляется в форме электронных документов,устанавливается участниками. 5.3. При необходимости использования информации электронногодокумента для внутреннего бумажного документооборота участникомдопускается создание бумажных копий электронного документа. Порядоксоздания и заверения бумажных копий электронных документовопределяется инструкциями по делопроизводству Участников. 5.4. Документы участников, не вошедшие в перечни электронныхдокументов, создаются в виде электронных образов документов. Ихпередача между участниками системы "Дело", рассмотрение и обработкаосуществляется аналогично электронным документам. 5.5. Электронные документы и сообщения, отправляемые ипоступающие по системе МЭДО от федеральных органов исполнительнойвласти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации ииных государственных органов, направляются участникам в электроннойформе с использованием системы "Дело". 6. Требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати 6.1. При создании, отправке и хранении электронных документоввместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся)их регистрационные данные. Для работы с регистрационными даннымидокумента в системе "Дело" создается, отправляется и хранитсярегистрационная карточка (далее - РК) документа или регистрационнаякарточка проекта документа (далее - РКПД), которая являетсянеотъемлемой частью документа. 6.2. Документы, создаваемые участником и (или) поступившиеучастнику на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" послесканирования и создания электронных образов документов. Включениеэлектронного образа документа в систему "Дело" допускается после егосравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность иполноту электронного образа документа несет участник в лицедолжностного лица - пользователя системы "Дело" внесшего(зарегистрировавшего) РК (РКПД) документа в системе "Дело". 6.3. В системе "Дело" существуют следующие виды документопотоков: поступающая документация, в том числе обращения граждан(входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация участника. 6.4. При создании (регистрации) электронного документа,электронного образа документа в обязательном порядке в РК документазаполняются следующие регистрационные данные: 6.4.1. Поступающая документация (входящая) согласно таблице N 1: Таблица N 1|———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————|| N | Наименование | Наименование | Характеристика информации, ||п/п| сведений | поля РК | включаемой в || | о документе | | регистрационно-контрольную || | | | карточку ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||1. |Адресант |корреспондент |наименование организации или || | |(гражданин) |фамилия, инициалы лица - || | | |отправителя документа || | | |(на основании бланка документа || | | |или в соответствии с данными, || | | |указанными в обращении || | | |гражданина) ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||2. |Адресат |кому, |наименование организации или || | |адресаты |фамилия, инициалы лица - || | | |получателя документа || | | |(в соответствии с реквизитом || | | |"Адресат") ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||3. |Должность, |подписал |в соответствии с реквизитом || |фамилия и | |"Подпись" || |инициалы лица,| | || |подписавшего | | || |документ | | ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||4. |Вид документа | - |выбирается из справочника || | | |"Группы документов" в || | | |соответствии с указанием вида || | | |документа на бланке документа || | | |или на основании оценки || | | |содержания документа || | | |выбирается из справочника || | | |"Группы документов" ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||5. |Дата документа|дата |в соответствии с датой, || | | |обозначенной в документе || | | |автором или на основании || | | |почтового штемпеля на конверте, || | | |если в документе дата отсутствует||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||6. |Номер |Исх. N |в соответствии с номером, || |документа | |присвоенным документу автором ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||7. |Дата |от |дата, указанная в отметке о || |поступления | |поступлении (входящем штампе) || |документа | | ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||8. |Входящий |N |номер, проставленный в отметке о || |номер | |поступлении (входящем штампе) || |документа | | ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||9. |Ссылка на |связки |в соответствии со сведениями, || |исходящий | |указанными в соответствующем || |номер и дату | |реквизите || |документа | | ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||10.|Наименование |содержание |краткое содержание документа || |текста | |(заголовок к тексту документа) ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||11.|Индекс дела |журнал передачи|индекс дела по номенклатуре дел, || | | |указывающий на место хранения || | | |документа ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||12.|Сведения о |журнал передачи|на основании указаний по || |переадресации | |исполнению документа || |документа | | ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||13.|Количество |состав |количество листов основного || |листов | |документа и общее количество || |основного | |листов приложений после || |документа и | |знака "+" || |приложений | | ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||14.|Указания по |поручение |указания по исполнению || |исполнению | |документа или поручение || |документа | |руководителя, определяющие || | | |характер исполнения документа и || | | |срок исполнения ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||15.|Должность, |поручение - |наименование должности, || |фамилия и |исполнитель |фамилия и инициалы исполнителя || |инициалы | | || |исполнителя | | ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————||16.|Гриф |доступ |в соответствии с отметкой о || |ограничения | |конфиденциальности || |доступа к | | || |документу | | ||———|——————————————|———————————————|—————————————————————————————————| 6.4.2. Отправляемая и внутренняя документация (исходящая)согласно таблице N 2: Таблица N 2|———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————|| N | Наименование | Наименование | Характеристика информации, ||п/п| сведений о | поля РК | включаемой в || | документе | | регистрационно-контрольную || | | | карточку ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||1. |Адресат |адр. |наименование организации или || | | |фамилия, инициалы лица - || | | |получателя документа || | | |(в соответствии с реквизитом || | | |"Адресат") ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||2. |Должность, |подп. |в соответствии с реквизитом || |фамилия и | |"Подпись" || |инициалы лица,| | || |подписавшего | | || |документ | | ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||3. |Должность, |исполн. |в соответствии с реквизитом || |фамилия, | |"Исполнитель" || |инициалы, | | || |рабочий | | || |телефон лица, | | || |подготовившего| | || |документ | | ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||4. |Вид документа | - |выбирается из справочника || | | |"Группы документов" в || | | |соответствии с указанием вида || | | |документа на бланке документа || | | |или на основании оценки || | | |содержания документа ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||5. |Дата документа|дата |в соответствии с датой || | | |регистрации документа ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||6. |Номер |исх. N |в соответствии с || |документа | |регистрационным номером, || | | |присвоенным документу ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||7. |Ссылка на |связки |в соответствии со сведениями, || |исходящий | |указанными в соответствующем || |номер и дату | |реквизите || |документа | | ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||8. |Наименование |содержание |краткое содержание документа || |текста | |(заголовок к тексту документа) ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||9. |Индекс дела |журнал передачи|индекс дела по номенклатуре дел,|| | | |указывающий на место хранения || | | |документа ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||10.|Сведения о |журнал передачи|на основании указаний по || |переадресации | |исполнению документа || |документа | | ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||11.|Количество |состав |количество листов основного || |листов | |документа и общее количество || |основного | |листов приложений после || |документа и | |знака "+" || |приложений | | ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||12.|Указания по |поручение |указания по исполнению || |исполнению | |документа или поручение || |документа | |руководителя, определяющие || | | |характер исполнения документа и || | | |срок исполнения ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||13.|Должность, |поручение - |наименование должности, || |фамилия и |исполнитель |фамилия и инициалы исполнителя || |инициалы | | || |исполнителя | | ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————||14.|Гриф |доступ |в соответствии с отметкой о || |ограничения | |конфиденциальности || |доступа к | | || |документу | | ||———|——————————————|———————————————|————————————————————————————————| 6.5. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяетсяфайл (файлы) с текстом документа. Допустимый формат прикрепляемых файлов: для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS,XLSX), текстовый формат (TXT); для электронных образов документа: Portable Document Format(PDF), Tagged Image File Format (TIFF). Описание форматов для передачи электронных образов документов: Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый форматотображения информации, режим сканирования - черно-белый, разрешение -300 dpi; Tagged Image File For mat (TIFF); электронный образ страницыдокумента в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 300dpi, многостраничный, монохромный (черно-белый) с глубиной цвета 1бит. Передача электронных документов в виде файлов других форматовдолжна согласовываться участниками, между которыми она осуществляется. Размер прикрепляемого файла не должен превышать 2 Mb. Передачафайлов большего размера согласовывается с министерством в порядке,определяемом министерством. Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов иформатов прикрепляемых файлов в процессе использования системы "Дело",а также своевременное доведение их до участников возлагается наМинистерство. 6.6. Для обеспечения уникальности регистрационных номеровдокументов в системе "Дело" министерством ведется классификаторучастников, который используется в формировании регистрационныхномеров электронных документов. 6.7. Поручения (резолюции) по исполнению электронных документоввводятся в РК документа и заверяются ЭП должностного лица - авторапоручения (резолюции). Поручение (резолюция), заверенная ЭПдолжностного лица - автора поручения (резолюции) является неотъемлемойчастью электронного документа и принимается к исполнению всемиучастниками при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручнойподписи. Ответственность за достоверность и полноту соответствующегопоручения (резолюции) по электронному документу несет участник в лицедолжностного лица - владельца ключа ЭП. При переадресации электронных документов исполнителям поручений(резолюций) во внутреннем документообороте участника могутиспользоваться способы подтверждения действий с поручениями(резолюциями), при которых ЭП не используется. Ответственность задостоверность и полноту соответствующего поручения (резолюции) поэлектронному документу несет участник в лице должностного лица -пользователя, внесшего поручение (резолюцию) в РК документа в системе"Дело". 6.8. Отчеты об исполнении поручений (резолюций) по электроннымдокументам вводятся в РК документа и заверяются ЭП должностного лица -автора отчета. Отчет об исполнении поручения (резолюции), заверенныйЭП должностного лица - автора отчета является неотъемлемой частьюэлектронного документа и принимается к сведению всеми участниками присоблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи.Ответственность за достоверность и полноту соответствующего отчета обисполнении поручения (резолюции) несет участник в лице должностноголица - владельца ключа ЭП. При переадресации электронных документов авторам и контролерампоручений (резолюций) во внутреннем документообороте участника могутиспользоваться способы подтверждения действий с отчетами об исполнениипоручений (резолюций), при которых ЭП не используется. Ответственностьза достоверность и полноту соответствующего отчета по электронномудокументу несет участник в лице должностного лица - пользователя,внесшего отчет в РК документа в системе "Дело". 6.9. Визирование (подписание) проектов электронных документовосуществляется путем внесения информации о визировании (подписании) вРКПД, которая заверяется ЭП должностного лица, визирующего(подписывающего) проект электронного документа. Информация овизировании (подписании), заверенная ЭП должностного лица визирующего(подписывающего) документ, является неотъемлемой часть электронногодокумента и принимается к сведению всеми участниками при соблюденииусловий равнозначности ЭП собственноручной подписи. Ответственность задостоверность и полноту соответствующей информации о визировании(подписании) электронного документа несет участник в лице должностноголица - владельца ключа ЭП. При визировании (подписании) проектов электронных документов вовнутреннем документообороте участника могут использоваться способыподтверждения действий по внесению информации о визировании(подписании), при которых ЭП не используется. Ответственность задостоверность и полноту соответствующей информации о визировании(подписании) электронного документа несет участник в лице должностноголица - пользователя, внесшего информацию о визировании (подписании) вРКПД в системе "Дело". 7. Порядок и сроки хранения электронных документов 7.1. Единицей учета электронного документа является электронныйдокумент, зарегистрированный в системе "Дело". 7.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном вотношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел учитывается перечень электронныхдокументов участника, создание, хранение и использование которыхосуществляется в форме электронных документов при организациивнутренней деятельности, и указывается, что дело ведется в электронномвиде (с отметкой - ЭД). 7.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями иуказанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных иэлектронных носителях. 7.4. Включенные электронные документы подлежат хранению вустановленном порядке в системе "Дело" в течение сроков, определенныхсоответствующей номенклатурой дел. После истечения срока хранения, ониподлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожениюдокументов, утвержденного участником. 7.5. Исполненные электронные документы постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения подлежат хранению в системе "Дело" до передачив архив соответствующего участника - владельца документов. В Правительстве Ростовской области для хранения электронныхдокументов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения ипо личному составу применяется система "Архивное дело". 7.6. Срок хранения регистрационных карточек документов, неотвечающих требованиям пункта 7 настоящего раздела к электронномудокументу, устанавливается 1 год от даты регистрации. После истечениясрока хранения они подлежат уничтожению на основании акта о выделениик уничтожению документов, ежегодно составляемого министерством исогласованного с участником - владельцем соответствующихрегистрационных карточек документов. 7.7. Ответственность за неправомерное уничтожение электронногодокумента несет участник - владелец соответствующих электронныхдокументов и министерство в рамках его полномочий. 8. Порядок уничтожения электронных документов 8.1. Участники являются владельцами своих электронных документови несут ответственность за их сохранность. Ответственность за определение срока хранения электронногодокумента несет участник - владелец электронных документов в лицеработника, проставившего отметку о включении электронного документа вдело. 8.2. Министерство осуществляет хранение электронных документовучастников и осуществляет мероприятия по уничтожению электронныхдокументов. 8.3. Уничтожение электронных документов проводится министерствомпри соблюдении следующих условий: к уничтожению отбираются только электронные документы с истекшимисроками хранения; допускается уничтожение только тех электронных документов,которым установлен срок хранения. Если электронным документам покаким-либо причинам не установлен срок хранения, то министерствоуведомляет участника о необходимости установить срок хранения и, принеобходимости, организует проведение экспертизы ценности электронныхдокументов с участием ЭПК комитета по управлению архивным деломРостовской области; для Участников, включенных в списки источников комплектованиягосударственных и муниципальных архивов: отбор электронных документов за соответствующий период куничтожению и составление акта о выделении их к уничтожениюпроизводится после составления сводных описей дел постоянного храненияза этот же период и утверждения их ЭПК комитета по управлению архивнымделом Ростовской области; уничтожение электронных документов с истекшими сроками хранениядо утверждения описей постоянного хранения возможно только приполучении специального разрешения от комитета по управлению архивнымделом Ростовской области; для участников, не включенных в списки источников комплектованиягосударственных и муниципальных архивов, отбор электронных документовза соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделенииих к уничтожению производится после составления сводных описей делпостоянного хранения за этот же период и утверждения их экспертнойкомиссии (ЭК) участника. Соответствующие документы на уничтожение электронных документовУчастники представляют министерству в течение года, следующего послеистечения срока хранения электронных документов. 8.4. Акты о выделении к уничтожению документов, определенныхпунктом 8.6 настоящего раздела, направляются на согласованиеучастникам в течение года, следующего после истечения срока хранения,и согласуются участниками в течение 30 дней после получения акта. 8.5. Министерством на основании соответствующих документовпроизводится уничтожение всех экземпляров электронных документов, втом числе записанных на резервных копиях/носителях. 8.6. Право создания, редактирования и удаления РКПДпредоставляется всем пользователям. Ответственность за уничтожениеРКПД возлагается на пользователя - автора РКПД. 9. Требования к технологическим и программным средствам обеспечения 9.1. База данных системы "Дело" и серверная часть программногообеспечения размещаются на серверах в помещении, защищенном отнеправомерного физического проникновения. 9.2. Резервное копирование базы данных системы "Дело"производится не реже чем 1 раз в сутки. Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме.Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов 1раз в месяц. 9.3. В целях защиты информации, размещенной в системе "Дело", отнеправомерного доступа обеспечивается электронное протоколированиедействий пользователей, позволяющее обеспечивать учет всех действий поразмещению, изменению и удалению информации в системе "Дело",фиксирование точного времени и информации о работнике, осуществившемизменения и ознакомившемся с информацией. 9.4. Для участия в межведомственном электронном документооборотеминистерство предоставляет возможность подключения автоматизированныхрабочих мест пользователей к КСТС либо использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети"Интернет", с использованием защищенных каналов связи. Начальник общего отдела Правительства Ростовской области М.В. Фишкин Приложение к Положению о межведомственном электронном документообороте ПЕРЕЧЕНЬ документов Правительства Ростовской области, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов|———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| N | Вид документа |Сроки хранения | Примечания ||п/п| | документов | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ || 1.1. Руководство ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||1. |Поручения Губернатора Ростовской | 5 лет ЭПК* | - || |области, Вице-губернатора | | || |Ростовской области и заместителей | | || |Губернатора Ростовской области; | | || |документы (справки, докладные, | | || |служебные записки, заключения и | | || |прочее) по их выполнению | | ||———|——————————————————————————————————---|---——————————--|-------———------||1-1|Проекты правовых актов | постоянное | - || |Правительства Ростовской области и | хранение | || |Губернатора Ростовской области | ДМН | | (Дополнен - Распоряжение Правительства Ростовской областиот 05.11.2013 г. N 464)|———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||2. |Протоколы, решения, стенограммы; | 5 лет ЭПК | - || |документы (справки, доклады, | | || |информации, докладные записки, | | || |сводки, выписки и прочее) к ним | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 1.2. Организационные основы управления ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||3. |Переписка с органами | 5 лет ЭПК | - || |исполнительной власти Ростовской | | || |области, муниципальными | | || |образованиями и структурными | | || |подразделениями Правительства | | || |Ростовской области по | | || |организационным вопросам и | | || |основным видам деятельности | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||4. |Документы (доклады, обзоры, | 5 лет ЭПК | - || |докладные, служебные записки, | | || |справки), представляемые | | || |структурными подразделениями | | || |Правительства Ростовской области | | || |Губернатору Ростовской области, | | || |Вице-губернатору и заместителям | | || |Губернатора Ростовской области | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 1.3. Контроль ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||5. |Переписка об исполнении правовых | 5 лет ЭПК | - || |актов Правительства Ростовской | | || |области и Губернатора Ростовской | | || |области | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||6. |Переписка о выполнении решений, | 5 лет ЭПК | - || |определений, предписаний, актов, | | || |заключений проверок, ревизий | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 1.4. Правовое обеспечение деятельности ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||7. |Переписка с органами | 5 лет ЭПК | - || |исполнительной власти Ростовской | | || |области, муниципальными | | || |образованиями и структурными | | || |подразделениями Правительства | | || |Ростовской области по оперативным | | || |правовым вопросам, в том числе о | | || |разъяснении законодательства | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 1.5. Документационное обеспечение || управления и организация хранения документов ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||8. |Документы (докладные, служебные | 3 года | - || |записки, сведения, справки, сводки, | | || |отчеты) о снятии документов с | | || |контроля и о продлении сроков их | | || |исполнения | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||9. |Акты об уничтожении бланков | 3 года | - || |строгой отчетности, гербовых | | || |бланков | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||10.|Документы (заявки, сведения, | 5 лет | - || |переписка) об оснащении рабочих | | || |мест оргтехникой, по | | || |совершенствованию программного | | || |обеспечения | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||11.|Переписка по вопросам | 5 лет ЭПК | - || |информационно-технического | | || |обеспечения системы электронного | | || |документооборота | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||12.|Базы данных информационных |в соответствии | - || |систем | со сроком | || | | хранения | || | | документов, | || | | помещенных | || | | в базу | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||13.|Переписка по вопросам | 5лет ЭПК | - || |делопроизводства и архивного дела | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||14.|Карточки, реестры, журналы | | - || |регистрации и контроля: | | || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |а) поступающих и отправляемых | 5 лет | - || |документов, в том числе по | | || |электронной почте, отправлений | | || |фельдъегерской связью | | || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |б) контроля исполнения документов | 3 года | - || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |в) обращений граждан | 5 лет | - || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |г) телеграмм, телефонограмм, факсов | 3 года | - || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |д) фотодокументов, видеодокументов | 3 года | - || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |е) заявок на типографские услуги, на | 5 лет | - || |изготовление гербовых бланков, | | || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |ж) заявок на исполнение | 1 год | - || |машинописных и множительных | | || |работ | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||15.|Документы (журналы, книги, листы, | | - || |акты) учета: | | || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |а) бланков строгой отчетности, | 3 года | - || |гербовых бланков | | || |—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| |б) рассылки документов | 2 года | - ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ || 2.1. Прогнозирование ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||16.|Переписка о разработке целевых | 5 лет ЭПК | - || |программ | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||17.|Переписка о ходе выполнения | 5 лет ЭПК | - || |целевых программ | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 2.2. Текущее планирование ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||18.|Оперативные планы (квартальные, | 5 лет ЭПК | - || |месячные) работы по всем | | || |направлениям деятельности | | || |Правительства Ростовской области | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||19.|Документы (докладные записки, | 5 лет | - || |справки, сведения, анализы, таблицы) | | || |о разработке планов | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||20.|Документы (докладные записки, | 5 лет ЭПК | - || |справки, сведения) об изменении | | || |планов | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||21.|Переписка по вопросам | 5 лет | || |планирования | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ || 3.1. Финансирование ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||22.|Переписка об изменении расходов на | 5 лет | - || |содержание аппарата Правительства | | || |Ростовской области и | | || |административно-хозяйственные | | || |нужды | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||23.|Документы (акты, докладные | 5 лет ЭПК | - || |записки, переписка) о соблюдении | | || |финансовой дисциплины | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ || 4.1. Финансирование ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||24.|Переписка по вопросам | 5 лет | - || |бухгалтерского учета, бюджетного | | || |учета, составления и представления | | || |бухгалтерской (финансовой) | | || |отчетности, бюджетной отчетности | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||25.|Переписка о приобретении | 1 год | - || |хозяйственного имущества, | | || |канцелярских принадлежностей, | | || |железнодорожных и авиабилетов и | | || |других административно- | | || |хозяйственных расходах | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 5. НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ || 5.1. Организация и осуществление связей ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||26.|Документы (программы, планы | 5 лет | - || |мероприятий, графики, предложения, | | || |рекомендации, расчеты, справочно- | | || |информационные, статистические | | || |материалы, переписка) по вопросам | | || |образования, культуры, физической | | || |культуры и спорта и т.д. | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ || 6.1. Сбор (получение) информации ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||27.|Информационные обзоры (доклады) | ДМН** | - ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||28.|Документы (заявки, переписка) об | 1 год | - || |оформлении подписки на | | || |периодические печатные издания | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 6.2. Распространение информации ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||29.|Переписка об организации и | 5 лет ЭПК | - || |проведении выставок, ярмарок, | | || |презентаций | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||30.|Сообщения, статьи, разъяснения; | 5 лет ЭПК | - || |тексты интервью, приветствий, | | || |обращений, выступлений (изложение | | || |официальной позиции) Губернатора | | || |Ростовской области | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||31.|Документы (информации, отчеты, | 5 лет ЭПК | фотодокументы, || |пресс-релизы, фотодокументы, | | отражающие || |видеодокументы) о деятельности | | социально- || |Правительства Ростовской области и | | экономическую, || |Губернатора Ростовской области, | | политическую и || |подготовленные пресс-службой | | культурную || |Губернатора Ростовской области | | жизнь общества || | | | хранятся || | | | постоянно. || | | | Передаются в || | | |Государственный || | | | архив на || | | | электронных || | | | носителях ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||32.|Документы (доклады, тезисы, отчеты, | 5 лет ЭПК | - || |переписка) о размещении | | || |информации на официальном сайте | | || |Правительства Ростовской области | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 7. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ || 7.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||33.|Переписка о приеме, распределении, | 5 лет ЭПК | - || |перемещении, учете работников | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||34.|Переписка о прохождении | 5 лет ЭПК | - || |государственной гражданской | | || |службы, по вопросам подтверждения | | || |трудового стажа работников | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||35.|Переписка об оформлении | 5 лет | для зарубежных || |командировок | | командировок - || | | | 10 лет ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 7.2. Установление квалификации работников ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||36.|Переписка об аттестации, | 5 лет | - || |квалификационных экзаменах | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||37.|Графики проведения аттестации, | 1 год | - || |квалификационных экзаменов | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————|| 8. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ || 8.1. Социальное страхование ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||38.|Документы (списки, справки, | 3 года | - || |заявления, переписка) о медицинском | | || |и санаторно-курортном | | || |обслуживании работников | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||39.|Списки детей работников | до замены | - || |Правительства Ростовской области | новыми | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||8.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь, предоставление помещений||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||40.|Переписка о выделении и | 3 года | - || |закреплении автотранспорта за | | || |должностными лицами | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||41.|Переписка об обеспечении | 5 лет | - || |помещениями и средствами связи | | || |конференций, совещаний и других | | || |мероприятий | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————||42.|Переписка о проведении работ по | 3 года | - || |телефонизации, сигнализации и | | || |эксплуатации внутренней связи в | | || |Правительстве Ростовской области | | ||———|—————————————————————————————————————|———————————————|————————————————| * Отметка "ЭПК" означает, что часть документовэкспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным деломРостовской области может быть отнесена к сроку хранения - постоянно. ** ДМН - до минования надобности. Приложение N 2 к распоряжению Правительства Ростовской области от 23.08.2012 N 365 ПЕРЕЧЕНЬ правовых актов Ростовской области, признанных утратившими силу 1. Распоряжение Администрации Ростовской области от 19.02.2007N 33 "О внедрении системы электронного документооборота иделопроизводства Администрации Ростовской области, областных органовисполнительной власти, муниципальных образований области". 2. Распоряжение Администрации Ростовской области от 29.04.2009N 107 "Об организации пилотного проекта безбумажного движениядокументов". 3. Распоряжение Администрации Ростовской области от 11.12.2009N 400 "Об организации пилотного проекта электронного документооборотас использованием электронной цифровой подписи". 4. Распоряжение Администрации Ростовской области от 04.04.2011N 103 "О внесении изменений в распоряжение Администрации Ростовскойобласти от 11.12.2009 N 400". 5. Распоряжение Правительства Ростовской области от 15.03.2012N 70 "Об организации автоматизированного контроля исполнениядокументов и поручений с использованием системы электронногодокументооборота и делопроизводства "Дело". Начальник общего отдела Правительства Ростовской области М.В. Фишкин